تعتبر إدارة الاتصالات مصطلح شامل يشير إلى تدفق المعلومات داخل شركة أو بين شركات متعددة، ويركز على الوصول إلى الجمهور المستهدف للشركة من خلال تخطيط وتنفيذ طرق الاتصال المختلفة، وتشمل هذه الجماهير المستهدفة المستهلكين والبائعين والمجموعات الإعلامية - ولكن يمكنهم أيضًا تضمين الموظفين.
تتضمن الاتصالات الإدارية كتابة المراسلات التجارية مثل المذكرات والإشعارات والتقارير والرسائل والتحدث في جميع مستويات الموظفين وزملاء العمل والرؤساء في الاتصالات الإدارية ، وفعالين في منصبك ، فيما في جودة الاتصالات التجارية في المجالات ، بما في ذلك علاقات العمل والموظفات والموصلات القيادة.
أهمية إدارة الاتصالات
سواء كان الجمهور داخليًا أو خارجيًا ، تلعب إدارة الاتصالات دورًا أساسيًا في الصحة العامة وحيوية العمل التجاري ، يمكن أن يساعد بناء اتصالات الاتصالات في إعداد الأعمال التجارية لتحقيق النجاح.
تمكنك إدارة الاتصالات من تتبع وتحليل جميع جهات اتصال مؤسستك مع الطلاب والموظفين والهيئات المكونة والمؤسسات داخل المؤسسة وخارجها، يمكنك تتبع:
- جميع الاتصالات والصادرة
- جميع أنواع الاتصالات - والبريد الإلكتروني والمكالمات اتصالات الاتصال الشخصية والفاكس وما إلى ذلك
- الاتصالات التي تم الاتصال بها والتي تعود إلى مكتبك
- جميع الموظفين المشاركين في الاتصال
- يمكنك أيضًا التواصل
خصائص نظام الاتصالات الإدارية والمعاملات الإلكترونية
يمكّنك نظام الاتصالات الإدارية من إدارة جميع معاملات الاتصالات المتعلقة بعملك بطريقة إلكترونية متكاملة، يتيح لك النظام أيضًا الاحتفاظ بجميع تفاصيل المعاملات الواردة والصادرة المؤرشفة في قاعدة بيانات إلكترونية تسهل الوصول إلى تلك المعلومات متى شئت.
يمثل نظام الاتصالات الإدارية بمفهومه الجديد والذكي شبكة إلكترونية مترابطة تهدف إلى أتمتة ومتابعة الوارد والصادر الداخليين بين الإدارات، ومتابعة العامة الواردة والصادرة بين إدارة الاتصالات الإدارية والخارجية.
يتمتع نظام الاتصالات الإدارية بالعديد من المزايا الإدارية لأتمتة عمليات التحكم الواردة والصادرة لعملك:
لوحة التحكم:
يعرض نظام الاتصالات الإدارية بيانات معاملات الاتصالات الصادرة والواردة في مكان واحد، من خلال لوحة المعلومات، يمكنك متابعة جميع المعاملات الداخلية الصادرة (داخل نظام مؤسستك) أو المعاملات الخارجية الصادرة، والتي تمثل عمليات الاتصالات مع المؤسسات الأخرى، الأمر نفسه ينطبق على متابعة الاتصالات الواردة والصادرة.
تصنيف سرية المعلومات الواردة والصادرة:
يمكّنك نظام الاتصالات الإدارية من تصنيف عمليات المعاملات الصادرة والواردة بناءً على درجة سريتها، حيث يمكنك إنشاء صادر أو وارد (داخلي أو خارجي) بتصنيفات مختلفة لتسهيل عملية متابعة الاتصالات الواردة والصادرة ورفع مستوى كفاءة وسرعة نظام مؤسستك.
تبسيط العمليات:
يتميز نظام الاتصالات الإدارية بسير عمل مبسط وذكي، يتيح لك النظام إدارة قوائمك الواردة والصادرة بسلاسة وسهولة من خلال تمكينك من عرض تفاصيل المعاملات الواردة والصادرة وطباعتها وإعادة توجيهها ومعرفة حالة المعاملة والرد على المرسل، يوفر لك النظام أيضًا واجهة مستخدم بسيطة ولوحة تحكم للقوائم الواردة والصادرة.
ديناميات العمل:
يتميز نظام الاتصالات الإدارية بقدرته على حفظ جميع اتصالاتك الواردة والصادرة بشكل آلي، كما أنه يمكّنك من التحكم الكامل في إعدادات النظام بما يتناسب مع هيكل نظام مؤسستك من حيث إعدادات التوجيه الوارد والصادر، والحفظ التلقائي، وإنشاء المستخدم، والأذونات للمستخدمين، والعديد من الإعدادات الأخرى التي يمكنك التحكم فيها وتعديلها بطريقة ديناميكية تناسبك.
إدارة اتصالات العملاء
إدارة اتصالات العملاء هي إطار عمل استراتيجي مصمم لتنظيم وإدارة وتخزين واسترداد وتحسين اتصالات العملاء الواردة والصادرة، من خلال ترجمة المحادثات من قنوات اتصال متعددة إلى مساحة مركزية باستخدام التطبيقات الرقمية والحلول البرمجية.
تعتبر إدارة اتصالات العملاء رائدة في خدمة العملاء التي تساعد الشركات على التواصل والتفاعل مع العملاء لتحسين تجربتهم العامة، فاليوم، تستفيد معظم الشركات الناجحة من قوة إدارة اتصالات العملاء لتقييم احتياجات العملاء وسلوكهم واستخدام نهج يعتمد على البيانات لاتخاذ قرارات مستنيرة.
فوائد إدارة اتصالات العملاء
قطع الاتصال الفعال شوطًا طويلاً في تحديد الجوانب المختلفة لمؤسسة تجارية، بدءًا من ضرب وتر حساس أولي مع العملاء المحتملين، ونقلهم عبر رحلات مختلفة في عملية الشراء، والاحتفاظ بهم كعملاء متكررين ومخلصين.
أدى ظهور الاتصالات الرقمية إلى استبدال طرق الاتصال التقليدية المتأخرة وجعل التواصل مع العملاء عجيبة اليوم، ولكن مع الزيادة المفاجئة في قنوات الاتصال، سادت الفوضى بالسرعة التي بدأت تتلاشى.
تكافح المنظمات للحفاظ على جميع اتصالاتها الواردة والصادرة سليمة بسبب عدم وجود إطار عمل أو نظام أساسي مناسب لتوطين المحادثات من قنوات متعددة، مما يخلق الحاجة إلى برنامج إدارة اتصالات العملاء.
أهمية تتبع وتبسيط تفاعلات العملاء
لا يمكنك تبسيط تفاعلات العملاء إلا إذا كنت تعرف كيفية تتبعها، يعد سوء الاتصال سببًا رئيسيًا لقتل الصفقات عند استخدام العديد من قنوات الاتصال في وقت واحد، إنه يقلل من معنويات الموظفين، ويقلل بدوره من الإنتاجية ويؤثر على كفاءة العمل، يريد العملاء ببساطة من شخص ما أن يتواصل معهم بنشاط ويستجيب على الفور.
وظائف نظام الاتصالات الإدارية
تتمثل وظائف نظام الاتصالات الإدارية، في مجموعة من المهام نذكر منها:
- استبدال المعاملات الورقية بالمعاملات الإلكترونية وأتمتة عمليات
- استلام ومعالجة وتسجيل وإعادة توجيه ملفات المعاملات من جهات خارجية عبر الفاكس والبريد والبريد الجوي والبريد الإلكتروني إلى الأطراف المعنية.
- استلام ملفات المعاملات من إدارات الهيئة الأخرى وتسجيلها في النظام وإرسالها إلى جهات خارجية عبر الفاكس أو البريد أو البريد السريع أو البريد الإلكتروني
- أرشفة نسخ جميع الاتصالات الواردة والصادرة إلكترونيًا
- تزويد الإدارات الأخرى بنسخ إلكترونية من الاتصالات الواردة والصادرة
- استقبال جميع المكالمات وإحالتها إلى الجهات المعنية ومساعدة الإدارات على التواصل مع الجهات الخارجية وتزويدها ببيانات اتصالات وأرقام هواتف الجهات الخارجية
- متابعة جميع الاتصالات الواردة والإجابة على جميع الاستفسارات والأسئلة والملاحظات التي تخصهم
مهارات إدارة الاتصال التي تحتاجها في إدارة المشاريع
باختصار ، أهم مهارات إدارة الاتصال التي تحتاجها في إدارة المشروع تتناول تخطيط إدارة الاتصالات وتنفيذ إدارة الاتصالات ومراقبة الاتصالات وإعداد التقارير، باستخدام خطة اتصال ضمن خطة مشروع مفصلة، يلتقط مديرو المشروع الجمهور والهدف والقناة والمحتوى وتكرار الاتصال بين أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق لكل مشروع.
مهارات إدارة الاتصالات في إدارة المشاريع
تشمل مهارات إدارة الاتصال الأساسية التي تحتاجها في إدارة المشاريع ما يلي:
- الاستماع الفعال لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الذين لا غنى عنهم للجوانب المختلفة للمشاريع الجارية داخل المنظمة، على سبيل المثال، الخبراء المتخصصين ورعاة المشروع
- إنشاء عمليات منظمة لأعضاء الفريق حتى يعرفوا من تم تعيينه لمهام محددة، ومن يراجع تلك المهام، وتواريخ الاستحقاق، وكيفية تجميع العمل وتسليمه إلى المشرفين، والذين يرسلون التقارير، وتفاصيل أخرى مهمة
- تحديد مصادر وتمرير وتنفيذ الملاحظات الواردة من الموظفين والقيادة
- الحفاظ على اتصالات استباقية وفي الوقت المناسب داخل المنظمة (الاتصالات الداخلية) وخارج المنظمة (الاتصالات الخارجية)
- حل النزاعات والوساطة في حالات الخلاف بين أعضاء الفريق في المشروع
- الحفاظ على اتساق الاتصال مع صوت العلامة التجارية وأصول ورسائل التسويق التنظيمي
الخلاصة:
نظرًا لأنه يتولى جميع الوظائف والمهام الفنية والإدارية، فإن نظام الاتصالات الإدارية هو شريان الحياة لأي مؤسسة حكومية أو خاصة، حيث يعتبر النظام حيويًا في قدرته على التعامل مع المعاملات الواردة والصادرة وأرشفتها وإعادة توجيهها بطرق تسهل تبجيل ومراجعة هذه المعاملات في أي وقت، مما يجعل النظام المرجع الوحيد لجميع الإدارات التي ترغب في متابعة أي منها.
مواضيع قد تهمك :
برنامج إدارة مكاتب المحاماة والاستشارات والشئون القانونية بالشركات "فكرة دوك سويت"
تحسين كفاءة الأعمال وتحديث أنظمة العمل الأساسية
مراجع
1. <<مهارات أساسية لإدارة المشاريع>>،الجزيرة.
2. <<إدارة المشاريع - تعريفها ومهاراتها ومراحلها وتنظيمها>>، مركز البحوث والدراسات متعدد التخصصات.
-
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
افضل برامج الارشفة الالكترونية
التعليقات
08 Jun 2023 03:12 AM
ابو محمد
موفقين
08 Jun 2023 03:13 AM
نوف
شكرا على المعلومات
إضافة تعليق جديد