برنامج المحاسبة الناجح عبارة عن منصة رقمية تمكنك من إدارة المعاملات المالية لشركتك بنجاح، ويمكن أن تتنوع البرامج المحاسبية على نطاق واسع، حيث تم تصميم بعض البرامج للقيام بأكثر من مجرد المحاسبة البسيطة وبعضها مصمم لإدارة جميع العمليات المالية للشركات الكبيرة، فما أبرز الخصائص التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند اختيار برنامج المحاسبة الناجح؟، تابع القراءة لمزيد من التفاصيل.
خصائص برنامج المحاسبة الناجح
يرتبط اتخاذ قرار بشأن الميزات الصحيحة و برنامج المحاسبة المثالي لمؤسستك بفهم الحلول المتاحة في السوق، وما تقدمه، وكيفية ارتباط أفضل برنامج حسابات ومخازن باحتياجات عملك.
إليك أهم القدرات التي يجب أن تبحث عنها في برنامج المحاسبة الجيد:
1. سهولة الاستخدام
غالبًا ما يتم تصميم برنامج المحاسبة الفعال بأقصى قدر من سهولة الاستخدام، ومع ذلك، لا يزال من المهم إلقاء نظرة على واجهة برنامج المحاسبة بالتفصيل لتحديد ما إذا كانت بديهية بما يكفي لاستخدامها من قبل أي شخص في فريقك - حتى أولئك الذين لا يتمتعون بالمحاسبة أو التكنولوجيا.
يجب أيضًا أن يكون اختيار برنامج المحاسبة مرنًا وعمليًا للغاية، نوصي بخيارات برامج محاسبة توفر ميزات إعداد تقارير متعددة الأبعاد تمكن فريقك من التوصل إلى تقارير مخصصة وفقًا لاحتياجات شركتك وأهدافها.
2. دمج ميزات الفوترة والفواتير مع إدارة المخزون
تعد عملية إصدار الفواتير من الوظائف الأساسية في العمل والمصدر الرئيسي لتدفق الأموال إلى عملك، إن إدارة الفواتير على الورق عملية شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ، عندما يكون لديك طلبات متكررة، فمن غير الممكن إنشاء فواتير مادية في كل مرة يشتري فيها عميلك منك، كما يصعب تتبع الفواتير وتذكير العملاء بالمدفوعات المعلقة بدون برامج آلية.
برنامج المحاسبة الجيد سيقدم لك حلول عملية لجميع مشاكل الفوترة لديك، لاسيما وأن وظائف افضل برنامج محاسبي تقريبًا مرتبطة بالفواتير أو إدارة المخزون، وخصوصا إذا كانت لديك كل هذه الميزات الأساسية مدمجة في برنامج المحاسبة بشكل موحد، فستتمكن من قطع قدر كبير من الوقت في نقل البيانات أو ترحيلها من نظام إلى آخر.
3. تحديد ومنع الأخطاء
يمكن أن تحقق الحلول المحاسبية مزيدًا من الدقة والكفاءة لمؤسستك، وهذا يعني أنه يمكن تقليل الأخطاء، إذا لم يتم التخلص منها، وعلى هذا النحو، يجب أن يحتوي برنامج حسابات الذي تختاره على ميزات تتحقق تلقائيًا من الأخطاء (الديناميكية)، على سبيل المثال، عندما يقدم شخص ما طلبًا لمنتج غير متوفر حاليًا، يمكن للنظام تحديد الإجراء وإرسال تنبيه فوري، كما نوصي أيضًا بالبحث عن ميزات مثل الحساب التلقائي، والتي تعتبر ضرورية لمنع المستخدمين من ارتكاب الأخطاء.
4. جاهزية السحابة
تحتوي العديد من حزم المحاسبة على إصدارات مثبتة محليًا وإصدارات مستخدمة في السحابة، ومن المنطقي عمومًا استخدام برامج محاسبية بإصدار سحابي، وعلى أقل تقدير، تحقق لمعرفة ما إذا كان أحدهم قيد التطوير ومتى يكون متوقعًا.
هناك سببان رئيسيان وراء تفضيل برنامج المحاسبة اامستند إلى السحابة على البرامج المثبتة محليًا، وأكثرها وضوحا هو أنها تسهل العمل عن بعد. وهذا له أهمية خاصة للشركات الصغيرة والمتوسطة، لأن عددًا قليلاً منهم نسبيًا لديهم محاسبون داخليون أو فرق تمويل داخلية، بدلاً من ذلك، سيعتمدون على العاملين المستقلين.
سبب آخر هو أن برنامج المحاسبة المستند إلى السحابة يتم تحديثه تلقائيًا بواسطة البائع، وهذا يضمن لك الاستفادة من تحديثات الأمان بمجرد توفرها، وفائدة أخرى هي أن أي تغييرات قانونية (على سبيل المثال ، تغييرات في قوانين الضرائب ) يتم تطبيقها تلقائيًا في الوقت الصحيح.
5. مسك الدفاتر
يتعامل برنامج المحاسبة العالي الجودة مع الكثير من الأعمال اليومية لمسك الدفاتر العادية، وهذا يتضمن:
- تحديث إدخالات دفتر الأستاذ لتتبع الإيرادات والمصروفات
- التسويات المصرفية
- تتبع إهلاك الأصول
- حساب الضريبة
- إدارة الرواتب والخصومات
أيضا، وبالإضافة إلى ذلك، سيكون لها إمكانيات منع الأخطاء مثل الحساب التلقائي.
6. قدرات CRM وتقديم معلومات دقيقة
يمكن أن يكون برنامج المحاسبة الحديث في الأساس أداة لإدارة العلاقة مع العملاء للجانب المالي من عملك، على سبيل المثال، قد يرسل الفواتير تلقائيًا، ويتابعها مع التذكيرات إذا لزم الأمر ويبرز ما إذا لم يكن هناك رد على تلك التذكيرات.
يساعد برنامج المحاسبة الشركات على تزويد الموظفين الضروريين بالمعلومات المالية الدقيقة في الوقت المناسب، كما تحتوي العديد من برامج محاسبية للشركات على وحدات إعداد تقارير مدمجة تمكن المستخدمين من إنشاء هذا النوع من التقارير ببساطة عن طريق ملء نموذج أو النقر فوق زر. ومع ذلك، فإن إنشاء مثل هذا التقرير يدويًا قد يكون عملية تستغرق وقتًا طويلاً.
7. الملاءمة
تعتبر الملاءمة فيما يتعلق بالمعلومات المحاسبية، خاصية يمكن أن تساعد الأفراد على اتخاذ القرارات المتعلقة بالشؤون المالية للشركة، ولكي تكون المعلومات المحاسبية ذات صلة، فإنها تتطلب أولاً قيمة تأكيدية، والتي توفر معلومات حول الأحداث المالية الماضية، ثم القيمة التنبؤية، والتي يمكن أن توفر تنبؤات حول الأحداث المالية المستقبلية، حيث يجب أن يكون للأعمال التجارية قيمة مؤكدة وتنبؤية لتطوير معلومات محاسبية دقيقة.
يعتبر المحترفون أن برنامج المحاسبة والذي يوفر معلومات محاسبية ذات صلة، إذا كان يوفر معلومات حول الأحداث السابقة، يمكن أن يساعد في إجراء تنبؤات حول الأحداث المستقبلية، والتي نأمل أن تؤدي إلى المزيد من الأرباح أو تساعد في حل أي مشاكل مالية قادمة، وعلى سبيل المثال، إذا أراد مالك الشركة الاستثمار في أصل جديد، فيمكنه الرجوع إلى تاريخه الاستثماري السابق نظرًا لأن هذه المعلومات تنطبق على أي استثمارات مستقبلية يقوم بها.
8. تتبع النفقات
يعد تتبع النفقات أمرًا حيويًا للسيطرة على تدفقاتك النقدية، يساعدك برنامج المحاسبة على مراقبة نفقاتك وتصنيفها للحصول على صورة واضحة عن أين تذهب أموالك، يمكنك أيضًا استخدام برامج المحاسبة لتحميل إيصالات النفقات ومسحها ضوئيًا وتسجيل المعلومات من الإيصالات الممسوحة ضوئيًا تلقائيًا، هذا يزيل الحاجة إلى تخزين الإيصالات الورقية وخطر فقدها. تسهل تطبيقات المحاسبة إرسال الفواتير للعملاء مقابل النفقات التي تتكبدها نيابة عنهم.
استنتاج:
تشكل إدارة شؤونك المالية جزءًا مهمًا من إدارة الأعمال، ومن خلال الاستثمار في برنامج المحاسبة الفعال والذي يقوم بكل الأعمال المالية الشاقة، يمكنك توفير الوقت الثمين وتحسين تقاريرك المالية.
مواضيع قد تهمك :
مراجع:
1. <<لماذا تحتاج الشركات إلى برامج محاسبة ؟>>، ITWeb
2. <<العوامل المؤثرة على توجه الشركات للاعتماد على المحاسبة >>، jalhss.
3. <<محاسبة التجزئة: لماذا هي ضرورية لإدارة المخزون>>،Harlem World Magazine
4. <<لماذا برامج المحاسبة مهمة للجيل القادم من المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم ؟>>، The Times of India
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
افضل برنامج محاسبي
افضل برامج erp
برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق
برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية
برنامج حسابات المطاعم والكافيهات
برنامج ادارة العيادات
برنامج عقارات
نظام إدارة النوادي الرياضية
إضافة تعليق جديد