هل تعاني من مشاكل إدارية في إدارة عيادتك بنجاح وفعالية؟ يواجه كثير من أصحاب العيادات الكثير من المشاكل المتعلقة بطرق إدارة عياداتهم من حيث تسجيل بيانات المرضى بشكل صحيح، وتحديثها باستمرار، بالإضافة لتسجيل مواعيد المرضى ومواعيد الزيارات المنزلية، مما قد يؤثر على العلاقة مع العملاء.
إذا كنت من أصحاب العيادات الذين يعانون من هذه المشاكل وترغب في تطوير طريقة الإدارة، فأنت بحاجة إلى أن تنتقل بعملك إلى العالم الرقمي من خلال برنامج عيادات احترافي متكامل.
في هذا المقال، سوف نشرح لك مفهوم برامج العيادات، وما هي أهم مزايا استخدام برنامج عيادات رقمي في إدارة المنشآت الطبية
شرح مفهوم برنامج عيادات
هو برنامج تم تصميمه خصيصًا لحل مشاكل أصحاب العيادات والمستشفيات ودور الرعاية الصحية المختلفة فيما يتعلق بإدارة بيانات العملاء بطريقة احترافية، بداية من إنشاء قاعدة بيانات للعملاء تشمل كافة بياناتهم الشخصية والعلاجية، ومعالجة الأمور الخاصة بحجوزاتهم، وتحديد مواعيد الاستشارات، ومعالجة الأمور المالية، ونهاية بإصدار تقارير الأداء المختلفة لتقييم أداء المهام داخل العيادة.
مزايا استخدام برنامج عيادات
يحتوي البرنامج على عدد من الأدوات والأنظمة الرقمية التي تساعد في أتمتة كافة مهام العمل داخل العيادة بأقصى كفاءة ممكنة وفاعلية، وأهم من تلك المزايا ما يلي:
-
نظام إدارة المواعيد
يمتاز أي برنامج عيادات احترافي بقدرته على المساعدة في تقديم أفضل خدمة للمرضى لحجز مواعيدهم باحترافية من خلال الخصائص التالية:
- تسجيل مواعيد المرضى سواء كانت كشف أو استشارة وربطها بملف المريض المتواجد مسبقًا بقاعدة البيانات أو إنشاء ملف تعريفي جديد.
- إنشاء التنبيهات والإشعارات الخاصة بالمواعيد القادمة لتذكير الطبيب بها وإرسال التنبيهات أيضًا للمرضى إما عن طريق الرسائل النصية القصيرة SMS أو من خلال رسائل البريد الإلكتروني، مما يوفر تجربة سهلة للعملاء.
- إذا كنت تمتلك أكثر من عيادة فيمكنك ربط كافة عياداتك ببعضها وإدارتها من شاشة واحدة لكي تتمكن من تتبع كافة حجوزات مرضاك من مكان واحد.
- إمكانية إضافة شركات التأمين الطبية المتعاقد معها وتمكين مرضاك من اختيار الشركات المشتركين بها أثناء عملية الحجز.
-
نظام إدارة السجلات الطبية
السجلات الطبية لمرضاك هي أحد أهم المستندات التي يجب تسجيلها والاحتفاظ بها بأمان لتسهيل تعاملك مع المرضى وتحديثها باستمرار حسب حالة كل مريض. وقديمًا كان اتباع الطرق التقليدية في التسجيل والاحتفاظ بتلك المستندات يسبب حدوث بعض الأخطاء ويعمل على زيادة التكاليف الخاصة بك نتيجة الأوراق المستخدمة والأماكن المجهزة لتخزينها، ولكن من خلال برنامج عيادات ستتمكن من تفادي الأخطاء الواردة وتقليل التكاليف المتعلقة بالمستندات والتخزين من خلال ما يحتويه البرنامج من مزايا كالتالي:
- إنشاء قاعدة بيانات لعملائك، تحتوي على ملف خاص بكل منهم يحتوي على بيانات التواصل وتاريخ كافة حجوزاته السابقة والقادمة، تسجيل السجل الخاص بكشوفاته المرضية وما تم بكل كشف كي تتمكن من متابعة حالته بسهولة في كل كشف.
- إمكانية إرفاق أي مستندات بالملف الخاص بكل مريض كالروشتات الطبية التي يتم تحديد الأدوية بها، والمستندات الخاص بالتحاليل والأشعة، بالإضافة للمستندات المالية كالفواتير الخاصة به وما إلى ذلك.
- الاحتفاط بقاعدة بياناتك بالنظام الخاص ببرنامج العيادات لحمايتها من التعرض للتلف أو الفقد وتسهيل مهمة الوصول إليها بأي وقت ومن أي مكان.
- الاحتفاظ بنسخة من سجلات مرضاك لإعادة استخدامها في حالة تعرض البرنامج لأي مشكلة في البيانات، وبالتالي ستتمكن من استرجاعها مرة أخرى وبسهولة.
-
إصدار التقارير الدقيقة والشاملة
إدارة العيادات كغيرها من الإدارات المختلفة بأي مجال عمل تحتاج للاطلاع على التقارير المختلفة لمعرفة الأوضاع الخاصة بالعيادة سواء من ناحية الإدارة المالية أو إدارة العاملين أو إدارة المرضى، وهو ما يوفره لك أي برنامج عيادات متكامل، وذلك من خلال ما يلي:
- إصدار التقارير المالية وتقارير كشف الحساب والبيانات المالية.
- الاطلاع على تقارير المرضى المتعلقة بحجوزاتهم وكشوفاتهم الطبية.
- تقارير المشتريات والمبيعات المتعلقة بالمخزون الطبي المستخدم داخل العيادة وأي أصناف أخرى يتم استخدامها.
- التقارير المتعلقة بأداء الأطباء العاملين بالعيادة وتقييم أدائهم.
- تقارير العاملين بكافة الإدارت الأخرى والتحقق من تنفيذ كافة مهام سير العمل المحددة لهم.
خطوات تطبيق برنامج العيادات داخل المنشآت الطبية
-
توافر واجهة استخدام سهلة
تحتاج إلى الاعتماد على برنامج عيادات يوفر واجهة استخدام سهلة تدعم أكثر من لغة، على رأسها اللغة العربية دعم كامل، بما يجعل البرنامج سهل التحكم ويتيح لك التعرف بسهولة على كافة الأدوات المتاحة وتخصيصها بما يتناسب مع احتياجات العيادة الخاصة بك.
-
تعيين مهام سير العمل
ابدء بإنشاء حساب لكل الموظفين بالعيادة على البرنامج وتعيين اسم مستخدم وكلمة سر لكل منهم، ومن ثم تحديد الصلاحيات المتاحة لكل موظف حسب ما يقتضيه عمله. كما يمكنك تحديد مهام سير العمل وإرسالها لكل منهم وتتبعها بشكل لحظي لتتمكن من تقييم أداء كل منهم سواء كان ذلك بعيادة واحدة أو بأكثر من عيادة عن طريق الأتمتة التي تتيح لك ربط كافة أعمالك ببعضها.
-
شاشة الطبيب
يتيح أي برنامج عيادات احترافي أداة شاشة الطبيب، والتي صُممت خصيصًا لكي يتمكن كافة الأطباء بالعيادة من التواصل مع موظفي الاستقبال واستدعاء المرضى بسهولة، مع إمكانية الاطلاع على ملف المريض وتحديثه أثناء الكشف وطباعة الروشتة الطبية وإرفاقها مع ملف المريض، كل ذلك بوقت قصير ودون الحاجة للقيام بتلك المهام بالطرق التقليدية.
-
إضافة العيادات
إذا كنت تمتلك أكثر من عيادة، فيمكنك تسجيل بيانات كل عيادة على حدة، وتسجيل كافة بياناتها كأسامي الأطباء المسؤولين عن كل عيادة وتخصصها وسعر الكشف والاستشارة وتحديد مواعيد العمل لكل عيادة على حدة لتنظيم العمل بعياداتك وتسهيل التواصل مع المرضى.
-
توفير طرق دفع متعددة
قدم لمرضاك كافة الأدوات التي تخدمهم، فمن خلال برنامج عيادات ستتمكن من تحديد أكثر من طريقة دفع لتناسب مختلف المرضى سواء كان الدفع النقدي أو الدفع من خلال بطاقات البنك الائتمانية أو من خلال شركات التأمين المتعاقد معها.
-
إدارة الفواتير
تحكم في فواتيرك الإلكترونية مع إمكانية تخصيصها بحسب اسم العيادة والطبيب المسؤول عن المريض وتعيين رقم تسلسلي لها. كما يمكنك الاطلاع على كافة الفواتير لمراجعتها بسهولة أو استدعائها عن طريق اسم الطبيب أو اسم المريض.
-
التوافق مع هيئة الضريبة والزكاة
يوفر برنامج عيادات الطبيب التوافق مع كافة الضرائب المفروضة على الخدمات الطبية المختلفة، بالإضافة لضريبة القيمة المضافة، كما يتم تفعيلها تلقائيًا على مختلف مستنداتك المالية كالفواتير ومستندات القبض والصرف، بالإضافة لإمكانية تطبيقها على الأصناف الطبية المختلفة التي يتم استخدامها داخل العيادة.
-
شاشة الاستقبال
ساعد موظفي الاستقبال على تسهيل مهام الحجز ودخول وخروج المرضى دون الحاجة لتضييع الكثير من الوقت والانتظار من خلال شاشة الاستقبال الخاصة ببرنامج العيادات. يمكن لموظف الاستقبال من خلال شاشة الاستقبال إنشاء ملفات المرضى الجدد، أو استدعاء ملفات المرضى القدامى لحجز المواعيد واختيار العيادة المختصة، والاطلاع على أسعار الكشوفات لكل عيادة لإنهاء عملية الحجز بسرعة وسهولة مع إمكانية طباعة الفواتير الخاصة بهم.
ختامًا:
تعرفنا في هذا المقال على مفهوم برنامج العيادات الرقمي، ومجموعة من أهم مزايا استخدام برنامج عيادات احترافي، وكيف يمكن استخدامه لكافة العيادات بمختلف اختصاصتها بما يتناسب مع صاحب كل عيادة كي يتمكن من تطوير مجريات العمل المختلفة بعياداته سواء على مستوى الأداء الوظيفي لكافة الأقسام المختلفة داخل العيادة أو على مستوى التواصل مع العملاء وإدارتهم وتقديم أفضل تجربة لهم.
كل تلك الأدوات تساعد في تحقيق الاحترافية في الأداء وتحقيق الأرباح ومساعدة المرضى واكتساب ثقتهم فيما تقدمه لهم من خدمات طبية.
إضافة تعليق جديد