تعد إدارة المستندات والسجلات الفعالة والآمنة أمرًا ضروريًا للشركات لتجنب الأخطاء الشائعة، حيث يمكن أن يكون الفشل في وضع خطة شاملة لإدارة المستندات والسجلات مستهلكًا للوقت ومكلفًا ويمكن أن يؤدي إلى مشاكل قانونية، لذا ننصح بتجنب هذه الأخطاء الشائعة في إدارة المستندات والتي سنسردها في مقالنا لليوم، تابع القراءة.
الأخطاء الشائعة في إدارة المستندات والسجلات
إدارة المستندات والسجلات مهمة جدا في حماية شركتك في عدد من المواقف، ولا تقدر بثمن في عمليات التدقيق، وفيما يلي قائمة بالأخطاء في إدارة المستندات التي يجب تجنبها عند إدارة السجلات الخاصة بشركتك:
1. مستندات غير متكاملة مع العمليات
المستندات لا تعيش في فراغ، فالحقيقة هي أنها تؤثر وتتأثر بمجموعة واسعة من العمليات: تدريب الموظفين، والتدقيق، وإدارة التغيير، والامتثال التنظيمي، والإدارة العامة، وغيرها.
فقط نظام التحكم وإدارة المستندات والسجلات المتكامل بالكامل مع جميع العمليات قادر على منع المشاكل، على سبيل المثال، إذا قمت بتحديث بروتوكول رئيسي، دون تحديث متطلبات تدريب الموظفين، فسيؤدي ذلك إلى حدوث مشكلة في مرحلة ما، في حين يساعد نظام إدارة المستندات والسجلات الذي يسمح بهذا التكامل والحفاظ على نظرة عامة على النظام على تجنب هذا النوع من المواقف.
2. عدم معرفة مكان وجود ملفاتك
من المهم أن تعرف مكان كل ملفاتك وما هي المعلومات الموجودة في كل منها، تأكد من الاحتفاظ بجميع سجلاتك في مكان واحد، سيسهل ذلك عليك العثور على المستندات الصحيحة عند الحاجة، مما يوفر الوقت والمال! يساعدك نظام إدارة المستندات عبر الإنترنت في إدارة سجلاتك المادية وتتبعها من أي مكان على مستوى العالم، مما يؤدي إلى طريقة عمل سلسة.
3. لا يوجد جدول زمني
يؤدي عدم وجود جدول زمني مناسب في إدارة المستندات والسجلات، في النهاية إلى خلط السجلات المهمة مع السجلات التي يجب التخلص منها، وبالتالي يجب أن يكون لدى مؤسستك جدول زمني للاحتفاظ بالسجلات متزامن مع لوائح العمل والإرشادات القانونية، ستكون هذه خطوة مهمة في تحديد ما إذا كان السجل مهمًا أو يحتاج إلى تمزيقه، مما يجعل المناولة والخدمات اللوجستية في إدارة المستندات أسهل قليلاً، ولا تتجاهل التأكد من أن جدول الاحتفاظ بالسجلات الخاص بك متسق عبر جميع الأقسام لتجنب أي تعارض أو تراكم.
4. عدم رقمنة المستندات الورقية
يمكن أن يؤدي عدم رقمنة سجلاتك المادية إلى خطأ فادح بالنظر إلى عدد هجمات سرقة المعلومات وعمليات الاحتيال، وعمليات التجسس الجارية في جميع أنحاء العالم، يجب رقمنة سجلاتك في أقرب فرصة ممكنة وتأمينها عبر تشفير على مستوى الصناعة، سيضمن نظام إدارة المستندات والسجلات الرقمية أن لديك نسخ احتياطية متعددة من السجلات المهمة التي يمكن استردادها في أي وقت.
5. عدم التعاقد مع شركة إدارة السجلات المهنية
دائمًا ما تكون شركة إدارة السجلات المهنية على اطلاع دائم بأحدث إرشادات الصناعة وقوانين الامتثال التنظيمي، تماما كما هو الحال مع نظام مؤسسة فكرة للبرمجيات لإدارة المستندات والسجلات، ففي أعقاب العولمة، ومع توسع الأعمال التجارية، وإعداد نقاط ضعفها، ليس من المستغرب أن تعتمد الشركات (من أي حجم) أكثر من أي وقت مضى على خدمات شركات إدارة السجلات لرعاية مستنداتها وبياناتها وتأمينها وصيانتها واستعادتها كلما لزم الأمر، حيث تستخدم شركات إدارة السجلات أحدث مرافق تخزين المستندات المؤمنة وتواكب جميع العمليات الضرورية حتى تتمكن المنظمات من العمل بدون متاعب!
6. التخلص المستندات بشكل غير صحيح
قد تكون سلة المهملات الخاصة بك "كنزًا" ليس فقط للصوص الذين يعتزمون الإضرار بعملك، ولكن أيضًا لمنافسيك والمحققين والمصورين والمحتالين، في الواقع ، فإن "المقالب" التنظيمية هي التي يبحث عنها الأشخاص ذوو النوايا الخبيثة، الطريقة الوحيدة للهروب من هذا المصير خلال إدارة المستندات والسجلات، هي تمزيق المستندات بشكل صحيح، إذا كنت تماطل في تمزيق هذه المستندات، فيجب عليك إعادة التفكير في المخاطر المحتملة "لتسرب" المعلومات أو "السرقة"، وهذه إحدى الوظائف التي تعتني بها خدمات إدارة السجلات بانتظام في مؤسسة فكرة للبرمجيات، وذلك عبر نظام إدارة محتوى الشركات والمؤسسات DocSuite ECM.
7. عدم التخطيط للتغيير
جميع الشركات في طور النمو والتغيير المستمر، خاصة في القطاع الصناعي، مع نموها ستحتاج هذه الشركات إلى الاستعانة بمصادر خارجية لمزيد من الوظائف، سوف تنتقل من إدارة عدد قليل من المستندات إلى إدارة الآلاف من مستندات الأمان والتصحيحات.
وبالتالي لا ينبغي أن يأخذ التخطيط في إدارت المستندات والسجلات في الاعتبار احتياجاتك الفورية فحسب، بل يجب أيضًا مراعاة الاحتياجات المستقبلية واحتياجات الامتثال.
8. عدم الامتثال للقوانين والأنظمة الحالية
يبدو أن هناك احتمالًا ضعيفًا أن تواجه شركة ما مشكلة بسبب عدم امتثالها لإرشادات الحفاظ على المستندات وتدميرها، حيث يمكن أن يؤدي الفشل في الحفاظ على السجلات السرية وفقًا للوائح إلى دعاوى قانونية تستهلك الوقت والمال وإلحاق الضرر بسمعة العلامة التجارية، لذت تأكد من أن مؤسستك دقيقة عندما يتعلق الأمر بإدارة المستندات والسجلات السرية والحساسة وفقًا للقانون.
9. اختيار وحدة التخزين الذاتي لتخزين المستندات خارج الموقع
قد تبدو وحدات التخزين الذاتي كحل فعال، من حيث التكلفة ولكنها في الواقع أقل أمانًا، تعتبر مرافق إدارة السجلات الكاملة الخدمة خارج الموقع أكثر أمانًا ودقة عندما يتعلق الأمر بإدارة المستندات وحفظ السجلات الأكثر أهمية.
10. عدم إنشاء نظام مركزي لإدارة الوثائق
من الضروري أن يتم تنظيم جميع مستنداتك الرقمية وتعقبها بطريقة موحدة، للتعافي من الكوارث وحماية المعلومات الحساسة، وهذا هو سبب أهمية إنشاء نظام مركزي لإدارة المستندات والسجلا، الطريقة الأكثر فاعلية للقيام بذلك هي استخدام أنظمة إدارة المستندات الآلية، ربما باستخدام خادم ملفات من شركة إدارة مستندات وننصح بخوادم مؤسسة فكرة للبرمجيات الآمنة.
من المهم أيضًا التأكد من أن الجميع على دراية بكيفية ومكان تخزين المستندات وتعقبها من أجل منع معالجة المستندات عدة مرات، بالإضافة إلى ذلك، تسمح لك إدارة المستندات والسجلات الآلية أيضًا بإنشاء طلبات وتذكيرات تلقائية، مما يوفر لك الجهد والوقت.
11. عدم تصنيف بيانات معينة
عندما تتوصل إلى حل لإدارة المستندات والسجلات يعمل لصالح شركتك، تأكد من أن هذا يتضمن جميع بياناتك، بما في ذلك مشاركة الملفات في البريد الإلكتروني، إذا كانت خطة إدارة السجلات الخاصة بك تتضمن فقط أنواعًا معينة من مخازن البيانات، أو إذا كانت المنشأة التي حددتها مجهزة فقط للتعامل مع أنواع معينة من البيانات، فإن مؤسستك ستعاني فقط على المدى الطويل وستواجه مشكلة أكبر يجب التغلب عليها في المستقبل.
استنتاج:
تعد ممارسات إدارة المستندات والسجلات الفعالة جانبًا مهمًا من إنتاجية الأعمال، وفي الواقع، تُظهر الإحصائيات أن تحديات المستندات عادة ما تكون مسؤولة عن أكثر من 21٪ من خسارة الإنتاجية التنظيمية، والإدارة السليمة للسجلات لا تتعلق فقط بترتيب مستنداتك بكفاءة، بل يتعلق الأمر أيضًا بالحفاظ على سلامة وأمن هذه المستندات، من خلال تجنب الأخطاء التي ذكرنا أعلاه.
التعليقات
17 Jul 2023 10:18 PM
user-7nu2tbr8th
طرح ممتع ومفيد
17 Jul 2023 10:21 PM
AHMED
بارك الله فيكم على هذه الارشادات
17 Jul 2023 10:23 PM
محمد
كل الشكر و التقدير
إضافة تعليق جديد