يواجه أصحاب مكاتب المحاماة تحديات في إدارة القضايا خاصةً في ظل تزايد حجم القضايا والموكلين، واستمرار الاعتماد على الطرق التقليدية في إدارة مكاتب المحاماة الخاصة بهم. وهو ما قد يؤدي إلى حدوث عدد من الأخطاء أو تأخير في تنفيذ بعض الإجراءات القانونية، بالإضافة لصعوبة تنظيم الوثائق والمستندات القانونية ومراقبة سير القضايا وغيرها الكثير من المهام التي تحتاج إلى تنظيم ودقة. ومن هنا ظهرت برامج المحاماة والتي تعمل على أتمتة المهام الروتينية  وأتمتة العمل القانوني المتمثل في إدارة القضايا بكافة إجراءاتها، وهو ما يحد من حدوث الأخطاء والقدرة على إدارة القضايا بكفاءة أكبر.

ومن خلال هذا المقال، سنتعرف معاً على ما المقصود بأتمتة إدارة القضايا؟ ولماذا تعد نقلة نوعية لمكاتب المحاماة؟

ما المقصود بمصطلح أتمتة إدارة القضايا؟

الأتمتة الإلكترونية أو أتمتة العمل القانوني في برامج المحاماة، يقصد بها تنفيذ المهام المتعلقة بسير العمل من خلال تقنيات حديثة بدلاً من تنفيذها بشكل يدوي وتقليدي كما كان يحدث في السابق. وهو ما يساهم في تقليل الوقت والجهد المبذول، الحد من الأخطاء الناتجة عن التسجيل اليدوي للبيانات المختلفة، تنظيم المستندات والاحتفاظ بها بشكل أكثر دقة وكفاءة، تتبع القضايا بسهولة، وغيرها الكثير من المهام التي أصبح تنفيذها الآن أكثر سهولة عن قبل.

وتساعد أتمتة العمل القانوني على منح المحامين الوقت الكافي للتركيز على إدارة القضايا بشكل أكثر فاعلية وكفاءة، بدلاً من قضاء الكثير من الوقت في تنفيذ العديد من المهام الروتينية.

لماذا تعد أتمتة إدارة القضايا نقلة نوعية لمكاتب المحاماة؟

تعتمد مكاتب المحاماة في عملها يومياً على التعامل مع كم كبير من المستندات والمعلومات المتعلقة بإدارة القضايا، وهو ما يستدعي ضرورة تتبع تلك البيانات ومراجعتها بدقة. وهو ما تساهم في تحقيقه برامج المحاماة بفضل الأتمتة الإلكترونية وما تحتويه من مزايا تعمل على تحسين كفاءة العمل بشكل عام وإدارة القضايا بشكل خاص. وذلك من خلال التالي:

1. تنظيم المستندات والوثائق القانونية

توفر برامج المحاماة قاعدة بيانات تساهم في تنظيم المستندات والوثائق القانونية، وذلك من خلال إنشاء ملف خاص بكل قضية يحتوي على كافة البيانات والمستندات وأي إجراءات يتم اتخاذها أثناء إدارة القضايا. كما تساهم الأتمتة الإلكترونية في تحديث البيانات بشكل تلقائي دون الحاجة إلى أي تدخل يدوي، وهو ما يحد من حدوث الأخطاء البشرية والتي قد تؤثر بشكل مباشر على سير العمل بإدارة القضايا.

2. تحسين متابعة المواعيد والجلسات

واحدة من أهم الإجراءات المتعلقة بإدارة القضايا هي متابعة مواعيد الموكلين وتسجيل مواعيد الجلسات والتحضير لها، وهو ما يمكن إدارته بكفاءة من خلال الأتمتة الإلكترونية ببرامج المحاماة. حيث توفر نظام خاص بالإشعارات التلقائية التي تعمل على إرسال تنبيهات بالمواعيد المسجلة للتذكير بها، سواء من خلال البرنامج أو عبر رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة. وتضمن تلك العملية عدم نسيان أي موعد أو إجراء مهم ويحسن من جودة الخدمات المقدمة.

3. تحسين إنتاجية العمل

تساهم أتمتة العمل القانوني على توفير الكثير من الوقت والجهد وتحسين إنتاجية العمل، وذلك من خلال تسهيل الوصول لكافة البيانات المتعلقة بإدارة القضايا المختلفة. عن طريق قاعدة البيانات المنشأة والتي تحتوي على كافة ملفات القضايا، والتي توفر إمكانية الوصول للبيانات بأي وقت ومن أي مكان وبسهولة. دون الحاجة لقضاء الكثير من الوقت في البحث بين الملفات الورقية كما في السابق، كما يمكن استخدام أداة البحث بقاعدة البيانات للوصول لأي ملف بسهولة وسرعة. توفر تلك الأتمتة سرعة في تنفيذ المهام المختلفة ومراجعة الملفات واتخاذ القرارات القانونية المختلفة بدقة وكفاءة، وهو ما يؤثر بشكل إيجابي في تحسين إنتاجية العمل.

4. تحسين التعاون بين فريق العمل

في بعض الأوقات تحتاج بعض القضايا إلى فريق عمل من المحامين لإدارتها، وهو ما يتطلب تنسيق العمل فيما بينهم والعمل على متابعة التطورات وخلافه. والعمل على تنفيذ ذلك بالطرق التقليدية يتطلب الكثير من الوقت، وهو ما قد يؤثر على سير القضية من حيث الوقت. وهو ما يمكن تحسينه من خلال أتمتة العمل القانوني، والتي توفر قناة اتصال بين أفراد فريق العمل الواحد. ومن خلال تلك الخاصية يمكن لأفراد الفريق الوصول إلى نفس الملفات والملاحظات بأي وقت ومن أي مكان، ومعرفة أخر التطورات التي قام بها كل فرد من فريق العمل، كما تدعم برامج المحاماة إنشاء الاجتماعات دون الحاجة إلى التواجد بنفس المكان. وهو ما يساهم في تحسين التعاون، وتحسين تدفق البيانات بين أفراد فريق العمل وتحسين إدارة القضايا بكفاءة ودقة.

5. إدارة المهام المالية والمحاسبية بكفاءة

إدارة المهام المالية والمحاسبية في مكاتب المحاماة على عدد من الإجراءات، والتي تشمل الرسوم القضائية والتي تختلف من قضية إلى أخرى، والمصاريف القانونية، وغيرها من الرسوم الأخرى. وإعداد الفواتير بالطرق التقليدية قد يتسبب بحدوث أخطاء وصعوبة في تتبع المدفوعات في بعض الأحيان. لذا تتيح برامج المحاماة خاصية الفوترة الإلكترونية، والتي تعمل على سهولة إعداد الفاتورة الخاصة بكل قضية بشكل إلكتروني من خلال استدعاء بيانات القضية، ومن ثم يقوم البرنامج بإعداد الفاتورة تلقائياً. هذا بالإضافة لسهولة تتبع المدفوعات، وإنشاء التقارير المالية المختلفة، وتحليل المصروفات والإيرادات. كما تدعم الفوترة الإلكترونية الضرائب المفروضة من قبل الجهات المختصة.

6. تحسين تجربة العملاء

يحتاج العملاء للتواصل بشكل مستمر مع المحامي المسؤول عن القضايا الخاصة بهم، وذلك من أجل معرفة آخر التطورات وما تم من إجراءات. وهو ما يمكن تحقيقه من خلال ما توفره أتمتة إدارة القضايا في برامج المحاماة، والتي تعمل على تحسين الإنتاجية، وتحسين تدفق البيانات والتحديث التلقائي لآخر التطورات، دون الحاجة لقضاء الكثير من الوقت في تنفيذ المهام الروتينية. وهو ما يساهم توفير آخر تلك التطورات للعملاء بشكل لحظي ودون أي تأخير، مما يشعر العملاء بالثقة في التعامل ويزيد من ولائهم.

ما هي خطوات تطبيق أتمتة إدارة القضايا؟

تطبيق أتمتة إدارة القضايا واستخدام برامج المحاماة، يعتمد على اتباع عدد من الخطوات الهامة. والتي منها التالي:

• تحديد احتياجات العمل، وما هي المهام المتعلقة بإدارة القضايا ومهام سير العمل المختلفة. وذلك من أجل اختيار البرنامج المتوافق مع تلك الاحتياجات.
• اختيار البرنامج المناسب مع احتياجاتك، والتأكد من توافر بعض المزايا الرئيسية التي لا غنى عنها لأي مكتب محاماة.
• تحديد الميزانية المحددة لشراء البرنامج المناسب.
• توفير واجهة استخدام داعمة للغة العربية، وتوفير تدريب لفرق العمل لتسهيل التعامل مع البرنامج المختار.
• توافر خدمة ما بعد البيع، وخدمة الدعم الفني. وذلك من أجل حل أي مشاكل قد تقابلك أثناء العمل.

ختامًا:

أتمتة العمل القانوني في الوقت الحالي أصبحت ضرورة، فهي لا تعد فقط خطوة لمواكبة التطور التكنولوجي في بيئة العمل. ولكنها نقلة نوعية تساهم في تحقيق أهداف مكاتب وشركات المحاماة الراغبة في تحقيق النمو والنجاح طويل المدى. وذلك لما تقدمه تلك الأتمتة التي توفرها برامج المحاماة من تقنيات تساهم في تحسين جودة العمل، وإدارة القضايا بكفاءة وفاعلية، وتطوير مهارات فرق العمل.

لهذا فإن الاعتماد على برامج المحاماة يعد استثمار لا يمكن الاستغناء عنه، ويمكن جني ثماره على المدى الطويل. وذلك بفضل الاعتماد على التقنيات التي تمنحك الأفضلية وتعزز من ثقة العملاء بك.