تسمح الاجتماعات وجهًا لوجه بتواصل أكثر فعالية، وتطوير اتصالات قوية، وزيادة المشاركة، لذا نجد أنه ومن الرغم من التقدم التكنولوجي، لا تزال العديد من الشركات تفضل هذا النوع من الاجتماعات، وبالتالي سيساعدك تعلم كيفية عقد اجتماعات فعالة وجهاً لوجه على الوصول إلى أهدافك لقيادة أو تنظيم أو المساهمة في تحسين التواصل في مكان العمل.
سنتطرق في هذا المقال الى سبب أهمية الاجتماعات وجهاً لوجه ومزاياها وكيفية إجرائها مع فريقك وعملائك وزملائك في العمل، تابع القراءة.
مفهوم الاجتماعات
الاجتماع هو تجمع محدد في الوقت الفعلي لشخصين أو أكثر بغرض تحقيق هدف مشترك من خلال المحادثة والتفاعل، وتعتبر الاجتماعات عنصرًا أساسيًا في إدارة الأعمال الناجحة، فهي تساعدك على مشاركة المعلومات وحل المشكلات ومنح كل فرد في فريقك فرصة للعمل معًا.
أهداف الاجتماعات وجهًا لوجه
تعتبر الاجتماعات وجهاً لوجه كما أشرنا ضرورية، لتعزيز ثقافة قوية، وتطوير علاقة مع العملاء، والتفاعل مع الأفراد على مستوى أعمق، وتبرز أهم أهداف الاجتماعات وجهًا لوجه، فيما يلي:
مشاركة المعلومات
تعتبر مشاركة المعلومات هي وظيفة أساسية للاجتماعات وجهًا لوجه، ويساعد تنسيق الاجتماع هذا الجميع على الوصول إلى نفس المعلومات.
حل المشكلات
تساعد الاجتماعات وجهًا لوجه على حل المشكلات أعضاء فريقك ومنحهم الشعور بالدعم في دورهم، وذلك باستخدام كل عضو في الفريق كأحد الأصول لمساعدة الآخرين في التغلب على مشكلاتهم المتعلقة بالعمل.
اتخاذ القرار
يتم عقد اجتماعات وجهًا لوجه لاتخاذ قرارات حول كيفية إدارة جوانب معينة من العمل أو مشروع جديد، ولاسيما في الاجتماعات التنفيذية.
مزايا الاجتماعات وجهًا لوجه
بسبب المزايا العديدة التي توفرها، تظل الاجتماعات وجهًا لوجه خيارًا شائعًا للمنظمات، فقد يساعدك الاجتماع مع زملاء العمل والعملاء والزملاء وجهًا لوجه على زيادة قدرتك على تحقيق ما يلي:
1. مراقبة وتفسير المؤشرات غير اللفظية
تساعدك الاجتماعات وجهًا لوجه على تحليل السلوكيات الدقيقة مثل لغة الجسد وتعبيرات الوجه والتواصل البصري، وقد يساعدك التواصل غير اللفظي البسيط في الحكم على مدى مشاركة الآخرين في المناقشة وتقديم نظرة ثاقبة لما يشعرون به، يمكنك استخدام هذه الأدلة غير اللفظية لتوجيه ردودك ومناقشاتك، وعلى سبيل المثال، إذا كنت في اجتماع مع عميل يتفقد ساعته باستمرار، يمكنك استخدام نغمة أكثر إثارة أو تغيير الموضوع لإعادة تركيز انتباهه.
2. ابتكار أفكار إبداعية
عندما يتمكن الأفراد من مناقشة أفكارهم شخصيًا، يحدث التعاون بشكل طبيعي أكثر، تعمل الاجتماعات وجهًا لوجه أيضًا على تبسيط الحاضرين لاكتشاف اكتمال تحدث شخص ما، وبالتالي، السماح لهم بالشعور براحة أكبر في المساهمة بأفكارهم.
قد يسمح أيضًا للمشاركين بعرض أفكارهم بيانياً على السبورة البيضاء أو قطعة من الورق للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة، أخيرًا، ضع في اعتبارك جدولة اجتماعات وجهًا لوجه عندما تحتاج إلى مناقشة الأفكار الإستراتيجية أو الإبداعية الصعبة مع مجموعة.
3. الحد من استخدام التكنولوجيا
في حين أن التكنولوجيا لها مزاياها، فإن عقد اجتماع دون التعامل مع مشاكل الكاميرا أو الصوت، أو مشكلات الاتصال بالإنترنت، أو المشكلات الفنية الأخرى قد يوفر الوقت ويقلل من التوتر، وبالإضافة إلى ذلك، لابأس أن تجعل الاجتماعات وجهًا لوجه أولوية للمناقشات الهامة حتى يتمكن الجميع من سماع ورؤية ما يجري.
4. إجراء اتصالات جديدة
يتطلب نجاح الشركة على المدى الطويل شراكات قوية، ويتيح لقاء العملاء والموظفين والزملاء شخصيًا مزيدًا من المشاركة البشرية، مما قد يساعد في خلق الثقة ويجعل تكوين روابط أعمق أمرًا أبسط، يجب أن تضع في اعتبارك الاجتماع وجهًا لوجه مع عميل جديد أو شخص لم تكن قد طورت معه اتصالًا قويًا بعد لتناول القهوة أو في المكتب لبناء علاقتك.
5. بناء علاقات أفضل
تميل الاجتماعات الرقمية إلى أن تكون جامدة ولا تنحرف غالبًا عن جدول الأعمال، ولا يشجع هذا النوع من الاجتماعات على المحادثات القصيرة أو التواصل، مما قد يجعل من الصعب بناء علاقات فعالة، وفي المقابل خلال الاجتماعات وجهًا لوجه تكون المحادثات مختلفة تمامًا، حيث أن المحادثات العرضية غير المخطط هي التي تساعدنا على إقامة اتصالات والعثور على اهتمامات مشتركة وفي نهاية المطاف بناء اجتماعات عمل دائمة.
6. معالجة القضايا الحساسة والتواصل بفعالية
عندما تحتاج إلى معالجة مشكلة حساسة، يمكن أن تساعدك الاجتماعات وجهًا لوجه في شرح المشكلة بوضوح دون أي تفسير خاطئ، قد يكون من الأسهل أيضًا التعبير عن التعاطف والتفهم، مما قد يساعدك على حل المشكلة معًا.
تسهل الاجتماعات وجهاً لوجه أيضًا التواصل بفعالية من خلال تزويد المشاركين بالإشارات غير اللفظية والقدرة على طرح الأسئلة، وهذا يقلل من احتمالية إساءة تفسير النصوص أو رسائل البريد الإلكتروني أو غيرها من الاتصالات.
7. تعزيز الإنتاجية
يمكن أن تساعد الاجتماعات وجهًا لوجه في تعزيز أخلاقيات العمل للفريق بأكمله، وزيادة إنتاجيتهم والتأكد من أنهم على الطريق الصحيح ضمن مشاريعهم، حيث سيسمح الاجتماع لأي شخص بمشاركة التحديثات حول عمله، إذا لم يكن شخص ما يسير على المسار الصحيح، فإن اجتماعات الفريق المنتظمة ستضمن أنك على علم بذلك في وقت مبكر من العملية.
كيفية إدارة اجتماعات فعالة
حتى تعقد اجتماعات وجهًا لوجه فعالة، عليك أن تتبع النصائح التالية:
- يجب أن يكون لديك جدول أعمال واضح لاجتماع الفريق، وقد يكون من الأفضل أن يكون لديك جدول أعمال غير رسمي
- تحديد من يجب أن يحضر الاجتماع، حيث أن الاجتماعات قد تُعقد بواسطة مجموعات أو فرق أصغر تتطلب أفرادًا معينين فقط حتى تنجح.
- تهيئة بيئة اجتماعات يشعر فيها الجميع بالراحة عند المشاركة بشكل كامل في المناقشات طوال الجلسة دون الشعور بالتشتت.
- حدد أسلوب اجتماعك من خلال الترحيب والود تجاه جميع الحضور قبل البدء بالمقدمات وموضوعات المناقشة.
- مراقبة الوقت حتى لا تدهس أو تشتت انتباهك عن الانتهاء من كل شيء على جدول أعمالك قبل الإغلاق.
- مراجعة قائمة اجتماعات الفريق نظرا لاعتبارها أداة ممتازة لتتبع جميع الأشياء التي يجب إكمالها أثناء جلسة الفريق.
استنتاج:
قد يكون العملاء والموظفون والزملاء أكثر تفاعلًا والمشاركة في الاجتماعات وجهًا لوجه من خلال تشجيعهم على التواجد بشكل كامل، وعندما يتمكن الحاضرون في الاجتماع من رؤية بعضهم البعض بشكل شخصي، فإنهم يميلون أكثر للمشاركة في المناقشة، وبالتالي ضع في اعتبارك تنظيم اجتماعات وجهًا لوجه إذا كنت ترغب في تعزيز المشاركة والمشاركة في شركتك.
مواضيع قد تهمك:
مراجع
1. <<التواصل وجهًا لوجه: أكثر صحة من الرقمية ؟ >>، psychologytoday
2. <<أهمية منتديات الشبكات وجهاً لوجه>>،timesofindia
إضافة تعليق جديد