أصبحت الأرشفة السحابية حلاً شائعًا وفعالًا بشكل متزايد للشركات والمؤسسات التي تسعى إلى تخزين بياناتها وإدارتها بأمان على المدى الطويل، ومع تزايد عدد المؤسسات التي تنقل بياناتها وعملياتها إلى السحابة، يُعدّ تطبيق استراتيجية أرشفة سحابية فعّالة أمرًا بالغ الأهمية لضمان حفظ البيانات وإمكانية الوصول إليها والامتثال للمعايير، في هذا المقال سنتعرف على بعض أفضل الممارسات التي يجب مراعاتها عند تطبيق الأرشفة السحابية، تابع القراءة.
ما هي الأرشفة السحابية؟
الأرشفة السحابية هي عملية تخزين البيانات الرقمية على خوادم بعيدة يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت، (على سبيل المثال: برنامج فكرة للأرشفة الإلكترونية)، وذلك بدلاً من أجهزة التخزين المحلية.
تتيح عملية الأرشفة السحابية للشركات والأفراد تخزين بياناتهم وإدارتها بأمان خارج الموقع، مما يوفر مزايا مثل:
- التخزين القابل للتوسع: يمكن لخدمات الأرشفة السحابية التوسع أو التقليص بسهولة لتلبية احتياجات التخزين المتغيرة، دون عناء إدارة الأجهزة المحلية.
- الفعالية من حيث التكلفة: يمكن أن تكون الأرشفة السحابية أكثر فعالية من حيث التكلفة من صيانة البنية التحتية الفعلية للتخزين، حيث يدفع المستخدمون عادةً رسومًا شهرية أو سنوية بناءً على استخدامهم للتخزين.
- إمكانية الوصول: يمكن الوصول إلى البيانات المخزنة في السحابة من أي مكان متصل بالإنترنت، مما يُسهّل مشاركة الملفات والتعاون عليها.
- التعافي من الكوارث: تُخزّن الأرشيفات السحابية عادةً في مراكز بيانات موزعة جغرافيًا، مما يوفر التكرار والحماية من الكوارث المحلية أو أعطال الأجهزة.
- الامتثال: تُقدّم العديد من خدمات الأرشفة السحابية ميزات لمساعدة المؤسسات على تلبية المتطلبات التنظيمية للاحتفاظ بالبيانات وأمانها.
آلية عمل الأرشفة السحابية
الأرشفة السحابية كما أشرنا هي حل لتخزين وإدارة البيانات، يعتمد على تقنية الحوسبة السحابية لتخزين وإدارة البيانات التي نادرًا ما يتم الوصول إليها خارج الموقع بشكل آمن.
تتمثل الجوانب الرئيسية لكيفية عمل الأرشفة السحابية فيما يلي:
1.نقل البيانات واستيعابها:
تتمثل الخطوة الأولى في الأرشفة السحابية في نقل البيانات من أنظمة التخزين المحلية أو المحلية إلى منصة التخزين السحابي، يتم ذلك عادةً عبر اتصال بالإنترنت، حيث يقوم المستخدمون أو مسؤولو تكنولوجيا المعلومات باستخدام افضل برامج الأرشفة الإلكترونية بتحميل البيانات إلى خوادم مزود الخدمة السحابية، وغالبًا ما توفر خدمات الأرشفة السحابية باعتماد اقوى برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق أدواتٍ وأدواتٍ لأتمتة عملية استيعاب البيانات وتبسيطها.
2. التخزين الآمن عن بُعد:
بمجرد نقل البيانات إلى السحابة، تُخزن على خوادم مزود الخدمة السحابية البعيدة، والموجودة في مراكز بياناته، وتُخزن البيانات بطريقة آمنة ومتكررة، مع الاحتفاظ بنسخ متعددة منها في مواقع جغرافية مختلفة لضمان استمرارية البيانات وتوافرها.
3. الوصول والاسترجاع:
لا يزال بإمكان المستخدمين الوصول إليها واسترجاعها عند الحاجة، على الرغم من تخزين البيانات عن بُعد في السحابة، فعادةً ما توفر منصات الأرشفة السحابية واجهات ويب، أو واجهات برمجة تطبيقات، أو طرق وصول أخرى تتيح للمستخدمين البحث عن البيانات المؤرشفة وعرضها وتنزيلها من أي مكان متصل بالإنترنت.
أفضل الممارسات لتنفيذ الأرشفة السحابية
توفر الأرشفة السحابية طريقة مرنة وقابلة للتطوير وفعالة من حيث التكلفة للشركات والأفراد لتخزين بياناتهم الرقمية وإدارتها، وهذه أفضل الممارسات لتنفيذها:
1. حدد احتياجاتك من الأرشفة
تتمثل الخطوة الأولى في تطبيق حل الأرشفة السحابية في إجراء تقييم شامل لمتطلبات تخزين وأرشفة البيانات الخاصة بمؤسستك، يتضمن ذلك تقييم أنواع البيانات التي تحتاج إلى أرشفتها، وحجمها ومعدل نموها، وفترات الاحتفاظ المطلوبة، وأي متطلبات امتثال أو تنظيمية يجب استيفاؤه، ومن خلال تحديد احتياجاتك من الأرشفة بوضوح، يمكنك اختيار برنامج للأرشفة السحابية الأنسب والتكوين المناسب لتحقيق أهدافك.
2. ترتيب طبقات البيانات حسب الأولوية
من أهم فوائد الأرشفة السحابية إمكانية الاستفادة من طبقات تخزين مختلفة لتحسين التكلفة والأداء، وبدلاً من تخزين جميع البيانات المؤرشفة في أكثر أنظمة التخزين تكلفةً وأعلى أداءً، يُنصح باستخدام استراتيجية تقسيم البيانات إلى طبقات، يتضمن ذلك تخزين البيانات الأكثر استخدامًا أو البيانات ذات الأهمية القصوى في وحدات تخزين "ساخنة" لاسترجاعها بسرعة، مع نقل البيانات الأقل نشاطًا إلى طبقات تخزين "باردة" أو "باردة" أكثر فعالية من حيث التكلفة، ولكنها تتطلب أوقات وصول أبطأ.
3. ضمان متانة البيانات وتكرارها
عند إسناد بيانات مؤسستك المهمة إلى حل الأرشفة السحابية، من الضروري إعطاء الأولوية لمتانة البيانات وتكرارها، ابحث عن نظام الأرشفة الالكترونية السحابية الذي يوفر ميزات مثل تكرار البيانات، وترميز المحو، والتخزين متعدد المواقع للحماية من فقدان البيانات أو تلفها أو عدم توفرها.
4. تطبيق ضوابط وصول فعّالة
تُعد إدارة الوصول الفعّالة أمرًا بالغ الأهمية لتأمين بياناتك المؤرشفة سحابيًا!، عليك أن تطبّق ضوابط وصول صارمة، بما في ذلك المصادقة متعددة العوامل، والأذونات القائمة على الأدوار، وسياسات وصول مُفصّلة، لضمان وصول المستخدمين والعمليات المُصرّح لهم فقط إلى البيانات المؤرشفة أو استرجاعها أو تعديلها، بالإضافة إلى ذلك، فكّر في دمج حل الأرشفة السحابية الخاص بك مع نظام إدارة الهوية والوصول (IAM) الخاص بمؤسستك لإدارة مركزية للمستخدمين والأذونات.
5. أتمتة سير عمل الأرشفة
لتبسيط عملية الأرشفة السحابية وضمان إدارة بيانات متسقة وموثوقة، استفد من إمكانيات الأتمتة في حل الأرشفة السحابية الخاص بك، قد يشمل ذلك التصنيف الآلي للبيانات، وإدارة سياسة الاحتفاظ، والقدرة على جدولة مهام الأرشفة الدورية، وتأكّد من أن أتمتة سير العمل هذه تُساعد في تقليل مخاطر الخطأ البشري، وتحسين الكفاءة، وإدارة بياناتك المؤرشفة بشكل صحيح بمرور الوقت.
6. الحفاظ على سلامة البيانات والامتثال
يُعد الامتثال وسلامة البيانات من الاعتبارات الأساسية عند تطبيق حل الأرشفة السحابية، تأكد من أن برنامج أرشفة الملفات السحابي لديك يدعم ميزات مثل فحص سلامة البيانات، وتسجيل التدقيق، والقدرة على تطبيق سياسات الاحتفاظ التي تتوافق مع متطلبات الامتثال لمؤسستك، و بالإضافة إلى ذلك، ابقَ على اطلاع دائم بلوائح حماية البيانات المتطورة، وتأكد من أن ممارسات وسياسات الأرشفة السحابية لديك متوافقة.
7. وضع خطة شاملة للتعافي من الكوارث
على الرغم من أن الأرشفة السحابية توفر متانة وتكرارًا للبيانات بشكل أفضل، إلا أنه من الضروري وضع خطة شاملة للتعافي من الكوارث لحماية بياناتك المؤرشفة، يجب أن تتضمن هذه الخطة استراتيجيات للنسخ الاحتياطي للبيانات واستعادتها، والقدرة على استردادها بسرعة في حالة وقوع كارثة، مثل تعطل النظام أو الكوارث الطبيعية أو الهجمات الإلكترونية.
8. المراقبة والتحسين المستمر
تُعد المراقبة والتحسين المستمر لحل الأرشفة السحابية لديك أمرًا بالغ الأهمية لضمان استمرار فعاليته وكفاءته، راقب مقاييس الأداء الرئيسية، مثل استخدام التخزين، وأنماط الوصول، وأوقات الاسترجاع، وأجرِ تعديلات على سياسات الأرشفة وتكويناتها حسب الحاجة، وبالإضافة إلى ذلك، ابقَ على اطلاع دائم بالميزات والقدرات الجديدة التي يقدمها مزود الأرشفة السحابية، وكن مستعدًا لتكييف استراتيجيتك مع تطور المشهد التكنولوجي.
استنتاج:
يتطلب تطبيق حل الأرشفة السحابية الناجح نهجًا شاملاً يُعالج الاحتياجات والتحديات الفريدة لمؤسستك، وباتباع أفضل الممارسات التي ذكرنا، يمكنك ضمان أمان بياناتك المؤرشفة سحابيًا، وسهولة الوصول إليها، وتوافقها مع المعايير، مع تحسين التكلفة والأداء لتلبية متطلبات إدارة البيانات على المدى الطويل.
مواضيع أخرى قد تهمك:
برنامج "فكرة" السحابي لإدارة الأوقاف
نظام إدارة العضويات للصالات والأندية الرياضية
مراجع:
1.<<نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية لإدارة السجلات>>، openaccessgovernment
2 .<<أهمية تخزين المستندات في العصر الرقمي اليوم>>، citizen
3 . <<ماهو الفرق بين الارشيف الرقمي و الارشيف الالكتروني >>، منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
4 . <<الارشفة الرقمية، تنظيم ملفاتك الرقمية الشخصية وأرشفتها>>، فهرس نت
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
برنامج فكرة للارشفة الالكترونية
إضافة تعليق جديد