5 أدوات ECM لتوفير الوقت والمال

إدارة محتوى المؤسسة (ECM) هي تقنية أعمال أساسية تساعد المؤسسات، بغض النظر عن حجمها أو صناعتها على تنظيم وإدارة وتوزيع المحتوى غير المنظم، يشار إليها أحيانًا باسم إدارة المستندات أو إدارة السجلات - وهي عملية إدارة دورة الحياة الكاملة لمحتوى المؤسسة، بما في ذلك المستندات وجداول البيانات والعقود والصور الممسوحة ضوئيًا.

الهدف من حل ECM هو تقليل المخاطر وتحسين الإنتاجية والكفاءة وتجربة العملاء من خلال التخلص من المهام الورقية وتحسين رؤية العملية، وللتعمق أكثر في حلول إدارة محتوى المؤسسات ECM وأبرز أدواته، تابع القراءة.

حلول إدارة محتوى المؤسسات ECM

تعد إدارة محتوى المؤسسة مصطلحًا شاملاً للتكنولوجيا والاستراتيجية، والطريقة المستخدمة لالتقاط المعلومات وإدارتها والوصول إليها ودمجها وقياسها وتخزينها، وتتجاوز قيمة حل ECM اليوم حلول المسح والتخزين والاسترداد البسيطة لتشمل جميع إمكانات النظام الأساسي ونقاط القوة .

تقليديا، كانت ECM تتألف بشكل أساسي من إدارة محتوى المعاملات، وهو نظام تسجيل لإدارة المستندات المتعلقة بالعملية، لكن إدارة محتوى المعاملات، التي غالبًا ما ترتبط بالعمليات التجارية التي تساعد في دفع الإجراءات والقرارات، هي مجرد جزء من إدارة المحتوى في المؤسسة ومصطلح آخر تحت مظلتها.

لم تعد حلول إدارة محتوى المؤسسة من الجيل الأول تعكس بشكل كامل الطريقة التي ينشئ بها المستخدمون المعلومات ويستخدمونها ويتفاعلون معها، وهذا هو سبب تطور المصطلح إلى خدمات المحتوى، حيث يساعدك نهج خدمات المحتوى الناجح على معالجة التغييرات في التكنولوجيا والطريقة التي نعمل بها، ويكافح صوامع المعلومات من خلال تقديم المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب، وهذا ما يقدمه برنامج "فكرة" لإدارة محتوى الشركات والمؤسسات DocSuite ECM.

مزايا ECM

يتمتع حل ECM بالعديد من الفوائد، ليس فقط للمستخدمين والعملاء والشركاء، ولكن أيضًا لفريق تكنولوجيا المعلومات لديك وعملك بأكمله، ومن أبرز هذه الفوائد:

يسهل ECM عملية تحول الرقمي الخاص بك، وبالتالي رقمنة عملياتك الورقية، من أجل الحفاظ على قدرتك التنافسية على المدى الطويل.
يتيح نظام ECM المعلومات لجميع المستخدمين، حتى يتمكنوا من الاستجابة للطلبات ومعالجة المعاملات بسرعة أكبر.
تلبي منصة ECM مستوى عال من المتطلبات والتوقعات الخاصة بالعملاء، بدءًا من الردود السريعة والمهنية على الاستفسارات والمشتريات ورسائل البريد الإلكتروني، الى الردود المخصصة لأسئلة العملاء.
يعزز ECM أداء الموظفين، ويقوي التعاون، ويحسن جودة المنتجات والخدمات، ويعزز أمن المعلومات، ويسرع إنشاء القيمة وله تأثير إيجابي على الكفاءة.
يستخدم ECM أدوات البحث المرنة لتحديد موقع المعلومات في ثوانٍ باستخدام أي مجموعة من الكلمات الرئيسية والعبارات والعناوين وغير ذلك الكثير.
يعمل ECM على حماية سجلاتك بأمان يتحكم في الوصول بناءً على الأذونات أثناء تعقب من قام بعرض أو تعديل مستند.
يطور ECM عمليات محددة ومؤتمتة مع إخطار المستخدمين بالإجراءات المطلوبة وتتبع الأنشطة ذات الصلة.

5 أدوات لبرنامج إدارة محتوى الشركات والمؤسسات ECM

يتيح برنامج إدارة محتوى الشركات والمؤسسات ECM، لمستخدميه 5 أدوات فعالة، تتيح لهم أقصى استفادة من نظام ECM، وهي:

1. التوقيع الإلكتروني

يشير التوقيع الإلكتروني إلى عدد من العمليات التي يمكن من خلالها توقيع المستند رقميًا، يعد استخدام التوقيعات الإلكترونية ممارسة معتادة هذه الأيام لأنها تعتبر الآن صالحة قانونًا في العديد من المواقف، تضمن خدمة التوقيع من برنامج "فكرة" لإدارة محتوى الشركات والمؤسسات DocSuite ECM توقيع مستنداتك رقميًا بواسطة موفر خدمة معتمد.

باستخدام التوقيعات الرقمية، يمكنك قطع عدد من الخطوات غير الضرورية مما يقلل بشكل كبير من خطر حدوث خطأ بشري في العملية، لن يتم وضع المستند الموقّع رقميًا في غير مكانه، والأهم من ذلك، أن المعاملة التي تنتظر التوقيع لن يتم تعليقها لأيام بينما ينتقل المستند من مكان إلى آخر.

2. معالجة الفاتورة

تستغرق معالجة الفواتير يدويًا وقتًا طويلاً، وتتطلب من العديد من الموظفين رعاية المستندات خلال العملية والمخاطرة بفقدان البيانات أو إدخال أخطاء على طول الطريق، عند التبديل إلى ECM الذي يسهل المعالجة الآلية للفواتير، توفر شركتك بشكل كبير النفقات المرتبطة بإدارة البيانات يدويًا، مع انتقال الفواتير الآن خلال العملية دون تدخل بشري، ناهيك عن أنه يمكنك الاستفادة من خصومات السداد المبكر أيضًا.

3. إدارة علاقات العملاء (CRM)

يؤدي ربط نظامي CRM و ECM إلى تحسين كفاءة تخزين واسترجاع مستندات العميل، مثل الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والفواتير، فمن خلال تكامل ECM، تتم جميع عمليات الأرشفة والفهرسة تلقائيًا من أجل الحصول دائمًا على البيانات المهيكلة لاستغلال أفضل، كما يحفظ حل ECM نسخة رقمية عند طباعة الحرف الورقي ويفهرس المستند تلقائيًا لسهولة استرجاعه، والتقاط اسم الشركة، ورقم الفاتورة، وما إلى ذلك، باستخدام ECM، يمكنك إنشاء أرشيف رقمي موثوق به مع بيانات وصفية متسقة، دون عمل إضافي. من قبل الموظفين.

4. نظام البريد الإلكتروني الخاص بك

إذا كانت شركتك تستخدم Microsoft Exchange أو Outlook، فإن مجلد البريد الإلكتروني لكل موظف هو صومعة للمعلومات، لا يمكن بسهولة مشاركة المعلومات الموجودة في رسائل البريد الإلكتروني هذه بخلاف إعادة توجيهها إلى كل شخص مهتم أم لا، لكن من الناحية المثالية، يجب وضع رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة بالمؤسسة بأكملها في مجموعة مستندات مركزية، حيث يمكن الوصول إليها بسهولة.

يسمح تكامل برنامج "فكرة" لإدارة محتوى الشركات والمؤسسات DocSuite ECM، مع نظام البريد الإلكتروني الخاص بك للمستخدمين بأرشفة الرسائل الواردة والصادرة بشكل انتقائي، بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني الواردة، ما عليك سوى فهرستها وإرسالها إلى نظام ECM الخاص بك. تتم مراقبة هذا المجلد بواسطة نظام ECM ، ويقوم تلقائيًا بتخزين البريد الإلكتروني وفهرسته.

5. نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

بغض النظر عن مجال نشاطك فإن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو أهم أداة للتكامل مع ECM لأنه قناة لجميع المعلومات الواردة من الحزمة المحاسبية، يوفر هذا التكامل مع ECM العديد من الطرق لتبسيط عمليات المحاسبة.

بالنسبة لحسابات القبض، على سبيل المثال، لم تعد بحاجة إلى طباعة الفواتير الورقية ثم حفظ الملفات الرقمية بشكل منفصل، بدلاً من ذلك، ما عليك سوى طباعته افتراضيًا، ليقوم نظام ECM بتوزيعها على العميل عبر البريد الإلكتروني أو مستند ورقي أثناء تخزين نسخة قانونية تلقائيًا.

بالنسبة للحسابات الدائنة، يوفر تكامل ECM طريقة فعالة للحصول على المعلومات في نظام ERP الخاص بك، على سبيل المثال، أثناء عملية الموافقة على نقطة الاتصال الخاصة بك، ربما تكون قد أدخلت بالفعل الكثير من المعلومات، مثل اسم المورد في الفاتورة ورقم الفاتورة والمبلغ الإجمالي وما إلى ذلك.

استنتاج:

تشترك جميع الشركات في الحاجة إلى نظام أساسي لتخزين معلوماتهم وحمايتها، وإتاحتها للموظفين بأسرع ما يمكن وبسهولة، وبالتالي فإذا كنت ترغب أنت أيضًا في جعل هذه العملية فعالة قدر الإمكان في مؤسستك، فمن المنطقي اختيار حل إدارة محتوى المؤسسة ECM.

لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :

برنامج حسابات ومخازن

برنامج erp

برنامج للارشفة

برنامج إدارة مكاتب المحاماة

نشر :

التصنيف: برنامج إدارة محتوى الشركات