أفضل 10 ممارسات لإدارة المستندات سحابيًا
يمكن لأنظمة إدارة المستندات (DMS) التي تعمل في السحابة أن تفعل المعجزات لتبسيط سير العمل ومساعدة فريقك على إنجاز المزيد في وقت أقل. من خلال الأدوات التي تساعدك على تخزين أي من مستندات شركتك وتعقبها وتحريرها بشكل مريح وآمن - مع تعزيز الاستدامة والبقاء بلا أوراق، تقدم DMS حلولًا للمكاتب التي تتطلع إلى إضفاء البساطة والتوحيد على إدارة المستندات الخاصة بهم.
ما هي الحوسبة السحابية
ببساطة، الحوسبة السحابية هي تقديم خدمات الحوسبة - بما في ذلك الخوادم والتخزين وقواعد البيانات والشبكات والبرمجيات والتحليلات والذكاء - عبر الإنترنت ("السحابة") لتقديم ابتكار أسرع وموارد مرنة واقتصاديات الحجم. عادةً ما تدفع فقط مقابل الخدمات السحابية التي تستخدمها، مما يساعدك على خفض تكاليف التشغيل، وتشغيل البنية التحتية الخاصة بك بشكل أكثر كفاءة، وتوسيع نطاق عملك مع تغير احتياجات عملك.
أفضل 10 ممارسات لإدارة المستندات سحابيًا
مع الكثير من العروض المقدمة من مصدر واحد، يمكن أن يصبح من الصعب محاولة استخدام كل جانب من جوانب نظام البرنامج. فيما يلي أفضل 10 ممارسات لتحقيق أقصى استفادة من نظام إدارة المستندات السحابية:
1. تبسيط القوى العاملة الخاصة بك عن بعد
تعمل أنظمة إدارة المستندات السحابية على تحسين سير العمل من خلال توفير أدوات تنظيمية للمستخدمين الذين يحتاجون إلى إدارة أو تخزين أو تحرير المستندات التي يمكن الوصول إليها من أي مكان في العالم. إنها تتيح للقوى العاملة عن بُعد الوصول إلى محور مركزي يخزن جميع مستنداتهم بأمان، مع منصات قابلة للتخصيص توفر التوحيد والبنية لمساحات العمل الافتراضية.
ضمن نظام إدارة مستندات سحابي واحد، يمكن لقيادة فريقك:
- استخدم التقويمات المنظمة لتخطيط المهام وتعيينها للأفراد والمجموعات
- قم بتخزين المستندات والمعلومات التي يحتاجها العمال عن بُعد بأمان في موقع مركزي ومنظم
- توفير أدوات التحرير والتعاون في المستندات (* وصف تفصيلي في القسم التالي)
- القدرة على دمج موارد الاتصال مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل الجماعية أو الدردشة المرئية
ستعمل المجموعة الواسعة من الميزات القابلة للتخصيص التي يمكن تنفيذها داخل نظام إدارة البيانات (DMS) الخاص بك على القيام بالعجائب لتبسيط العمليات والسماح بمزيد من سير العمل المبسط.
2. حدد عدة مستويات للوصول وفقًا للملفات الشخصية
لدى موفري السحابة مهمة منطقية: توفير الوصول إلى أدوات تخزين البيانات غير المادية. لكن ليس الأمر متروكًا لهم لتحديد السياسة التي ستتبعها الشركة في هذا المجال.
في الواقع، الأمر متروك للمنظمة لوضع القواعد الصحيحة لضمان الوصول إلى البيانات وأمنها. وبالتالي، من الضروري تحديد عدة مستويات للوصول:
- إضافة وثائق ، استشارة، تعديل
- تعديل واستشارة الوثائق
- استشارة الوثائق فقط
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون السحابة "مقسمة". في الواقع، لا يحق لجميع الموظفين الوصول إلى جميع المستندات - وهذا صحيح تمامًا عندما يتم توفير الوصول إلى السحابة لمقدمي الخدمات الخارجيين. لذلك يجب الحرص على فتح ملفات معينة فقط للأشخاص المناسبين، ولهم فقط.
3. قم بإجراء اختبارات الضعف
سواء اخترت حلًا سحابيًا "داخليًا" أو حلًا يقدمه موفر خارجي، يجب ألا تهمل اختبار الثغرات الأمنية. هذه، التي تسمى أيضًا "اختبارات التطفل" أو "اختبارات القلم"، ستحاكي سلوك طرف ثالث، سواء كان شخصًا حقيقيًا أو روبوتًا، سيحاول اختراق نظام الكمبيوتر الخاص بك، دون أي معرفة مسبقة به.
4. اختر سحابة خاصة
هناك العديد من الحلول السحابية "العامة": Google Drive و OneDrive و Dropbox ... ومع ذلك، لا يوصى بهذه الحلول على هذا النحو للمحترفين. في الواقع، من الأفضل اختيار حل خاص يوفر لك الأمان والتحكم وإمكانية التتبع الضرورية للشركات. وبالتالي، سيكون لديك سيطرة كاملة على بياناتك المستضافة في السحابة، والوصول الكامل إليها. يمكنك حتى أن تقدم لعملائك اتصالاً آمنًا، حتى يتمكنوا أيضًا من إثراء مركز البيانات التعاوني هذا!
5. لا تهمل برامج مكافحة الفيروسات في محطات عمل الموظفين
يبدأ أفضل أمان للحلول السحابية في محطات عمل الموظفين. في الواقع، يمكن للفيروس الموجود في ملف لا تكتشفه أجهزة الكمبيوتر المثبتة في الشركة أن يصيب جميع البيانات الموجودة في السحابة وجميع أجهزة الكمبيوتر الخاصة بمن يصلون إليه. لذلك يوصى بالتأكد من أن برامج مكافحة الفيروسات والجدران النارية للموظفين محدثة وجاهزة لتحديد أدنى تهديد لسلامة البيانات.
6. تحسين كلمات المرور
يبدأ أمان السحابة في الشركة بكلمات مرور الموظفين، والتي غالبًا ما يتم تجاهلها. لذلك من المهم اختيار كلمات مرور قوية. يجب أن تستوفي الخصائص التالية:
- أكثر من عشرة أحرف
- تحتوي على بعض الأحرف الخاصة ، مثل @ أو # على سبيل المثال، والأحرف الكبيرة ؛
- لا تشكل كلمات قابلة للقراءة، مثل "كلمة مرور القيمة" ؛
- يتم تغييرها بانتظام
- كن فريدًا، بمعنى أنه لم يتم استخدامها لتطبيقات أخرى (حساب البريد الإلكتروني على وجه الخصوص) ...
7. تنفيذ أدوات تعاونية
في حالة نموذجية، تأتي المشاريع التعاونية معًا على مراحل. بدون اتصال واضح و "سجل ورقي" للمتابعة، قد يكون من الصعب تتبع عمليات التحرير والمسودات المتعددة داخل مستند واحد - ناهيك عن العديد من المهام التي يمكن أن تستغرقها لإكمال مهمة ما.
فيما يلي بعض الأدوات المتوفرة في معظم DMS للمساعدة في التعاون:
- من خلال التعليق مباشرة على المستندات ، يتيح لك ذلك إبراز النصوص والرسومات بوضوح وتقديم اقتراحات بشأنها أثناء التحرير
- يعمل دمج ميزات البريد الإلكتروني والمحادثة على تسهيل مناقشة المشاريع الجماعية والتخطيط لها
- استخدام ميزات الحفظ التلقائي والسجل لإلقاء نظرة على المسودات السابقة وتتبع التغييرات
- إنشاء إصدارات متعددة من المستندات الفردية وتنظيمها بسهولة باستخدام البيانات الوصفية
- قم بتخصيص النظام الأساسي الخاص بك ليشمل الأدوات التي ستعمل بشكل أفضل لفريقك
8. استخدام البيانات الوصفية
تتمثل إحدى أكبر مزايا استخدام DMS المستند إلى السحابة في القدرة على تمكين عمليات البحث في البيانات الوصفية والكلمات الرئيسية والعثور بسرعة على أي ملف تبحث عنه. يقوم البرنامج بذلك عن طريق مسح محتويات المستند بأكمله والعثور على كلمات رئيسية ذات صلة بناءً على مصطلحات البحث الخاصة بك. هذا سيجعل حياتك أبسط كثيرًا، وسيزيل التخمين من تخزين المستندات.
يمكن أن يصبح تنظيم المستندات الورقية وحفظها سريعًا مهمة تستغرق وقتًا طويلاً، وغالبًا ما تؤدي إلى أخطاء كتابية وسوء التوافق. عند استخدام نظام إدارة مستندات قائم على السحابة، يتم تجنب هذه العملية، ولكن لا تزال تحتاج أنت وفريقك إلى الاتفاق على نظام تسمية متماسك حتى يتمكن الجميع من العثور على المستندات التي يحتاجون إليها بسهولة.
9. التحكم في وصول المستخدم
في أي مكتب، يعتبر الأمن مسؤولية الجميع. تقدم أنظمة إدارة المستندات الأحدث ميزات أمان تسمح لك بمنح أو رفض الوصول لأي شخص بناءً على تحديد الموقع الجغرافي أو معايير أخرى قائمة على المخاطر.
ولكن إذا لم تكن قادرًا على تقييد وصول المستخدم بناءً على اتصال الشبكة أو الموقع الجغرافي ، فقد أصبح من الممارسات القياسية في معظم الشركات طلب المصادقة متعددة العوامل أثناء تسجيل الدخول إلى الأنظمة التي تحتوي على معلومات حساسة.
يمكن تمكين هذا في برنامج DMS الخاص بك ويتطلب من الموظفين ببساطة استخدام رقم هاتفهم أو عنوان بريدهم الإلكتروني لتسجيل الدخول إلى جانب كلمة مرور آمنة. سيؤدي طلب أو اقتراح تمكين هذه الميزة من قبل فريقك إلى تحسين الأمن السيبراني لشركتك بشكل كبير.
تحتفظ أنظمة إدارة المستندات السحابية أيضًا بسجلات تفصيلية حول متى ومن يتم الوصول إلى المعلومات ، مما يساعدك في الجهد المستمر للبقاء متوافقًا مع لوائح الصناعة. تقدم معظم الأنظمة تنبيهات الإشعارات أيضًا ، حتى تعرف على الفور ما إذا كان هناك أي نشاط مشكوك فيه على حساباتك.
سيكون أفضل نظام لإدارة المستندات هو النظام الذي يناسبك ، وليس العكس. لا تخف من تجربة شيء جديد مع فريقك ، ودع بساطة نظام إدارة الوجهات (DMS) تقودك إلى حلول أكثر إبداعًا ونجاحًا متزايدًا.
10. سياسة التدقيق والاحتفاظ
ما هي المدة التي تحتفظ فيها بالملفات المخزنة؟ هل هي سنة أم أكثر؟ اعتمادًا على الصناعة التي تعمل فيها، توجد عادةً لوائح معمول بها لضمان تخزين أي معلومات حساسة، ثم التخلص منها بشكل صحيح. يمكن أن يشمل ذلك سجلات الموظفين أو المعلومات الشخصية لعميلك، وأي شيء يمكن أن يثبت أنه ضار في حالة خرق البيانات. بالنسبة للصناعة القانونية، تتمثل القاعدة في إتلاف المستندات بعد خمس سنوات، ولكن بالنسبة للأعمال التجارية الصغيرة ، يجب أن يكون لديك سجلات يعود تاريخها إلى سبع سنوات للأغراض الضريبية.
بعد أن تعرف ما هو متوقع في مجالك، يمكنك استخدام البرنامج من أجل:
- ابحث عن المستندات بناءً على تاريخ إنشائها أو تاريخ آخر تعديل لها
- إما حذف المستندات القديمة أو التخلص منها وفقًا لما هو مطلوب في مجال عملك
بالنسبة لبعض أنظمة إدارة المستندات الخاصة بالصناعة ، هناك عمليات تدقيق تلقائية يمكنك إعدادها بحيث تحتوي على البرنامج للقيام بالمهام الثقيلة نيابة عنك. إنهم يعملون من خلال تعيين حد للمدة التي يمكن خلالها تخزين المستند قبل أن يحتاج إلى المراجعة أو الإزالة. إذا تم تضمين هذا في نظامك ، فإنني أوصي بشدة بإعداده ، ولكن البحث المنتظم في النظام يعمل يدويًا أيضًا - على الرغم من بذل المزيد من الجهد.
إضافة تعليق جديد