ما هي العناصر الأربعة الرئيسية لأرشفة المستندات الآمنة؟.. دليل كامل

تعد أرشفة المستندات أو تخزين المستندات، خطوة مهمة جدًا في عملية إدارة المستندات، بمجرد أن يصبح الملف غير نشط، يتم إرساله إلى الأرشفة للاحتفاظ به، قبل سنوات، كان هذا ينطوي على طباعة الملفات وتخزينها فعليًا في خزائن الملفات وغرف التخزين، فيما اليوم، تحتفظ الشركات بمستنداتها إلكترونيًا، مما يعزز عملية أرشفة المستندات مع تحسين كيفية الاحتفاظ بالملفات المخزنة وإدارتها واستردادها، ومع ذلك، هناك العديد من العوامل التي يجب على المرء معالجتها لضمان نجاح عمليات التخزين على المدى الطويل، وهذا ما سنتعرف عليه في باقي المقال.

ماهي أرشفة المستندات؟

تعد أرشفة المستندات نهج شامل لإدارة المعلومات يتضمن خطوات واعتبارات مختلفة، حيث تتضمن أرشفة المستندات من خلال برنامج للارشفة تعيين البيانات الوصفية ذات الصلة لكل ملف، وتوفر بيانات التعريف معلومات إضافية حول المستند، مثل المؤلف أو تاريخ الإنشاء أو الكلمات الأساسية، كما تساعد هذه المعلومات الإضافية في تنظيم المستندات والبحث عنها، مما يجعل عملية الاسترجاع أكثر كفاءة.

وتعمل أرشفة المستندات على تصنيف المستندات بناءً على نوعها أو الغرض منها أو أي معايير أخرى ذات صلة، ومن خلال تعيين التصنيفات أو العلامات المناسبة لكل ملف، يصبح من الأسهل البحث عن مستندات محددة واسترجاعها عند الحاجة.

متى يجب عليك أرشفة المستندات؟

تؤدي أرشفة المستندات غير المطلوبة بشكل متكرر إلى إهدار مساحة وعمل إضافي للوصول إليها عند الحاجة، صحيح أن هناك العديد من الأسباب الوجيهة لأرشفة المستندات عبر نظام الأرشفة الإلكترونية، ولكن عليك أن تضع في اعتبارك متى ستكون هذه المستندات مفيدة للغاية قبل أن تقرر تخزينها، بالإضافة إلى ذلك، من الجيد عمومًا أرشفة المستندات الأقدم مما تحتاجه حاليًا لأنه من المحتمل أنك ستحتاج إليها في وقت ما في المستقبل، وعلى العكس من ذلك، يمكن ترك البيانات التي لا تزال ذات صلة اليوم في مكانها وإعادة تحليلها عند الحاجة.

لماذا الأرشفة ضرورية؟

تتيح أرشفة المستندات الفعالة العديد من المزايا للمؤسسات، واليكم أبرز الأسباب الرئيسية التي تجعل الشركات تعطي الأولوية لتطبيق نظام أرشفة المستندات من خلال برنامج ارشفة الملفات:

1. تلبية المتطلبات التنظيمية

تعد حماية البيانات أمرًا تدركه معظم الشركات تمامًا، وفي ضوء التحديثات الأخيرة المهمة لقانون حماية البيانات ( GDPR ، أي شخص؟)، تتعرض الشركات الآن لضغوط متزايدة لإدارة بيانات المستهلك بشكل صحيح وآمن - وإلا تواجه غرامات باهظة، يتطلب ذلك أن يكون لديهم عمليات إدارة بيانات فعالة وحلول أرشفة مستندات آمنة.

2. تقليل التكاليف وتوفير المساحة

سواء كنت تدير شركة دولية كبيرة أو شركة ناشئة، فمن المهم توفير التكاليف حيثما أمكنك ذلك، ويمكن أن تساعد أرشفة المستندات في ذلك لاسيما عند اعتماد برامج الارشفة الالكترونية، يمكن أن تساعد عن طريق تحرير مساحة وتقليل تكاليف التشغيل، وكلما قل عدد المستندات التي لديك في الموقع لإدارتها، قل الوقت والمال الذي يجب إنفاقه على إدارتها.

3. تحسين سير العمل والأداء

يمكن أن تؤدي أرشفة المستندات المناسبة إلى تحسين سير العمل والأداء في عملك، ووفقًا للتقديرات، لا يلزم أن يكون الوصول إلى ما يصل إلى 80 بالمائة من بيانات الإنتاج بسهولة، ومن خلال أرشفة المستندات الهامة، يمكنك تبسيط الوصول إلى بقية بياناتك وتحسين أدائك.

4. تحسين الأمان

تعمل أنظمة أرشفة المستندات من خلال آليات التشفير وعناصر التحكم في الوصول والنسخ الاحتياطي معًا لحماية المعلومات الهامة، مما يضمن أن الأفراد المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى المستندات وتعديلها، ولا تعمل هذه الطبقة الإضافية من الأمان على حماية البيانات الحساسة فحسب، بل يساعد أفضل برنامج ارشفة الكترونية أيضًا الشركات على الامتثال لمختلف لوائح الصناعة وقوانين حماية البيانات.

5. زيادة الفاعلية

توفر أرشفة المستندات العديد من ساعات العمل، وذلك من خلال تصنيف جميع المستندات المطلوبة وترتيبها في نظام مركزي واحد، أيضا ومن خلال توفير الوصول إلى جميع البيانات اللازمة للعقود والمشتريات وقوائم الجرد والفواتير والمهام الأخرى، يمكّن الأرشيف الرقمي الشركة عبر برنامج الصادر والوارد من ربط جميع أقسامها وتعزيز التآزر فيما بينها.

العناصر الأربعة الرئيسية لأرشفة المستندات الآمنة

تتطلب رشفة المستندات أن تكون آمنة، خاصة إذا كنت لا تخطط للنظر فيها لفترة من الوقت، وبالتالي يجب حماية البيانات المخزنة تمامًا مثل البيانات النشطة، وفيما يلي نقترح عليكم العناصر الأربعة الرئيسية لأرشفة المستندات الآمنة:

قابلية التوسع والأداء

يجب أن توفر أرشفة المستندات القدرة على التعامل مع كميات الاستيعاب خلال النوافذ الزمنية اللازمة لتزويد الشركة بإمكانية الوصول إلى المستندات عند الحاجة في العمليات التجارية، وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن يوفر الأرشيف أوقات استجابة معقولة للبحث عن المستندات واسترجاعها، وكنموذج ننصح باستخدام برنامج فكرة للارشفة الالكترونية، والذي يتمتع بالقدرة على أداء وظائف الاستيعاب والأرشفة دون التأثير سلبًا على أداء النظام الكلي للمستخدمين.

إمكانية الوصول والتوافر

يجب أن يوفر الأرشيف آلية للمستخدمين المصرح لهم للبحث عن المستندات واستردادها، وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن توفر أرشفة المستندات القدرة لبعض المستخدمين الخارجيين على استرداد المستندات، مثل التقديم الإلكتروني للعملاء أو الوكلاء.

الأمن والحماية

يجب أن تتمتع أرشفة المستندات بالقدرة على تقييد الوصول إلى المستندات، مثل المستندات الخاصة أو السرية أو المميزة أو الأساسية لاستمرارية الأعمال، وقد يشمل ذلك متطلبات تشفير المحتوى المخزن.

الاحتفاظ والنزاهة

تحتاج أرشفة المستندات إلى أن تكون قادرة على الاحتفاظ بالمستندات لفترات زمنية محددة، مع مراعاة المتطلبات القانونية والتنظيمية والمالية والتشغيلية والتاريخية، وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن توفر افضل برامج الارشفة الالكترونية ضمانًا مناسبًا للأصالة، وأخيرًا، يجب أن يوفر الأرشيف القدرة على الاحتفاظ بالمعلومات على منصة تخزين غير قابلة للتغيير عند الحاجة.

استنتاج:

يمكن أن نخلص الى أن أرشفة المستندات تعد جانبًا مهمًا لإدارة المعلومات داخل المؤسسة، وتشير إلى عملية تخزين المستندات وتنظيمها بشكل منهجي بطريقة آمنة ويمكن الوصول إليها بسهولة، وهذا يضمن الحفاظ على السجلات والملفات المهمة للرجوع إليها مستقبلاً ويمكن استرجاعها عند الحاجة.