لماذا أصبح من الضروري الاعتماد على برامج العهد أو نظام إدارة الأصول داخل الشركات والمؤسسات؟
هذا هو السؤال الذي يجب أن نطرحه في البداية؛ حتى تُدرك في النهاية أهمية هذا لعملك، ودوره في تحسين إدارة الأصول وتتبع العهد، ومن ثم تحسين الكفاءة الإنتاجية في النهاية.
في عالم إدارة الأعمال هناك العديد من المهام الإدارية والتي قد تميز شركة عن شركة أخرى وتجعلها في مقدمة المنافسة، واحدة من تلك المهام هي القدرة على إدارة أصول الشركة المختلفة بطريقة منظمة وناجحة من حيث وضع الخطط الاستراتيجية وإجراء أي متطلبات متعلقة بعمليات الصيانة لتلك الأصول وغيرها من المهام المتعلقة بها.
ونظرًا لصعوبة وضع نظام مسؤول عن إدارة الأصول بشكل مناسب وإدارة العهد، تواجه الكثير من الشركات مشاكل وخسائر نتيجة ذلك. لذا إذا كنت تبحث عن أفضل طريقة لإدارة أصول شركتك وتحسين الكفاءة التشغيلية فإن اختيارك لنظام إدارة الأصول وبرامج العهود هي أول خطوة لتحقيق ذلك.
وفي هذا المقال على مدونتنا، سنقدم لك دليل شامل يساعدك على اختيار أفضل برنامج إدارة العهد والأصول المناسب لشركتك.
ما أهمية برامج العهد وإدارة الأصول؟
تعمل برامج العهد على تحسين الكفاءة التشغيلية لمختلف أنواع الشركات والمؤسسات، وذلك من خلال ما تقدمه من مزايا وأدوات من شأنها تسهيل إدارة الأصول وتتبع العهد بما يحافظ على أصول وموارد الشركة.
وفيما يلي أهم تلك المزايا:
- من خلال نظام إدارة الأصول يمكن إنشاء قاعدة بيانات لكافة أنواع الأصول المستخدمة، تضم هذه القاعدة كافة البيانات المتعلقة بكل أصل بداية من تاريخ شرائه وحالته عند الشراء والتكلفة الخاصة به وغيرها من البيانات المختلفة.
- في حالة الأصول التي يتم تسليمها للموظفين للاستخدام لتتحول وتصبح عهدة شخصية بحوزتهم، ستتمكن بسهولة من خلال أدوات برامج العهد من تعيين أسماء الموظفين المُستخدمين لكل جهاز وحالة الجهاز عند الاستلام.
- لوضع نظام قوي خاص بإدارة الأصول، يجب أن يتضمن هذا النظام جدول دوري بكافة مواعيد الصيانة والتأكد من تنفيذها بالشكل الصحيح. وهو ما يمكن تنفيذه بسهولة وتتبعه من خلال نظام إدارة الأصول أو برامج العهد الاحترافية.
- تحسين الكفاءة التشغيلية للشركة، وذلك من خلال الاهتمام بمواعيد الصيانة الدورية وهو ما يحافظ على دورة حياة الأصل ويساهم في استمرار العمل وتحسين الإنتاجية.
- تقليل المخاطر المتعلقة بصحة وسلامة الموظفين، وكذلك المتعلقة بسلامة الأصول نتيجة التتبع الدوري لها.
- تقليل الوقت والجهد المبذولين في عملية الجرد والتقييم لكافة الأصول المستخدمة.
- المساهمة في اتخاذ القرارات المستقبلية والمتعلقة بتحديد أولويات الشركة لشراء أي أصول جديدة ومدى أهميتها للعمل، وذلك من خلال الحصول على تقارير دقيقة البيانات متعلقة بحالة الأصول وما تقدمه للشركة والعائد من الاستثمار الخاص بها وما تم تحقيقه.
💡كل هذه يمكن تحقيقه بسهولة عبر برامج العهد الاحترافية أو الاعتماد على نظام إدارة الأًصول المناسب لعملك وطبيعة شركتك واحتياجاتها.
كيف يمكنك اختيار برنامج إدارة العهد والأصول المناسب لعملك؟
هناك مجموعة من الإجراءات والخطوات التي يجب أن تلنزم بها حتى تصل في النهاية إلى اختيار أفضل نظام إدارة الأصول المناسب لعملك. وفيما يلي أهم هذه الخطوات والإجراءات:
-
تحديد احتياجات الشركة
تعتمد عملية تحديد احتياجات الشركة على عدد من العوامل للمساهمة في اتخاذ القرار الصحيح، ومن تلك العوامل ما يلي:
- تحديد نوع الأصول الخاصة بالشركة، من حيث إذا كانت أجهزة أو معدات ثقيلة أو برامج إلكترونية أو أثاث وغيرها من أنواع الأصول، والتي قد تختلف من شركة إلى أخرى.
- يعتمد اختيار نظام إدارة الأصول المناسب على تحديد أعداد أو كمية الأصول المستخدمة بالشركة، لتحديد إذا ما كنت بحاجة إلى برنامج يتيح إدارة عدد كبير أو عدد صغير من الأصول.
- تحديد أنواع العهد الشخصية المتعلقة باستخدامات الموظفين وعددها للاختيار الصحيح من بين برامج العهد المتاحة.
-
المزايا المتاحة ببرامج العهد
نظرًا لاختلاف برامج العهد ونظام إدارة الأصول، قد تختلف أيضًا في المقابل المزايا التي يحتويها كل برنامج؛ لذا يجب التأكد من وجود المزايا الأساسية والتي قد تكون بحاجة إليها في شركتك، بالإضافة لوجود أي مزايا أخرى قد تساهم في تحسين إدارة الأصول، ومن تلك المزايا ما يلي:
- إمكانية إنشاء قاعدة بيانات لإدارة الأصول بشكل ناجح وأن تحتوي على كافة البيانات التي يجب تسجيلها وإرفاقها بملف كل أصل مستخدم داخل الشركة.
- برامج العهد بعضها قد يحتوي على لغة واحدة كاللغة العربية أو لغة أجنبية، والبعض الآخر يحتوي على أكثر من لغة من بينها اللغة العربية. لذا تأكد من اختيار ما يتناسب مع احتياجك واستخدامك.
- إمكانية الربط والتكامل مع مختلف الأنظمة والتي منها الأنظمة المالية على سبيل المثال، وذلك كي تتمكن من تتبع ومراجعة كل ما يخص الاستثمار العائد من استخدام تلك الأصول.
- تحتوي بعض برامج العهد على نظام لإرسال التنبيهات والإشعارات المتعلقة بمواعيد الصيانة الدورية لكل الأصول المسجلة، وهو ما يساهم في عدم حدوث أي تأخير في مواعيد الصيانة والحفاظ على سلامة الأصول وضمان استمرارية العمل والإنتاجية بالمقابل.
- إمكانية الحصول على التقارير دقيقة البيانات عن كافة أنواع الأصول للمساهمة في وضع القرارات المتعلقة بنظام إدارة الأصول بشكل ناجح واحترافي.
-
النسخ الاحتياطي
تعتمد برامج العهد في عملها على ما تحتويه من بيانات يتم إدخالها عليها بدءًا من إنشاء قاعدة بيانات كافة الأصول، ومرورًا بتسجيل بيانات الصيانات الدورية وعمليات الجرد والتقييم وبيانات العهد الشخصية وبيانات التقارير.
لذا يجب التأكد من احتواء نظام إدارة الأصول على خاصية النسخ الاحتياطي لتلك البيانات لضمان توافر نسخة أخرى في حالة حدوث أي عطل قد يسبب صعوبة في الوصول للبيانات أو فقدها وما إلى ذلك.
-
أمن البيانات
تأكد من اختيار نظام إدارة الأصول الذي يحتوي على إمكانية الحفاظ على بياناتك بأمان من خلال الأنظمة السحابية وتوفير أقصى سبل الأمان المطلوبة لها، وذلك من أجل حمايتها من التعرض لأي هجمات إلكترونية أو سيبرانية. وحمايتها من التعرض للفقد أو السرقة أو التلف. هذا مع إمكانية تعيين صلاحية الوصول لتلك البيانات للأشخاص المسموح فقط لها بذلك.
-
إدارة العهد
إدارة العهد هي واحدة من المهام التي تحتاج لنظام ودقة في تنفيذها، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال برامج العهد والتي تتيح لك تسجيل الأصول المتحولة لعهد شخصية وتعيين الأشخاص المسؤولين عن استخدامها والأقسام العاملين بها، وهو ما يسهل عملية تتبع تلك العهد بسهولة من أجل تنفيذ مهام الجرد والتقييم، مما يساهم في الحفاظ على العمر الافتراضي لها وحمايتها من التعرض للفقد أو الضياع.
-
التقييم المالي
عند اختيار نظام إدارة الأصول والاختيار من بين برامج العهد المختلفة، يجب تحديد الميزانية الخاصة بالشركة بعد تحديد الاحتياجات المتعلقة بالاستخدام، ومقارنة البرامج المتاحة في حدود الميزانية الموضوعة، والتأكد من احتوائها على ما تحتاجه الشركة من مزايا، بالإضافة إلى احتساب التكاليف المتعلقة بعمليات الصيانة والتحديثات لتقييم الوضع المالي قبل الشراء بشكل صحيح.
-
الدعم الفني
عند الاختيار من بين برامج العهد المتاحة، تأكد من توافر خدمة ما بعد البيع والدعم الفني، وذلك من أجل حل أي مشكلات قد تواجهك أثناء استخدام البرنامج سواء كانت مشكلة في التشغيل أو مشكلة تقنية.
-
التحديثات المستمرة
برامج العهد وإدارة الأصول كغيرها من البرمجيات الإلكترونية المختلفة والتي تتسم بالتطور المستمر والدوري لمواكبة كافة التطورات التكنولوجية، لذا تأكد من توافر خاصية التحديث للبرنامج الذي ستقوم باختياره، وذلك من أجل الحصول على أفضل تجربة استخدام ومواكبة التطور في نظام إدارة الأصول والعهد وتحسين الكفاءة التشغيلية بشركتك.
ختامًا:
اختيار نظام إدارة الأصول والعهد لا يتطلب الكثير من التعقيدات، لكنه يعتمد على عدد من العوامل الرئيسية والهامة والتي تحتاج إلى دراستها وتحليلها بدقة من أجل تحديد احتياجات الشركة بشكل أكثر كفاءة وفاعلية واختيار النظام المناسب مع تلك الاحتياجات لتحصل على أفضل عائد استثماري من شرائك للبرنامج المناسب وتحسين الكفاءة التشغيلية واستغلال الأصول والموارد المتاحة لدى شركتك بشكل أكثر كفاءة وفاعلية والحد من أي خسائر أو مخاطر متعلقة بإدارة الأصول المختلفة.
وخلال هذا المقال، شرحنا لك كيف يمكنك اختيار أفضل نظام إدارة عُهد وأصول يلبي احتياجات عملك وأصول شركتك.
إضافة تعليق جديد