تبحث الشركات التي ترغب في نمو أعمالها عن برامج محاسبيه احترافية متكاملة من أجل تطوير الجانب الإداري لديها بأفضل الطرق والأدوات، وخاصة تلك التي أصبحت تعتمد على التكنولوجيا وأحدث تقنيات الذكائ الاصطناعي.
ويشهد سوق المنافسة برامج محاسبيه كثيرة وأصبحت منتشرة بشكل كبير تحديدًا في عالمنا العربي. وتوفر البرامج المحاسبية الاحترافية والمتكاملة مجموعة من المزايا والفوائد للشركات والأنشطة التجارية المختلفة، بما يساعدها على تحقيق أهدافها وتعزيز نموها بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
في هذا المقال، سوف نساعدك في التعرف على ما يمكن أن يقدمه لك استخدام برامج محاسبيه داخل شركتك، وكيف يفيد ذلك أعمالك من الناحية الإدارية والعملية؟
ما هي أهمية برنامج المحاسبة المتكامل؟
يعد استخدام الشركات برامج محاسبيه متكاملة أحد أهم مسببات النجاح والنمو في سوق العمل، خاصة تلك البرامج التي تقدم مزايا الربط مع إدارة المخزون والفوترة الإلكترونية. إذ أن الربط بين تلك المعالجات الثلاثة يساهم في توفير الوقت وتقليل التكلفة، ويرجع ذلك إلى المزايا التي تُقدمها برامج محاسبيه بعينها، وهي كالآتي:
-
إدارة المخزون
يمكنك الاعتماد على إدارة المخزون من خلال استخدام برامج محاسبيه في المهام التالية:
- إنشاء قاعدة بيانات لكافة منتجات الشركة، وعمل ملف خاص بكل منتج يحتوي على وصف المنتج، والكمية المتاحة، وتعيين التصنيفات الخاصة بكل منتج كالألوان على سبيل المثال، وغيرها من التصنيفات الأخرى.
- إنشاء باركود لكل منتج لتسهيل عملية استيراد المنتجات في المعالجات المختلفة، كإنشاء الفواتير وإصدار التقارير المتعلقة بكل منتج على حدة وتسجيل العمليات البيعية وعمليات التوريد.
- إصدار التقارير المتعلقة بعملية إدارة المخزون بسهولة وسرعة، كتقارير الجرد وتقارير أرصدة المنتجات وتقارير المنتجات الراكدة وغيرها من التقارير الأخرى.
- إمكانية الربط بين أكثر من مخزن لتسهيل عملية المراقبة وتتبع مهام سير العمل بالمخازن المختلفة دون الحاجة لتضييع الكثير من الوقت في تنفيذ تلك الإجراءات كما كان يحدث سابقًا.
- الربط مع البرامج المالية والمحاسبية لتسهيل العديد من المهام خاصة تلك المتعلقة بطلبات شراء المنتجات من الموردين.
- إنشاء التنبيهات والإشعارات التي تتعلق بقرب انتهاء المخزون للبدء في طلب المنتجات التي أوشكت على النفاد.
- تتبع عمليات طلب المنتجات من المخزن وتوقيت تجهيزها وتسليمها لشركات الشحن وربطها مع عمليات البيع.
- سهولة تسجيل المرتجعات وحالتها وتحديد أي مشاكل متعلقة بها لحلها على الفور.
-
إدارة المالية والمحاسبية
استخدام برامج محاسبيه احترافية متكاملة في مهام إدارتك المالية يساهم في تحقيق الآتي:
- الحد من الأخطاء الكثيرة واردة الحدوث نتيجة التسجيل اليدوي للبيانات المالية المختلفة كالقيود اليومية وبيانات المصروفات والإيرادات وما إلى ذلك. الآن أصبحت عملية التسجيل على البرنامج لا تحتاج إلا لتسجيل البيانات الأساسية فقط ويقوم البرنامج بالمعالجات المختلفة المتعلقة بكل عملية بسهولة ودقة وكفاءة.
- إصدار التقارير المالية المختلفة كتقارير القيود اليومية وتقارير الميزانية العمومية والتقارير المالية مختلفة المدة والتقارير الضريبية وغيرها من التقارير المالية والمحاسبية المختلفة.
- إمكانية إنشاء حساب خاص بكل عميل يتم التعامل معه وتعيين طرق السداد الخاصة به وإنشاء التنبيهات المتعلقة بمواعيد السداد وإرسالها للعميل للتذكرة إما عن طريق رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة.
- إنشاء ملفات خاصة بموردين منتجات الشركة أو موردين المواد الخام، يحتوي الملف على بياناتهم وبيانات المنتجات التي يتم طلبها من خلالهم وأسعار تلك المنتجات وطريقة التعامل مع الموردين من حيث طرق الدفع وما إلى ذلك.
- إنشاء شجرة محاسبية تربط حسابات الشركة المختلفة لتتبع الحركة الخاصة بها والأرصدة بسهولة.
- إنشاء القوائم المالية المختلفة والتقارير التي تعتمد على التحاليل المالية.
-
الفوترة الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية هي عبارة عن مستند رقمي يتم إنشاؤه إلكترونيًا بسهولة لتسجيل عمليات البيع والشراء، والفوترة الإلكترونية المستخدمة من خلال الاعتماد على برامج محاسبيه تقدم العديد من المزايا للشركات ومنها:
- إنشاء الفواتير بسهولة من خلال استيراد المنتجات عبر الباركود الخاص بكل منتج بسهولة وتحديد الكمية المطلوبة، ومن ثم طباعة الفاتورة أو إرسالها للعملاء مباشرة عن طريق رسائل البريد الإلكتروني.
- تعيين أرقام تسلسلية للفواتير وربطها مع طلبات الشراء ومعاملات البيع لتسهيل عملية التتبع والمراجعة.
- تعتمد الفوترة الإلكترونية المستخدمة من خلال برامج محاسبيه على الربط مع هيئة الضرائب.
- إنشاء الإشعارات الضريبية وإشعارات ضريبة القيمة المضافة وإرسالها للعملاء والموردين.
- الحصول على التوقيعات الإلكترونية بسهولة من خلال التدفق لمهام سير العمل المؤتمتة إلكترونيًا لتقليل الوقت المستهلك في تلك العمليات.
- إمكانية تعديل الشكل الخاص بالفاتورة من خلال البرنامج.
- من خلال الاعتماد على برامج محاسبيه سحابية يمكنك تحصيل الفواتير بأي وقت من خلال الربط مع طرق الدفع المختلفة، دون الحاجة للانتظار كما في السابق، هذا مع إمكانية التحديث اللحظي والإلكتروني لحسابات العملاء عند الدفع دون الحاجة لإجراء تلك المعاملات يدويًا.
فوائد استخدام برامج محسابيه متكاملة بالشركات
لا يقتصر اعتماد الشركات على برامج محاسبيه فقط على تنظيم العمل من خلال الوظائف التي يمكن استخدامها بكل إدارة كما أشرنا في السابق، ولكن هناك العديد من المزايا الأخرى التي تؤثر بشكل إيجابي واحترافي على سير العمل داخل الشركة ومنها:
- تقليل التكاليف المالية من حيث تقليل الاعتماد على المستندات الورقية الكثيرة والتي تؤدي لإهدار الكثير من الأموال والحاجة إلى توفير أماكن لتخزين تلك المستندات فيما بعد، ولكن من خلال استخدام البرنامج فإن كافة المهام يتم تنفيذها إلكترونيًا ولا تحتاج للمستندات الورقية.
- تخزين المستندات بنظام التخزين السحابي والذي يساهم في تقليل التكلفة الخاصة بالأماكن التي يتم الاحتفاظ بالمستندات الورقية بها، مع تعيين وسائل أمان تساعد في الحفاظ على تلك البيانات من التعرض للسرقة أو التلف أو الفقد.
- تقليل الوقت المستهلك في تنفيذ مهام سير العمل المختلفة والتي كانت تتطلب الكثير من الأيام في بعض الأحيان، ولكن من خلال الاعتماد على المهام المؤتمتة بالبرامج الحسابية وتدفق المهام بين الأقسام بسهولة سيتم تنفيذ المهام بوقت قصير ودقة أكثر.
- تعيين حساب خاص بكل موظف على واجهة استخدام البرنامج وتعيين الوظائف المتاح له استخدامها حسب متطلبات عمله.
- تعيين مهام سير العمل لكل موظف وسهولة تتبعها ومراجعتها لتقييم الأداء بنهاية كل مدة زمنية يتم تحديدها.
- متابعة مواعيد الدخول والانصراف للموظفين والتأكد من الالتزام بالمواعيد المحددة.
- تعيين الإشعارات والتنبيهات المتعلقة بالإدارة الداخلية للشركة وإرسالها للموظفين إما من خلال الرسائل التنبيهة الداخلية للبرنامج أو من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة.
ختامًا، هناك حقيقة أصبحت واضحة في عالم إدارة الأعمال وهي أن الاعتماد على برامج محاسبيه احترافية متكاملة في إدارة العمليات المالية والمحاسبية داخل الأنشطة التجارية والشركات مهما كان حجمها أصبح لاغنى عنه، خاصة تلك البرامج المحاسبية التي تعتمد على التكامل والربط بين مختلف الإدارات كما أشرنا في الفقرات السابقة.
وخلال هذا المقال استعرضنا أهمية استخدام برامج محاسبيه متكاملة في إدارة المالية الخاصة بعملك أو نشاطك التجاري أو شركتك، وما هي المزايا والفوائد التي تعود على عملك من الاعتماد على برامج محاسبيه يمكنها الربط بين الإدارة المالية وإدارة المخزون والفوترة الإلكترونية، والتعرف على المزايا والوظائف العديدة للبرنامج والتي يساعد استخدامها على النمو والتطور على المستوى الإداري وعلى مستوى الخدمات المختلفة التي يتم تقديمها للعملاء.
إضافة تعليق جديد