يُساهم استخدام برامج محاسبة erp احترافية في تحسين العمليات المالية والمحاسبية داخل الشركات ومؤسسات الأعمال والأنشطة التجارية المختلفة، والذي يترتب عليه نمو وتطور الأعمال وفق الخطط الاستراتيجية الموضوعة والأهداف المُعلنة.
وتلجأ الشركات الكبيرة تحديدًا إلى الاعتماد على برامج محاسبة erp متكاملة للمساعدة في الإدارة المالية وبناء التقارير المالية الدقيقة والتحليلات ذات الكفاءة التي تساعد على اتخاذ قرارات صائبة مبنية على البيانات.
في هذا المقال الجديد، سوف نشرح أهمية برامج المحاسبة المالية ERP، وكيف تساهم في تحسين العمليات المالية للشركات، وما هي معايير اختيار أفضل برنامج محاسبة مالية لمؤسستك.
لماذا برنامج erp للمحاسبة؟
يعرف برنامج erp بأنه نظام خاص بتخطيط كافة موارد المؤسسات وربط كافة العمليات التشغيلية ومهام سير العمل ببعضها البعض من خلال الأتمتة الإلكترونية، كعمليات إدارة البيع وإدارة التشغيل وإدارة المخزون والجرد والإنتاج وغيرهم من الإدارات. ونخص بالذكر هنا برامج محاسبة erp وهي تلك البرمجيات والأنظمة الرقمية المسؤولة عن التخطيط لإدارة كافة المهام المالية والمحاسبية داخل الشركات على اختلاف أشكالها وحجم أعمالها.
وتتمثل تلك المهام في إدارة عمليات المدين والدائن وعملية إدارة أوامر التوريد وطلبات الشراء لمنتجات المخزون وعمليات إدارة البيع والمهام المالية المتعلقة بكشوف المرتبات وغيرها من المهام التي تعمل برامج محاسبة erp على ربطها ببعضها البعض، مما يساعد في معالجة الأمور والمهام المتعلقة بسير العمل المختلفة وإنهاء كافة الإجراءات المتعلقة بمستندات تلك البيانات بسرعة ودقة وكفاءة.
كيف تساعد برامج محاسبة erp في تحسين العمليات المالية؟
من خلال استخدامك لبرامج محاسبة erp متكاملة ستتمكن من البدء في عملية التحول الرقمي لإدارتك المالية والتحكم في المهام المالية بكفاءة واحترافية، فتلك البرامج تحتوي على أدوات وتطبيقات تعمل على تقليل الوقت والجهد والتكلفة وتحسن من إدارة العمليات المالية.
وتوفر برامج المحاسبة المالية الاحترافية والمتكاملة مجموعة مهمة من الأنظمة والخدمات تتمثل في الآتي:
-
إدارة مختلف الحسابات
تحتوي الشركات على عدد من الحسابات المختلفة كحسابات القيد اليومي وحسابات الإيرادات وحسابات العملاء وحسابات أرصدة الشركة المختلفة وغيرها، كل تلك الحسابات تحتوي على عدد كبير من البيانات التي يتم تسجيلها بشكل يومي ومعالجتها بمختلف الطرق. ومن خلال برامج محاسبة erp احترافية لن تضطر لإجراء المعالجة تلك البيانات بالطرق اليدوية والتقليدية التي كانت تتسبب في العديد من الأخطاء، فكل ماعليك فعله هو تسجيل البيانات الأولية ومن ثم يقوم البرنامج بالتعامل مع تلك البيانات وإجراء المعادلات الحسابية الخاصة بها وتحديث البيانات المرتبطة بها من خلال عمليات الربط والتكامل لتحصل على نتائج بالنهاية دقيقة ومفصلة وخالية من الأخطاء.
-
تسجيل القيود اليومية
من خلال البرنامج ستتمكن من تصنيف قيود منشأتك اليومية سواء كانت مدينة أو دائنة، وتسجيل البيانات اليومية الخاصة بكل قيد بسهولة وسرعة وتتبعها بشكل لحظي بأي وقت ومن أي مكان.
-
إصدار الفواتير الإلكترونية
تدعم برامج محاسبة erp المتكاملة الفوترة الإكترونية لكافة معاملاتك البيعية وتسجيلها بسهولة من خلال استيراد المنتجات من خلال الأكواد المسجلة بها بقاعدة إدارة المخزون وإصدارها بما يتوافق مع هيئة الضريبة والزكاة.
هذا بالإضافة لكونها تدعم ضريبة القيمة المضافة، ويمكنك طباعة الفواتير بعد الانتهاء من تسجيلها أو إرسالها للعملاء عن طريق رسائل البريد الإلكتروني وإرفاقها فيما بعد مع بيانات العملاء بقاعدة بيانات العملاء.
-
إدارة المشتريات
تدعم برامج المحاسبة المالية أيضًا نظام إدارة المشتريات وربطها بالإدارة المالية، كي تتمكن من إصدار طلبات الشراء بسهولة وإرسالها للإدارة المالية للحصول على الموافقات المطلوبة من خلال الأتمتة الإلكترونية لمهام سير العمل بسهولة وبوقت قليل. كما يمكنك تتبع حسابات الموردين ومراجعتها ومطابقتها مع أوامر الشراء الصادرة، كل ذلك من مكان واحد.
-
إدارة البيع
توفر برامج محاسبة erp نظام إدارة المبيعات الذي يساعد الشركات على تسجيل وتتبع كل مايتعلق بالأمور المالية بإدارة البيع. فمن خلال البرنامج يمكنك تتبع طلبات البيع الصادرة لعملائك ومطابقتها بتقارير الدفع المختلفة كعمليات الدفع الأجلة والشيكات المستحقة الدفع والاطلاع على أرصدة حسابات العملاء للتأكد من تطابقها مع تلك العمليات. هذا بالإضافة لإدارة عمولات موظفي قسم المبيعات ومطابقتها مع تقارير الأداء البيعي الخاص بكل موظف بنهاية كل شهر.
-
إدارة الأقساط
تختلف طرق الدفع المتاحة لعملاء الشركات والأنشطة التجارية، ومن خلال برامج محاسبة erp ستتمكن من تنظيم وإدارة دفعات التقسيط المتاحة لعملائك، وتسجيلها بقاعدة البيانات الخاصة بهم، وربطها مع بيانات الإدارة المالية بسهولة، وتسجيل مواعيد الاستحقاق الشهرية لكل دفعة.
هذا إلى جانب ميزة إنشاء التنبيهات الخاصة بموعد كل قسط وإرسال إشعارات تنبيهية للعملاء بتلك المواعيد عن طريق الرسائل النصية القصيرة SMS أو رسائل البريد الإلكتروني.
-
إدارة الميزانية
كي تتمكن من التخطيط الجيد لموارد مؤسستك يجب أن تتحكم بإدارة ميزانية المؤسسة، والتحكم بكل البيانات والموارد كالمصروفات والتكاليف وغيرها لمعرفة ما هي النقاط التي يجب تحسينها وتطويرها بكفاءة وهو ما يمكنك عمله من خلال استخدام برامج محاسبة erp متكاملة.
-
إصدار التقارير
لأن الإدارة المالية تعتمد على التقارير المختلفة والهامة التي يعتمد عليها أصحاب الشركات لمعرفة الوضع المالي للشركة وتحليله لاتخاذ القرارات الهامة المتعلقة بكافة جوانب العمل؛ لذا يجب أن تكون تلك التقارير دقيقة في بياناتها وبلا أي أخطاء. هذا ما تقدمه لك برامج محاسبة erp من خلال أداة إصدار التقارير التي تمكنك من إصدار تقارير بأي وقت، كتقارير القيود اليومية، وتقارير أرصدة العملاء، وأرصدة حسابات الشركة، وأرصدة الميزانية العمومية، والأرصدة المتعلقة بالضرائب، وغيرها من التقارير الهامة.
-
التحليل الجيد
من خلال استخدام برامج المحاسبة المالية في كافة مهام سير العمل ستتمكن من الحصول على تقارير تحليل أوضاع الشركة المختلفة من خلال البيانات المتاحة للبرنامج، والتي تساعد في توقع أي مخاطر مستقبلية من الممكن حدوثها لدراستها ووضع استراتيجيات التعامل معها بكفاءة بما لا يضر بسير العمل داخل الشركة.
ليست تلك هي فقط المزايا التي يمكن أن تقدمها برامج محاسبة erp الاحترافية، فهناك مزايا أخرى وهي تتمثل في الآتي:
- إمكانية إضافة أكثر من مستخدم وإنشاء حساب خاص بكل موظف وتعيين مهام سير العمل وتتبعها بشكل لحظي.
- الاحتفاظ بقاعدة بيانات الشركة المختلفة بالنظام السحابي الخاص ببرنامج المحاسبة وحمايتها من التعرض للفقد أو التلف أو السرقة.
- تقليل الوقت والجهد والتكلفة مما يعود على الشركة بعامل إيجابي من حيث تحسين الجودة والإنتاجية وزيادة الأرباح.
- الأتمتة الإلكترونية لمختلف مهام سير العمل بين مختلف الإدارات بما يساعد على إنجاز المهام بسرعة ودون توقف كما كان في السابق.
- التحكم في كافة الموارد المختلفة للشركة وإدارتها بنجاح وكفاءة.
- توفير أداة بحث تساعد في الوصول لأي معلومة بقاعدة البيانات المختلفة المسجلة بالبرنامج دون عناء أو قضاء الكثير من الوقت للوصول للمعلومات المطلوبة واستخدامها وتحديثها وإعادة حفظها وتخزينها مرة أخرى.
معايير اختيار إفضل برامج محاسبة erp
إن اختيار العمل من خلال برامج محاسبة erp لتحسين أداء عملياتك المالية يجب أن يقوم على عدد من المعايير الهامة ودراستها بشكل كافي للتأكد من اختيار البرنامج الصحيح. ومن أهم تلك المعايير ما يلي:
- دراسة احتياجات الشركة، وخاصة تلك المتعلقة بالإدارة المالية والمحاسبية وما يمكن أن تقدمه تلك البرامج من حلول مبتكرة ومتطورة لتحسين الأداء.
- توفير تحديثات مستمرة للبرنامج كما هو الحال بالبرمجيات المختلفة.
- توفير واجهة استخدام سهلة الاستخدام وتكون أدواتها متطابقة مع احتياجات العمل بالمؤسسة.
- توفير تدريب للعاملين بالمؤسسة على كيفية استخدام تلك البرامج لتطوير مهاراتهم ومهام سير العمل الخاصة بهم.
- توافر خدمة مابعد البيع وخدمة الدعم الفني.
ختامًا، يمكن القول بأن الاهتمام بالجانب التكنولوجي الآن في الإدارات المختلفة بالمؤسسات هو السمة السائدة للشركات الراغبة في التطور والاستمرار والمنافسة بقوة في سوق العمل.
فتلك البرمجيات تعتبر أحد أدوات الاستثمار الناجحة لمختلف المؤسسات والشركات، وتعد برامج محاسبة erp المتكاملة هي أحد أقوى تلك البرمجيات التي يجب الاستعانة بها لتحسين العمليات المالية المختلفة.
إضافة تعليق جديد