إن اتخاذ قرار بشأن الميزات الصحيحة وبرامج المحاسبة المثالية لمؤسستك يجب أن يتلخص في فهم الحلول المتاحة في السوق ، وما تقدمه ، وكيفية ارتباطها باحتياجات عملك.
إليك أهم القدرات التي يجب أن تبحث عنها في برنامج محاسبة جيد.
1. سهولة الاستخدام
غالبًا ما يتم تصميم برامج المحاسبة الحديثة بأقصى قدر من سهولة الاستخدام. ومع ذلك ، لا يزال من المهم إلقاء نظرة على واجهة البرنامج بالتفصيل لتحديد ما إذا كانت بديهية بما يكفي لاستخدامها من قبل أي شخص في فريقك - حتى أولئك الذين لا يتمتعون بالمحاسبة أو التكنولوجيا.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون اختيارك للبرنامج أيضًا مرنًا وعمليًا للغاية. نوصي بخيارات توفر ميزات إعداد تقارير متعددة الأبعاد تمكن فريقك من التوصل إلى تقارير مخصصة وفقًا لاحتياجات شركتك وأهدافها.
2. دمج ميزات الفوترة والفواتير مع إدارة المخزون
سيكون للأنظمة المحاسبية وظائف أساسية مختلفة ، وستشمل جميعها تقريبًا الفواتير و / أو الفواتير و / أو إدارة المخزون. ومع ذلك ، إذا كانت لديك كل هذه الميزات الأساسية مدمجة في نظام واحد ، فستتمكن من قطع قدر كبير من الوقت في نقل البيانات أو ترحيلها من نظام إلى آخر.
3. تحديد ومنع الأخطاء
يمكن أن تحقق الحلول المحاسبية مزيدًا من الدقة والكفاءة لمؤسستك. هذا يعني أنه يمكن تقليل الأخطاء ، إذا لم يتم التخلص منها. على هذا النحو ، يجب أن يحتوي البرنامج الذي تختاره على ميزات تتحقق تلقائيًا من الأخطاء (الديناميكية). على سبيل المثال ، عندما يقدم شخص ما طلبًا لمنتج غير متوفر حاليًا ، يمكن للنظام تحديد الإجراء وإرسال تنبيه فوري. نوصي أيضًا بالبحث عن ميزات مثل الحساب التلقائي ، والتي تعتبر ضرورية لمنع المستخدمين من ارتكاب الأخطاء.
4. جاهزية السحابة
تحتوي العديد من حزم المحاسبة على إصدارات مثبتة محليًا وإصدارات مستخدمة في السحابة. من المنطقي عمومًا استخدام حزمة محاسبة بإصدار سحابي. على أقل تقدير ، تحقق لمعرفة ما إذا كان أحدهم قيد التطوير ومتى يكون متوقعًا.
هناك سببان رئيسيان وراء تفضيل برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة على البرامج المثبتة محليًا. أكثرها وضوحا هو أنها تسهل العمل عن بعد. وهذا له أهمية خاصة للشركات الصغيرة والمتوسطة لأن عددًا قليلاً منهم نسبيًا لديهم محاسبون داخليون أو فرق تمويل داخلية. بدلاً من ذلك ، سيعتمدون على العاملين المستقلين.
سبب آخر هو أن البرامج المستندة إلى السحابة يتم تحديثها تلقائيًا بواسطة البائع. هذا يضمن لك الاستفادة من تحديثات الأمان بمجرد توفرها. فائدة أخرى هي أن أي تغييرات قانونية (على سبيل المثال ، تغييرات في قوانين الضرائب ) يتم تطبيقها تلقائيًا في الوقت الصحيح.
5. مسك الدفاتر
ستتعامل حزمة المحاسبة عالية الجودة مع الكثير من الأعمال اليومية لمسك الدفاتر العادية. هذا يتضمن:
- تحديث إدخالات دفتر الأستاذ لتتبع الإيرادات والمصروفات
- التسويات المصرفية
- تتبع إهلاك الأصول
- حساب الضريبة
- إدارة الرواتب والخصومات
بالإضافة إلى ذلك ، سيكون لها إمكانيات منع الأخطاء مثل الحساب التلقائي.
6. قدرات CRM
يمكن أن تكون برامج المحاسبة الحديثة في الأساس أداة لإدارة العلاقة مع العملاء للجانب المالي من عملك. على سبيل المثال ، قد يرسل الفواتير تلقائيًا ، ويتابعها مع التذكيرات إذا لزم الأمر ويبرز ما إذا لم يكن هناك رد على تلك التذكيرات.
7. الملاءمة
الملاءمة ، فيما يتعلق بالمعلومات المحاسبية ، هي خاصية يمكن أن تساعد الأفراد على اتخاذ القرارات المتعلقة بالشؤون المالية للشركة. لكي تكون المعلومات المحاسبية ذات صلة ، فإنها تتطلب أولاً قيمة تأكيدية ، والتي توفر معلومات حول الأحداث المالية الماضية ، ثم القيمة التنبؤية ، والتي يمكن أن توفر تنبؤات حول الأحداث المالية المستقبلية. يجب أن يكون للأعمال التجارية قيمة مؤكدة وتنبؤية لتطوير معلومات محاسبية دقيقة.
إضافة تعليق جديد