قد يتسائل البعض عن أهمية التحول الرقمي في تخصص المحاسبة المالية عبر برنامج محاسبي سحابي. وماهي المزايا التي قد تفيد الشركات والمؤسسات المختلفة من هذا التحول، وكيف ستؤثر على سير العمل. هذا بالإضافة إلى كيفية تطبيق التحول الرقمي في إدارة المحاسبة المالية بسهولة؟

هذا ما سوف نتعرف عليه من خلال هذا المقال، وكيف يمكنك الاستفادة من البرامج المحاسبية السحابية للإجابة عن كافة تلك التساؤلات.

ما هو البرنامج المحاسبي؟

نظرًا للتطور التكنولوجي في مجال الأعمال والبدء في تحول الشركات لاستخدام برامج وتطبيقات الحلول الرقمية في مختلف المهام والأنشطة التي تقوم بها الشركات في الأقسام المختلفة، ظهرت الحاجة لتطوير برنامج محاسبي لإدارة أحد أهم الإدارات على مستوى كافة الشركات بمختلف أحجامها وهي الإدارة المالية.

فالإدارة المالية هي التي تعمل على توجيه أداء الشركات من خلال التقارير المختلفة الصادرة عنها، لما تملكه من العديد من الإجراءات والمعاملات على مستوى الشركة وارتباطها بكافة الأقسام المختلفة داخل الشركة الواحدة.

ومن هنا تم برمجة وتطوير برنامج محاسبي يضم عدد من التطبيقات والأدوات التي تساهم في تسريع عملية التحول الرقمي للإدارة المالية والمحاسبية.

من خلال هذا البرنامج يمكن إدخال كافة المعاملات المالية المختلفة كمعاملات الوارد والمنصرف ومعاملات الموردين والمشتريات وتسجيل الفواتيروالعديد من المعاملات الأخرى التي لا غنى عنها داخل الإدارات المالية، والتي تتم بشكل يومي ولحظي بداخل كل مؤسسة. هذا بالإضافة لإمكانية معالجة الأرقام والبيانات المُدخلة للحصول على الأرصدة والكشوف والتقارير المالية المختلفة؛ للوقوف على الوضع المالي للشركة للمساهمة في إتخاذ الإجراءات والقرارات المطلوبة.

أهمية التحول الرقمي باستخدام برنامج محاسبي سحابي

1. تعزيز الدقة والكفاءة
2. تقليل الوقت والجهد والتكاليف
3. حفظ البيانات والمعاملات وسهولة الوصول إليها
4. سهولة التعامل 
5. أتمتة المعاملات والمهام

يستند التحول الرقمي من خلال استخدام برنامج محاسبي سحابي على أتمتة كافة المعاملات المالية داخل الإدارة الواحدة، بالإضافة للمعاملات التي تتم بين الإدارة المالية وكافة الإدارات الأخرى. ويتسم التحول الرقمي في عالم الإدارة المالية بالدقة في أداء المهام المختلفة ومعالجتها والحصول على التحليلات المالية المفيدة للشركات في اتخاذ القرارات المختلفة.

ومن خلال تلك الأتمتة يمكن القضاء على الكثير من الوقت المهدور والجهد المبذول في المعاملات اليدوية المعتادة، مما يوفر الكثير من الوقت ويعمل على تقليل تكاليف العنصر البشري، بالإضافة لتوجيه طاقة العاملين لمهام أخرى أكثر إبداعية. وترجع أهمية التحول الرقمي في إدارة المعاملات المالية والمحاسبية للعديد من العوامل وهي كالتالي:

1. تعزيز الدقة والكفاءة

من خلال استخدام برنامج محاسبي لإدارة العمليات المحاسبية المختلفة يساهم ذلك في الحد من الأخطاء البشرية التي تحدث نتيجة التسجيل اليدوي للمهام المحاسبية، والتي قد ينتج عنها نتائج غير صحيحة وتفتقر للدقة مما يؤثر على الأداء المالي والقرارات المتخذة.

2. تقليل الوقت والجهد والتكاليف

تعمل البرامج المحاسبية الرقمية على تقليل الوقت والجهد المبذولين في المهام المختلفة للعمليات والإجراءات المحاسبية. بالإضافة لتقليل التكاليف المتعلقة بالعنصر البشري، فالبرنامج المحاسبي يقوم بإجراء المعالجات التي كان يتم القيام بها يدويًا بشكل كامل من خلال الأتمتة، فكل ماعليك هو إدخال فقط المعاملات اليومية وترك معالجة البيانات للبرنامج والحصول على النتائج والأرصدة أو التقارير المطلوبة بسرعة وسهولة.

3. حفظ البيانات والمعاملات وسهولة الوصول إليها

من خلال أي برنامج محاسبي يمكنك الاحتفاظ بكافة ملفاتك المالية وما تم بها من معاملات مختلفة بنظام سحابي خاص بالبرنامج يمتاز بالأمان وتعيين من هم الأشخاص المسموح لهم بالوصول للملفات واستيرادها.

هذا بالإضافة لسهولة الرجوع لتلك البيانات لمراجعتها أو تحديثها أو إجراء أي  معاملات أخرى عليها بسهولة وبأي وقت ودون تضييع الوقت في البحث عن تلك الملفات.

4. سهولة التعامل 

لا يحتاج استعمال برنامج محاسبي لتسجيل أو إدارة مهام العمليات المالية الكثير من الخبرة والكفاءة في المهام المحاسبية المختلفة، فالبرنامج يحتوي على عدد من الأدوات والتطبيقات سهلة الاستخدام والمؤتمتة بشكل كامل. ويمكن لأي شخص ليست لديه الخبرة الكافية استخدامه والحصول على النتائج المطلوبة للمهام المختلفة.

5. أتمتة المعاملات والمهام

من أهم مزايا التحول الرقمي عبر استخدام برنامج محاسبي هي الأتمتة الإلكترونية والتي تعمل على إنجاز المهام المختلفة سواء كان ذلك داخل الإدارة الواحدة أو بين الإدارة المالية والإدارات الأخرى، وذلك من خلال الربط بين تلك المهام لاتخاذ الإجراءات المختلفة على المعاملة الواحدة بين أكثر من قسم بوقت قليل ودون بذل الكثير من الجهد في الحصول على الموافقات بين الأقسام وبعضها البعض.

ما هي مزايا التحول الرقمي للبرامج المحاسبية السحابية وتأثيرها على أداء الشركات؟

يحقق التحول الرقمي للبرامج المحاسبية في الإدارة المالية العديد والعديد من المزايا والفوائد للشركات ومؤسسات الأعمال المختلفة، من أهمها ما يلي:

1. تعزيز كفاءة العمل المحاسبي

من خلال استخدام برنامج محاسبي ستتمكن الشركات من تحويل العمل المحاسبي من كونه عمل يشوبه الرتابة والتقليدية إلى عمل متطور بفضل الأدوات المختلفة التي يضمها ويوفرها البرنامج المحاسبي. بالإضافة لتوفير الوقت للعاملين لتطوير أنفسهم حتى يتمكنوا من التعامل مع تلك البرمجيات بكفاءة للوصول لأفضل النتائج والتي تعود على الشركات بإيجابية.

2. إصدار التقارير المالية المختلفة

إصدار التقارير المالية والمحاسبية المختلفة أصبح الأن أكثر سهولة ويمكن استخدامه بأي وقت دون الحاجة للانتظار للتسجيل والمراجعة للتأكد من دقة البيانات المسجلة والنتائج. فمن خلال إدارة إصدار التقارير ستتمكن من الحصول على التقارير المختلفة، كتقارير المبيعات وتقارير إدارة المخزون وتقارير الإيرادات المختلفة وتقارير أرصدة الحسابات وتقارير السنة المالية والتقارير الضريبية وغيرها من التقارير التي تعتمد عليها الشركات لإصدار القرارات المختلفة المتعلقة بكافة جوانب العمل داخل الشركات.

3. الأتمتة الإلكترونية للفواتير

يساهم التحول الرقمي واستخدام برنامج محاسبي على استخراج الفواتير المؤتمتة بوقت قليل وطباعتها أو إرسالها إلكترونيًا بنفس اللحظة للعملاء أو لإجراء أي معاملات أخرى مطلوبة من خلالها، بالإضافة لكونها معتمدة من هيئة الضريبة والزكاة.

4. تحاليل مالية أكثر دقة

أحد أهم مزايا التحول الرقمي والاستعانة بـ برنامج محاسبي هي سهولة الحصول على التحليلات المالية المختلفة، كتحليلات الأداء بالأقسام الإنتاجية والبيعية للشركات على سبيل المثال. هذا بالإضافة لإمكانية الحصول على تقارير تنبؤية عن الفترات القادمة لما يمكن أن تواجهه الشركة من معوقات أو مخاطر لوضع الخطط الاستباقية لكيفية التعامل مع تلك المخاطر في حال حدوثها، بالإضافة للتنبؤ بالأرباح المطلوب تحقيقها من ضمن أهداف الشركة.

كيفية تطبيق التحول الرقمي على الإدارة المالية والمحاسبية

عند تشرع أي شركة في التحول الرقمي للإدارة المالية الخاصة بها سواء كانت إدارة بشركة كبيرة أو شركة صغيرة الحجم، يجب الوقوف على المشاكل المتواجدة بالإدارة والمعوقات التي تجعل إنجاز المهام أكثر صعوبة وتقليدية، ومن ثم البدء بتحليل تلك المشاكل وكيفية التغلب عليها.

ومن هنا تأتي خطوة التعرف على كافة البرامج المحاسبية المتواجدة بالسوق ودراستها جيدًا من حيث الأسعار، والأدوات والتطبيقات المُلحقة بها، والمزايا التي قد تختلف من برنامج محاسبي لأخر، بالإضافة للتأكد من وجود تحديثات دائمة بالبرنامج المُستقر عليه للتأكد من مواكبته للتطورات المختلفة التي تطرأ على البرمجيات في ذلك المجال.

وبعد تحديد برنامج محاسبي للشراء والاستخدام تبدأ الشركة بإعطاء دورات تدريبية للموظفين المفترض استخدامهم لهذا البرنامج للوقوف على ما يحتويه من أدوات وكيفية استخدامها بشكل أمثل للحصول على النتائج المرجوة والتي تنعكس في المقابل على أداء الشركة وتحقيق أهدافها المختلفة.

كما يمكن الاستفادة من البرنامج المحاسبي وتطبيقه ليس فقط على مستوى معالجة مهام الإدارة المالية ولكن أيضًا من خلال تطبيقه على إدارة المخازن وإدارة المبيعات والمشتريات وإدارة نقاط البيع وغيرها من 

التطبيقات التي تحتويها البرامج المحاسبية لتعزيز أداء الشركات.

وفي الختام، تجدر الإشارة إلى أن استخدام برنامج محاسبي للمساعدة على التحول الرقمي للإدارات المالية والمحاسبية بنجاح يساهم في نجاح الشركة ومواكبتها للتطور التكنولوجي الذي أصبح يجتاح العالم في وقتنا هذا، مما ينعكس على الأداء التنافسي للشركات ويساهم في تحقيق الأرباح المرجوة وتحقيق الأهداف المختلفة.