يواجه أصحاب الشركات العديد من التحديات في إدارة الأصول وتتبُع العُهد بمختلف أنواعها وأشكالها، وتزداد تحديات الإدارة تعقيدًا كلما توسعت الشركة في أعمالها واحتاجت إلى مزيد من الأصول نتيجة زيادة العمليات التشغيلية والانتاجية. 

وتتمثل تلك التحديات في صعوبة تتبع حالة الأصول ومراقبة عمليات الصيانات الدورية للتأكد من تنفيذها بوقتها، بالإضافة لضعف البيانات المتعلقة باستخدامات الأصول وعدم دقتها، هذا بالإضافة للكثير من التحديات الأخرى التي تؤثر بشكل مباشر على استدامة العمليات التشغيلية وجودة الخدمات المقدمة للعملاء. ويمكن أن يكون كل هذا بسبب غياب العملية التنظيمية لإدارة الأصول، والاعتماد على الطرق التقليدية في الإدارة؛ وهو ما جعل الكثير من أصحاب الشركات والمؤسسات المختلفة يلجأون إلى الاعتماد على برامج الأصول والعُهد للتغلب على تلك التحديات وتحسين كفاءة إدارة الأصول. 

وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نساعدك في التعرف على أبرز التحديات المؤثرة بشكل سلبي على إدارة الأصول والعُهد بالطرق التقليدية، وكيف يمكن التغلب على هذه التحديات وحلها باستخدام برامج الأصول الرقمية المُتقدمة.

أبرز تحديات إدارة الأصول الخاصة بالشركات

تواجه الكثير من الشركات والمؤسسات على اختلاف حجم أعمالها أو القطاع الذي تعمل به مجموعة من التحديات الخاصة بإدارة أصولها بشكل احترافي. وفيما يلي مجموعة من أبرز هذه التحديات:

1. إدارة الصيانات الدورية

الصيانات الدورية للأصول المختلفة هي السبب الرئيسي لضمان حماية الأصول من التعرض للإهلاك السريع وتقليل التكاليف المتعلقة بالصيانات المُفاجئة، والتي قد تُكلف الشركة الكثير من المال. 

وواحدة من تحديات الإدارة التي تواجهها الشركات في إدارة الأصول هو غياب تنفيذ الصيانات بشكل دوري نتيجة غياب التنظيم وغياب عمليات التتبع والمراجعة، وهو ما يؤثر بشكل مباشر على العمليات التشغيلية والإنتاجية وقد يتسبب في توقفها في حالة حدوث أي عطل مفاجئ لتلك الأصول.

وهذا على العكس مما يحدث عند الاعتماد على برامج الأصول الاحترافية المتكاملة المُتقدمة.

2. تسجيل بيانات الأصول وتحديثها

تتبع حالة الأصول يعتمد على تسجيل كافة البيانات الخاصة بها بشكل مُنظم وتحديثها بشكل دوري، والاعتماد على الطرق اليدوية والتقليدية في تسجيل البيانات يتسبب في كثير من الأحيان في حدوث الكثير من الأخطاء، وهو ما يؤثر على صحة ودقة البيانات ويقدم نتائج غير صحيحة قد يتسبب في اتخاذ قرارات خاطئة تضر بالعمل والإنتاجية.

3. إدارة دورة حياة الأصول

تتمثل دورة حياة الأصول في عدد من الخطوات، والتي تبدأ من تاريخ شرائها، مرورًا بتشغيلها وصيانتها بشكل دوري، ومن ثم تقييمها عند انتهاء العمر الافتراضي الخاص بها من أجل اتخاذ قرار بشأن التخلص منها واستبدالها. 

ومن تحديات إدارة الأصول التي تواجه الشركات في تلك المراحل هى ضرورة المراجعة المستمرة للتأكد من مرور كل مرحلة بمسارها الصحيح، وهي عملية تحتاج لتنظيم ووضع خطط تنفيذية قابلة للتفعيل، وغالبًا ما تجد الشركات صعوبة في تنفيذ تلك المراقبة بشكل دوري وصحيح، وهو ما يُضر بقيمة الأصول نتيجة غياب المراقبة وهو ما يؤثر على الموارد المالية للشركة.

وهذا الأمر يمكن تجنبه وبسهولة والتغلب عليه من خلال الاعتماد على برامج الأصول الرقمية في إدارة العهد وتتبع الأصول الخاصة بالشركات، وسوف نشرح ذلك بالتفصيل في الفقرات القادمة.

4. الامتثال للقوانين

هناك قوانين تُفرض على الشركات متعلقة بعملية إدارة الأصول باختلاف أنواعها، ويجب الامتثال لها وعدم التغاضي عن تنفيذها؛ لما قد يسببه ذلك من خسائر مادية وقانونية على الشركة. واعتماد الشركات على الطرق التقليدية في إدارة الأصول يجعل من الصعب الامتثال لتلك القوانين بشكل كامل.

5. إدارة المخاطر

تتمثل تحديات الإدارة الخاصة بالأصول بشكل كبير في القدرة على إدارة المخاطر المتعلقة بها بكفاءة وفاعلية، وذلك لما تقدمه إدارة المخاطر من رؤى مستقبلية عن الحالة التشغيلية والإنتاجية لكافة الأصول المستخدمة، وذلك من أجل وضع الخطط لمواجهتها بشكل ناجح.

ومن أجل تنفيذ ذلك تحتاج الشركات لتحليل بيانات استخدام الأصول بشكل أكثر دقة وكفاءة، وهو ما لا توفره الطرق التقليدية في الإدارة، على العكس من التحول الرقمي باستخدام برامج الأصول وتتبع العهد.

كيف يمكن التغلب على تحديات إدارة الأصول باستخدام البرمجيات المُتقدمة؟

في ظل التطور التكنولوجي أصبح من السهل الآن التغلب على تحديات إدارة الأصول وتحسين كفائتها بفاعلية، وذلك من خلال الاعتماد على البرمجيات المتقدمة والتي تحتوي على عدد من الحلول التقنية لمواجهة تحديات الإدارة باختلاف أنواعها، وذلك من خلال الآتي:

1. برامج الأصول

تم برمجة برامج الأصول الرقمية للتغلب على تحديات الإدارة المتعلقة بالأصول، وذلك من أجل تسهيل عملية تسجيل بيانات الأصول وتحديثها بشكل تلقائي، وتنظيم جدول الصيانات الدورية وتتبعها بسهولة، وإدارة دورة حياة الأصول بكافة مراحلها بمرونة. 

وكل تلك المهام تتم إدارتها بكفاءة من خلال برامج الأصول التي تعتمد على إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على ملف خاص بكل أصل يحتوي على كل المعلومات المتعلقة به والتي يتم تحديثها بشكل مباشر للحصول على بيانات دقيقة بأي وقت.

2. إنترنت الأشياء

أحد الحلول التقنية التي تتضمنها برامج الأصول لمواجهة تحديات الإدارة المتعلقة بحالة الأصول هي إنترنت الأشياء، والذي يعمل على توفير بيانات فعلية عن حالة الأصول أثناء عملها من خلال أجهزة الاستشعار المُدمجة في تلك الأصول. 

وتعمل تلك الأجهزة على توفير بيانات ومؤشرات عن الحالة التشغيلية للأصل والأداء، وهو ما يساهم في التعرف على أي بيانات غير طبيعية قد تكون مؤشر عن الاحتياج لإجراء صيانة بشكل سريع لتجنب توقف العمليات التشغيلية وتوقف العمل.

3. الحوسبة السحابية

تعمل برامج الأصول من خلال الاعتماد على أنظمة الحوسبة السحابية والتي توفر مرونة في تتبع حالة الأصول والوصول للبيانات الخاصة بها بأي وقت ومن أي مكان، هذا بالإضافة لتفعيل التحديثات التلقائية لبرامج الأصول وهو ما يساهم في الحصول على أفضل تجربة استخدام، وتوفير أقصى درجات الحماية والأمان لكافة البيانات، وهو ما يضمن عدم تعرضها للفقد أو السرقة أو التلف مع إمكانية تفعيل خاصية صلاحية الوصول.

4. الذكاء الاصطناعي

تساعد تقنيات الذكاء الاصطناعي المُدمجة في برامج الأصول على تحليل كافة البيانات المُدخلة إليها بدقة وكفاءة، وهو ما يساهم في تحسين عملية الصيانات التنبؤية والتي من شأنها المساهمة في تقليل تكاليف الصيانات وإطالة عمر الأصول في الاستخدام.

هذا بالإضافة لتحسين اتخاذ القرارات المختلفة المتعلقة بإدارة الأصول سواء في حالة الرغبة في استبدالها أو شراء أصول أخرى لاستخدامها بجانب الأصول المستخدمة بالفعل، وذلك من خلال الاعتماد على دقة البيانات المستخدمة.

5. الربط والتكامل مع الأنظمة الأخرى

توفر برامج الأصول إمكانية العمل من خلال التكامل والربط مع مختلف الأنظمة المستخدمة في الإدارة والتي منها على سبيل المثال أنظمة تخطيط الموارد والأنظمة المالية، ويساعد هذا التكامل في تدفق البيانات والمستندات بين أفراد فريق العمل والأقسام المختلفة بسهولة وذلك من أجل تنفيذ المهام بشكل أسرع من ذي قبل وتقليل الوقت المستهلك في تنفيذ المهام المختلفة.

6. تحسين الخدمات المقدمة للعملاء

من خلال تحسين الكفاءة التشغيلية للأصول بالاعتماد على الحلول التقنية بأنظمة الأصول، ستتمكن من تحسين جودة الخدمات والمنتجات المقدمة للعملاء بشكل كبير وهو ما يساهم في تعزيز ثقة العملاء وولائهم.

ختامًا:

إدارة الأصول بكفاءة وفاعلية تحتاج للبدء في مواجهة تحديات الإدارة المختلفة، وهو ما يمكن العمل عليه من خلال البدء في التخلي عن الطرق التقليدية في إدارة كافة أنواع الأصول المستخدمة، والاتجاه لتطبيق تقنيات التحول الرقمي والتي تتمثل في الاعتماد على برامج الأصول وما تحتويه من أدوات معتمدة على تقنيات الذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء والحوسبة السحابية وغيرهم من الأدوات التي تعمل على تحسين الكفاءة التشغيلية والإنتاجية من خلال الأصول المستخدمة وتتبع حالتهم بسهولة ومرونة عن ذي قبل.