هل تواجه صعوبة في إدارة القضايا الخاصة بمكتبك؟ هل تواجه تحديات كبيرة في متابعة القضايا المختلفة لمراجعتها ومعرفة ما تم بها من إجراءات؟
إذا كانت الإجابة بنعم، فإن أفضل ما يمكن الاعتماد عليه في هذا الشأن هو برامج المحاماة وإدارة القضايا الرقمية.
وتلعب برامج إدارة مكاتب المحاماة دور كبير في تبسيط المهام الإدارية الروتينية، بالإضافة لعدد من المزايا الأخرى والتي تساعد المحامين وأصحاب مكاتب المحاماة في إدارة القضايا الخاصة بك بشكل أكثر تنظيمًا وكفاءة وسهولة، وإدارة المواعيد الخاصة بالعملاء ومواعيد القضايا، وتخزين البيانات بأمان وسهولة الوصول إليها بأي وقت.
وفي هذا المقال على مدونتنا، سوف نشرح لك ما هي برامج المحاماة الرقمية، وكيف تعمل، وكيف تساعدك على تسهيل إدارة القضايا المختلفة والمحامين والموظفين داخل مكتب المحاماة.
ما هي برامج المحاماة الرقمية؟
برامج المحاماة هي عبارة عن برامج مؤتمتة إلكترونيا تم برمجتها خصيصا من أجل سد احتياجات مكاتب المحاماة والتي تتمثل في إدارة القضايا وتسجيل البيانات الخاصة بها وحفظها بمكان أمن لمنعها من التعرض للفقد أو التلف أو السرقة، إدارة العملاء والمواعيد الخاصة بهم بكفاءة وفاعلية، إدارة الفواتير الإلكترونية، متابعة القضايا بسهولة، هذا بالإضافة لأتمتة مهام سير العمل الروتينية مما يساهم في تقليل الوقت والجهد المبذول في تنفيذها بالطرق التقليدية.
ما أهمية متابعة القضايا باحترافية وذكاء؟
متابعة القضايا بمكاتب المحاماة هي واحدة من المهام الرئيسية التي يقوم بها المحامون بشكل شبه يومي، وذلك من أجل الوقوف على ما تم بالقضايا من إجراءات مختلفة، وكيف يمكن حل تلك القضايا بسهولة من خلال تتبع البيانات الخاصة وسهولة الوصول إليها والمتابعة مع الموكلين.
وغياب التنظيم الفعال في إدارة القضايا يجعل من الصعب الوصول لكافة البيانات المطلوبة بالإضافة لسهولة فقد البيانات نتيجة الاعتماد على طرق التسجيل التقليدية والاحتفاظ بالملفات بالطرق القديمة والتي قد تعرضها للفقد أو التلف أو السرقة، وهو ما قد يؤدي في النهاية لخسارة تلك القضايا وخسارة العملاء.
لذا يجب توفير أنظمة أكثر تقدمًا تساعد في تحسين كفاءة إدارة القضايا ومتابعة كافة المهام وهنا يأتي دور برامج المحاماة.
كيف تُسهل برامج المحاماة متابعة القضايا؟
تحتاج إدارة القضايا لتنفيذ الكثير من المهام والتي تتمثل في التواصل مع الموكلين وتتبع البيانات المختلفة للقدرة على حل القضايا وتنظيم مواعيد مقابلة العملاء ومواعيد الجلسات بالمحاكم وغيرها من المهام الأخرى التي قد تواجه صعوبة في حالة عدم تنظيمها وتنفيذها بالطرق التقليدية. وهو ما قامت بتسهيله برامج المحاماة من خلال عدد من الأدوات والحلول التي تعتمد على الأتمتة الإلكترونية والتي تتمثل في التالي:
-
تنظيم بيانات القضايا
تمتلك مكاتب المحاماة كم هائل من البيانات المختلفة وخاصة بيانات القضايا والعملاء، وهو ما يجعلها تواجه صعوبة في تنظيمها وتتبعها.
ولكن من خلال برامج المحاماة ستتمكن بكل سهولة من إنشاء قاعدة بيانات خاصة بكافة أنواع القضايا لدى مكتبك، تتيح لك قاعدة البيانات إنشاء ملف خاص بكل قضية على حدة يحتوي على المعلومات الخاصة بها بدءًا من تاريخ استلام القضية وتفاصيلها وتحديث بياناتها بشكل تلقائي عند تسجيل أي معلومة جديدة، هذا بالإضافة لربطها مع ملفات العملاء والموكلين التي تحتوي على بياناتهم الشخصية والمالية.
ويتم تصنيف القضايا بقاعدة البيانات لتسهيل تنظيم القضايا وتسهيل الوصول لأي ملف بأي وقت ومن أي مكان دون الحاجة للبحث في الملفات الورقية وتضييع الكثير من الوقت والجهد.
-
إدارة المستندات
تتم إدارة القضايا من خلال عدد كبير من المستندات الورقية كتلك المتعلقة بالعقود، والتقارير المختلفة مثل تقارير الشهود، وأي مراسلات أخرى.
ومن خلال برامج المحاماة ستتمكن من سحب المستندات الورقية وإرفاقها بملف القضايا، وهو ما يجعل الوصول إليها بأي وقت أكثر سهولة وسرعة.
-
إدارة المواعيد
إدارة القضايا المختلفة تحتوي على الكثير من المهام والإجراءات، ومنها المواعيد الخاصة بالجلسات ومواعيد مقابلة العملاء، وتلك المواعيد تعتبر ذات أهمية قصوى إذ لا يمكن إغفالها.
لذا فمن خلال الاعتماد على برامج المحاماة ستتمكن من إدارة كافة المواعيد الخاصة بسهولة وذلك من خلال إنشاء بيانات تلك المواعيد بالبرنامج وإنشاء التنبيهات لتلك المواعيد لإرسال إشعارات بها للتذكير، ويتم إرسال تلك الإشعارات إما من خلال الرسائل الداخلية الخاصة بالبرنامج أو من خلال الرسائل النصية القصيرة ورسائل البريد الإلكتروني.
-
الوصول عن بعد
في بعض الأوقات قد يلجأ المحامون لتنفيذ عدد من المهام المتعلقة بالقضايا من خارج المكتب، وفي بعض الأحيان يكونون بحاجة للوصول إلى بيانات القضايا المتواجدة بالمكتب، وهو ما لم يكن من السهل تنفيذه في السابق، ولكن من خلال برامج المحاماة الرقمية أصبح بإمكانهم الوصول للبيانات المختلفة عن بعد أثناء العمل من خارج المكتب بسهولة، وهو ما يمنحهم قدرة على إدارة القضايا بشكل أكثر فاعلية.
-
تحسين التواصل مع الموكلين
تعتمد إدارة القضايا على التواصل مع الموكلين وذلك من أجل إبلاغهم بأي تحديثات تتم بالقضايا الخاصة بهم والرد على أي استفسار، لذلك تعمل برامج المحاماة على توفير أدوات تُحسَّن من طرق التواصل، وذلك من خلال إمكانية إرسال أي مستندات بسهولة وبشكل مباشر من داخل البرنامج، بالإضافة لإمكانية تسجيل كافة بيانات التواصل مع العملاء بالملف الخاص بهم وذلك من أجل الوصول إليه بأي وقت بسهولة وسرعة وهو ما يسهم في الحفاظ على البيانات وعدم فقدانها.
-
اتخاذ قرارات ذات كفاءة وفاعلية
مكاتب المحاماة كغيرها من المجالات التي تحتاج لاتخاذ العديد من الإجراءات المختلفة من وقت لآخر سواء كانت تلك القرارات متعلقة بعملية إدارة القضايا ومتابعتها أو إدارة فريق العمل باختلاف أقسامه ومتابعة الإدارة المالية والوضع المالي للمكتب.
وتحتاج تلك القرارات الاستناد إلى بيانات ذات دقة عاليةـ وهو ما توفره برامج المحاماة من خلال أداة إصدار التقارير التي تمكنك من إصدار أي تقرير ترغب به بسهولة وبأي وقت ومن أي مكان.
-
توفير الوقت والجهد
تعتمد برامج المحاماة في عملها على الأتمتة الإلكترونية للمهام الروتينية والتي بدورها تمنح المحامون توفير الكثير من الوقت والجهد وتساعدهم على التركيز في إدارة القضايا ومتابعتها وهو العمل الأكثر أهمية.
-
أمان وحماية البيانات
نظرًا لأهمية بيانات القضايا وبيانات العملاء وكونها بيانات حساسة يجب حفظها بأمان لضمان عدم تعرضها لأي من طرق السرقة أو الفقد أو التلف وهو ما يضر بسمعة المكتب، فإن برامج المحاماة توفر طرق أمان وحماية ذات كفاءة عالية وذلك من خلال الاحتفاظ بتلك البيانات على الخوادم السحابية وتوفير كل طرق الحماية الممكنة، ومنها إمكانية الوصول والتي تعني منح صلاحية الوصول لتلك البيانات للأشخاص المسؤولة فقط عن ذلك النوع من المعلومات.
ختامًا:
برامج المحاماة تعتبر أداة استثمارية قوية ليس فقط على مستوى إدارة القضايا المختلفة، بل وأيضًا على مستوى ما تقدمه من حلول تقنية تساعد مكاتب المحاماة على تنظيم العمل بشكل أكثر كفاءة وفاعلية من خلال تنظيم قاعدة بيانات القضايا والموكلين والتي تجعل الوصول إليها أكثر سهولة من أجل مراجعتها، بالإضافة لما توفره تلك البرامج من حماية وأمان لبياناتك وتوفير الكثير من الوقت والجهد في تنفيذ مهام سير العمل الروتينية.
لذا إذا كنت تبحث عما يميزك عن منافسينك وتقديم أفضل خدمة لعملائك، لا تتردد في البدء في التحول الرقمي والاعتماد على التكنولوجيا في إدارة عملك من خلال برامج المحاماة.
إضافة تعليق جديد