تساعد برنامج المحاسبة للشركات وأصحاب الأعمال التجارية، على تتبع حسابات القبض والحسابات الدائنة، والحصول على فهم واضح لربحيتهم، والاستعداد لموسم الضرائب، حيث يمكن للشركات الصغيرة مثلا في كثير من الأحيان استخدام برامج المحاسبة الجاهزة دون الحاجة إلى تخصيص شامل، مع نمو الأعمال التجارية تصبح احتياجات الشركات المحاسبية أكثر تعقيدًا، وغالبًا ما تكون هناك حاجة إلى نظام مخصص لتخطيط موارد المؤسسة.
فما أهمية برامج المحاسبة للشركات والأنشطة التجارية؟ إجابة السؤال في تتمة المقال.
تعريف برنامج المحاسبة
هو برنامج محوسب تقوم الشركات من خلاله بجمع معلوماتها المالية في نظام كمبيوتر، كما يتعامل هذا البرنامج مع الجوانب الأساسية للمحاسبة بهدف تسريع عمليات الحساب المتعلقة بالمالية والمحاسبة والمخزون والرواتب والموردين والعملاء، وغيرها، وكذلك الامتثال لأحكام القانون الذي وضعته الحكومات لدفع الضرائب.
آلية عمل برامج المحاسبة
تقوم برامج المحاسبة بتقييم الحالة المالية للأعمال التجارية والعناية بها، على سبيل المثال برنامج ERP السحابي من مؤسسة فكرة للبرمجيات، والذي يقوم بإدارة أعمالك رقميًا معتمدا على التكنولوجيا الحديثة في التخطيط وإدارة أنشطة الأعمال اليومية بداية من المحاسبة، ومتابعة دورة العمل، كما يشرف على:
1. حساباتك:
العناية بالحسابات هي المهمة الرئيسية لبرامج المحاسبة، إنها تعتني بحسابات الدفع والمدينين، وتساعدك في التعامل مع البنوك، وتظهر لك جميع النفقات والإيرادات والمطلوبات والأصول في إطار زمني محدد.
2. الفواتير:
تعتبر الفواتير جزءًا ماليًا رئيسيًا آخر من الأعمال التجارية، يساعدك برنامج المحاسبة في توفير الفواتير للعملاء وإعداد الفاتورة لهم.
3. تتبع المبيعات:
تتيح لك برامج المحاسبة من تتبع النظام إجمالي المبيعات.
4. إدارة كشوف المرتبات:
برامج المحاسبة يمكنها أيضًا إدارة الموظفين، حيث تتولى رواتبهم وأجورهم ومكافآتهم وكل تعويض مالي.
5. إدارة المخزون:
إدارة المخزون ضرورية جدًا للأعمال، مع تطبيق هذا الحل من خلال برامج المحاسبة تتحسن حالة إدارة المخزون.
6. المساعدة في الميزانية :
تقوم برامج المحاسبة بتحليل المستندات الموجودة ومقارنتها بالمستندات السابقة، كمل تساعد على وضع ميزانية جديدة.
أهمية برامج المحاسبة للشركات والأنشطة التجارية
تتمتع برامج المحاسبة بمجموعة خصائص ومميزات، مهمة جدًا في نجاح الأعمال للشركات والأنشطة التجارية مثل برنامج"فكرة" للمحاسبة وإدارة المخزون ونقاط البيع (POS)، وهذه أبرز الفوائد:
دقة محاسبية محسنة
تشمل مزايا برامج المحاسبة زيادة الدقة عن طريق تقليل أو إزالة الأخطاء البشرية في الحساب، في حين تتضمن عمليات مسك الدفاتر اليدوية إجراء الكثير من العمليات الحسابية يدويًا، وبالتالي تمت احتمالية وقوع أخطاء حسابية قد تضر بالشركة، بينما أجهزة الكمبيوتر غير قادرة فعليًا على ارتكاب مثل هذه الأخطاء، إذا تم إدخال البيانات بشكل سليم.
سرعة الانجاز وزيادة الكفاءة
يسمح استخدام برامج المحاسبة للشركات بمعالجة حساباتها بسرعة أكبر من المعالجة اليدوية، يأتي جزء من هذه الزيادة في السرعة من استخدام أجهزة الكمبيوتر القادرة على معالجة الأرقام بشكل أسرع بكثير من الدماغ البشري.
بالإضافة إلى ذلك، تسمح برامج المحاسبة للمؤسسات بزيادة الكفاءة من خلال إدخال الأتمتة، لنفترض، على سبيل المثال، أن الشركة تحتاج إلى تسجيل ضريبة المبيعات على جميع معاملاتها، يمكن تكوين برنامج المحاسبة للقيام بذلك لكل إدخال تلقائيًا، بدلاً من جعل الموظف يعمل على حساب الضريبة بشكل مطول.
التكاليف الإجمالية المخفضة
غالبًا ما تسير الفوائد الناتجة عن سرعة وكفاءة برامج المحاسبة، جنبًا إلى جنب مع انخفاض التكاليف الإجمالية، يتيح استخدام برنامج محاسبة لكل عضو في فريق المحاسبة القيام بالمزيد في وقت معين، مما يعني أن هناك حاجة إلى فريق أصغر بشكل عام.
هذا بدوره، يمكن أن يقلل من كشوف المرتبات والتكاليف الإدارية لقسم المحاسبة، ومع ذلك، يجب دائمًا موازنة هذه المدخرات مقابل تكلفة البرنامج نفسه وأي أجهزة إضافية مطلوبة لتشغيله.
تقدم تقارير دقيقة
تساعد برامج المحاسبة الشركات على تزويد الموظفين اللازمين بالمعلومات المالية الدقيقة في الوقت المناسب، على سبيل المثال، افترض أن المدير المالي للشركة يحتاج إلى تقرير عن التدفق النقدي ليحضر إلى اجتماع في غضون ساعتين، في هذه الحالة تحتوي العديد من أنظمة برامج المحاسبة على وحدات إعداد تقارير مضمنة تمكّن المستخدمين من إنشاء هذا النوع من التقارير ببساطة عن طريق ملء نموذج أو النقر فوق زر، وهذا ما تجده في برنامج "فكرة" للمحاسبة وإدارة المخزون ونقاط البيع (POS).
تقليل الإحباط من الإيداع الضريبي
يمكن أن يكون تقديم ضرائب عملك عملية معقدة، تتطلب منك تتبع جميع معاملات عملك عن كثب، تشمل مزايا برامج المحاسبة تسهيل هذه العملية من خلال التأكد من أن جميع التفاصيل المالية لعملك موجودة في مكان واحد.
مزامنة الحسابات
يقلل برنامج المحاسبة من مقدار الوقت الذي يقضيه في إدخال البيانات من خلال السماح للمستخدمين بمزامنة حساباتهم المصرفية التجارية وبطاقات الائتمان الخاصة بهم مع البرنامج، بمجرد المزامنة، ستتدفق المعاملات إلى برنامج المحاسبة، حيث يمكن تصنيفها في حسابات مختلفة.
أخطاء أقل عند دمج المعلومات
إن وجود أخطاء في وقت دمج الكثير من المعلومات المالية أمر طبيعي تمامًا، أكثر مما يحدث يدويًا، يمكن أن تؤدي الحسابات والإضافات والطرح، إلى العديد من الأخطاء، ويمكن أن يكون الخطأ في الحسابات المالية مدمرًا لشركتك، لكن الأتمتة في هذه العملية في استخدام برامج المحاسبة توفر الكمال في العمل والدقة عند إنشاء تقارير صادقة للإدارة، حيث لا توجد إمكانية لارتكاب مثل هذا الخطأ، يمكنك اعتماد خدماتنا المحاسبية في مؤسسة فكرة للبرمجيات من خلال برامج محاسبة دقيقة وفعالة وخالية بإذن الله من الأخطاء.
تنويه:
تمت بعض الجوانب التي يجب أن تأخذها الشركات في الاعتبار إذا قررت استخدام برامج المحاسبة في عملياتها، وهي:
التكاليف
إذا قررت الشركة تثبيت برنامج محاسبة على خوادمها، فيجب أن تأخذ في الاعتبار أنها تنطوي على تكلفة تدفع مقابل استخدامها، ترتبط هذه التكلفة بتثبيت البرنامج، والدعم الفني، وترخيص استخدامه، والصيانة والتحديث، من بين أمور أخرى.
متوافق
عند اختيار البرنامج المحاسبي للشركة يجب الحصول عليه حسب متطلبات الشركة، لأنه بخلاف ذلك يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية لمنظمة الأعمال التي تتجلى في إهدار الموارد، هنا ندعوك لتوفير الوقت والجهد في البحث عن برنامج متوافق مع خصائص واحتياجات شركتك، واختيار برنامج "فكرة" للمحاسبة وإدارة المخزون ونقاط البيع (POS).
استنتاج:
في حين أن معظم برامج المحاسبة سهلة الاستخدام، إلا أن هناك حاجة إلى فهم عام لمبادئ المحاسبة لضمان إعداد التقارير المالية بشكل صحيح، لهذا السبب، تقوم العديد من الشركات بتوظيف محاسبين أو محاسبين لصيانة أو مراجعة دفاترهم، لكن برنامج المحاسبة عبر الإنترنت المستند إلى السحابة، يجعل من الملائم للشركات الوصول إلى ملفاتهم في نفس الوقت الذي يعمل فيه كاتب الحسابات أو المحاسب.
التعليقات
25 Jul 2023 01:23 AM
باسم
موفقين
25 Jul 2023 01:24 AM
NORA
كالعادة معلومات قيمة
25 Jul 2023 01:25 AM
احمد
طرح موفق
إضافة تعليق جديد