فوائد برامج المحاسبة السحابية للأعمال

تنتقل الشركات في جميع أنحاء العالم إلى أنظمة ذكية وغير ورقية وصديقة للبيئة، الهدف من هذا التحول هو إدخال المحاسبة المستندة إلى السحابة، حيث تعمل تقنية المحاسبة السحابية على تخزين ومعالجة وإدارة جميع البيانات المحاسبية لشركتك بأمان على منصة واحدة آمنة، يتم تشفير البيانات، ولا يمكن الوصول إليها إلا عن طريق إدخال تفاصيل تسجيل الدخول الصحيحة، يمكنك الوصول إلى الخوادم السحابية لبرنامج محاسبة الأعمال الخاص بك من خلال الإنترنت.

باستخدام تقنية المحاسبة السحابية، لم تعد الحاجة ضرورية إلى إعداد البرامج وتثبيتها على أجهزة الكمبيوتر المكتبية الفردية، يمكن لأي شخص يتوفر على بيانات الاعتماد المطلوبة استخدام أجهزته الخاصة للوصول إلى السحابة، وهذا مفيد بشكل خاص الآن لأنه يسمح أيضًا للفرق البعيدة أو خارج المكتب باستخدام نفس البرنامج للوصول إلى نفس البيانات وإجراء تغييرات في الوقت الفعلي.

ما هي المحاسبة السحابية؟

تعني المحاسبة السحابية استخدام البرامج المستندة إلى السحابة للوصول إلى السجلات المالية لشركتك، بما في ذلك بيانات الدخل والمصروفات والأصول والخصوم، يتم تخزين البيانات عن بُعد في السحابة، بدلاً من تخزينها على محرك الأقراص الثابتة بجهازك، وهذا يعني أن الأشخاص الذين لديهم تسجيل دخول صالح يمكنهم الوصول إلى كتب عملك واستخدام وظائف مثل الفواتير والاقتباس وإدارة الفواتير من أي جهاز متصل بالإنترنت.

كيف يعمل برنامج المحاسبة السحابية؟

تقدم معظم منصات برامج المحاسبة السحابية خدمة قائمة على الاشتراك، حيث يدفع العملاء شهريًا للوصول إلى النظام، من الممكن عادةً توصيل برنامجك بحسابك المصرفي حتى تحصل تلقائيًا على معلومات محدثة حول أموالك، أصبحت المحاسبة المستندة إلى السحابة بسرعة كبيرة مغير قواعد اللعبة للشركات، مما يسمح لهم بتبسيط عملياتهم الداخلية، وتوفير الوقت والوصول إلى بياناتهم عن بعد.

مزايا برامج المحاسبة السحابية للأعمال

تتيح برامج المحاسبة السحابية للشركات الاستفادة من مزايا كثيرة، ستسهم في توفير الجهد والوقت في إدارة أعمالهم، ونذكر منها:

1. أمن على مستوى عالمي

تعتبر برامج المحاسبة السحابية واحدة من أكثر الطرق أمانًا لتخزين المعلومات، ففي حالة سرقة جهاز كمبيوتر محمول أو تعطل جهاز كمبيوتر سطح المكتب، فلا داعي للقلق بشأن معلومات الملكية الخاصة بك حيث لا يتم تخزين بياناتك على محركات الأقراص الثابتة والخوادم المحلية، بدلاً من ذلك، يتم تخزينها على خوادم مشفرة ومتكررة وبعيدة تتطلب المصادقة والتفويض للوصول، وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تحميك حلول المحاسبة المستندة إلى مجموعة النظراء من فقدان البيانات من خلال إجراءات الأمان مثل النسخ الاحتياطية المستمرة وخطط التعافي من الكوارث.

2. تحديثات في الوقت الحقيقي

باستخدام برنامج المحاسبة السحابية، بمجرد إدخال البيانات في النظام، يتم تحديث أي تقارير أو لوحات معلومات أو مقاييس أداء ذات صلة تلقائيًا، لذلك، لا تقوم شركات المحاسبة السحابية بإجراء تحديثات أمنية في الوقت الفعلي لبرنامجك فحسب، بل توفر هذه الأنظمة تحديثات في الوقت الفعلي لبياناتك، من خلال عرض محدث تمامًا لوضعك المالي الحالي، يمكن للمدراء الماليين والمديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة اتخاذ قرارات إستراتيجية مدروسة بشأن المستقبل المالي للشركة. بالإضافة إلى ذلك، يكون الاتصال والتعاون من خلال برتمج المحاسبة السحابية سهلاً حيث يمكن لعدة مستخدمين الوصول إلى البرنامج في وقت واحد.

3. تنظيم أفضل وعلاقات أقوى

تعد المعلومات مفتاح الميزة التنافسية لمؤسستك، لذلك، مع وجود العديد من الشركات التي تعمل عن بعد، فإن الحفاظ على الأوراق بالترتيب يمثل تحديً، باستخدام برامج المحاسبة السحابية، يمكنك تقليل مخاطر الأخطاء اليدوية والاطلاع على النتائج بشكل أسرع، من خلال تنفيذ سير العمل غير الورقي وأتمتة العمليات التجارية، يساعدك حل المحاسبة المستند إلى السحابة مع سير العمل غير الورقي أيضًا على الحفاظ على علاقات أقوى مع البائعين والموزعين وزملاء العمل الآخرين حيث يمكنك بسهولة تحديد الفواتير أو تحديد ما إذا كان قد فاتك الدفع.

4. الوصول إلى البيانات المالية الخاصة بك في أي مكان

تسهل برامج المحاسبة السحابية على الموظفين في مواقع مختلفة، العمل معًا دون القلق بشأن مزامنة المعلومات بين الأجهزة أو الكتابة فوق البيانات بشكل غير صحيح، أفضل ما في الأمر هو أن معظم أنظمة المحاسبة السحابية تسمح لك بالوصول إلى بياناتك المالية على الأجهزة اللوحية والهواتف المحمولة وغيرها من الأجهزة المحمولة، وهو أمر مفيد بشكل خاص للمديرين التنفيذيين الذين يرغبون في تسجيل الدخول بانتظام لتتبع أداء الأعمال.

5. النسخ الاحتياطي التلقائي والتحديثات والصيانة

سيتحمل مقدمو خدمات المحاسبة السحابية مسؤولية الحفاظ على النسخ الاحتياطية والتحديثات الدورية للبرامج، وتحرير المؤسسات للأولويات الأخرى ذات المهام الحرجة، علاوة على ذلك، يتم إجراء الصيانة والتحديثات في وقت واحد عبر المؤسسة.

لذلك، بدلاً من الانتظار لأسابيع أو شهور للحصول على أحدث التكرار، توفر برامج المحاسبة السحابية للشركات إمكانيات لا حصر لها وخفة حركة لا مثيل لها، تم تضمين الصيانة بالفعل في رسوم الاشتراك الشهري.

6. الحصول على البيانات في الوقت الحقيقي

يتم تحديث المعاملات المالية تلقائيًا، مما يسمح للمستخدمين بتتبع أداء أعمالهم في الوقت الفعلي، توفر برامج المحاسبة السحابية لمحة سريعة عن أحدث أنشطة الأعمال، وبالتالي إنشاء صورة أكثر دقة لمدى جودة أداء الشركة وتمكين المديرين من اتخاذ قرارات أكثر استنارة بناءً على أحدث الوضع المالي.

7. السيطرة على من يمكنه الوصول إلى البيانات

يمكن للمديرين إضافة عدة مستخدمين؛ يتم منح كل سلطة لإدارة وظيفة معينة. يتيح ذلك للمديرين مراقبة أنشطة الأشخاص والوصول إليها بسهولة وفقًا لمسؤولياتهم ومستوى سلطتهم. بمجرد منحهم حق الوصول، يمكن للمستخدمين فقط عرض المعلومات ضمن دورهم، مما يمنعهم من عرض المعلومات الحساسة عندما لا ينبغي لهم ذلك.

8. تحسين التعاون

باستخدام طريقة المحاسبة التقليدية، من الشائع أن يتواصل القادة التنفيذيون / أصحاب الأعمال مع المحاسبين بشكل مقتصد ما لم يحين وقت الإقرارات الضريبية، يمكن أن يؤدي الافتقار إلى الاتصال المتكرر إلى كومة من العمل و / أو تمديد الوقت للحصول على الموافقة على التقارير المالية والميزانيات، في هذه الحالة تضمن برامج المحاسبة السحابية أن يتعاون القادة بانتظام مع محترفي المحاسبة لتجنب أي حوادث مؤسفة بالإضافة إلى ضمان حدوث عملية الإيداع الضريبي بسلاسة.

9. تحسين الرؤية

من خلال الاعتماد على برامج المحاسبة في السحابة، يمكن للمحاسبين الحصول على تصور أفضل للمعلومات اللازمة لأداء واجباتهم، هذا، بفضل واجهة سهلة الاستخدام، وإنشاء التقارير المالية وترتيب البيانات المتعلقة بالمشتريات والمبيعات والديون وكل ما يتعلق بالوضع المالي لعملائك.

10. إدارة حساباتك المصرفية

تمكنك برامج المحاسبة السحابية من إدارة نفقات حسابك المصرفي وإجراء التحويلات ومدفوعات بطاقات الائتمان، فمن خلال وجود نظام واحد يوفر كل هذه الاحتمالات، يمكنك برمجة الحركات ومراقبتها والتحكم فيها، وعلى سبيل المثال، يسمح لك النظام الجيد بإدارة الحسابات المصرفية لجدولة المدفوعات واستخدام عملات مختلفة.

11. مراقبة المخزون لمنتجاتك أو خدماتك

ستساعدك برامج المحاسبة السحابية في ترتيب وتحديث مخزون عملك التجاري، حيث ستكون قادرًا على تقليل تكاليف التخزين، ومعرفة المنتجات المتاحة في الوقت الفعلي ومتوسط التكلفة.

استنتاج:

تتمتع برامج المحاسبة السحابية بالعديد من المزايا، بما في ذلك القدرة على الوصول إلى بياناتك من أي مكان، والقدرة على مشاركة البيانات مع محاسبك أو محاسبك، والقدرة على أتمتة العديد من المهام المرتبطة بالمحاسبة، لذا فهي مفيدة جدا في نمو الأعمال.