تلعب الأرشفة الإلكترونية دورًا متزايد الأهمية في المؤسسات، حيث ينتج المستخدمون المزيد والمزيد من المحتوى، وهناك العديد من الأسباب للاحتفاظ بهذه المعلومات، بدءًا من الحاجة العملية لاسترداد السجلات القديمة في كثير من الأحيان.
ما هي الأرشفة الإلكترونية؟
تشير الأرشفة الإلكترونية إلى تخزين المستندات على حامل بيانات رقمي يمكن قراءته بواسطة الكمبيوتر، يمكن أن يشمل ذلك المستندات الورقية، ولكن يمكن أيضًا أرشفة المستندات الموجودة بالفعل في شكل رقمي، على سبيل المثال، رسائل البريد الإلكتروني.
ما هي وظيفة الأرشفة الإلكترونية؟
تتمثل وظيفة الأرشيف الرقمي الأساسية في تخزين المستندات التي تم إنشاؤها بتنسيق رقمي، أيضًا، يمكن أن يسمى هذا ملفًا، وهو ما يعادل وحدة البيانات التي يمكن استخدامها بواسطة التطبيقات المثبتة على جهاز الكمبيوتر.
تتمثل الاحتياجات الرئيسية التي يغطيها الأرشيف الرقمي في إنشاء وتوفير مساحة واحدة للتشاور وتخزين الوثائق التي تسهل ترتيب البيانات وتجنب تكرار المعلومات، والتي يتمثل هدفها الرئيسي في المنظمات في توفير الوقت والمال من خلال الحصول على بديل مبتكر لنشر الوثائق.
حلول الأرشفة الإلكترونية
لأرشفة مستنداتك رقميًا ، هناك نوعان من الحلول:
- أنظمة الأرشفة الإلكترونية SAE والتي تسمح بالاحتفاظ بالمستندات الرقمية والتشاور معها واستعادتها
- إدارة المستندات الإلكترونية EDM والذي يدير المستندات والمحفوظات ولكنه لا يضمن صحتها أو متانتها.
خطوات إنشاء أرشيف رقمي
لإنشاء أرشفة رقمية سلسة وناجحة، هناك بضع خطوات يجب اتباعها، ونذكر منها:
- تحديد الهدف وعملية العمل
- اختيار الوثائق للأرشيف الرقمي
- تحديد هيكل الملف الرقمي
- اختيار الحزمة الصحيحة
- رقمنة الوثائق والتحقق من صحتها
- إضافة البيانات الوصفية للهيكلة
- إتلاف (جزئي) للملف المادي
المفاتيح الخمسة للأرشفة الرقمية
المتانة
يجب أن تظل المستندات مقروءة دون تغيير طوال فترة الاحتفاظ.
السرية
يجب أن تكون المستندات متاحة فقط للأشخاص المعنيين.
إمكانية التراجع
يجب أن تكون المستندات قادرة على استردادها في أي وقت من قبل الشركة.
التوفر
يجب أن تكون المستندات قادرة على استرجاعها في أي وقت من قبل المستخدمين من أجل استخدامها.
النزاهة
يجب ألا تكون المستندات قابلة للتعديل بمرور الوقت ويجب أن تكون الشركة قادرة على إثبات ذلك، لذلك يجب وضع أنظمة ختم الوقت والتسجيل في مكانها الصحيح.
هل يمكن أرشفة جميع أنواع المستندات رقميًا؟
المستندات الأكثر وضوحًا للأرشفة الرقمية هي تلك الموجودة بتنسيق Word أو Excel أو Pdf. ومع ذلك، من المهم بشكل متزايد أرشفة أنواع أخرى من المستندات رقميًا، مثل تلك المستندات المرفقة برسائل البريد الإلكتروني .
يمكن أيضًا تسجيل السجلات على شركات نقل المعلومات الأخرى، كما توفر بعض حزم إدارة المستندات إمكانية أرشفة المعلومات رقميًا من المشغلين البديلين أيضًا، في دليل إدارة المستندات، يتم تقديم سلسلة من الحزم المناسبة لتتمكن من أرشفة المستندات ذات التنسيقات البديلة ودعم المعلومات.
اهمية الأرشفة الأرشفة الإلكترونية
بصفة عامة توفر الأرشفة الإلكترونية وسيلة للاحتفاظ بالمحتوى الرقمي وتنظيمه على المدى الطويل، والذي يتضمن عادةً مجموعات من المستندات والتنبيهات ومربعات حوار الدردشة والصور والفيديو والتسجيلات الصوتية والمزيد، وكلها مخزنة رقميًا ومتاحة للبحث عنها والوصول إليها في أي وقت في المستقبل، قد يكون الأرشيف الرقمي بسيطًا مثل محرك الأقراص الثابتة المفهرس، ولكنه عادةً ما يتضمن ميزات متقدمة تضمن سهولة البحث عن البيانات واسترجاعها، حتى عند تضمين كميات كبيرة جدًا من المعلومات.
ولمزيد من الفوائد تابع معنا أهم 7 فوائد للأرشفة الإلكترونية:
1. حماية البيانات
يوفر الأرشيف الإلكتروني مستويات استثنائية من الأمان:
- أولاً، يمكنك تنشيط المصادقة ذات العاملين لضمان الوصول الآمن للمستخدمين المصرح لهم
- ثانيًا، يسمح النظام الرقمي بتسجيل الدخول على أساس الأدوار، مما يعني أن كل موظف أو طرف مخول يمكن أن يكون له حقوق وصول مختلفة، تظهر سجلات التتبع نشاط المستخدم وعمليات تسجيل الدخول.
- ثالثًا، عندما يتعلق الأمر بنقل البيانات، يمكنك استخدام تقنية التشفير لتأمين المعلومات الخاصة أثناء النقل.
2. ممارسات الأعمال المستدامة
إن تطوير الأعمال المستدامة ليس مجرد عبارة لطيفة تضيفها إلى وصف عملك، الاستدامة جزء لا يتجزأ من شركة حديثة تسعى لجذب العملاء والاستثمارات.
الأرشيف الإلكتروني هو أداة الانتقال الخاصة بك للتخلص من الورق واحتضان العمليات الصديقة للبيئة، فقط عن طريق استبدال الورق بأرشيف رقمي لتخزين المستندات والتحكم فيها، يمكنك توفير الكثير من الورق واعتماد الممارسات التصالحية.
3. تقليل مخاطر المسؤولية
من خلال الأرشفة الإلكترونية، تتمتع الشركات بإمكانية الوصول على مدار الساعة إلى جميع المستندات المهمة - على سبيل المثال المتعلقة بالإنتاج والاختبار والتفتيش والتسليم والصحة والسلامة المهنية والامتثال للجودة والمزيد، تتم أرشفة هذه المستندات بما يتماشى مع متطلبات التدقيق، مما يعني أنه يمكن المحاسبة عنها في جميع مراحل دورة حياتها.
تقوم الأرشفة الإلكترونية بتسجيل كل شيء، من وقت وكيفية إنشاء المستند، إلى من قام بتغيير ماذا وكيف تم أرشفته، يمكن أن يوفر هذا حماية حاسمة ضد العواقب القانونية والمالية في حالة قضايا المسؤولية.
4. الوفاء بالمواعيد النهائية
عندما يتعلق الأمر بفترات الاحتفاظ القانونية، لا تتساوى جميع مستندات العمل، حيث تخضع أنواع المستندات المختلفة والنماذج لقواعد مختلفة للاحتفاظ، وتعتبر فترات الاستبقاء التلقائية والمواعيد النهائية للحذف من الأدوات المفيدة التي تساعد الشركات على ضمان امتثال أرشفتها بالكامل،، إنها تمنع الحذف المبكر أو العرضي، وعندما تحتاج المستندات إلى الحذف (مثل تلك التي تحتوي على بيانات شخصية وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي)، فإنها توفر دليلًا على الحذف.
5. مستوى أعلى من الإنتاجية
يمنح إنشاء المستندات وتنسيقها وتخزينها بسهولة أكبر فرصة لجميع المشاركين للتركيز على المهام الأكثر أهمية في متناول اليد. من خلال الأرشفة الإلكترونية للمستندات، يمكن للشركة تحسين جداولها الزمنية بسهولة، تعتبر الأدوات المتاحة مثالية لضمان إنشاء السجلات في الوقت المناسب وتصعيد الاختناقات. تعمل هذه الميزات، جنبًا إلى جنب مع سهولة الوصول، على تبسيط مهمة الموظفين وتقليل إهدار الوقت.
6. تناسق إدارة المستندات
قد يكون من الصعب جدًا تقديم التخزين والتحديث والتنسيق المتسق للمحتوى عند الاعتماد على النسخ الورقية من المستندات، تسهل الأرشفة الإلكترونية للمستندات ضمان الاتساق، ويعطي تنفيذ تدفقات العمل الرقمية للجميع فكرة عن كيفية إنشاء المستندات وتخزينها، لن يكون هناك مجال للخطأ عندما يكون لدى الموظفين مثل هذه الإرشادات.
7. إخلاء مساحة وخفض التكلفة
على الرغم من أن هذا قد يبدو ميزة ثانوية بالنسبة للبعض، إلا أن رواد الأعمال ومديري المؤسسات يعرفون مقدار المساحة التي سيشغلها نظام تخزين المستندات التقليدي.
يؤدي السير في المسار الإلكتروني إلى توفير الكثير من المساحات المكتبية، تتيح الأرشفة الإلكترونية للمستندات إمكانية إعادة توظيف غرفة بأكملها كان من الممكن تخصيصها للحفاظ على المستندات آمنة، بدلاً من ذلك، يمكن للشركة الانتقال إلى مكتب أصغر وتقليل تكلفة الإيجار.
أيضا عندما يتعلق الأمر بتوفير المال، توفر الأرشفة الإلكترونية للمستندات فرصًا إضافية، من حيث تكلفة الخزانات والإمدادات والحفاظ على قاعدة البيانات بترتيب مثالي مرتفعة، وبأسعار معقولة.
خلاصة:
إذا كنت لا ترغب في تخصيص مساحة لخزائن الملفات، فإن التخزين الإلكتروني يوفر بديلاً جيدًا، يمكن لجهاز الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر المكتبي تسجيل معاملاتك التجارية وإرسال الفواتير وتخزينها والاحتفاظ بسجلاتك المالية دون شغل أي مساحة إضافية، يمكنه القيام بمسك الدفاتر نيابة عنك، وإضافة النفقات والدخل.
مواضيع قد تهمك :
مراجع
1. <<أرشفة إلكترونية>>، ويكيبيديا.
2. <<الأرشفة الالكترونية: كل ما تريد معرفته>> ، منصة فنجان.
3. <<تعريف الأرشفة الإلكترونية>>، سطور.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
افضل برنامج حسابات
برنامج erp المحاسبي
برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية
برنامج إدارة القضايا
برنامج مطاعم
برنامج عيادات
برنامج عقارات
افضل برنامج حسابات
برنامج erp المحاسبي
برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية
برنامج إدارة القضايا
برنامج مطاعم
برنامج عيادات
برنامج عقارات
التعليقات
08 Jun 2023 02:55 AM
Mh_2022
بالتوفيق
08 Jun 2023 02:57 AM
MAYA
شكرا للافادة
08 Jun 2023 02:59 AM
فهد
يارك الله جهودكم
إضافة تعليق جديد