أهمية نظام الاتصالات الإدارية وخصائصه
إدارة الاتصالات مصطلح شامل يشير إلى تدفق المعلومات داخل شركة أو بين شركات متعددة. يركز على الوصول إلى الجمهور المستهدف للشركة من خلال تخطيط وتنفيذ طرق الاتصال المختلفة. تشمل هذه الجماهير المستهدفة المستهلكين والبائعين والمجموعات الإعلامية - ولكن يمكنهم أيضًا تضمين الموظفين.
تتضمن الاتصالات الإدارية كتابة المراسلات التجارية مثل المذكرات والإشعارات والتقارير والرسائل والتحدث في الاجتماعات والعروض التقديمية والاستماع إلى جميع مستويات الموظفين وزملاء العمل والرؤساء ليكونوا منتجين وفعالين في منصبك. تؤثر جودة الاتصالات على الأعمال التجارية في العديد من المجالات، بما في ذلك علاقات العمل وفعالية المبيعات وتصورات القيادة.
أهمية إدارة الاتصالات:
سواء كان الجمهور داخليًا أو خارجيًا، تلعب إدارة الاتصالات دورًا أساسيًا في الصحة العامة وحيوية أي عمل تجاري. يمكن أن يساعد بناء فهم لإدارة الاتصالات وكيفية تفاعلها مع التسويق في إعداد الأعمال التجارية لتحقيق النجاح.
تمكنك إدارة الاتصالات من تتبع وتحليل جميع جهات اتصال مؤسستك مع الطلاب والموظفين والهيئات المكونة والمؤسسات داخل المؤسسة وخارجها. يمكنك تتبع:
- جميع الاتصالات الواردة والصادرة.
- جميع أنواع الاتصالات - الرسائل والبريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وجهات الاتصال الشخصية والفاكس وما إلى ذلك.
- الاتصالات التي تم إنشاؤها من قبل مكاتب أخرى والتي تؤثر على مكتبك.
- جميع الموظفين المشاركين في الاتصال.
- يمكنك أيضًا تخصيص الاتصالات للأفراد والمؤسسات ومجموعات الأشخاص.
خصائص نظام الاتصالات الإدارية والمعاملات الإلكترونية
يمكّنك النظام من إدارة جميع معاملات الاتصالات المتعلقة بعملك بطريقة إلكترونية متكاملة. يتيح لك النظام أيضًا الاحتفاظ بجميع تفاصيل المعاملات الواردة والصادرة المؤرشفة في قاعدة بيانات إلكترونية تسهل الوصول إلى تلك المعلومات متى شئت.
يمثل نظام الاتصالات الإدارية بمفهومه الجديد والذكي شبكة إلكترونية مترابطة تهدف إلى أتمتة ومتابعة الوارد والصادر الداخليين بين الإدارات، ومتابعة العامة الواردة والصادرة بين إدارة الاتصالات الإدارية والخارجية.
يتمتع نظام الاتصالات الإدارية بالعديد من المزايا الإدارية لأتمتة عمليات التحكم الواردة والصادرة لعملك:لوحة التحكم:
يعرض نظام الاتصالات الإدارية بيانات معاملات الاتصالات الصادرة والواردة في مكان واحد. من خلال لوحة المعلومات ، يمكنك متابعة جميع المعاملات الداخلية الصادرة (داخل نظام مؤسستك) أو المعاملات الخارجية الصادرة ، والتي تمثل عمليات الاتصالات مع المؤسسات الأخرى. الأمر نفسه ينطبق على متابعة الاتصالات الواردة والصادرة.
تصنيف سرية المعلومات الواردة والصادرة:
يمكّنك نظام الاتصالات الإدارية من تصنيف عمليات المعاملات الصادرة والواردة بناءً على درجة سريتها. حيث يمكنك إنشاء صادر أو وارد (داخلي أو خارجي) بتصنيفات مختلفة لتسهيل عملية متابعة الاتصالات الواردة والصادرة ورفع مستوى كفاءة وسرعة نظام مؤسستك.
تبسيط العمليات:
يتميز نظام الاتصالات الإدارية بسير عمل مبسط وذكي. يتيح لك النظام إدارة قوائمك الواردة والصادرة بسلاسة وسهولة من خلال تمكينك من عرض تفاصيل المعاملات الواردة والصادرة وطباعتها وإعادة توجيهها ومعرفة حالة المعاملة والرد على المرسل. يوفر لك النظام أيضًا واجهة مستخدم بسيطة ولوحة تحكم للقوائم الواردة والصادرة.
ديناميات العمل:
يتميز نظام الاتصالات الإدارية بقدرته على حفظ جميع اتصالاتك الواردة والصادرة بشكل آلي. كما أنه يمكّنك من التحكم الكامل في إعدادات النظام بما يتناسب مع هيكل نظام مؤسستك من حيث إعدادات التوجيه الوارد والصادر ، والحفظ التلقائي ، وإنشاء المستخدم ، والأذونات للمستخدمين ، والعديد من الإعدادات الأخرى التي يمكنك التحكم فيها وتعديلها بطريقة ديناميكية تناسبك.
فوائد إدارة اتصالات العملاء
قطع الاتصال الفعال شوطًا طويلاً في تحديد الجوانب المختلفة لمؤسسة تجارية، بدءًا من ضرب وتر حساس أولي مع العملاء المحتملين، ونقلهم عبر رحلات مختلفة في عملية الشراء ، والاحتفاظ بهم كعملاء متكررين ومخلصين.
ما هي إدارة اتصالات العملاء؟
تتبع وتبسيط تفاعلات العملاء
وظائف نظام الاتصالات الإدارية:
- استبدال المعاملات الورقية بالمعاملات الإلكترونية وأتمتة عمليات
- استلام ومعالجة وتسجيل وإعادة توجيه ملفات المعاملات من جهات خارجية عبر الفاكس والبريد والبريد الجوي والبريد الإلكتروني إلى الأطراف المعنية.
- استلام ملفات المعاملات من إدارات الهيئة الأخرى وتسجيلها في النظام وإرسالها إلى جهات خارجية عبر الفاكس أو البريد أو البريد السريع أو البريد الإلكتروني.
- أرشفة نسخ جميع الاتصالات الواردة والصادرة إلكترونيًا.
- تزويد الإدارات الأخرى بنسخ إلكترونية من الاتصالات الواردة والصادرة.
- استقبال جميع المكالمات وإحالتها إلى الجهات المعنية ومساعدة الإدارات على التواصل مع الجهات الخارجية وتزويدها ببيانات اتصالات وأرقام هواتف الجهات الخارجية.
- متابعة جميع الاتصالات الواردة والإجابة على جميع الاستفسارات والأسئلة والملاحظات التي تخصهم.
إضافة تعليق جديد