أصبح بمقدور التكنولوجيا عمل تشغيل تلقائى لبعض العمليات، ويمكنها أَتْـمَـتَـة مهام سير العمل إلى النقطة التى لا يلزم فيها التدخل البشرى. يمكن أن يوفر التشغيل التلقائى الوقت والمال، ويمتع العملاء الذين لم يعودوا بحاجة إلى الإنتظار فى الصف حتى يتمكن الشخص من مساعدتهم فى إجراء المعاملة، وتجنب الخطأ البشرى. ولكن ليست كل عملية تجارية ملائمة للتشغيل الآلى، لذا فمن واجب الشركات أن تحدد العمليات الأنسب للتشغيل الآلى والعمليات التى يتم التعامل معها على أفضل نحو بواسطة البشر. كيف تختار الشركات عمليات الأعمال التى تريد تنفيذها تلقائيًا؟

تبدأ الشركات بالنظر إلى المحركات الإستراتيجية والتشغيلية لتحسين العمليات فى منظماتها وصناعاتها. على سبيل المثال فى السوق العالمية اليوم تشعر كل شركة تقريبًا بالضغط للحصول على السلع للسوق بسرعة ولتكون أولاً فى السوق كلما أمكن ذلك. وفى بيئة تنافسية عالية من حيث الأسعار، تتعرض الشركات أيضاً لضغوط هائلة للإقتصاد فى عملياتها من أجل تحسين هوامش أرباحها، وذلك لأنه ليس من الممكن دوماً رفع الأسعار.

وبالتالى، تتطلع الشركات إلى أَتْـمَـتَـة العمليات التجارية التى تتطلب الكثير من الوقت والموارد من الناحية التشغيلية، والتى تخضع لخطأ بشرى، ومن الممكن التعجيل بهذا من خلال تحسين العملية آلياً والذى يمكن تحقيقه من خلال الآلات والتكنولوجيا. إذا كانت عملية التشغيل التلقائى تؤدى إلى تسريع عملية طرح المنتج فى السوق، أو تحسين عملية تحصيل الإيرادات، أو خفض نفقات التشغيل بحيث يمكن تحسين الهوامش إذا كان من الضرورى الحفاظ على ثبات الأسعار، وهذا أفضل بكثير.

المناطق التى ينتج فيها أَتْـمَـتَـة الإجراءات نتائج رائعة

المهام الروتينية والمتكررة

إن تحديثات مهام إدارة المشاريع التلقائية وبرامج الحالة ومراقبة الأمان التلقائى وإغلاق المنشآت وتعقب الوقت وتدفقات العمليات التلقائية لتعبئة الطلبات وإدارة المخزون والشحن والشراء، هى أمثلة على عمليات الأعمال الروتينية والمتكررة التى يمكن التنبؤ بها وإدارتها من خلال التشغيل التلقائى. ومن خلال تقليل العمل اليدوى فى عمليات الأعمال هذه، يمكن إنجاز المهام بشكل موحد مع تقليل فرص حدوث أخطاء بشرية بشكل كبير. كما يتم تحرير الموارد البشرية للقيام بعمل يتطلب تفكيراً أكثر انتقاماً.

ومن الأمثلة الرائعة على ذلك مكتب الإئتمان أو القروض فى فرع البنك أو المكتب الخلفى. يأتى العميل ويرغب فى أن يكون مؤهلاً للحصول على بطاقة إئتمان أو قرض. يستخدم الموظف فى الإقراض الذى لديه عملية تطبيق القرض منخفضة ولكن لديه خلفية محدودة فقط فى الإكتتاب أَتْـمَـتَـة البرامج فى عملية الموافقة على القرض لإجراء تحليل مالى وفحص إئتمانى للعميل. وعلى الفور تقريباً، يستطيع موظف القروض أن يخبر العميل بمبلغ القرض الذى تؤهل له وتحت أى سعر فائدة وشروط أخرى. فى الوقت نفسه، فى منطقة خدمات البطاقات المصرفية يتم إخطار موظف المعالجة تلقائيًا فى المكتب عن طريق برنامج كشف الإحتيال كلما ظهر نمط إحتيال مشبوه. يقوم فوراً بقفل البطاقة ويطلب حامل البطاقة. وبدون الإستعانة بإتخاذ القرار الآلى، فلن يتمكن أى من مسئول القروض أو كاتب خدمة البطاقات من العمل على سيناريوهات الأعمال هذه بسرعة كبيرة. توفر الشركة المال؛ وتقلل من مخاطر إتخاذ الموظف لقرار بشأن الإئتمان قد لا يكون سليماً؛ ويرضى العميل لأنه يحصل على إجابة على الفور.

تتبع وتنبيهات مستندة إلى المستشعر

بدأت الشركات فى الإستفادة من تكنولوجيا إنترنت الأشياء مثل أجهزة الإستشعار والشبكات لدفع أَتْـمَـتَـة هذه الأجهزة. والهدف من الشركات هو تحقيق رؤية شاملة للعمليات التجارية الحيوية التى تحدث خارج أسوار المؤسسة. ومن الأمثلة على ذلك وضع أجهزة إستشعار على الحاويات الحمولة تقوم بتتبع حركة الحاويات وإصدار تنبيهات عند إنكسار موانع تسرب الحاويات، أو عندما تتعطل الظروف البيئية لدرجة الحرارة والرطوبة فى الحاويات التى تحمل أدوية أو مواد غذائية.

مداخل موظفى الخدمة الذاتية

من أى مكان وفى أى وقت، يستطيع الموظفون الآن إجراء تغييرات على خيارات الإستثمار، وإنتخابات الموارد البشرية الأخرى، بل يمكنهم أيضًا إجراء دورات تدريبية عبر الإنترنت تزيد من تطورهم الوظيفى. ويسجّل النظام هذه التغييرات ويتعقب التقدم دون الحاجة إلى مدرب أو شخص مسؤول عن الموارد البشرية لتسهيل العملية.

المهام اليدوية التى تنطوى على مخاطر أو قد تتسبب فى حدوث إصابة

وعلى نحو متزايد، ترغب الشركات فى تجنب إرسال الموظفين للقيام بمهام خطرة أو خطرة. ويمكن أن يؤدى التشغيل الآلى الموجود فى الشاحنات غير المأهولة والمركبات الجوية غير المأهولة والروبوتات العديد من هذه المهام ويبلّغ عنها. قد تكون المهمة هى البحث عن رقعة صعبة ومخاونة من الأراضى الوعرة، أو الدخول إلى منشأة عالية الإشعاع، أو السير على بعد أميال من الممرات الخرسانية فى أحد المخازن يومًا بعد يوم -- عندما يستطيع الإنسان الآلى القيام بالمشى وإختيار الأوامر لك.

دعم عمليات المكتب

يتم تشغيل عمليات مراكز البيانات الليلية ومعالجة الدفعات بشكل عام فى معظم الشركات. وهذا يلغى الحاجة إلى معظم موظفى عمليات تقنية المعلومات الليلية، مع عدم إستدعاء الموظفين إلا من خلال التنبيه الآلى فى حالة نشوء حالة معالجة تتطلب تدخلاً بشرياً.

البحث

فوائد عمليات البحث التلقائى فى قواعد البيانات التى تستخدم البيانات الضخمة فضلاً عن السجلات التقليدية فى التعرف عليها بسبب قدرتها على إستبدال الدالات التى كانت فى السابق وينجز هذا العمل بشق الأواعى من قبل الموظفين. ومن بين المستودعات البحثية التى يجرى الإستعانة بها فى العمليات التجارية الآلية سجلات الجرائم، وقانون السوابق القانونية، وأبحاث علوم الحياة، وأبحاث الطقس والمناخ، وقواعد بيانات التأمين وتحليل المخاطر المالية، تقاطع أجزاء التصنيع/الهندسة المراجع وسجلات الرعاية الصحية والعوامل الديموغرافية.

إدارة المستندات

وقد تم تضمين ذلك فى عمليات الأعمال التى تتراوح بين أمر الشراء ومعالجة الطلبات إلى الموافقات على الميزانية. يتم تنسيق الطلبات الإلكترونية والتوقيعات والموافقات والأرشفة فى سير عمل من طرف إلى طرف بدون ورق.

تعتمد الشركات التى من المرجح أن تنجح فى جهودها الرامية إلى إستخدام أَتْـمَـتَـة الإجراءات على ثلاث ممارسات يدوية مهمة فى مجال أفضل الممارسات لأنها تبنى التشغيل التلقائى فى مهام سير العمل الخاصة بها.

1.    تحديد أهداف محددة للتشغيل الآلى وقياس النتائج على نهج مرحلى للتبنى

والإستثمارات فى أَتْـمَـتَـة الإجراءات باهظة الثمن. ما لم يتم دمج الإستثمارات بشكل جيد فى مهام سير العمل الخاصة بالأعمال ويمكنها تحقيق التكلفة أو بناء الإيرادات أو السلامة أو أهداف الأعمال الأخرى، وهى معرضة لخطر أن تصنف على أنها نفقات غير حكيمة عند إعادة النظر فيها بعد سنتين أو ثلاث سنوات.

وتتجنب المؤسسات التى تتمتع بذكاء كبير هذا الأمر من خلال مراجعة أهداف أعمالها وعملياتها بعناية، ثم تحديد العائد الذى يجب أن يكون عليه مقابل التشغيل التلقائى الذى تستثمر فيه. تقدم المؤسسات التشغيل التلقائى على مراحل بحيث يمكنها القياس مقابل مقاييس التوقعات التى حددتها. وإذا لم يكن التشغيل التلقائى يلبى التوقعات، فإنهم يسحبون هذا الأمر بإستثمارات محدودة. ويحميها هذا النهج التدريجى من مخاطر إستثمارات "الإنخفاض الكبير" التى قد لا تنجح.

2.    تدريب الموظفين على عملية التشغيل الآلى

كان إلزاماً على الموظفين أن يتلقوا التدريب الكامل على العملية التجارية الجديدة حتى لا يفهموا العملية فحسب، بل وأيضاً أدوارهم المنقحة فى العملية. لم تحدث عملية التدريب هذه بين عشية وضحاها، وهى تتطلب إستثمارات فى الوقت والجهد ولكنها تمكن المنشأت من تحقيق أهدافها.

3.    يتوفر دائمًا خيار تجاوز الفشل البشرى لجميع الأَتْـمَـتَـة

وينبغى لجميع العمليات التجارية التى تتضمن التشغيل الآلى أن تضع أحكاماً مماثلة. وينبغى للإنسان أن يكون قادراً على التدخل عند الحاجة، حتى يتسنى للشركة أن تستمر فى العمل إذا تعطل التشغيل الآلى.