تتجه الشركات والمؤسسات لتطبيق تقنيات التحول الرقمي في مختلف القطاعات لمواكبة التطور التكنولوجي والعمل على تحسين العمل والمهام في مختلف الإدارات، ومن القطاعات التي أصبحت تعتمد بشكل كبير على هذا التحول هو القطاع القانوني والمتمثل في شركات ومكاتب المحاماة. حيث أصبحت برمجيات المحاماة جزء أساسي من سير العمل القانوني داخل تلك الشركات، ويرجع ذلك بسبب ما تحتويه تلك البرمجيات من حلول وأدوات تعمل على إدارة الملفات والمستندات القانونية بكفاءة، إدارة القضايا، حفظ البيانات المختلفة وتسهيل الوصول لها، تحسين الإدارة المالية، وغيرها من الحلول المختلفة. ومع تزايد الاعتماد على التكنولوجيا، تبرز أهمية أمن المعلومات خاصة في القطاع القانوني.

أمن المعلومات لا يقتصر مفهومه فقط على على حماية الملفات والمستندات من الاختراق، بل يشمل أيضا حماية بيانات العملاء، وسلامتها، وضمان عدم تعرضها للفقد أو التلف أو السرقة.

ومن خلال هذا المقال، سنتعرف على ما المقصود بمصطلح أمن المعلومات، ومدى أهميته من خلال برمجيات المحاماة.

ما المقصود بمصطلح أمن المعلومات؟ ولماذا هو ضروري؟

أمن المعلومات هو مصطلح يشير إلى السياسات والإجراءات التي تعمل الشركات على تطبيقها وذلك من أجل حماية البيانات والمعلومات الخاصة بالعمل من الوصول الغير مصرح به، أو تعرض تلك البيانات لأي نوع من أنواع الفقد أو التلف أو السرقة.

لماذا هو ضروري لمكاتب المحاماة؟

يعد أمن المعلومات في مكاتب المحاماة ذو ضرورة قصوى. ويرجع ذلك بسبب تعامل مكاتب المحاماة مع كم هائل من البيانات، والتي قد تتمثل في بيانات العملاء الشخصية وبيانات القضايا المتعلقة بهم. بالإضافة إلى سرية بيانات القضايا القانونية وما تحتويه سواء كانت قضايا أفراد أو قضايا تجارية متعلقة بالشركات والمؤسسات المختلفة، وأيضا البيانات المالية المتعلقة بمعاملات المكتب اليومية وبيانات الأرصدة والحسابات البنكية. ومن الأسباب التي تجعل حماية أمن المعلومات هام وضروري التالي:

• الامتثال القانوني، العديد من الدول تفرض عدد من القوانين واللوائح والتي يجب اتباعها بشكل كامل، وذلك من أجل تنظيم وحماية البيانات. وعدم الامتثال لتلك اللوائح يعرض الشركات للعقوبات والغرامات الكبيرة.
• الحفاظ على سرية بيانات العملاء، مهنة المحاماة من مبادئها الأساسية الحفاظ على سرية بيانات العملاء وحمايتها.  لذا يجب العمل على حمايتها وضمان عدم تعرضها لأي اختراق أو سرقة، وذلك من أجل ضمان عدم التعرض لأي مساءلة قانونية أو أخلاقية.

• الحماية من الابتزاز الإلكتروني، تعرض أمن المعلومات للهجمات الإلكترونية قد يعرض المكتب أو الموكلين للابتزاز نتيجة تسريب المعلومات الخاصة بهم.
• الحفاظ على سمعة المكتب، تعرض بيانات العمل للاختراق أو السرقة بأي شكل يؤثر بشكل سلبي على ثقة العملاء بالمكان ويضر بسمعة العمل. وهو ما قد يتسبب في فقدان المكتب لعملائه والتعرض لخسائر كبيرة.

أهمية أمن المعلومات في برمجيات المحاماة

برمجيات المحاماة تساعد بشكل كبير في توفير أقصى درجات الحماية المطلوبة لحماية أمن المعلومات، وذلك من خلال التقنيات التالية:

1. تشفير البيانات 

يتم تشفير كافة البيانات المتعلقة بالقضايا والعملاء لحماية الملفات والمستندات المخزنة والمرسلة، وذلك من أجل ضمان عدم القدرة على قرائتها من أي جهة أو شخص غير مصرح به. كما يساهم تشفير قواعد البيانات من خلال برمجيات المحاماة من الوصول الغير مصرح به في حالة اختراق الخادم.

2. أنظمة الدخول الآمن

توفر برمجيات المحاماة أنظمة دخول آمن تتمثل في أكثر من طريقة لحماية أمن المعلومات، والتي منها تفعيل المصادقة الثنائية أثناء تسجيل عملية الدخول. كما يمكن من خلال إعدادات برمجيات المحاماة تتبع عمليات الدخول لقواعد البيانات ومعرفة ما تم من تعديلات بها.

3. إدارة صلاحية الوصول

تتيح برمجيات المحاماة توفير أدوات لإدارة صلاحية الوصول لقواعد البيانات، وذلك من خلال تحديد المستخدمين المسموح لهم بالوصول للبيانات وتحديد صلاحية الوصول المسموحة لهم. وتعيين كلمة سر لكل مستخدم لاستخدامها من خلال الحساب الخاص به. فعلى سبيل المثال لا يسمح لكافة العاملين بالوصول إلى المستندات الخاصة بإدارة القضايا، وهنا يمكن فقط تعيين فقط المحامين المسؤولين عن كل قضية وهكذا.

4. سجلات التدقيق

يتم تسجيل كافة الأنشطة المتعلقة بتسجيلات الدخول على قواعد البيانات في برمجيات المحاماة، ومن خلال هذا السجل يمكن معرفة الملفات التي تم الوصول إليها وما تم بها من إجراءات سواء كان تعديل في البيانات أو حذفها. وهو ما يساهم في تتبع أي محاولات اختراق لتلك البيانات أو إساءة استخدامها بأي شكل.

5. النسخ الاحتياطي

تعمل برمجيات المحاماة على توفير نسخة احتياطية محدثة من كافة البيانات المسجلة على قاعدة بيانات البرنامج، وهو ما يساهم في عمل توقف العمل في حالة تعرض البيانات للفقد أو التلف بأي طريقة.

6. التحديثات المستمرة

تتيح برمجيات المحاماة تحديثات مستمرة للحفاظ على أمن المعلومات، وذلك من أجل سد أي ثغرات قد تكون متواجدة وذلك لحمايتها من الاختراق الإلكتروني.

7. التنبيهات الفورية

يتم إرسال تنبيهات فورية في حالة حدوث أي نشاط غير طبيعي لقاعدة البيانات في برمجيات المحاماة، مثل تسجيل الدخول الغير مصرح به أو التعرض لأي هجمات إلكترونية. وهو ما يتيح باتخاذ اللازم بشكل سريع لحماية أمن المعلومات وضمان عدم تعرضها لأي فقد أو اختراق.

أفضل الممارسات لحماية أمن المعلومات في مكاتب المحاماة

1. توفير برامج تدريبية لتوعية الموظفين على حماية أمن المعلومات، وذلك من خلال عدم مشاركة كلمات المرور الخاصة بهم، أو الدخول على أي روابط على الإنترنت قد تتسبب في اختراق البيانات. بالإضافة للتدريب على كيفية التعامل مع أي نشاط غير طبيعي والإبلاغ عنه بشكل فوري للتعامل معه بالشكل الصحيح.
2. الاعتماد على برامج ذات ثقة ومعتمدة، والتي تتمثل في برمجيات المحاماة. حيث يجب البحث عن البرمجيات المعتمدة والغير مجهولة المصدر والتي تعمل على تدعيم معايير الأمان المطلوبة.
3. إنشاء كلمات مرور لكل حساب منفصلة، والتأكد من قوة كلمات المرور المعتمدة. والعمل على تغييرها بشكل دوري للتأكد من عدم تعرضها لأي انتهاك أو اختراق إلكتروني.
4. الاستعانة بخبراء أمن المعلومات، وذلك من أجل تقييم أي مخاطر محتملة وتطبيق الاستراتيجيات المسؤولة عن مواجهة تلك المخاطر بشكل سليم.
5. سياسات وإجراءات أمن المعلومات، يجب وضع السياسات المسؤولة عن أهمية أمن المعلومات وطرق حمايتها من خلال الإجراءات المسؤولة عن ذلك، والتأكد من تطبيقها والالتزام بها.

في النهاية

في ظل تحول الشركات لاعتماد تقنيات التحول الرقمي، أصبحت البيانات والمعلومات هي واحدة من الأصول الهامة التي تمتلكها أي شركة أو مؤسسة. وفي مكاتب المحاماة خاصةً تعتبر بيانات العمل والموكلين أهم ما تمتلكه، وذلك نظراً لأهمية تلك البيانات بسبب طبيعة العمل وما تحتويه تلك البيانات من معلومات سرية عن القضايا والعملاء والوثائق القانونية المختلفة. وتعرضها لأي اختراق من أي نوع أو فقدانها يؤثر على سمعة العمل سلبياً ويعرضه للمساءلة القانونية.

لذا فإن الاستثمار في حماية أمن المعلومات من خلال الاعتماد على تقنيات برمجيات المحاماة يعد ضرورة لابد منها، وذلك من أجل بناء الثقة مع الموكلين، وضمان الامتثال للوائح القانونية المفروضة على أمن المعلومات والحفاظ عليها لعدم التعرض لأي عقوبات أو غرامات، وتعزيز سمعة العمل.