قبل عصور التطور التكنولوجي والاعتماد على البرمجيات الرقمية مثل برنامج حسابات ومخازن احترافي، كانت الشركات والمؤسسات المختلفة تعتمد على تعيين الموظفين ذو الخبرة والكفاءة العالية في مختلف الإدارات بما فيها الحسابات وإدارة المخزون، وذلك من أجل تطبيق ما يمتلكونه من كفاءة وخبرة على سير العمل والوصول لأفضل النتائج المطلوبة.

لكن مع ظهور البرمجيات المختلفة وتطور الأدوات التكنولوجية المختلفة والتي تساهم بشكل كبير ومؤثر في أداء الشركات، أصبحت الحاجة لهذه البرمجيات كبيرة وهامة، ليس فقط لمواكبة التطور التكنولوجي والإلكتروني في سوق الأعمال المختلفة، ولكن أيضًا لتطوير المهام والإجراءات المختلفة، وتطوير أداء الموظفين واستغلال قدراتهم الذهنية بشكل أفضل وذلك من خلال توفير الوقت والجهد المبذول في القيام بالمهام بالطرق التقليدية.

ومن أهم البرامج التي تم برمجتها لمساعدة الشركات في تحسين الأداء والمهام هي البرامج المتعلقة بإدارة الحسابات والمخازن، وذلك لأن الإدارة الناجحة للحسابات والمخازن هي أكبر العوامل المؤثرة على الأداء الإنتاجي والتشغيلي للشركة، والذي بدوره يساهم بشكل مباشر في تحقيق الأرباح وتحقيق النجاح المطلوب.

في هذا المقال، سوف نتعرف على أهمية استخدام برنامج حسابات ومخازن للشركات ومؤسسات الأعمال المختلفة، الفوائد التي تعود على الشركات من الاعتماد على هذه البرمجيات الذكية في إدارة الحسابات والمخزون.

ما هو مفهوم برنامج حسابات ومخازن الشركات؟

يعد استخدام برنامج حسابات ومخازن للشركات هو أفضل الحلول التي تقدم للشركات سهولة في إدارة كافات مهام سير العمل، فالبرنامج يحتوي على مجموعة من الأدوات والتطبيقات سهلة الاستخدام والتي تساعد في إدارة كافة مهام سير العمل المتعلقة بالإدارة المالية، كتسجيل القيود والإيرادات والمصاريف اليومية وإصدار الفواتير المؤتمتة إلكترونيًا، وتتبع الأرصدة المختلفة للشركة والوقوف على الوضع المالي وإصدار التقارير المختلفة.

كل هذا بالإضافة لإمكانية ربط البرنامج بالمخازن لتتبع الأرصدة المختلفة للمنتجات ومعرفة الرصيد اللحظي، والربط مع قسم المشتريات لطلب المنتجات التي أوشكت على النفاذ، والحصول على الموافقات المالية بسهولة وسرعة دون تضييع الوقت بالطرق التقليدية.

 كل هذا يعمل على تطور الأداء العام داخل الشركات وتطور أداء العاملين ويساهم في تحقيق الأهداف التي تضعها الشركات للحفاظ على موقعها بالسوق والمنافسة.

أهمية استخدام برنامج حسابات ومخازن 

يعد استخدام برنامج حسابات ومخازن للشركات هو الأفضل لتسهيل مهام سير العمل التي تتم بشكل يومي داخل المؤسسات، ويساهم في تقليل الوقت المستهلك في القيام بتلك المهام بالطرق التقليدية القديمة. وترجع أهمية استخدامه إلى ما يوفره من سهولة في الأداء، سواء على مستوى إدارة الحسابات أو إدارة المخازن، لذا دعونا نتعرف على أهميته وكيفية استخدامه في إدارة مهام المعاملات الحسابية ومهام سير العمل داخل المخزن.

1. إدارة المهام المالية والمحاسبية

بالنسبة للإدارة المالية والحسابات، يقدم برنامج الحسابات والمخازن الاحترافي مجموعة من المهام والأنظمة التي تؤكد على أهمية الاعتماد عليه داخل الشركات والأنشطة التجارية المختلفة. وفيما يلي أبرز هذه المهام:

• سهولة تسجيل البيانات ومعالجتها

يحتوي أي برنامج حسابات ومخازن على واجهة سهلة الاستخدام توفر سهولة في تسجيل المعاملات اليومية وإدخالها بسرعة وحفظها بقاعدة بيانات البرنامج، كتسجيل القيود اليومية الخاصة بالإيرادات والمصاريف التشغيلية وأي مصاريف أخرى متعلقة بالعمل.

ومن ثم يبدأ البرنامج تلقائيًا بمعالجة تلك البيانات وإجراء المعادلات المختلفة المتعلقة بكل عملية محاسبية لتحصل على النتائج النهائية بوقت قليل ودون تمضية الكثير من الوقت.

• إدارة الفواتير إلكترونيا

من خلال البرنامج ستتمكن من إدارة كافة فواتير معاملاتك البيعية والشرائية بسهولة، واستيراد البيانات وتسجيلها إلكترونيًا، وإصدار الفواتير المتوافقة مع هيئة الضريبة والزكاة، بالإضافة لإمكانية إرسالها من خلال البرنامج للعملاء لتحصيلها.

• تتبع مهام سير العمل

من خلال استخدامك برنامج حسابات ومخازن ستتمكن من تتبع ومراجعة كافة المهام المتعلقة بسير العمل بأي وقت لمعرفة ما تم بكل إجراء ومعرفة النتائج المتعلقة بسير العمل ومراجعة البيانات بسهولة.

• إصدار التقارير

احصل على تقارير الإدارة المالية والمحاسبية دقيقة البيانات بضغطة زر واحدة، فالبرنامج يتيح أداة إصدار التقارير المختلفة، كتقارير القيود، وتقارير أرصدة الحسابات، والتقارير المالية المختلفة، والتقارير المتعلقة بالضرائب.

• الربط مع البرامج الأخرى

يوفر برنامج حسابات الشركات واجهة برمجة تطبيقات ذكية تساعد علىالربط بسلاسة مع مختلف البرامج التي قد تستخدمها الشركات بالأقسام والإدارات المختلفة، كبرامج إدارة العملاء، وبرامج إدارة المخازن، وبرامج نقاط البيع، وغيرها من البرامج المختلفة، وهو ما يساعد على تدفق مهام سير العمل بسهولة وتتبعها وإنهاء مختلف الإجراءات التي قد تتطلب قيام أكثر من إدارة لإنهائها دون تضييع الوقت في المراجعة والحصول على الموافقات المختلفة وما إلى ذلك.

2. إدارة المخازن

أما بالنسبة لإدارة المخزون، فإن برنامج الحسابات والمخازن الاحترافي يقدم مجموعة من المهام والأنظمة الهامة التي تتمثل في الآتي:

• إدارة المنتجات

يعد استخدام برنامج حسابات ومخازن للشركات أهم عوامل الإدارة الناجحة للمخزون، فمن خلاله ستتمكن من تسجيل كافة منتجاتك وتعيين ملف لكل منتج يحتوى على الوصف الخاص به من حيث العدد المتوافر والألوان وإضافات أي تصنيفات أخرى متعلقة بالمنتج، مع إنشاء كود تصنيفي لكل منتج لتسهيل استدعاء تلك المنتجات فيما بعد من خلال تلك الأكواد.

ويتم حفظ هذه البيانات بقاعدة بيانات البرنامج لسهولة استيرادها فيما بعد، سواء في عملية إصدار الفواتير أو تسجيل العمليات البيعية أو عند إصدار طلبات الشراء المتعلقة بالموردين.

• إنشاء التنبيهات

من خلال البرنامج يمكنك إنشاء التنبيهات المتعلقة بقرب نفاذ مخزون أي منتج من المنتجات المستخدمة لديك، لسرعة إصدار طلبات الشراء والحصول على الموافقات المتعلقة بالإدارة المالية. كل تلك المعاملات يتم إجراؤها من خلال مهام سير العمل المؤتمتة بداخل البرنامج بسرعة وسهولة.

• تتبع المخزون والجرد

أصبحت عملية الجرد الآن أكثر سهولة من ذي قبل، فمن خلال استخدام برنامج حسابات ومخازن ستتمكن الأنشطة التجارية من جرد المخزون الخاص بالمنتجات بأي وقت واستخراج التقارير المتعلقة بالعمليات الجردية. بالإضافة إلى إمكانية استخراج التقارير التي تشير للمنتجات الأكثر طلبًا والمنتجات الراكدة؛ لاتخاذ الإجراءات والقرارات اللازمة والتي تساعد على تقليل التكاليف وتحقيق الأرباح المطلوبة.

• تتبع عمليات التسليم والتسلم

أصبحت الأن عملية تسجيل ايصالات التسليم والتسلم الخاصة بالمخازن لا تحتاج للكثير من الوقت، فكل ما  عليك هو اختيار المنتج من البرنامج وتسجيل الايصال الخاص بالمنتج سواء كان تسليم أو استلام، مما يسهل عملية التتبع والمراجعة فيما بعد لمعرفة حالة المخزون المتعلقة بكل منتج.

• الربط بين المخازن

بعض الشركات قد تمتلك مخزن رئيسي وعدد من المخازن الفرعية وهو ما يسبب في بعض الأحيان صعوبة في تتبع الإجراءات التي يتم اتخاذها بكل مخزن، ويجعل عملية المراجعة والجرد تستهلك الكثير من الوقت، ولكن استخدام برنامج حسابات ومخازن للشركات ساعد في حل هذه المشكلة. فالأتمتة الإلكترونية للمهام التي يتم معالجتها من خلال البرنامج ساعدت على الربط بين مختلف المخازن للشركة الواحدة وأصبحت عملية التتبع والجرد والمراجعة يمكن القيام بها من خلال البرنامج وبأي وقت دون استهلاك الكثير من الوقت والجهد كما في السابق.

وفي النهاية، يمكننا القول بأن استخدام برنامج حسابات ومخازن ساعد في تسهيل الكثير من المهام المتعلقة بإدارة المخازن والإدارة المالية للشركات المختلفة، كما ساعد على توفير الكثير من الوقت والجهد الذي كان يبذل سابقًا لإنجاز العديد من المهام.

هذا إلى جانب أنه ساعد على تقليل الأخطاء البشرية التي كانت تتعرض لها الإدارات المالية بالشركات وكذلك إدارة المخازن نتيجة القيام بالتسجيل والمعالجة اليدوية.

فتلك البرامج أصبحت الآن ضرورة لا غنى عنها في إدارة الشركات، وأصبحت أداة من أدوات الاستثمار والتي تساعد أصحاب الشركات في اتخاذ القرارات المختلفة بسهولة ونجاح نتيجة ما تحصل عليه من تقارير ذات دقة وشفافية عالية.