تعد إدارة المستندات جزءًا أساسيًا من عملية كل شركة محاسبة، حيث تستثمر شركات المحاسبة في أدوات إدارة المستندات المختلفة لضمان الحفاظ على المعلومات المالية للعملاء آمنة ومأمونة، مما يمنع الانتهاكات الأمنية المحتملة أو فقدان البيانات، فكيف تساعد إدارة المستندات فريق المحاسبة الخاص بك على التخطيط المسبق والبقاء ملتزمًا، وما هي الطرق التي تتيح ذالك؟ كل هذا وأكثر سنتعرف عليه في مقالنا لليوم، ندعوك لمتابعة القراءة.
مفهوم إدارة المستندات
نظام إدارة المستندات هو نظام يستخدم لإنشاء وتخزين وإدارة وتتبع المستندات الإلكترونية وصور المستندات الورقية من خلال البرامج، حيث يعمل نظام إدارة المستندات كوسيلة لتحويل المستندات الورقية إلى مستندات رقمية، بحيث يمكن حفظ جميع المستندات - الورقية الرقمية والممسوحة ضوئيًا - وفهرستها وأرشفتها واسترجاعها وترميزها ومشاركتها عبر حقوق الوصول المشفرة جنبًا إلى جنب مع تقارير النظام لضمان الامتثال.
أدوات إدارة المستندات
أدوات إدارة المستندات هي برامج تقوم بإدارة الملفات والمستندات المختلفة التي ينشئها العمل، عادةً ما يكون لديهم ميزات تساعد الشركات على تنظيم السجلات والتحكم فيها والبحث عن الملفات، ومشاركتها وأتمتة مهام سير العمل والموافقة على سير العمل.
تحتوي أدوات إدارة المستندات أيضًا على ميزات تعمل على أتمتة سير العمل من خلال السماح للمستخدمين بالموافقة على المستندات أو رفضها دون التحقق منها يدويًا مقابل قائمة أنواع الملفات أو القوالب، كما تتضمن أدوات إدارة المستندات ضمان وضع علامات على الملفات وفهرستها بشكل صحيح، وذلك حتى يمكن البحث عنها بسرعة، بالإضافة إلى القدرة على مشاركة الملفات عبر الأقسام داخل المؤسسة.
أهمية إدارة المستندات المحاسبية
تؤثر كيفية تخزين مستندات المالية والمحاسبة على التخطيط، وبالتالي عندما يكون من الصعب استرداد مستندات المحاسبة - أو فقدها - فإنها تخلق مشاكل في حالة إجراء تدقيق وتقييد تحليلات التكلفة وتخطيط الميزانية، وهنا تعد إدارة المستندات المحاسبية بشكل فعال، ثم صيانتها وفقًا للمتطلبات القانونية والتنظيمية من أولويات كل إدارة مالية.
تدعم تقنية الأرشفة الآمنة هذا الجهد من خلال الحفاظ على المستندات والبيانات التي تمكن مؤسستك من تتبع الحسابات الدائنة، والحسابات المدينة والمصروفات التشغيلية والرأسمالية والتدفقات النقدية بشكل أفضل، إن فهرسة هذه المستندات بدقة تجعلها سهلة البحث لاسترجاعها بسرعة، بالإضافة إلى حقوق وصول محددة بوضوح، وتنظيم معلومات صارم، ومبادرات امتثال دعم أمني متقدمة، وتبسيط تطبيق سياسة الاحتفاظ للمستندات السرية.
كيف تدعم إدارة المستندات عملية المحاسبة في شركتك؟
تسعى شركات المحاسبة إلى خفض التكاليف وتعزيز خدمة العملاء على خلفية زيادة اللوائح وانفجار المحتوى، وبالتالي يعد تنظيم منتجات عمل العملاء والاستفادة منها بشكل فعال أمرًا ضروريًا لتنمية علاقات أفضل مع العملاء وتقديم خدمة أكثر استجابة.
ويعتبر استخدام نظام إدارة المستندات مهم جدا لموظفي المحاسبة لديك، حيث يستطيع المحاسبون من خلال النظام:
- تحسين الإنتاجية المهنية على جميع مستويات المنظمة، فصلا عن إدارة محتوى العميل والمشاركة والتواصل في ملفات إلكترونية متكاملة.
- تعزيز التعاون داخليًا ومع العملاء باستخدام سير العمل والتكامل السلس، حيث يمنح تحويل المستندات الورقية إلى نماذج إلكترونية المحاسبين والمسؤولين مزيدًا من الوقت للمشاركة في أنشطة ذات قيمة مضافة.
- تحسين الإدارة والأمن على منتج العمل المهم، وذلك وفقًا لسياسة الشركة والعميل، مما يزيد من رضا البائعين.
- الحصول على المزيد من بياناتك، واكتساب رؤى جديدة، كما يمكنك من خلال إدارة المستندات أتمتة المهام المعرفية الروتينية من خلال الاستفادة من قوة الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي.
- تحسين وقت استجابة العميل من خلال الوصول إلى المعلومات الهامة من أي مكان وفي أي وقت عبر أي جهاز محمول.
- تقليل الأخطاء مثل المدفوعات المكررة والفشل في الحصول على الخصومات.
خصائص نظام إدارة المستندات الفعال
يمكن تلخيص خصائص نظام إدارة المستندات الفعال سواء في مجال المحاسبة أو الإدارة بصفة عامة في النقاط التالية:
- توفير الاتصال والتكامل مع نظام الإدارة الحالي للشركة
- إتاحة حفظ وأرشفة جميع الوثائق.
- حفظ المستندات بشكل مقبول قانونيًا باستخدام الوسائل الرقمية.
- توزيع الوثائق باستخدام قنوات الوسائط المتعددة، مع توفير مجموعة واسعة من خيارات التخصيص.
- التعامل مع كل استثناء التسليم، والتشاور في الوقت الحقيقي من خلال أجهزة الكمبيوتر والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية.
- القدرة على التحكم في صناديق البريد الإلكتروني (الشحن والاستلام التلقائي)، مع أتمتة آلية سير العمل للمستندات.
طرق لإدارة المستندات تساعد فريق المحاسبة الخاص بك
يشمل مفتاح أي نظام ناجح لإدارة المستندات المحاسبية خصوصا، ضمان تنظيم جميع الملفات وإدارتها وتأمينها، مما يجعلها وسيلة فعالة للموظفين لتجنب الأخطاء عند العمل على وثائق مهمة تتعلق بحسابات العملاء أو عمليات المحاسبة، أو الأنشطة التجارية الأخرى، ولتحقيق ذلك تمت 5 طرق مهمة لإدارة المستندات الخاصة بشركتك، وهي:
1. التحضير لعمليات التدقيق:
يعني النظام الورقي عمومًا محنة لقسم المحاسبة وكذلك المدقق الذي يتعين عليه الحرث من خلال أكوام من المستندات، يضمن نظام إدارة المستندات الرقمية لإدارة مستندات المحاسبة تحكمًا أكبر في معلومات الأعمال، ويمكن لقسم الشؤون المالية لديك الاستجابة بسرعة لطلبات المدقق.
2. إنشاء مسارات تدقيق:
تعتبر المستندات المحاسبية والبيانات والمعلومات المالية سرية للغاية، لذلك من المهم أن تكون قادرًا على معرفة من الذي قام بالوصول إلى المستندات ومتى، حيث تضع مسارات التدقيق الإلكتروني ضمانات تحمي الشركة والموظفين على حدٍ سواء، وتضمن وجود سجل لمن يصل إلى السجلات المحاسبية والمالية، وتساعد على تحديد المسؤولية في حالة وجود مشكلة تتعلق بالسرية.
3. تدفقات العمل المؤتمتة:
يتيح نظام إدارة المستندات الرقمية للأعمال التجارية الفرصة لجعل حساباتها الهامة تستند إلى القواعد، مع الموافقة المضمنة ونقاط التصعيد والعتبات والتنبيهات، تمكّن إدارة المستندات فرق المالية من تحسين وتحديث تدفقات العمل ديناميكيًا مع تغير التشريعات أو الظروف، فيما تتمثل مزايا تدفقات العمل الفعالة في الموظفين المنتجين والخدمة المتسقة والخطأ المنخفض والعمليات المتوافقة.
5. تمكين الاحتفاظ الدقيق بالمستند:
يجعل النظام المستند إلى الورق الاحتفاظ بالمستندات عملية صعبة وتستغرق وقتًا طويلاً، واعتمادًا على عدد ونوع المستندات المعنية، من المرجح أن تفشل عملية الاحتفاظ اليدوي في الأوقات الحرجة، ومع ذلك، يسهل نظام إدارة المستندات تخزين البيانات الوصفية بحيث يمكنك تحديد فترات الاحتفاظ حسب نوع المستند، مثل الفواتير والقوائم المالية، حيث يقوم النظام تلقائيًا بمسح المستندات المحاسبية القديمة عن طريق حذفها، أو تصديرها إلى أرشيف خارج الموقع.
استنتاج:
تؤثر العملية المستخدمة في تخزين المستندات المالية بشكل كبير على قدرة الشركة على التحكم في المعلومات الهامة، وباستخدام نظام إدارة المستندات الرقمية، يمكن استرداد المستندات على الفور، مما يحسن نتائج عمليات التدقيق، ويحافظ على مسارات العمل المستندة إلى القواعد، ويزيد من دقة تخطيط الميزانية وتحليلات التكلفة.
إضافة تعليق جديد