لماذا إدارة المهام ضرورية في نجاح عملك؟

إدارة المهام هي عملية إنشاء المهام وتحديد أولوياتها وتفويضها ومراقبتها لضمان إكمالها في المواعيد النهائية المحددة. كما يتضمن تنظيم سير العمل وحل الاختناقات لضمان إتمام المهام بكفاءة.

المدونة / الرقمنة

لماذا إدارة المهام ضرورية في نجاح عملك؟

إدارة المهام هي عملية إنشاء المهام وتحديد أولوياتها وتفويضها ومراقبتها لضمان إكمالها في المواعيد النهائية المحددة. كما يتضمن تنظيم سير العمل وحل الاختناقات لضمان إتمام المهام بكفاءة.

وتعتبر إدارة المهام عنصرًا أساسيًا في الإدارة الفعالة للمشروع والعمليات التجارية الناجحة، فعندما يعمل فريقك على عدة مشاريع، لكل منها مجموعة مهامه الخاصة المقسمة بين أعضاء الفريق المختلفين، كيف يمكنك التأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة؟ كيف ترى ما إذا كانت كل مهمة قد اكتملت في الوقت المحدد؟ هل يعمل فريقك على أهم المهام أولاً؟ هل يمتلك كل موظف المعلومات ذات الصلة اللازمة لإكمال مهامه؟ بالتأكيد، يمكنك الاعتماد على الملاحظات اللاصقة وقوائم المهام والاجتماعات التي لا حصر لها والبريد الإلكتروني  لتتبع كل شيء. أو يمكنك استخدام برنامج إدارة المهام لإنشاء عملية عمل منظمة تضمن إكمال كل مهمة ومشروع بكفاءة.

أهمية إدارة المهام بشكل صحيح

سيؤدي تنفيذ نظام مناسب لإدارة المهام إلى إعادة توجيه العمالة إلى الاستخدام الأكثر إنتاجية لها. ستؤدي إدارة مهام الفريق اليقظة إلى إنتاج جودة عمل أعلى وتقليل الخطأ البشري.

تساعد أدوات إدارة المهام المحترفين على قضاء وقت مثالي في كل مهمة وتحملهم المسؤولية عن إكمال المهام.

قد يؤدي الفشل في تنفيذ نظام إدارة المهام إلى تفويت المواعيد النهائية والضغط غير الضروري وفشل المشروع. عندما يكون أصحاب الأعمال وعمالهم مرهقين، فإنهم يكونون أقل قدرة على إنتاج عمل جيد أو تقديم تجربة إيجابية للعملاء.

فوائد الإدارة السليمة للمهام

إنتاجية مُحسَّنة - اجعل الإنتاجية مثالية من خلال تنفيذ نظام إدارة المهام. سيؤدي قضاء الوقت المناسب في كل مهمة إلى إكمال المزيد من المهام

زيادة الكفاءة - سيؤدي تحسين الإنتاجية إلى زيادة كفاءة الأعمال بشكل تكافلي. ترك المزيد من الوقت للموظفين للتركيز على تعزيز المبيعات أو الحصول على عملاء جدد.

تقليل الإجهاد - تعمل أدوات إدارة المهام على تقليل الضغط غير الضروري والإرهاق وتعدد المهام غير المنتج.

تحسين رضا العملاء - اجعل العملاء أكثر سعادة من خلال توفير واجهة متجر منظمة مزودة بموظفين فعالين ومنتجين.

تحليل الاتجاه - توفر أنظمة إدارة المهام إحصاءات يسهل الوصول إليها للمساعدة في تحديد المجالات التي تحتاج إلى الاهتمام أو التحسين. بمجرد معرفة الاتجاهات، يمكن للموظفين تطوير إستراتيجية عمل مناسبة ومتجاوبة.

أنواع المهام:

هناك أربعة أنواع من المهام وهي:

1. عاجلة ومهمة2. ليست عاجلة ولكنها مهمة3. عاجلة ولكنها ليست مهمة4. ليست عاجلة وليست مهمة

غالبًا ما يصاب الناس بالارتباك عندما يتعلق الأمر بالتمييز بين المهام العاجلة والمهام المهمة. نعم، هناك فرق كبير بين الاثنين. نحن نعتبر بشكل خاطئ المهام العاجلة مهمة عندما لا يكون الأمر كذلك في كثير من الأحيان.

المهام العاجلة هي تلك التي يجب معالجتها على الفور، وقد تتضمن الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية. إذا كنت في منتصف شيء مهم وفجأة رن الهاتف، فأنت بحاجة إلى الإجابة عليه وإلا فلن يتوقف عن الرنين.

من ناحية أخرى، قد لا تكون المهام المهمة ملحة دائمًا ولكن قد يكون لها تأثير كبير على شركتك أو عملك. يتضمن ذلك التخطيط لعرض تقديمي للإدارة، أو تقديم حل لمشكلة العميل، أو بناء علاقات جيدة مع أشخاص آخرين في شركتك أو مع العملاء.

ضع في اعتبارك أن بعض المهام قد تكون عاجلة ومهمة مثل التعامل مع أزمة، كما أنها قد لا تكون عاجلة وليست مهمة مثل النميمة أو تصفح الويب، إلا إذا كنت تقوم بذلك لأغراض البحث.

إن تعلم مهارات تحديد الأولويات والتفويض والتمييز بين المهام التي يجب القيام بها وتلك غير الضرورية هي ما يجعل إدارة المهام مهمة.

تحديد الأولويات عن طريق عمل قائمة مهام

لإدارة مهامك، فإن أول شيء عليك القيام به هو إعداد قائمة بأنشطتك ومهامك الفردية لهذا اليوم. من الناحية المثالية، يجب أن تقضي 10 دقائق لهذا الغرض. من الأشياء الجيدة جدًا في إعداد قائمة المهام أنه يمكنك تصفية ذهنك من المخاوف غير الضرورية الناتجة عن التفكير في كيفية إنجاز كل شيء في الوقت المحدد. تظهر الدراسات أنه عندما تكون لديك القائمة، يمكنك أن تكون أكثر إنتاجية بنسبة 20٪ على الأقل.

ستكون هذه القائمة بمثابة دليلك في إدارة مهامك. من خلال هذا يمكنك بسهولة تحديد المهام التي يجب القيام بها في أقرب وقت ممكن، والمهام التي يجب شطبها من قائمتك.

تفويض لزيادة الإنتاجية

يمكن أن يساعدك التفويض في الواقع على أن تصبح أكثر كفاءة عندما يتعلق الأمر بإنجاز العمل، ولكن لا يدرك الكثير من الناس ذلك. بدلاً من ذلك، اختاروا القيام بكل شيء بأنفسهم، مما يؤدي بعد ذلك إلى الاضطرار إلى قضاء المزيد من الساعات في العمل لمجرد إنهاء مهمة معينة. التفويض هو إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها تنفيذ إدارة المهام ، وهذا ما تحتاج إلى فهمه وقبوله.

كيف تفوض؟ أولاً، تحتاج إلى اختيار نوع المهام التي يمكنك نقلها إلى شخص آخر. عادة، من الأفضل تفويض تلك الأعمال الروتينية، وكذلك تلك التي ليست في اختصاصك. بعد ذلك، حدد الشخص الذي تعتقد أنه قادر على القيام بالعمل، بناءً على المهارات والقدرات، بالإضافة إلى شخصية الشخص وموقفه. أخيرًا، أعط تعليمات واضحة وتأكد من أنهم يفهمون تمامًا الأهداف التي ترغب في تحقيقها للمهمة. وبالطبع لا تنسى ذكر الموعد النهائي.

 


نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة