تواجه العيادات تحديا كبيرا في إدارة وجدولة المواعيد الخاصة بالمرضى، والاعتماد على الطرق التقليدية في جدولة المواعيد يتسبب في كثير من الأحيان لتكدس المرضى والتأخر في المواعيد وهو ما يؤثر بشكل مباشر على مستوى رضا العملاء. ولكن مع التقدم التكنولوجي وظهور برامج العيادات وما تحتويه من تقنيات وحلول مختلفة لتطوير إدارة العيادات، أصبحت جدولة المواعيد الآن أكثر سهولة وفاعلية. فتلك الحلول تعمل تحسين الكثير من المهام، وتقليل الوقت والجهد، وتنظيم العمل والخدمات المقدمة للمرضى باحترافية أكثر.

ومن خلال هذا المقال، سنتعرف على كيفية تحسين جدولة المواعيد بكفاءة وفاعلية من خلال التقنيات والأدوات المتاحة في برامج العيادات.

5 طرق لتحسين جدولة المواعيد في العيادات باستخدام التكنولوجيا

استطاعت العيادات والمراكز الطبية التي تعتمد على التكنولوجيا والمتمثلة في برامج العيادات من تحقيق كفاءة ودقة أكثر من أي وقت مضى في إدارة وجدولة المواعيد الخاصة بالمرضى والأطباء، وذلك لما توفره تلك البرامج من حلول وتقنيات متطورة ساهمت في الحد من الأخطاء البشرية نتيجة الاعتماد على الدفاتر الورقية والمكالمات الهاتفية في إدارة المواعيد. 

وهناك العديد من الطرق التي يمكن تطبيقها من خلال تلك التقنيات لتحسين جدولة المبيعات، ومنها التالي:

1. أتمتة جدولة المواعيد

الطرق التقليدية في جدولة المواعيد تتسبب في حدوث عدد من الأخطاء مثل الحجز المزدوج أو التسجيل الخاطئ لمواعيد المرضى. وهو ما يمكن تفاديه والحد من حدوثه من خلال استخدام برامج العيادات، والتي تعتمد على الأتمتة الإلكترونية في تسجيل المواعيد بدقة ونظام دون أي تدخل يدوي. 

كيفية تطبيق ذلك

• استخدام نظام الجدولة الذكي، والذي يوفر المواعيد الفارغة والتي من خلالها يمكن اختيار الميعاد المناسب مع المريض.
• يمكن للمرضى حجز المواعيد بأنفسهم من خلال الإنترنت، وهو ما يساهم في تقليل الوقت والجهد المستهلك في تلقي المكالمات الهاتفية للحجوزات.
• تساهم الأتمتة الإلكترونية في إنشاء تذكيرات بكافة المواعيد الخاصة بالمرضى، ومن ثم يتم إنشاء إشعارات تلقائية بتلك المواعيد للمرضى لتذكيرهم بها إما من خلال الرسائل النصية القصيرة أو رسائل البريد الإلكتروني.

2. تحسين إدارة قوائم الإنتظار

غياب التنظيم في إدارة مواعيد المرضى يتسبب في التكدس والازدحام داخل العيادات، ويتسبب في تأخير المواعيد ويسبب ضيق للمرضى نتيجة الانتظار لوقت كبير. وهو ما تساعد برامج العيادات في تحسينه من خلال أداة إدارة قائمة الانتظار الذكية.

كيفية تطبيق ذلك

• بعد تسجيل مواعيد المرضى عن طريق الأتمتة الإلكترونية، تعمل قائمة الانتظار الذكي على توزيع المرضى على المواعيد الخاصة باليوم، وتحديد مدة الانتظار المتوقعة لكل مريض. وهو ما يساهم في منع التكدس والازدحام داخل العيادات نتيجة ذلك التوزيع.
• يمكن إرسال تنبيهات للمرضى عند اقتراب الدور الخاص بهم، وذلك من خلال إنشاء رقم إلكتروني للدور الخاص بكل مريض عند تسجيل الموعد الخاص به.

3. توفير نظام حجز إلكتروني عبر الإنترنت

حجز المواعيد الخاصة بالمرضى من خلال التواصل الهاتفي له العديد من السلبيات، منها انتظار المرضى لكثير من الوقت إما نتيجة المكالمات الكثيرة أو نتيجة انتظار الموظف المسؤول لابلاغهم بالمواعيد المتاحة لاختيار الأنسب منها. وهو ما يستنفذ كثير من وقت وجهد الموظفين، وصعوبة الرجوع لتاكيد المواعيد مع المرضى لتذكيرهم بها عند اقتراب موعدها. لذا تتيح برامج العيادات إمكانية جدولة المواعيد الخاصة بالمرضى بسهولة من خلال توفير الحجز الإلكتروني، ويتم تحديث بيانات تلك الحجوزات بتلقائية عند تسجيلها نتيجة الربط مع تلك البرامج. وهو ما يساهم في راحة المرضى نتيجة توفير إمكانية اختيار الموعد المناسب دون الحاجة للانتظار على الهاتف، كما يساهم في تقليل وقت وجهد العاملين نتيجة ضغط المكالمات الهاتفية

كيفية تطبيق ذلك

• من خلال الربط والتكامل فيما بين برنامج العيادات والموقع الإلكتروني الخاص بالعيادة أو مع تطبيقات الهواتف الإلكترونية.
• يتم ربط نظام الحجز الإلكتروني مع سجلات المرضى، وهو ما يساهم في تحسين عملية إدارة السجلات الخاصة بالمرضى بكفاءة وفاعلية.
• يتم تحديث تلك التسجيلات بتلقائية، ومن ثم يتم إرسال تذكيرات للمرضى بها عند اقتراب الموعد الخاص بهم. وذلك من خلال إشعارات تطبيقات الهاتف أو الرسائل النصية القصيرة أو رسائل البريد الإلكتروني.
• يمكن للمرضى بسهولة تعديل أو إلغاء المواعيد الخاصة بهم دون الحاجة للاتصال الهاتفي، ويتم إرسال إشعارات تلقائية عند حدوث أي تغيير للموظفين المسؤولين عن إدارة وجدولة المواعيد.

4. تحليل البيانات 

تحسين جدولة المواعيد الخاصة بالمرضى داخل العيادات يساهم بشكل كبير في تحقيق العديد من المزايا، ومنها تعزيز رضا المرضى، الالتزام بمواعيد الحجوزات، تحسين استخدام الموارد البشرية من حيث عدد الأطباء والموظفين. وهو ما يمكن تحقيقه من خلال تحليل البيانات المتعلقة بإدارة المواعيد المرضى، وذلك عن طريق تقنيات تحليل البيانات في برامج العيادات والتقارير المسؤولة عن ذلك.

كيفية تطبيق ذلك

• تحديد أوقات الذروة والتخصصات الطبية الأكثر زيارة من المرضى، بالإضافة لأوقات حجوزات معامل التحليلات والأشعة وأي خدمات أخرى تقدمها العيادة.
• توزيع المواعيد على الأطباء بشكل متساوي، لتقليل الجهد والوقت المبذول من قبلهم. وهو ما يساهم في كفاءة الخدمات والفحوصات الطبية المقدمة للمرضى.
• تحسين إدارة الإنتظار للعمل على الحد من أي تكدس أو ازدحام داخل العيادات.

5. تحسين جدولة المواعيد للأطباء والعاملين

جدولة المواعيد الخاصة بالأطباء والعاملين لا يقل أهمية عن جدولة مواعيد المرضى، فغياب تنظيم مواعيد الأطباء والعاملين يؤثر بشكل مباشر على الخدمات الطبية المقدمة للمرضى. هذا بالإضافة لتأثيرها على جدولة مواعيد المرضى وتنظيمها. واستخدام برامج العيادات لا يقتصر فقط على تحسين جدولة المواعيد الخاصة بالمرضى، بل أيضا بمواعيد الأطباء والعاملين.

كيفية تحقيق ذلك

• من خلال تسجيل عدد الأطباء المتاحين لكل تخصص ومواعيد العمل المناسبة لكل منهم من حيث الفترات الصباحية والمسائية، يعمل البرنامج على توزيع المناوبات بينهم بناءا على تلك البيانات بدقة وسهولة. وبناءاً عليه يتم تنظيم المواعيد المتاحة للمرضى للتسجيل من خلالها.
• في حالة الإجازات الطارئة، يقوم البرنامج تلقائيا إما بتعديل مواعيد المرضى وإرسال إشعارات لهم بتغيير المواعيد، أو تعيين تلك المواعيد لطبيب آخر في نفس التخصص. كل ذلك دون الحاجة إلى أي تدخل يدوي وهو ما يحد من الأخطاء البشرية.

في النهاية

تحسين جدولة المواعيد في العيادات والمراكز الطبية لا يعتبر رفاهية، بل هو ضرورة قصوى إذا كنت ترغب في تحسين كفاءة الخدمات المقدمة للمرضى، وتعزيز مستوى رضاهم. والاعتماد على التكنولوجيا في تطبيق ذلك هو الحل الأمثل، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال الاعتماد على برامج العيادات. وذلك بفضل ما تحتويه من حلول وتقنيات تساعد في ذلك بدءا من الأتمتة الإلكترونية التي تساهم في الحد من الأخطاء البشرية نتيجة التسجيل اليدوي، وتقليل الوقت والجهد، مرورا بتوفير حلول ذكية للمرضى لتسجيل حجوزاتهم إلكترونيا من خلال تطبيقات الهواتف أو المواقع الإلكترونية، والقدرة على إدارة قوائم الانتظار بفاعلية وكفاءة.

لذا إذا كنت تبحث عن سبل وطرق لتحسين جدولة المواعيد في عيادتك، فإن الاستثمار في برامج العيادات هو الحل. هذا بالإضافة للفوائد الأخرى التي يمكن الحصول عليها من خلال استخدام تلك البرامج.