تعتبر إدارة المهام عنصرًا أساسيًا في الإدارة الفعالة للمشروع والعمليات التجارية الناجحة، فعندما يعمل فريقك على عدة مشاريع، لكل منها مجموعة مهامه الخاصة المقسمة بين أعضاء الفريق المختلفين، كيف يمكنك التأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة؟ كيف ترى ما إذا كانت كل مهمة قد اكتملت في الوقت المحدد؟ هل يعمل فريقك على أهم المهام أولاً؟ هل يمتلك كل موظف المعلومات ذات الصلة اللازمة لإكمال مهامه؟.
يمكنك الاعتماد على الملاحظات اللاصقة وقوائم المهام والاجتماعات التي لا حصر لها والبريد الإلكتروني لتتبع كل شيء، أو يمكنك استخدام برنامج إدارة المهام لإنشاء عملية عمل منظمة تضمن إكمال كل مهمة ومشروع بكفاءة، ولمزيد من المعلومات عن أهمية إدارة المهام تابع معنا القراءة.
أهمية نظام إدارة المهام بشكل صحيح
سيؤدي تنفيذ نظام مناسب إلى إعادة توجيه العمالة إلى الاستخدام الأكثر إنتاجية لها، ستؤدي إدارة مهام الفريق اليقظة إلى إنتاج جودة عمل أعلى وتقليل الخطأ البشري، كما وتساعد أدواتها المحترفين على قضاء وقت مثالي في كل مهمة وتحملهم المسؤولية.
قد يؤدي الفشل في تنفيذ هذا النظام إلى تفويت المواعيد النهائية والضغط غير الضروري وفشل المشروع، عندما يكون أصحاب الأعمال وعمالهم مرهقين، فإنهم يكونون أقل قدرة على إنتاج عمل جيد أو تقديم تجربة إيجابية للعملاء.
فوائد الإدارة السليمة للمهام
تعود الإدارة السليمة لمهامك على عملك بنجاح غير مسبوق، وتوفر عليك الجهد والوقت، ولعل أبرز فوائدها ما يلي:
إنتاجية مُحسَّنة
يحسن نظام إدارة المهام الإنتاجية، من خلال قضاء الوقت المناسب في كل مهمة، مما يساعد على إكمال المزيد من الوظائف والأعمال.
زيادة الكفاءة
سيؤدي تحسين الإنتاجية إلى زيادة كفاءة الأعمال بشكل تكافلي، من خلال توفير المزيد من الوقت للموظفين للتركيز على تعزيز المبيعات أو الحصول على عملاء جدد.
تقليل الإجهاد
تعمل أدوات إدارة المهام على تقليل الضغط غير الضروري والإرهاق وتعدد المهمات الغير المنتجة.
تحسين رضا العملاء
من خلال إدارة ناجحة تمنحك توفير واجهة متجر منظمة مزودة بموظفين فعالين ومنتجين، ستجعل عملاءك أكثر سعادة.
تحليل الاتجاه
توفر أنظمة إدارة المهام إحصاءات يسهل الوصول إليها للمساعدة في تحديد المجالات التي تحتاج إلى الاهتمام أو التحسين، بمجرد معرفة الاتجاهات، يمكن للموظفين تطوير إستراتيجية عمل مناسبة ومتجاوبة.
أنواع المهام:
هناك أربعة أنواع من المهام وهي:
1. عاجلة ومهمة
2. ليست عاجلة ولكنها مهمة
3. عاجلة ولكنها ليست مهمة
4. ليست عاجلة وليست مهمة
غالبًا ما يصاب الناس بالارتباك عندما يتعلق الأمر بالتمييز بين المهام العاجلة والمهمة، نعم، هناك فرق كبير بين الاثنين، نحن نعتبر بشكل خاطئ العاجلة منها مهمة عندما لا يكون الأمر كذلك في كثير من الأحيان.
المهام العاجلة هي تلك التي يجب معالجتها على الفور، وقد تتضمن الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، إذا كنت في منتصف شيء مهم وفجأة رن الهاتف، فأنت بحاجة إلى الإجابة عليه وإلا فلن يتوقف عن الرنين.
من ناحية أخرى، قد لا تكون المهام المهمة ملحة دائمًا ولكن قد يكون لها تأثير كبير على شركتك أو عملك، يتضمن ذلك التخطيط لعرض تقديمي للإدارة، أو تقديم حل لمشكلة العميل، أو بناء علاقات جيدة مع أشخاص آخرين في شركتك أو مع العملاء.
ضع في اعتبارك أن بعض الأعمال قد تكون عاجلة ومهمة مثل التعامل مع أزمة ما، كما أنها قد لا تكون عاجلة وليست مهمة مثل تصفح الويب، إلا إذا كنت تقوم بذلك لأغراض البحث.
أساسيات إدارة المهام الناجحة
إن تعلم مهارات تحديد الأولويات والتفويض والتمييز بين الأعمال التي يجب القيام بها وتلك غير الضرورية هي ما يجعل إدارة المهام مهمة.
تحديد الأولويات عن طريق عمل قائمة مهام
لإدارة مهامك، فإن أول شيء عليك القيام به هو إعداد قائمة بأنشطتك ومهامك الفردية لهذا اليوم، من الناحية المثالية، يجب أن تقضي 10 دقائق لهذا الغرض، ومن الأشياء الجيدة جدًا في إعداد قائمة اعمالك أنه يمكنك تصفية ذهنك من المخاوف غير الضرورية الناتجة عن التفكير في كيفية إنجاز كل شيء في الوقت المحدد.د، كما تظهر الدراسات أنه عندما تكون لديك القائمة، يمكنك أن تكون أكثر إنتاجية بنسبة 20٪ على الأقل.
ستكون هذه القائمة بمثابة دليلك في إدارة مهامك، ومن خلال ذلك يمكنك بسهولة تحديد المهام التي يجب القيام بها في أقرب وقت ممكن، والمهام التي يجب شطبها من قائمتك.
تفويض لزيادة الإنتاجية
يمكن أن يساعدك التفويض في الواقع على أن تصبح أكثر كفاءة عندما يتعلق الأمر بإنجاز العمل، ولكن لا يدرك الكثير من الناس ذلك، بدلاً من ذلك، اختاروا القيام بكل شيء بأنفسهم، مما يؤدي بعد ذلك إلى الاضطرار إلى قضاء المزيد من الساعات في العمل لمجرد إنهاء مهمة معينة، التفويض هو إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها تنفيذ إدارة المهام، وهذا ما تحتاج إلى فهمه وقبوله.
كيف تفوض؟ أولاً، تحتاج إلى اختيار نوع المهام التي يمكنك نقلها إلى شخص آخر، عادة، من الأفضل تفويض تلك الأعمال الروتينية، وكذلك تلك التي ليست في اختصاصك، بعد ذلك، حدد الشخص الذي تعتقد أنه قادر على القيام بالعمل، بناءً على المهارات والقدرات، بالإضافة إلى شخصية الشخص وموقفه، أخيرًا، أعط تعليمات واضحة وتأكد من أنهم يفهمون تمامًا الأهداف التي ترغب في تحقيقها للمهمة، وبالطبع لا تنسى ذكر الموعد النهائي.
كيف تدير المهام؟
فيما يلي بعض الخطوات الأساسية لإدارة المهام:
تحديد الأولويات
مهما كانت الأداة التي تستخدمها لإدارة مهامك، سواء كانت قائمتها بسيطة أو أداة شاملة لإدارة المشروع، فإن أهم جانب في مهام إدارة المهام هو تحديد الأولويات، يتيح ذلك إنجاز مشاريعك المخططة بكفاءة مع الحفاظ على القيود المخططة.
تتبع المعالم
تحديد أهداف واضحة أمر بالغ الأهمية لنجاح مشروعك، على الرغم من أن الهدف النهائي ليس ضروريًا لإدارة المهام، إلا أن تحديد المعالم يساعد في تحفيز الفرق.
إدارة الجدول الزمني
إن ضمان إكمال المهمة في الوقت المحدد له تأثير على الحالة العامة للمشروع، من الضروري تخصيص الوقت المناسب من خلال تقدير الجهود اللازمة.
تخصيص الموارد
تعتبر الإدارة المثلى للموارد ضرورية أيضًا لضمان الإدارة الفعالة لشركتك، بناءً على الميزانية والجدول الزمني، قم بتعيين المواهب المناسبة ومقدار الموارد لإنجاز المهمة.
التعاون
بالنسبة لجميع الخطوات المذكورة أعلاه، فإن التعاون ضروري، على الرغم من أن العمل في فريق عادة ما يتم إنجازه أكثر، إلا أنه قد يكون من الصعب البقاء متزامنًا داخل الفريق، يمكن أن يساعد برنامج إدارة مهام الفريق في الحفاظ على اتصال فريقك.
كيف تختار برنامج إدارة المهام المناسب؟
هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع للاختيار من بينها اعتمادًا على الغرض ونطاق السعر وبيئة العمل الحالية والنظام الأساسي المفضل، من قوائم المراجعة البسيطة دون اتصال إلى برامج إدارة مهام المشروع الشاملة، تتنوع قدراتها، تم تصميم بعض البرامج لتناسب صناعات معينة مثل الإنشاءات أو تكنولوجيا المعلومات أو التعليم أو وظائف محددة مثل إدارة CRM.
استنتاج:
إدارة المهام مهمة لمشروعك، لاسيما عندما تتم من خلال برنامج ناجح في تسجيل جميع معلومات مشروعك وتتبعها، فالقدرة على تتبع المواعيد النهائية والاجتماعات وإدارة الفريق تجعل برنامج هذا النظام أداة حاسمة لاحتياجات عملك.
مواضيع قد تهمك :
مراجع
1. <<إدارة المهام>>، ويكيبيديا.
2. <<أفضل 10 تطبيقات لإدارة المهام لكل فريق>>، فص للمعلوميات.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
التعليقات
08 Jun 2023 03:30 AM
سامي
موفقين
08 Jun 2023 03:31 AM
احمد
نتمنى لكم مزيد من النجاح
إضافة تعليق جديد