تعتبر أتمتة الامتثال والمعروفة أيضًا باسم الامتثال الآلي، عبارة عن فئة من تطبيقات البرامج التي تستخدم ميزات وتقنيات الذكاء الاصطناعي لتبسيط إجراءات الامتثال، توفر هذه التطبيقات للمؤسسات إمكانات سير العمل المتعلقة بالامتثال، بما في ذلك التقييمات الذاتية، وتحليلات التحكم، وتخطيط الإجراءات التصحيحية، واختبار الضوابط، ومن خلال أتمتة هذه العمليات، تحل أتمتة الامتثال محل عمليات الفحص الفوري.
كيف تعمل أتمتة الامتثال؟
تبدأ الأدوات التي تراقب الامتثال من خلال تلقي سياسات أمان المؤسسة، حيث يتم نسخ أي لوائح تتعلق بصناعة الشركة، والتكوينات، والحسابات، والمخزونات، والتدابير الأمنية في برنامج أتمتة الامتثال من أجل اكتشاف الانتهاكات، كما يمكن تغيير لوائح الامتثال ومعايير الأمان أو تحديثها في أي وقت.
تعد أتمتة الامتثال مفيدة للاندماج في المؤسسات التي تعالج المعلومات الحساسة، مثل المستشفيات أو البنوك، أو التي يجب أن تلتزم بمجموعة من القواعد والمعايير عند حماية بيانات العملاء، يتم تحديث القوانين والمتطلبات التنظيمية باستمرار، مما يجعل أتمتة الامتثال أكثر إنتاجية وتبسيطًا ودقة للمدققين الداخليين والإدارة العليا.
فوائد أتمتة الامتثال
تتيح أتمتة الامتثال العديد من المزايا الرئيسية التي تجعلها الخيار المفضل للمؤسسات، نذكر منها:
1. تحسين الدقة
توفر أتمتة الامتثال ظروف عمل لا مجال للخطأ البشري فيها، حيث يتم تنسيق جميع المستندات وفقًا لتعليماتك، هذا يجعل من السهل تجنب الأخطاء المكلفة التي قد تكلفك الوقت والمال في الغرامات أو الرسوم القانونية.
2. تقييم المخاطر
تسهل أدوات اتمتة الامتثال عملية تقييم المخاطر، حيث يعد اتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات ودقيقة حول المخاطر المتعلقة بالامتثال وإنشاء خطة علاج أمرًا سهلاً باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي.
3. تحليل البيانات
تسمح تقنية أتمتة الامتثال بالوصول إلى البيانات التي لا يتم التقاطها غالبًا في الأساليب اليدوية الحالية للعمل، مثل البريد الإلكتروني وجداول البيانات والمكالمات الهاتفية.
4. الرؤية المحسنة
يمكن لفرق الامتثال والأمن من خلال أتمتة الامتثال، لاسيما بالنسبة للمؤسسات الكبيرة، تحقيق رؤية كاملة لنظامهم البيئي بالكامل، من الخوادم الداخلية إلى شركاء سلسلة التوريد.
5. توفير الوقت والموارد
تعمل أدوات أتمتة الامتثال على تبسيط العديد من المهام التي تنطوي عليها إدارة الامتثال، مثل التوثيق وجمع الأدلة وتحليل البيانات وإعداد التقارير، مما يساعد في تقليل الوقت والموارد المطلوبة لإدارة الامتثال، وبالتالي يسمح ذلك لمؤسستك بالتركيز على الأولويات الأخرى.
أتمتة الامتثال لنظام إدارة المستندات
يمنع نظام إدارة المستندات (DMS) العديد من المشاكل المرتبطة بالامتثال، حيث يوفر اعتماد أتمتة الامتثال لنظام إدارة المستندات، إمكانات إعداد التقارير حتى تتمكن من اكتشاف المشكلات قبل أن تتحول إلى مشاكل، إنها طريقة مؤكدة لزيادة احتمالات اجتياز مؤسستك لعمليات تدقيق الامتثال الداخلية والخارجية.
تعد إمكانات دعم أتمتة الامتثال أكثر أهمية الآن عندما يعمل العديد من الموظفين عن بُعد، إذا لم يكن لديهم الأدوات المناسبة، فهناك إغراء لموظفيك لاستخدام برامج المراسلة غير المصرح بها ومنصات الوسائط الاجتماعية لإنجاز وظائفهم دون التفكير في أمن المعلومات، كما يمكن لأعضاء الفريق أيضًا إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا لبعضهم البعض مما قد يضر بالأمان ويجعل فقدان تتبع أي إصدار هو الإصدار الأخير على الأرجح.
أفضل ممارسات أتمتة الامتثال لنظام إدارة المستندات
تحتاج المؤسسات والشركات إلى البحث عن أفضل ممارسات أتمتة الامتثال لنظام إدارة المستندات الخاص بها، حتى تحافظ على أمنها، وفيما يلي بعض أبرز هذه الممارسات:
إنهاء الاعتماد على الورق
قم بتحويل عملياتك عن طريق إنهاء الاعتماد على الورق أو الملفات الإلكترونية غير المهيكلة أو جداول بيانات Excel لتتبع المستندات المتعلقة بالامتثال أو تخزينها، العمليات التجارية التي تعتمد على الأساليب المعرضة للخطأ مثل إعادة إدخال المعلومات في جدول بيانات، خاصة إذا تم إجراؤها بواسطة عدة موظفين، تكون محفوفة بالمخاطر، حتى لو بذل جميع المشاركين قصارى جهدهم للحفاظ على الدقة، فلا بد أن تحدث الأخطاء، إذا لم تكتشف هذه الأخطاء في الوقت المناسب، فقد تخرج عن الامتثال.
تعمل أدوات مثل DocuWare Intelligent Indexing على أتمتة الامتثال لهذه العمليات اليدوية باستخدام تقنية قائمة على الذكاء الاصطناعي، تحدد الفهرسة الذكية المعلومات الأكثر قيمة في المستند وتحولها تلقائيًا إلى بيانات فهرسة عالية التنظيم وقابلة للاستخدام.
امتثال تنظيمي صارم
باستخدام أتمتة الامتثال لنظام إدارة المستندات عبر المؤسسة، سيكون لديك مستودع مركزي لإنشاء المستندات وتعديلها ومراجعتها واعتمادها وتخزينها وتنظيمها والوصول إليها ومشاركتها عالميًا بطريقة خاضعة للرقابة، تتبع كل مستند من الأصل إلى التقادم باستخدام التحليلات ولوحات المعلومات الرسومية والتعاون المتكامل وأدوات سير العمل.
زيادة الإنتاجية والكفاءة
من خلال عملية مدفوعة بسير العمل مدعومة بالإمكانيات الرقمية الآمنة لأتمتة الامتثال، يمكنك تبسيط إنشاء المستندات وتحديثها، مع التأكد دائمًا من استخدام القوالب الصحيحة، أيضا يمكنك تبسيط عملية مراجعة / الموافقة على المستندات بأكملها بسهولة، على أساس متسق وفي الوقت المناسب.
أيضًا من خلال تمتة الامتثال لنظام إدارة المستندات يمكنك زيادة الكفاءة التشغيلية من خلال تحسين الوصول إلى الإصدار الصحيح من المعلومات الخاصة بك، بشكل أسرع وأكثر فعالية من حيث التكلفة، بغض النظر عن النظام الأساسي، وسواء كانت إجراءات التشغيل الموحدة أو السياسات أو الخطط أو تعليمات العمل أو تصاميم التصنيع والإنتاج، ستكون أحدث المعلومات متاحة دائمًا ويمكن الوصول إليها، مما يقلل من الوقت والمخاطر.
تحسين التعاون
تخلص من مستودعات المستندات القديمة المنفصلة باستخدام نظام واحد على مستوى المؤسسة، من خلال أتمتة الامتثال لنظام إدارة المستندات القائم على السحابة، من السهل التعاون ومشاركة المعلومات باستخدام الأدوات المفضلة مثل Microsoft و Google و BOX عند إنشاء المستندات ومراجعتها وتحديثها.
يمكن لجميع الأشخاص المسموح لهم في مؤسستك رؤية التغييرات في الوقت الفعلي، والرد على الفور من خلال عمليات تسجيل الخروج والموافقات، حتى يمكنك التعاون عبر سلسلة التوريد الخاصة بك من خلال تضمين الموردين والشركات المصنعة للعقود للحصول على مدخلاتهم وإبقائهم في الحلقة، كما يمكنك تحسين التعاون من خلال تنفيذ حل إدارة المستندات، ولاتنسى أن تحافظ على تدريب الموظفين محدثًا باستخدام حل أتمتة الامتثال لنظام إدارة المستندات.
تطبيق أفضل الممارسات
يتطلب تشغيل العمليات باستمرار عبر المرافق القائمة والمبنية حديثًا أو المكتسبة على نطاق عالمي مجموعة مشتركة من العمليات، من خلال أتمتة الامتثال ونظام التحكم في المستندات المستندة إلى السحابة، تتمتع جميع منشآتك دائمًا بإمكانية الوصول إلى أحدث مجموعة من الإجراءات المعتمدة، تتم مشاركة أفضل الممارسات وتوحيدها بسهولة عبر المؤسسة ويتم إعداد العمليات الجديدة باستمرار.
استنتاج:
تبحث المؤسسات الرائدة اليوم عن أنظمة امتثال لسياسة أمن تكنولوجيا المعلومات الآلية لتمكينها من تلبية احتياجاتها الأمنية والامتثال التنظيمي في نفس الوقت، أثبتت أدوات الامتثال التنظيمي المؤتمتة التي يمكنها معالجة المهام المتكررة وإدارة نظام المستندات وأتمتتها أنها توفر قدرًا كبيرًا من الوقت والمال لفرق الأمان وتساعد المؤسسات على المضي قدما في نجاح عملياتها التجارية والإدارية.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
التعليقات
10 Aug 2023 05:26 AM
هاشم
طرح موفق
10 Aug 2023 05:27 AM
فارس
يجزاكم الله خير .. بالتوفيق
10 Aug 2023 05:31 AM
عمر
موفقين
إضافة تعليق جديد