ما هي العناصر الأربعة الرئيسية لأرشفة المستندات الآمنة؟.. دليل كامل
تعد أرشفة المستندات ، أو تخزين المستندات ، خطوة مهمة جدًا في عملية إدارة المستندات. بمجرد أن يصبح الملف غير نشط ، يتم إرساله إلى الأرشفة للاحتفاظ به. قبل سنوات ، كان هذا ينطوي على طباعة الملفات وتخزينها فعليًا في خزائن الملفات وغرف التخزين.
اليوم ، تحتفظ الشركات بمستنداتها إلكترونيًا ، مما يعزز عملية أرشفة المستندات مع تحسين كيفية الاحتفاظ بالملفات المخزنة وإدارتها واستردادها. ومع ذلك ، هناك العديد من العوامل التي يجب على المرء معالجتها لضمان نجاح عمليات التخزين على المدى الطويل.
متى يجب عليك أرشفة البيانات؟
هناك العديد من الأسباب الوجيهة لأرشفة البيانات ، ولكن عليك أن تضع في اعتبارك متى ستكون هذه البيانات مفيدة للغاية قبل أن تقرر تخزينها. تؤدي أرشفة البيانات غير المطلوبة بشكل متكرر إلى إهدار مساحة وعمل إضافي للوصول إليها عند الحاجة.
بالإضافة إلى ذلك ، من الجيد عمومًا أرشفة البيانات الأقدم مما تحتاجه حاليًا لأنه من المحتمل أنك ستحتاج إليها في وقت ما في المستقبل. على العكس من ذلك ، يمكن ترك البيانات التي لا تزال ذات صلة اليوم في مكانها وإعادة تحليلها عند الحاجة.
لماذا الأرشفة ضرورية؟
1. تلبية المتطلبات التنظيمية
تعد حماية البيانات أمرًا تدركه معظم الشركات تمامًا. في ضوء التحديثات الأخيرة المهمة لقانون حماية البيانات ( GDPR ، أي شخص؟) ، تتعرض الشركات الآن لضغوط متزايدة لإدارة بيانات المستهلك بشكل صحيح وآمن - وإلا تواجه غرامات باهظة. يتطلب ذلك أن يكون لديهم عمليات إدارة بيانات فعالة وحلول تخزين مستندات آمنة.
2. تقليل التكاليف وتوفير المساحة
سواء كنت تدير شركة دولية كبيرة أو شركة ناشئة ، فمن المهم توفير التكاليف حيثما أمكنك ذلك. يمكن أن تساعد أرشفة المستندات في ذلك عن طريق تحرير مساحة وتقليل تكاليف التشغيل. كلما قل عدد المستندات التي لديك في الموقع لإدارتها ، قل الوقت والمال الذي يجب إنفاقه على إدارتها.
3. تحسين سير العمل والأداء
يمكن أن تؤدي أرشفة المستندات المناسبة إلى تحسين سير العمل والأداء في عملك. وفقًا للتقديرات ، لا يلزم أن يكون الوصول إلى ما يصل إلى 80 بالمائة من بيانات الإنتاج بسهولة. من خلال أرشفة هذه البيانات غير الهامة ، يمكنك تبسيط الوصول إلى بقية بياناتك وتحسين أدائك.
العناصر الأربعة الرئيسية لأرشفة المستندات الآمنة
قابلية التوسع والأداء
يجب أن يوفر الأرشيف القدرة على التعامل مع كميات الاستيعاب خلال النوافذ الزمنية اللازمة لتزويد الشركة بإمكانية الوصول إلى المستندات عند الحاجة في العمليات التجارية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يوفر الأرشيف أوقات استجابة معقولة للبحث عن المستندات واسترجاعها ، ويجب أن يتمتع الحل بالقدرة على أداء وظائف الاستيعاب والأرشفة دون التأثير سلبًا على أداء النظام الكلي للمستخدمين.
إمكانية الوصول والتوافر
يجب أن يوفر الأرشيف آلية للمستخدمين المصرح لهم للبحث عن المستندات واستردادها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يوفر الأرشيف القدرة لبعض المستخدمين الخارجيين على استرداد المستندات ، مثل التقديم الإلكتروني للعملاء أو الوكلاء.
الأمن والحماية
يجب أن يتمتع الأرشيف بالقدرة على تقييد الوصول إلى المستندات ، مثل المستندات الخاصة أو السرية أو المميزة أو السرية أو الأساسية لاستمرارية الأعمال. قد يشمل ذلك متطلبات تشفير المحتوى المخزن.
الاحتفاظ والنزاهة
يجب أن يكون الأرشيف قادرًا على الاحتفاظ بالمستندات لفترات زمنية محددة ، مع مراعاة المتطلبات القانونية والتنظيمية والمالية والتشغيلية والتاريخية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يوفر الأرشيف ضمانًا مناسبًا للأصالة. أخيرًا ، يجب أن يوفر الأرشيف القدرة على الاحتفاظ بالمعلومات على منصة تخزين غير قابلة للتغيير عند الحاجة .
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد