الشركات التي لا تولي اهتمام بإدارة الموارد البشرية، تفقد الكثير من عناصر النجاح والاستقرار. وفي عصرنا الحديث أصبحت إدارة الموارد البشرية لا تعمل فقط على تعيين الموظفين الأكفاء، ولكنها تعمل على بناء منظومة متكاملة تهدف إلى تحقيق أهداف الشركة من خلال تحسين تجربة الموظفين، تعزيز الولاء بالشركة، تحفيز الإبداع من خلال تطوير مهارات الموظفين، وغيرها من المهام الأخرى.

ومن هنا ظهرت أدوات وبرامج إدارة الموظفين والتي تهدف إلى تحقيق ذلك بكفاءة وفاعلية، بدلاً من استخدام الطرق التقليدية. وتتمثل تلك الأدوات في برنامج إدارة الموارد البشرية (Human Resource Management System- HRMS)، حيث يحتوي هذا البرنامج على نظام يساهم في أتمتة العديد من المهام، على سبيل المثال القدرة على تعيين الموظفين ذو المهارة العالية بناءاً على ما يقوم به من تحليل دقيق، التحكم في معدل دوران الموظفين بكفاءة، الامتثال لقوانين العمل المفروضة، وغيرها الكثير من المهام التي يمكن القيام بها من خلال نظام HR. والتي تهدف إلى التأكد من تحقيق أهداف الشركة من خلال العنصر البشري المتمثل في الموظفين.

ويعد قرار اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب لشركتك قراراً ليس بالسهل، وذلك نظراً لتنوع الحلول البرمجية من حيث التكلفة، والتنوع في المزايا، وغيرها. ومن خلال هذا المقال نستعرض معاً كيف تختار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب لشركتك؟

كيف تختار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب لشركتك؟

اختيار نظام HR مناسب لشركتك، يعتمد على عدد من العوامل التي يجب تحديدها ودراستها بدقة للتأكد من اختيار البرنامج المناسب. وتتمثل تلك العوامل فيما يلي:

1. تحديد احتياجات الشركة

أول خطوة في اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب، هي تحديد احتياجات الشركة. وذلك من خلال عدد من النقاط الهامة، والتي تتمثل في التالي:

• حجم الشركة: الشركات صغيرة الحجم عادةً ما تحتاج إلى برامج ذات حلول بسيطة تناسب احتياجاتها وتكلفة أقل، على عكس الشركات كبيرة الحجم والتي تتطلب نظام HR متكامل. وذلك من أجل التعامل مع الإدارات المتعددة وعدد الموظفين الكبير، خاصةً في حال إذا كانت شركتك تمتلك أكثر من فرع فهنا يجب اللجوء إلى اختيار برنامج إدارة الموظفين ذو الحلول المتكاملة.
• نوع المهام: اختيار برنامج إدارة الموظفين المناسب لاحتياجاتك، يعتمد على التأكد من قدرته على إدارة المهام المسؤول عنها إدارة الموارد البشرية. وخاصةً المهام الرئيسية والتي لا تخلو منها أي شركة مهماً كان حجمها. على سبيل المثال، الدمج مع أنظمة البصمة لإدارة الحضور والانصراف بفاعلية، تقييم أداء الموظفين من خلال أدوات قياس KPI، القدرة على إدارة الرواتب والمزايا بسهولة وسرعة، إدارة ملفات الموظفين بسهولة بدءاً من تاريخ التعيين مروراً بالأجازات وكل ما يخص الورقيات الخاصة بهم. هذا بالإضافة إلى إدارة عمليات التوظيف بدءاً من إدارة المقابلات، وتصفية المتقدمين وحتى اختيار الكفاءات المناسبة بنجاح.

2. تحديد المزايا الرئيسية

عقب تحديد احتياجات شركتك  ومعرفة المشاكل التي تبحث عن حلول لها، تأتي مرحلة اختيار المزايا الرئيسية في برامج إدارة الموظفين والتي لا يمكن الاستغناء عنها. وذلك من أجل التأكد من تماشيها مع احتياجات الشركة. ومن أهم المزايا الرئيسية التي يجب التأكد من وجودها بأي نظام HR، مايلي:

• قاعدة بيانات: والهدف من إنشاء قاعدة بيانات للموظفين، تنظيم ملف خاص بكل موظف يحتوي على كافة الأوراق الخاصة به. وكل ما يتم معه من إجراءات داخل الشركة على سبيل المثال، التقييمات، الأجازات، وغيرها الكثير. تهدف قاعدة البيانات إلى تنظيم الملفات وتسهيل الوصول إليها بأي وقت دون الحاجة لتضييع الكثير من الوقت في البحث بين الملفات الورقية.
• إدارة الرواتب: يحتوي برنامج إدارة الموارد البشرية على نظام خاص بإدارة الرواتب ويتوافق هذا النظام مع الضرائب المفروضة، وتعمل هذه الميزة بشكل إلكتروني من خلال الأتمتة دون الحاجة لأي تدخل يدوي. حيث تقوم بحساب صافي المرتب لكل موظف بعد استقطاع الضرائب وأي مبالغ أخرى الحوافز والجزاءات وما إلى ذلك. وبعد البرامج تحتوي على دعم لخطط المزايا المختلفة من برامج التأمين الصحي.
• إدارة التوظيف: فمن خلال تلك البرامج يمكنك الربط مع منصات التواصل الاجتماعي وبعض منصات التوظيف، وذلك من أجل نشر الوظائف المطلوبة. ومن ثم يقوم برنامج إدارة الموارد البشرية بتقييم السير الذاتية للمتقدمين بشكل تلقائي وتصفيتهم بناءاً على العوامل المحددة له. وهو ما يساهم في تسريع عملية التوظيف وتنفيذها بدقة ونجاح.
• تقييم الأداء: وذلك بناءا على تحديد أهداف قابلة للقياس، وذلك من أجل تقييم الأداء لكافة العاملين بشكل شهري. وذلك من أجل تحسين مهاراتهم من خلال تحديد نقاط القوة والضعف لكل منهم.
• تحليل البيانات: تهدف تلك الخاصية إلى المساعدة في إدارة معدل دوران الموظفين بكفاءة، والعمل على تقليل تكاليف عملية التوظيف. بالإضافة لما توفره من رؤى تساهم وضع الخطط الاستراتيجية من أجل تحسين إدارة الموارد البشرية بكفاءة وفاعلية.

3. اختيار نظام البرنامج المناسب

برامج إدارة الموظفين تعمل من خلال نظامين، النظام السحابي ونظام الخادم المحلي. ولكل منهم عيوب ومزايا، وهي كالتالي:

• النظام السحابي: من مزاياه تكلفة قليلة، يحتوي على تحديثات تلقائية، كما يمكن من خلاله الوصول للبيانات الخاصة بالعمل بأي وقت ومن أي مكان.

ومن عيوب هذا النظام يجب التأكد من توافر اتصال دائم بالإنترنت، تكلفة الاشتراك به تكون شهرية أو سنوية حسب الاختيار وهو ما قد يكون مكلف لبعض الشركات على المدى الطويل.

• نظام الخادم المحلي: من مزاياه توفير تحكم كامل في البيانات والأمان وذلك نظرا لتواجد البيانات داخل خوادم خاصة بالشركة، التكلفة تكون لمرة واحدة ولكنها قد تكون مرتفعة بعض الشئ.

ومن عيوب هذا النظام الحاجة إلى تعيين فريق تقني لإدارة الخوادم وصيانتها بشكل مستمر، التحديثات غير تلقائية وتتطلب تكاليف إضافية.

4. الأمان والامتثال القانوني

بيانات الموظفين تعد ذات أهمية قصوى، لذا يجب التأكد من حمايتها من التعرض للفقد أو السرقة أو التلف وذلك حتى لا تتعرض الشركة للمساءلة القانونية. وهو ما توفره برامج إدارة الموظفين من خلال التالي:

• التوافق مع معايير الأمان المسؤولة عن حماية بيانات الشركات.
• تشفير البيانات لحمايتها من الوصول الغير مصرح به.

ختامًا:

أشرنا في هذا المقال إلى بعض العوامل التي يمكن الاعتماد عليها في اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب لشركتك، كما أن هناك العديد من العوامل الأخرى التي يمكن الاعتماد عليها. على سبيل المثال، آراء المستخدمين لتلك البرامج، التأكد من توافر خدمة ما بعد البيع والدعم الفني المستمر وما إلى ذلك. 

ومن هنا يمكن التأكيد على أن عملية اختيار أحد برامج إدارة الموظفين لا يعد بالأمر السهل، ولكنها يجب أن تعتمد على دراسة شاملة من خلال الاعتماد على عدد من النقاط للتأكد من القيام بالاختيار الصحيح والمناسب لشركتك. فاختيار البرنامج المناسب لإدارة موظفيك يساهم بشكل كبير في تحسين كفاءة إدارة الموارد البشرية ويساهم في تحقيق نجاح الشركة على المدى الطويل