الأتصال هو إحدى الوظائف التنظيمية التى تساعد الشركة على الحفاظ على كفاءتها وإنتاجيتها. ومن أهم أشكال الأتصال التنظيمى الأتصال فيما بين إدارات الفروع وهو معهد العلاقات العامة. وتصبح أهمية الأتصال بين مختلف الإدارات فى مختلف فروع المؤسسة أكثر وضوحاً عندما ينهار هذا الأتصال. ويساعد تنفيذ السياسات الهادفة إلى تعزيز الأتصال فيما بين الإدارات فى تأكيد أهميته والمحافظة على تدفق المعلومات بكفاءة.

ما المقصود بربط الفروع محاسبياً؟

ربط الفروع محاسبياً هو نظام مسك الدفاتر حيث يتم الأحتفاظ بحسابات منفصلة لكل فرع أو موقع تشغيل للمؤسسة. وعادة ما توجد فى الشركات المشتتة جغرافياً والشركات المتعددة الجنسيات ومشغلى السلاسل، مما يسمح بقدر أكبر من الشفافية فى المعاملات والتدفقات النقدية والوضع المالى الكلى وأداء كل فرع.

كما يمكن لحسابات الفروع أن تشير إلى السجلات التى يتم إنتاجها بشكل فردى لإظهار أداء مواقع مختلفة، مع الأحتفاظ بسجلات المحاسبة بالفعل فى مقر الشركة. ولكن المصطلح يشير عادة إلى الفروع التى تحتفظ بكتبتها ثم إرسالها إلى المكتب الرئيسى ليتم دمجها مع فروع الوحدات الأخرى.تعد محاسبة الفروع ممارسة شائعة للشركات التى تعمل فى مواقع جغرافية مختلفة.

أهمية الأتصال والربط بين مختلف إدارات الفروع فى المؤسسة

❖   بناء الثقة بين الفرق

إن الاتصال الدقيق والفعال بين الفروع يبنى الثقة داخل المؤسسة. وعندما تثق الفروع فى بعضها البعض لتقديم معلومات دقيقة، يؤدى ذلك إلى التخلص من خطوة التحقق الإضافية من الحقائق التى قد تؤدى إلى إبطاء الإنتاجية. وينبغي أن تكفل الإدارات أن تكون المعلومات التى تقدم إلى الإدارات الأخرى فى الؤسسة موثوقة للمساعدة على تحسين الكفاءة التشغيلية.

❖   خدمة عملاء أفضل

عندما يكون الأتصال بين الإدارات رديئًا، قد تعانى خدمة العملاء. على سبيل المثال، إذا أستمر العميل فى تلقى فاتورة تم دفعها بالفعل لأن إدارة حسابات القبض لا تتصل على النحو الصحيح بالحسابات الدائنة، فهناك خطر فقدان تكرار العمل. للحفاظ على العملاء والتأكد من تدفق الأعمال المتكررة، تحتاج إلى الحفاظ على مستوى عالٍ من خدمة العملاء. عندما تقوم الفروع فى شركتك بمشاركة المعلومات بفعالية، يمكن حينها حضور العملاء بشكل صحيح وتحسين خدمة العملاء.

❖   زيادة كفاءة الأتصال

إذا خسر قسم المبيعات أعمالاً لأن مجموعة التصنيع لم تكن على علم بزيادة الطلب على المنتجات ثم تعانى شركتك من خسارة فى الإيرادات. يؤدى التبادل الدقيق للمعلومات بين الفروع إلى تحسين القدرة على الوفاء بتوقعات المبيعات، الحصول على نقاط توزيع المنتج ومراجعة العقود والمستندات من قبل الأشخاص المناسبين.

ويسمح تبادل المعلومات بتبادل مثمر بين الهندسة والتسويق بشأن إصدار منتج جديد، كما يحصل على معلومات عن المرشحين المحتملين للعمل فى قسم الموارد البشرية. يؤدى تحسين الأتصال بين الأقسام إلى تحسين كفاءة التشغيل الكلى لمؤسستك.

❖   تجنب التعارض بين الفروع

يمكن أن يؤدى تعطل الأتصال فى أى مرحلة من المؤسسة إلى حدوث تعارض. إذا لم يحصل قسم الشحن على إشعار بشحنة مهمة فى الوقت المناسب للقيام بالتسليم فى اليوم التالى، فقد يؤدى ذلك إلى حدوث تعارض بين عدة فروع فى المؤسسة. ويصاحب التعارض والحجج تعطل الإتصالات بين الإدارات. عندما تتعارض االفروع، تتأثر إنتاجية مؤسستك بالكامل.

❖   فرص التقدم المهنى

يتم ملاحظة جهات الأتصال الفعالة. أحرص على أن تكون مهمتك لتعزيز الأتصالات داخل مؤسستك، مع التركيز بشكل خاص على التأكد من أن الفرع الذى تعمل فيه يتواصل بنشاط مع فروع الشركة الأخرى. العامل أو المدير الذى يستطيع المساهمة فى مزايا التواصل الجيد - الكفاءة والثقة والخدمة - وتجنب مخاطر التعارضات غير الضرورية وتوجيه أصابع الأتهام هو موظف يلاحظ رؤساء الأقسام عمله.

❖   إن العديد من المؤسسات، سواء كانت أفضل أو أسوأ، تعمل على المذكرات.

أجعل مذكراتك موجزة وواضحة ومحترفة. تأكد من أنها مكتوبة بشكل جيد، مع الأنتباه إلى التدقيق الإملائى والتدقيق النحوى والوضوح الكلى. بشكل عام، من الأفضل إرسال مذكرات إلى عدد كبير من المستلمين أكثر من تجاهل مستلم مهم قد يشعر بأنه "خارج الحلقة" إذا لم يتم نسخه على أحدث رسالة مشتركة بين الأقسام.

القضايا التى تواجهها المؤسسة التى لديها فروع اليوم

❖   لا مركزية السيطرة

وتواجه المؤسسة التى لديها فروع لا مركزية وعدد كبير نسبياً من شركات المبيعات المحلية صعوبات فى تعزيز الإدارة المركزية والرقابة، وتبسيط سلسلة قيمتها. وبالنسبة لهذه المنظمات، فإن وجود نموذج تشغيلى يتسم بالرشاقة والكفاءة أمر أساسى للبقاء فى المقدمة للمنافسة.

❖   هيكل عالى التكلفة

وكثيراً ما تؤدى الإدارات اللامركزية فى مجالى المحاسبة والمراقبة إلى عمليات إدارية مفرطة وتكاليف مالية مرتفعة. ويمكن تقليل ذلك عن طريق إنشاء وظائف مركزية وتغيير هيكل المؤسسة. ويمكن أن تساعد هذه التدابير على تحقيق تخفيضات التكاليف اللازمة فى السوق، مما يسفر عن إنخفاض ضغط الهامش وزيادة القدرة التنافسية.

❖   قياس الربحية

ويؤدى عدم كفاية الشفافية والغموض فى تخصيص الإيرادات والتكاليف فى سلسلة القيمة إلى نظرة غير دقيقة عن ربحية الفروع والمنتجات. وقد يؤدى ذلك إلى إتخاذ قرارات دون المستوى الأمثل وإدارة غير صحيحة للمحفظة.

❖   التعقيد فى إعداد التقارير

إن الطلب على التقارير الإدارية والمالية الأكثر تكراراً وتفصيلاً آخذ فى الأزدياد بسبب الضغوط الهامشية والرغبة فى تلبية توقعات كل أصحاب المصلحة. وعلاوة على ذلك، يتعين على الشركات أن تظل متوافقة مع متطلبات الإبلاغ المالى الخارجى المتغيرة بالإضافة إلى المتطلبات القانونية المحلية ومتطلبات الدمج.

❖   توزيع المخاطر

ويمكن أن تتعرض المجموعات المعقدة التى توجد بها العديد من الشركات القانونية المحلية فى الهيكل التنظيمى لمخاطر أعلى فى الهيكل بسبب مشاكل الأمتثال المحلية.

خلاصات أساسية

• المحاسبة الفرعية هى نظام مسك الدفاتر حيث يتم الأحتفاظ بحسابات منفصلة لكل فرع أو موقع تشغيل لمؤسسة ما.
• من الناحية الفنية، حساب الفرع هو حساب دفتر أستاذ مؤقت، يدوم لفترة محاسبية محددة.
• تتمثل الأهداف الرئيسية للمحاسبة فى الفروع فى تحسين المسئلة والتحكم نظرًا لأنه يمكن تتبع الربحية والكفاءة عن كثب للمواقع الفردية.
• الحل المثالى للتحكم كامل بالفروع هو برنامج فكره لإدارة المخزون ونقاط البيع (نظام محاسبى سحابى للمحلات و المنشآت الصغيرة والمتوسطة). حيث يقوم بعدة أمور:
• إمكانية الأنتقال بين الفروع للمستخدم الذى لديه صلاحية بضغطة زر واحدة.
• إمكانية الحصول على تقرير لفرع معين أو تقرير لكل الفروع.
• إمكانية الحصول على إقرار ضريبى لكل الفروع أو لفرع معين.
• إمكانية البحث عن صنف معين فى باقى الفروع ومعرفة الكمية المتوفرة منه مباشرةً.
• إمكانية إستخراج جرد مالى ومخزنى لكل الفروع بشكل مفصل أو إجمالى لكل الفروع.
• إمكانية تحديد صلاحية مستخدم مختلفة لكل فرع ولكل نقطة بيع مختلفة.
• إمكانية تحويل الأصناف بين الفروع بشكل سلس.
• تحكم وتطبيق كامل ولحظة باللحظة بالبيانات والأسعار كونك تعمل ببرنامجنا أونلاين.