يسعى أصحاب الشركات والمؤسسات بشكل دائم لتحسين وتطوير عملية المبيعات وتطوير أداء إدارة المبيعات بشكل عام؛ لتحقيق الأهداف الربحية التي تتطلع لها الشركة. وفي ظل التطور التكنولوجي ووجود العديد من البرمجيات والتطبيقات التي تم تطويرها لمساعدة المنشأت المختلفة في تطوير الأداء بمختلف الأقسام، كان لابد لهذه الشركات من إيجاد برنامج نقاط البيع المناسب لها ولاحتياجاتها المتطورة باستمرار.

ويُعد برنامج نقاط البيع من ضمن البرمجيات التي تم تطويرها لتحسين أداء إدارة المبيعات بكفاءة ونجاح، والذي يعمل على ربط كافة مهام سير العمل ببعضها عن طريق الأتمتة الإلكترونية، مما يساهم بشكل مباشر في تطوير الأداء وتحقيق الأرباح المرجوة والأهداف البيعية الموضوعة بخطة العمل لدى الشركات.

وفي هذا المقال، سنتعرف بالتفصيل على على ما هو برنامج نقاط البيع، وما هي الفوائد التي تعود على الشركات من استخدامه، ومدى أهميته.

ما هو برنامج نقاط البيع؟

يحتوي برنامج نقاط البيع على مجموعة من الأدوات التي تساعد على توفير الأداء السلس في إدارة مبيعات أي مؤسة، فمن خلاله يمكن للعملاء إكمال معاملات الدفع مقابل مايتم شرائه من منتج أو خدمة وإصدار الفواتير المؤتمتة إلكترونية بسهولة، هذا بالإضافة لإمكانية تتبع المخزون وإصدار تقارير المبيعات المختلفة لمعرفة الوضع داخل إدارة المبيعات.

ويتم إستخدام برنامج نقاط البيع لدى مختلف المؤسسات كالمطاعم والمحال التجارية المختلفة وتجار التجزئة والمطاعم وغيرهم من أصحاب الأعمال، فالبرنامج يعمل على معالجة كافة المعاملات التي تتم داخل إدارة المبيعات إلكترونيا وبوقت قليل لتوفير الوقت والجهد المبذول في التعامل بالطرق التقليدية مما يؤثر في المقابل على أداء الموظفين ويساعد في تحقيق الأهداف البيعية والتسويقية للمؤسسات.

كيف يعمل برنامج نقاط البيع؟

يحتوي البرنامج على واجهة سهلة الاستخدام تمكنك من تسجيل كافة منتجاتك أو خدماتك التي تقدمها للجمهور على قاعدة البيانات الخاصة به وتعيين الوصف والاسم الخاص بكل منتج وسعر البيع والكمية المتاحة داخل المخزن بـ برنامج نقاط البيع وتعيين باركود لكل منتج لتسهيل ربط المنتجات واستيرادها بالفواتير عند إصدارها وإتمام العمليات البيعية بسهولة. كما يمكنك أيضًا من خلاله ربط المخزون الخاص بمنتجاتك بالبرنامج وتتبع الرصيد بأي وقت؛ لتتمكن من طلب المنتجات التي قاربت على النفاذ حتى لا تتوقف عمليات البيع داخل المنشأة.

كما يمكنك من خلال الأدوات والأنظمة المتاحة داخل البرنامج إجراء عمليات الدفع إما عن طريق الدفع النقدي أو بالبطاقات الائتمانية، وتحديد طريقة الدفع كاش أو عن طريق الخطط التقسيطية المحددة من قبل الإدارة. ويتم تسجيل المعاملات الخاصة بكل عميل وربطها بالملف الخاص به والمسجل من قبل بالملفات المتواجدة بقاعدة بيانات العملاء ليصبح لديك ملف كامل لكل عميل يحتوي على بياناته والإجراءات المختلفة التي يتم اتخاذها معه من حيث العمليات البيعية وعمليات الدفع وطرق التواصل مع كل عميل لتسهيل تتبعها ومراجعتها بأي وقت.

أهمية برنامج نقاط البيع

ترجع أهمية استخدام برنامج نقاط البيع لما يوفره من المزايا والأدوات العديدة التي توفر أداء سهل وسرية لكافة مهام سير العمل داخل إدارة المبيعات، وكذلك لإمكانية الربط بين مهام سير العمل بالإدارات الأخرى مما يعود على المؤسسات بالعديد من الفوائد على مستوى سير العمل وكذلك على مستوى تحقيق الأهداف الربحية. ويمكن الإشارة إلى أبرز تلك الفوائد فالآتي:

1. إدارة المبيعات بكفاءة

يمنحك برنامج نقاط البيع سهولة في إدارة مبيعاتك بكفاءة لتسهيل عمل الموظفين. فمن خلال استخدامه لن يحتاج الموظفين عند تسجيل كل عملية بيعية من كتابة كل منتج مباع وتحديد سعره وتفاصيل المنتج المختلفة كالألوان والأعداد وأي تصنيفات أخرى قد تكون متواجدة للمنتج الواحد، ومن ثم كتابة الفواتير، ولكن من خلال البرنامج كل ما سوف يحتاجون إليه فقط  هو اختيار المنتج المباع من قائمة الاختيارات المسجلة من قبل بقاعدة البيانات وتحديد الكمية ويبدأ البرنامج بمعالجة الإجراءات الأخرى من تسجيل العملية باسم العميل وموظف المبيعات وربطها بالفواتير وإصدارها لحظيًا وتحديد طريقة الدفع، وكل هذا بوقت أقل من المعتاد بكثير.

2. تعزيز تجربة العملاء

يساعد استخدام برنامج نقاط البيع في تعزيز وتحسين تجربة العملاء، وذلك من خلال توفير أكثر من طريقة بيع لتناسب احتياجات كل عميل، سواء كان الدفع النقدي أو بالبطاقات الائتمانية، وتوفير نسب خصم للعملاء بما يتناسب مع الإدارة. هذا بالإضافة لإمكانية تعيين عروض خاصة للعملاء وتفعيل برامج إدارة الولاء، كل تلك المزايا تساهم في جذب العملاء والحفاظ عليهم كعملاء دائمين.

3. إدارة المخزون بكفاءة

من خلال الأتمتة الإلكترونية لمهام سير العمل داخل برنامج نقاط البيع ستتمكن من ربط البرنامج بإدارة المخزون، مما يساهم في استيراد المنتجات من المخزن مباشرة وبسهولة عند كل عملية بيع وإصدار الفواتير. هذا بالإضافة لإمكانية التتبع اللحظي للرصيد الخاص بالمنتجات للمخزن وإرسال التنبيهات عند قرب انتهاء أي منتج لتجنب النقص المفاجئ والذي قد يضر بالعملية البيعية، إلى جانب القدرة على تحديد المنتجات التي لا يوجد عليها طلب كبير لتجنب شرائها مرة أخرى مما يساهم في تقليل التكاليف الخاصة بعملية الشراء من الموردين.

4. إصدار التقارير 

لأن التقارير المُفصلة والدقيقة هي من أقوى الأدوات التي يُعتمد عليها لمعرفة الأوضاع داخل أي إدارة بالمؤسسة، وتساعد بشكل كبير في اتخاذ القرارات المختلفة، فإن برنامج نقاط البيع يحتوي على نظام متكامل لإصدار التقارير، والذي يسمح لصانعي القرار بالحصول على التقارير المختلفة الخاصة بإدارة المبيعات، كتقارير البيع الشهرية والربع سنوية وما إلى ذلك، وتقارير الأرصدة للمنتجات داخل المخزن، وتقارير المنتجات الأكثر طلبًا ومبيعًا، وتقارير متعلقة بالأداء الوظيفي للعاملين بإدارة المبيعات وغيرها من التقارير التي تعتمد عليها الشركات، وكل ذلك يمكن الحصول عليه بسهولة وسرعة وبأي وقت.

5. الربط والتكامل مع الأنظمة المختلفة

تساعد ميزة الربط والتكامل الخاصة ببرنامج نقاط البيع على ربطه بالبرامج الأخرى المستخدمة داخل أي شركة، كبرامج إدارة المخزون وبرامج الإدارة المالية وغيرها من البرامج الأخرى، مما يوفر الوقت والمجهود في إنهاء المعاملات المختلفة داخل المؤسسة والحصول على الموافقات المطلوبة من خلال التدفق السهل للطلبات المختلفة إلكترونيًا.

كيف تختار برنامج نقاط البيع المناسب؟

يعتمد اختيار برنامج نقاط البيع المناسب على تحديد احتياجات الشركات بدقة لاختيار ما يلبي احتياجات هذه الشركات، وكذلك على ما يقدمه البرنامج من مزايا وأدوات تساهم في تطوير أداء المبيعات وتقليل الوقت والجهد المبذول. ومن أهم هذه العوامل التي تجعل مهمة اختيار برنامج نقاط البيع الأفضل والأنسب سهلة وناجحة ما يلي:

• احتوائه على واجهة استخدام سهلة الاستعمال تساعد على توفير الأدوات الهامة والأساسية لكل مؤسسة حسب احتياجها، وتعمل على توفير الوقت المستهلك في إنجاز المهام المختلفة.
• الربط والتكامل مع البرامج والأنظمة الأخرى التي تستخدمها بعض الشركات لتوفير الأداء السلس بين مختلف الإدارات.
• الحفاظ على البيانات الخاصة بكل شركة وحمايتها من التعرض للفقد أو السرقة أو التلف، كالحفاظ عليها وتخزينها ببرامج التخزين السحابية والتي توفر أيضًا سهولة الوصول إليها بأي وقت ومن أي جهاز.
• الامتثال للقوانين الحكومية التي تفرضها مؤسسات الدولة كالقوانين المتعلقة بالضرائب.
• توافق البرنامج مع التحديثات التي تطرأ بشكل مستمر ودائم في عالم البرمجيات للحصول على أفضل استخدام.
• توافر خدمة مابعد البيع وخدمات الدعم الفني للمساعدة في حل أي مشكلة قد تطرأ أثناء استخدام برنامج نقاط البيع.

في النهاية، يمكن القول بأن برنامج نقاط البيع لا يُعتبر فقط أداة لتحسين إدارة مبيعات المؤسسات والشركات بكفاءة، بل يعتبر أحد أهم عوامل  الاستثمار الناجح التي يمكن الاعتماد عليه لتحقيق الأهداف الخاصة بكل شركة.