الإدارة المالية بمختلف الشركات والمؤسسات باختلاف أحجامهم هي أكثر إدارة تتميزعملياتها بالتعقيد وحساسية التعامل مع البيانات، وذلك لكثرة البيانات والأرقام المختلفة والتي تحتاج إلى دقة في تسجيل تلك البيانات ومعالجتها للوصول للنتيجة النهائية. لذلك تحتاج الشركات إلى الاعتماد على افضل البرامج المحاسبية التي تتميز بالدقة والاحترافية، إذ يؤدي التسجيل الخاطئ لمعاملة واحدة إلى التأثير على عدد من العمليات المختلفة.

لذلك هناك ثورة على الطرق التقليدية واليدوية في إدارة مهام المحاسبة والمالية، إذ أصبحت الشركات الآن في حاجة إلى التحول الرقمي بإدارتها المالية والمحاسبية لتحسين وتطوير أداء العمليات المالية لما له من تأثير على عمليات التشغيل والعمليات الإنتاجية.

في هذا المقال، سوف نستعرض لك ماذا تُقدم لك افضل البرامج المحاسبية من مزايا وفوائد وتسريع عمليات المحاسبة المالية.

أهمية استخدام افضل البرامج المحاسبية في الإدارة المالية؟

تتجه العديد من الشركات في وقتنا هذا إلى البحث عن افضل البرامج المحاسبية للاعتماد عليها في معاملات الإدارة المالية والمحاسبية لتطوير العمل وتحسينه. وهو ما يمكن تحقيقه والوصول إليه من خلال الأنظمة المحاسبية المبرمجة لما لها من أهمية؛ بسبب ما تحتويه من أدوات وتطبيقات تساعد على تنفيذ المهام بسهولة ويسر وكفاءة، وذلك من خلال المزايا والإمكانيات الآتية:

1. الأتمتة الإلكترونية لمهام سير العمل

تعتمد افضل البرامج المحاسبية على أتمتة مهام سير العمل بين مختلف الإدارات؛ لتسهيل تنفيذ الإجراءات المختلفة. والإدارة المالية هي أحد أهم الإدارات بالمؤسسات، وتعتمد الإدارات الأخرى كإدارة المخزون والمبيعات والمشتريات وإدارة الموارد البشرية عليها بشكل  كبير في إنهاء الأمور المالية المتعلقة بهم والحصول على الموافقات المطلوبة والتي كانت تستغرق الكثير من الوقت بالسابق. ولكن من خلال البرامج المحاسبية والأتمتة للمهام يمكن إنهاء كل المعاملات بين الإدارات بوقت أقل بكثير دون الحاجة للانتظار من خلال التدفق الإلكتروني للمستندات. 

2. الإقرارات الضريبية

يجب أن يتوافق عمل  الإدارات المالية والمحاسبية بمختلف الشركات والمؤسسات مع ما تنص عليه القرارات الضريبية والالتزام بها،. وأحد تلك الالتزامات هي الإقرارات الضريبية التي يجب أن تصدرها الإدارات المالية بناءً على بيانات محددة وبأوقات محدد موعدها بشكل سابق. ومن خلال الاعتماد على افضل البرامج المحاسبية ستتمكن من استخراج تلك الإقرارات بسهولة وبموعدها دون أي تأخير، فتلك البرامج تتوافق مع هيئة الضريبة والزكاة فيما يخص القرارات الضريبية والتعاملات المالية.

3. معالجة مختلف المعاملات المالية

تعمل افضل البرامج المحاسبية من خلال الأكواد التي تعمل على استقبال كافة البيانات الأساسية التي يتم تسجيلها بشكل يومي بغض النظر عن حجمها، ومن ثم تبدأ بمعالجتها بشكل تلقائي لتحصل بالنهاية على الأرصدة النهائية لمختلف المعاملات والحسابات، ومن تلك المعاملات على سبيل المثال مايلي:

• تسجيل القيود اليومية للوارد والمنصرف.
• تسجيل أرصدة حسابات العملاء عند إجراء أي معاملات جديدة.
• تسجيل بيانات الأرصدة الخاصة بالشيكات وتواريخ استحقاقها.
• تسجيل بيانات أرصدة حسابات الشركة البنكية.
• تسجيل بيانات أصول الشركة وإهلاكها.
• تسجيل مدفوعات عمليات البيع سواء النقدية أو التي عن طريق البطاقات البنكية.

4. الفوترة الإلكترونية

إصدار الفواتير الإلكترونية هي واحدة من أهم المعاملات التي تتم داخل الإدارة المالية، ويجب التأكد من دقة بياناتها وصحتها. ومن خلال اختيار واحد من افضل البرامج المحاسبية للعمل من خلاله ستتمكن من إنشاء الفواتير إلكترونيًا واستيراد بيانتها بسهولة من خلال الأتمتة والربط بين مختلف المهام وإصدار الفاتورة الداعمة لهيئة الضريبة والزكاة وضريبة القيمة المضافة بسهولة ويسر.

5. قاعدة بيانات مالية

لأن البيانات المالية هي أكثر البيانات أهمية لمختلف الشركات بسبب ما تضمه من معلومات ذات حساسية، فإن الاحتفاظ بها سواء للتخزين فقط أو لإعادة استخدامها فيما بعد للتحديث أو لأي إجراء أخر يجب أن يتم بشكل احترافي.

 والاستعانه بأحد افضل البرامج المحاسبية ذات النظام السحابي الذي يقدم نظام حفظ سحابي يساهم في حفظ البيانات بأمان بعيدًا عن التعرض للسرقة أو الفقد أو التلف، بالإضافة لإمكانية تعيين صلاحيات الوصول للأشخاص المنوط بها فقط الوصول لتلك البيانات حسب المهام الوظيفية والمسمى الوظيفي لتوفير حماية إَضافية لتلك البيانات.

6. التحليل المالي

تعتمد الشركات في بناء الاستراتيجيات المختلفة ووضع الأهداف التسويقية على تحليل الوضع المالي للشركة، وللقيام بهذا الإجراء يجب التأكد من دقة البيانات المسجلة، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال الاعتماد على أحد افضل البرامج المحاسبية المتكاملة، فهي تحتوي على أداة للتحليل المالي الذي يساعد في معرفة الوضع المالي للمؤسسة وإنشاء التوقعات عن أي مخاطر من الممكن التعرض لها في المستقبل لمعرفة كيف يمكن مواجهتها بيسر وسهولة دون التأثير على المؤسسة.

التكامل مع الإدارات المختلفة

تعتمد الإدارة المالية في عملها على الربط والتكامل مع الإدارات الأخرى لتنفيذ عدد من المهام الخاصة بكل إدارة، ويعد استخدام افضل البرامج المحاسبية هو الاختيار المناسب للقيام بالربط بين الإدارة المالية وباقي الإدارات بشكل احترافي وذلك من خلال الربط مع الإدارات التالية:

1. إدارة المخزون

ستتمكن من خلال إدارة المخزون من تسجيل كافة بيانات منتجاتك بقاعدة بيانات المخزن وتصنيفها بما يلائم منتجاتك، وتعيين سعر التكلفة والسعر الإجمالي وسعر البيع لكل منتج، هذا بالإضافة للربط مع بيانات الموردين المسجلة بقاعدة بيانات إدارة المشتريات.

ويساعد الربط مع إدارة المخزون من تتبع أرصدة المخزون ومقارنتها بطلبات الشراء وبتقارير البيع، وإمكانية الجرد اللحظي للمخزون بسهولة للتأكد من مطابقة كافة  تلك البيانات مع البيانات الواردة للإدارة المالية.

هذا إلى جانب إنشاء الإشعارات المتعلقة بقرب نفاذ أي مخزون للبدء باتخاذ الإجراءات اللازمة دون تأخير.

2. إدارة المبيعات

تعتمد إدارة المبيعات في تعاملها مع الإدارة المالية في توريد المدفوعات الخاصة بطلبات البيع المختلفة وإصدار الفواتير، ومن خلال الاعتماد على أحد افضل البرامج المحاسبية ستتمكن من ربط كافة تلك المهام مع الإدارة المالية بسهولة لتسجيل المدفوعات وربطها بالفواتير وتسجيلها بحسابات العملاء بشكل تلقائي للحصول على الأرصدة الخاصة بحسابات العملاء بسهولة.

هذا بالإضافة لتسجيل عمولات فريق المبيعات وربطها مع العمليات البيعية الخاصة بهم وتسجيلها بشكل تلقائي بكشوف المرتبات الخاصة بنهاية كل شهر من خلال الربط أيضًا مع إدارة الموارد البشرية المسؤولة عن تلك المهام.

3. إدارة المشتريات

تعتمد إدارة المشتريات في عملها على الربط بين إدارة المخزون والإدارة المالية، ومن خلال استخدام افضل البرامج المحاسبية ستتمكن من إدارة مشترياتك بكفاءة واحترافية، وذلك من خلال إنشاء قاعدة بيانات خاصة بكل الموردين المتعامل معهم وتسجيل بياناتهم والأصناف الموردة منهم وتاريخ كافة المعاملات السابقة وتفاصيل التعامل من حيث طريقة التوريد والمعاملات المالية والفواتير.

وعند قرب انتهاء رصيد أي منتج من المخزن يتم إنشاء طلب شراء ومن خلال الأتمتة يتم تدفق الطلب للإدارة المالية للموافقة عليه والحصول على التوقيعات اللازمة إلكترونيًا ومن ثم إرسال الطلب للمورد لإرسال المنتجات المطلوبة، كل تلك المهام يتم تنفيذها بسهولة وسرعة واحترافية في الأداء.

ختامًا، في هذا المقال أوضحنا ما هي أهمية استخدام افضل البرامج المحاسبية بالشركات والمؤسسات مختلفة الحجم وكيف سيساهم ذلك في التأثير على جودة وكفاءة تنفيذ مهام سير العمل المختلفة. 

وأوضحنا كيف يمكن الربط والتكامل مع الإدارات المعتمدة في مهامها على الإدارة المالية كإدارة المخزون وإدارة المشتريات وإدارة المبيعات، وكيف يمكن تحقيق هذا التكامل بسهولة وتنفيذ المهام بوقت أقل من المستغرق سابقًا بكثير مما يعود على الشركة بآثار ايجابية على المستوى التشغيلي والإنتاجي.

لذا فإننا ننصح بالبدء بتحديد احتياجات معاملاتك المالية لاختيار افضل برنامج محاسبي يناسب مؤسستك لتحسين مهامك المختلفة.