إدارة العمليات التجارية (BPM) هي نهج منظم لتحسين العمليات التي تستخدمها المؤسسات لإنجاز العمل وخدمة عملائها وتوليد قيمة تجارية، فعملية الأعمال هي نشاط أو مجموعة من الأنشطة التي تساعد في تحقيق أهداف المنظمة، مثل زيادة الأرباح أو تعزيز تنوع القوى العاملة.
وتستخدم إدارة العمليات التجارية طرقًا مختلفة لتحسين عملية الأعمال من خلال تحليلها، ونمذجة كيفية عملها في سيناريوهات مختلفة، وتنفيذ التغييرات، ومراقبة العملية الجديدة، وتحسين قدرتها باستمرار على دفع نتائج الأعمال والنتائج المرجوة، ولمزيد من التفاصيل عن مفهوم إدارة العمليات التجارية وخطواتها، تابع معنا القراءة.
ما هي إدارة العمليات التجارية؟
إدارة العمليات التجارية(BPM) هو نظام تستخدم فيه الشركات طرقًا مختلفة، مثل البرامج والخبرة، لتحسين وقياس وتحسين وأتمتة أداء العمليات التجارية، يشير إلى الإدارة الشاملة لعمليات سير العمل، تعمل إدارة عمليات الأعمال باستمرار على تحسين العمليات ومواءمة الوظائف التي تشمل الأعمال وأنظمة تكنولوجيا المعلومات والمهام اليدوية والمعلومات، كما أنها تخلق قيمة من منظور تكنولوجيا المعلومات والأعمال عن طريق إزالة منطق العملية الثابتة من التطبيقات المخصصة لزيادة قيمة الأعمال للتطبيقات والحلول الحالية، كما تعمل على أتمتة العمليات ذات المهام الحرجة وتكاملها لزيادة القدرة على التكيف مع الأعمال وأداء التكلفة. من منظور تقني، فإن إدارة العمليات التجارية تقلل من الحجم.
تطوير العمليات التجارية
نظرًا لأن العمليات التجارية في بعض الشركات أصبحت كبيرة جدًا ومعقدة بحيث لا يمكن إدارتها بدون مساعدة الأدوات الآلية، تم تطوير منتجات برامج العمليات التجارية لدعم تغيير الأعمال على نطاق واسع. وقد تطورت تقنيات BPM التمكينية هذه بدورها، مدفوعة بالتطورات في الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي وغير ذلك من التقنيات الذكية المزعومة التي توفر طرقًا جديدة لاكتشاف، وتصميم، وقياس، وتحسين، وأتمتة سير العمل.
أهمية إدارة العمليات التجارية
تعد إدارة العمليات التجارية مهمة لأن العمليات التجارية الفعالة ضرورية لنجاح المؤسسة، تتضمن الأمثلة الشائعة للعمليات التي تساعد الشركات على تحقيق أهداف العمل ما يلي:
1. تطوير وصنع منتج جديد
2. تلبية طلب المنتج
3. إدارة خدمة العملاء
4. استيعاب موظف جديد
يمكن أن تستلزم هذه العمليات التجارية المئات أو حتى الآلاف من المهام والموافقات المطلوبة لإكمالها، وعادة ما تشمل الأشخاص وأنظمة تكنولوجيا المعلومات والآلات الأخرى داخل الأعمال ويمكن أن تشمل أيضًا موفري تعهيد العمليات التجارية، تقسم عملية الأعمال المصممة جيدًا هذه المهام إلى خطوات منظمة وقابلة للتكرار يمكن للعمال اتباعها لتحقيق نتائج متسقة، فيما تساعد الخطوات القابلة للتكرار المؤسسات على التنبؤ بالموارد التي تحتاجها، مما يقلل من مخاطر تخصيص الموارد بشكل أقل أو مفرط، ويكشف قياس الخطوات عن الروابط الضعيفة والاختناقات، مما يشير إلى الطريق إلى تحسينات محتملة في إجراءات العمل.
شبّه مايكل روزمان، أستاذ أنظمة الابتكار في جامعة كوينزلاند للتكنولوجيا ومدير مركز الجامعة للمؤسسات المستقبلية، والخبير في العمليات التجارية BPM، شبه هذه الأخيرة بشريان الحياة للمؤسسة.
منهجية إدارة العمليات التجارية
لإدارة عمليات تجارية ناجحة، ننصح باتباع الاستراتيجيات التالية:
تحليل
كخطوة أولى لتحسين العمليات التجارية، ستحتاج إلى تحليل العملية كما هي موجودة حاليًا، ضع في اعتبارك ما يصلح أو أين توجد المشكلة أو عدم الكفاءة، بالإضافة إلى كيفية ارتباطها بالمهام أو العمليات الأخرى.
النموذج
ابحث عن طرق لتحسين العملية وتصميم التنفيذ المثالي لها، عليك أن تستخدم نموذج العملية هذا لاستكشاف كيفية عمل نهجك الجديد مع مجموعة متنوعة من السيناريوهات والمتغيرات المحتملة.
التنفيذ
بمجرد تصميم العمليات التجارية، يمكنك تنفيذ التغييرات، وتأكد من توثيق ما تغير ولماذا.
مراقب
بعد تنفيذ عمليتك الجديدة، ستحتاج إلى مراقبتها لمعرفة ما إذا كان هناك تحسن، يجب جمع البيانات لقياس التقدم مقابل استراتيجية العمل، واطرح هذه الاسئلة: هل ترى زيادة في الكفاءة؟ هل انخفضت التكاليف؟ هل يتم تسليم المنتجات بشكل أسرع؟
التحسين والأتمتة
بمجرد تطبيق منهجية الأعمال التجارية على عملية ما، ستحتاج إلى مراقبتها وتحسينها باستمرار، قد يستغرق تحسين العمليات وقتًا ويمكن أن تتغير مقاييس النجاح، لذلك يجب أن تكون عملية إدارة العمليات الحسابية مستمرة، ولابأس أن تبحث بانتظام عن طرق جديدة للتحسين، إذا كانت العملية الجديدة تعمل بشكل جيد، ففكر في إمكانية أتمتة أي مهام.
خطوات إدارة العمليات التجارية
يمكن أن تؤدي إدارة عمليات تجارية سيئة التصميم أو سيئة الإدارة إلى إتلاف الشركة وإعاقة الإنتاجية والكفاءة، وإذا تمت أتمتة العملية غير الفعالة كما هي، فيمكنها في الواقع تضخيم الأداء الضعيف، وتقويض أهداف العمل، ولا يتحقق ذلك الا من خلال هذه الخطوات:
التحليل
قبل تحسين العمليات، عليك أولاً أن تفهم كيف تبدو، الخطوة الأولى في إدارة العمليات التجارية هي التحليل، على الرغم من أنه يشار إليها أحيانًا باسم خطوة التصميم. خلال هذه المرحلة، تنظر إلى العمليات التجارية الحالية وتقوم بعمل ارتباطات من طرف إلى طرف، في هذه المرحلة، لا تقوم بإجراء أي تغييرات على العمليات التجارية، بل تفهم فقط كيف تبدو.
التصميم
يقوم محللو الأعمال بمراجعة قواعد العمل الحالية، وإجراء مقابلات مع مختلف أصحاب المصلحة، ومناقشة النتائج المرجوة مع الإدارة، والهدف من مرحلة تصميم العملية هو اكتساب فهم لقواعد العمل والتأكد من أن النتائج تتماشى مع الأهداف التنظيمية.
النموذج
تشير النمذجة إلى تحديد وتعريف وتمثيل العمليات الجديدة لدعم قواعد العمل الحالية لمختلف أصحاب المصلحة.
التنفيذ
قم بتنفيذ العملية التجارية عن طريق اختبارها مباشرة مع مجموعة صغيرة من المستخدمين أولاً ثم فتحها لجميع المستخدمين، في حالة سير العمل الآلي، قم بخنق العملية بشكل مصطنع لتقليل الأخطاء.
الإشراف
بمجرد تنفيذ العمليات التجارية الجديدة، راقبها لمعرفة ما إذا كانت تعمل بشكل جيدا هل أدت العمليات الجديدة حقًا إلى تحسين ما كان غير فعال سابقًا أو حيث كنت تواجه اختناقات؟ هل يتم استخدامها؟ في بعض الأحيان، لا تعمل الأشياء التي تبدو جيدة من الناحية النظرية، أو حتى أثناء اختبار صغير، في عملية نشر تغطي مؤسسة بأكملها، فإذا كانت هذه هي الحالة، فتراجع عن التنفيذ أو فكر في تحويله في اتجاه آخر. من خلال مراقبة هذه العمليات التجارية، يمكنك تحديد أي مشكلات تظهر بشكل استباقي ومعالجتها إذا لزم الأمر.
التحسين
مع وجود نظام فعال لإعداد التقارير، يمكن للمؤسسة توجيه العمليات بشكل فعال نحو التحسين أو تحسين العملية، فتحسين عمليات الأعمال (BPO) هو إعادة تصميم عمليات الأعمال لتبسيط وتحسين كفاءة العملية وتعزيز مواءمة العمليات التجارية الفردية مع استراتيجية شاملة.
متى يجب على المؤسسات تنفيذ إدارة العمليات التجاربة؟
فيما يلي بعض الأمثلة على العمليات التجارية التي يجب على المؤسسات تنفيذها، حيث سيؤدي تنفيذ العمليات التجارية الى عائد مرتفع على الاستثمار:
1. العمليات الديناميكية التي تتطلب تغييرات في الامتثال التنظيمي، مثل التغيير في إدارة معلومات العملاء بعد التغييرات في قوانين التمويل أو الخصوصية.
2. العمليات التجارية المعقدة التي تتطلب التنسيق والتنسيق عبر وحدات عمل متعددة أو أقسام أو أقسام وظيفية أو مجموعات عمل.
3. العمليات التجارية ذات المهام الحرجة القابلة للقياس والتي تعمل بشكل مباشر على تحسين مقياس الأداء الحاسم.
4. العمليات التجارية التي تتطلب تطبيقًا قديمًا واحدًا أو أكثر لإكمالها.
5. عمليات الأعمال مع الاستثناءات التي يتم التعامل معها يدويًا و / أو تتطلب تحولات سريعة.
استنتاج:
تذكر دائما أن إدارة عمليات الأعمال ليست عملية لمرة واحدة، إنها وظيفة مستمرة تتضمن تقييم العمليات وتحسينها، ونتيجة لذلك، يمكنك إجراء تحسينات كبيرة على العمليات، وتحسين الكفاءة والفعالية، وإيجاد طرق أسهل لأعضاء الفريق لتحقيق أهدافهم بشكل أسرع وبأقل جهد.
التعليقات
18 Jun 2023 08:22 PM
user-dy3ts5qw9j
شكراً لكم على الطرح
18 Jun 2023 08:24 PM
abdullahal9106
شرح اجميل
إضافة تعليق جديد