فوائد أتمتة المهام الإدارية

الأتمتة الإدارية هي عملية استخدام التكنولوجيا لأتمتة المهام الإدارية. ببساطة، الأتمتة هي عملية إكمال المهام المتكررة والرتيبة تلقائيًا.

المدونة / البرامج المحاسبية والإدارية

فوائد أتمتة المهام الإدارية

الأتمتة الإدارية هي عملية استخدام التكنولوجيا لأتمتة المهام الإدارية. ببساطة، الأتمتة هي عملية إكمال المهام المتكررة والرتيبة تلقائيًا.
 
باستخدام الأتمتة الإدارية، يلزم بذل جهد يدوي شبه منخفض لإنجاز مهام سير العمل الإدارية.
 
عادةً ما يكون كل ما تحتاجه هو البرامج ذات الإعدادات المحددة التي تناسب احتياجاتك. عندما يتم تنفيذ البرنامج في عملياتك، سيتم أتمتة مهامك الإدارية المتكررة ولن تكون أبدًا جزءًا من مهامك اليومية مرة أخرى.
 
أهمية أتمتة المهام الإدارية
مع ظهور برامج التشغيل الآلي والتطبيقات والروبوتات عبر الإنترنت، أصبح من الممكن الآن نقل بعض أو كل العمل الذي يقوم به الموظفون في أعمالهم اليومية إلى نظام كمبيوتر.
 
تواجه معظم الشركات خيارًا: مواصلة نشاطها دون إعادة اختراعه أو الانطلاق إلى الابتكار وتحويل نفسها إلى شركة أكثر تنافسية.
 
من الواضح أن موظفيك يقضون ساعات لا حصر لها في الأسبوع في أداء مهام متكررة على برامج غير ملائمة. في أي نوع من القطاعات، بمجرد تكاملها جيدًا، سيتم استيعاب الأتمتة على أنها تبسيط من حيث التنظيم المالي والتنظيمي والتجاري وتنظيم الموارد البشرية ولكن أيضًا من حيث إدارة فرقك. خلافًا للاعتقاد الشائع، لن تحل هذه الميزات محل القوى العاملة البشرية، بل ستسهل وتدعم فرقك في مهامهم.
 

ما هي فوائد أتمتة المهام الإدارية؟

تبسيط العمل: لم يعد الموظفون مضطرين لإدارة المهام الإدارية بأنفسهم، والتي قد تكون في بعض الأحيان معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً.
 
زيادة الإنتاجية: يتيح توفير وقت الموظف إنتاجية أكبر، وتسمح لك الأتمتة بالعمل بشكل أسرع، ولكنها تتيح أيضًا للموظفين أن يكونوا قادرين على تكريس أنفسهم لمهمة أخرى.
 
مرونة أكبر: يمكن للتقنيات المطبقة للأتمتة أن تتكيف بسرعة مع التغييرات الإدارية.
 
خفض التكلفة: تعمل الأتمتة على تقليل التكاليف الإدارية وتسمح بتطور الوظائف من حيث المهارات والمؤهلات. ولذلك فهي تتيح للشركة ربحية أفضل
 
تنفيذ أسرع: إنجاز المهام الإدارية بشكل أسرع باستخدام الأتمتة. ولذلك فإنه يجعل من الممكن تجنب التأخيرات الإدارية التي يمكن أن تكون معاقبة للشركة.
 
جودة أفضل: تتيح الأتمتة دقة عالية. الأتمتة قادرة على اكتشاف بعض الأخطاء البشرية وتصحيحها أو التحقق من أن العملية تعمل بشكل صحيح.
 
استهلاك أقل للطاقة: يتيح تحسين الوقت وتبسيط الأدوات الإدارية أيضًا تقليل استهلاك الطاقة المتكبدة للمهام الإدارية.
لذلك فإن أتمتة المهام الإدارية لها العديد من المزايا للشركة التي توفر الوقت وتحسن الاستجابة وتحسن الجودة وتوفر المال.
 
ما هي المهام الإدارية التي يمكن  أتمتتها؟
إذا كنت ترغب في تنمية عملك إلى أقصى إمكاناته، فلا يمكنك الاستمرار في قضاء معظم وقتك في المهام الإدارية.
 
أنت بحاجة إلى نظام موثوق به يدعم مهامك الأكثر تكرارًا واستهلاكًا للوقت. يجب ألا يكون سير العمل الإداري الخاص بك جزءًا من قائمة المراجعة الخاصة بك، بل يجب أن يكون آليًا.
 

فيما يلي قائمة بالمهام اليومية التي يجب تشغيلها تلقائيًا:

  • تسجيل بيانات الفاتورة
  • الحفاظ على قواعد بيانات العملاء
  • إدارة مصروفات الشركة
  • تصنيف وتسمية وفرز الوثائق
  • تحليل ونسخ بيانات المستند
  • التحقق من صحة المستندات
  • تحقق من هوية عملائك
  • تسجيل بيانات الفاتورة
  •  
إجراءات تسجيل الفواتير اليدوية مملة ومتكررة. فهي لا تجعل موظفيك أقل إنتاجية فحسب، بل إنها تؤدي أيضًا إلى أخطاء مكلفة.
 
إدارة قاعدة بيانات العملاء
قد يكون من الصعب مواكبة إعداد العملاء وإدارة قواعد بيانات العملاء في الأعمال التجارية المتنامية. تعيين موظفين إضافيين هو حل غير فعال لهذه المشكلة. في الواقع، يؤدي ذلك فقط إلى زيادة النفقات غير المرغوب فيها ولا يمنع الأخطاء المطبعية التي يمكن أن تضر بعملك.
 
الحل الذي نفذته العديد من الشركات بالفعل هو حل معالجة المستندات الذكية (IDP) الذي يمنحها ميزة تنافسية.
 
يمكن أن يوفر لك حل IDP عملية تسجيل رقمية للعملاء مؤتمتة بالكامل. يستخدم تقنية OCR و AI لاستخراج المعلومات تلقائيًا من وثائق الهوية. يمكن تحميل المعلومات المستخرجة على الفور إلى قاعدة بيانات العملاء الخاصة بك. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للبرنامج اكتشاف محاولات الاحتيال عن طريق الإحالة المرجعية للبيانات مع القوائم السوداء أو قوائم الحسابات الاحتيالية.
 
إدارة مصروفات الشركة
من الأهمية بمكان أن يكون لدى أي منظمة نظرة عامة واضحة على نفقاتها. ومع ذلك، فإن القليل منهم يستمتع بعملية التدقيق والتحقق من الكثير من الأرقام على أساس يومي. ناهيك عن تأثير الخطأ البشري على عملك.
 
هناك حلول يمكن أن تقضي على هذه الأخطاء وتوفر لك الوقت والمال. أهم خصائص هذه العمليات أنها يجب أن تكون آمنة ودقيقة وسريعة.
 
تصنيف وتسمية وفرز الوثائق
في أي عمل تجاري، من المحتمل أن تكون مستندات حفظ الملفات وفرزها وتصنيفها هي أكثر المهام شاقة وتكرارًا التي يتم إجراؤها يدويًا. يكره الموظفون قضاء ساعات لا حصر لها في المهام التي هم مؤهلون لها أكثر من اللازم.
 
هذا يخلق موظفين غير راضين ويمنع موظفيك من قضاء وقتهم في المهام الأساسية التي تحافظ على استمرار عملك.
 
لحسن الحظ، لم يعد من الضروري لعملك مواصلة هذه العملية يدويًا. بفضل تقنية التعرف الضوئي على الحروف والتعلم الآلي، يمكن الآن أتمتة هذه العملية.
 
 
باستخدام أتمتة سير العمل ، يمكن لشركتك:
 
  • زيادة الإنتاجية بشكل كبير
  • تجنب فقدان المستندات بسبب خطأ بشري
  • تقليل النفقات الإضافية التي كانت مطلوبة حتى الآن للتحكم في عملية سير العمل.
 
التحقق من صحة المستندات
قد يكون من الصعب معرفة ما إذا كان المستند أصليًا أم شرعيًا. لا يكلفك التحقق من كل مستند الوقت فحسب، بل هناك أيضًا خطر حدوث خطأ، والذي قد يؤدي في النهاية إلى الإضرار بعملك بشكل كبير.
 
تم تطوير برنامج لمساعدتك على أتمتة عملية التحقق من المستندات. بصرف النظر عن حقيقة أنه يوفر على عملك الكثير من الوقت والتكلفة التشغيلية، فإنه يضمن لك أيضًا أن تكون جميع المستندات أصلية وأصلية.
 
تحقق من هوية عملائك
إن الترحيب بالعملاء والمستهلكين ليس مهمة فحسب، بل مهمة حساسة أيضًا. كما تعلمون بالفعل، يجب أن يتم التحقق من هوية عملائك لأسباب تتعلق بالخصوصية والأمان.
 
من خلال البرنامج، يمكنك تبسيط عملية إعداد العملاء باستخدام حل للتحقق من الهوية. سيحدد البرنامج المناسب تلقائيًا محاولات الاحتيال وإساءة الاستخدام ويسهل عملية التحقق من هويتك بالكامل.
 


نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة