تعتبر المصروفات النثرية مجالًا ماليًا للشركة، تحظى مع الأسف بقدر ضئيل من الاهتمام على الرغم من أهميتها، وهذا ما يجعلها مخاطرة محتملة، حيث يمكن أن تؤدي الإدارة غير الملائمة للمصروفات النثرية إلى جعل الشركة معرضة بشكل خطير لمخاطر الاحتيال في مكان العمل وخروقات الامتثال، في مقالنا اليوم نقدم لكم نظرة عامة عن المصروفات النثرية، وكيف يمكن أن تديرها.
تعريف المصروفات النثرية
يشير مصطلح "المصروفات النثرية" إلى صندوق الأموال المخصص لتغطية نفقات الأعمال المكتبية اليومية الصغيرة، وعادةً ما يتم تخصيص صندوق المصروفات النثرية لمكتب أو قسم معين، لذلك قد يكون هناك عدد من هذه الصناديق قيد التشغيل داخل الشركة، والهدف العام هو أن يعملوا بشكل مستقل، مع الحد الأدنى من الرقابة اللازمة.
نظام إدارة المصروفات النثرية
يساعد نظام إدارة المصروفات النثرية الشركات على ضمان استخدام هذه الأموال بشكل مناسب، إنها بمثابة رقابة داخلية لحماية تلك الأصول، بدون نظام للتعامل مع المصروفات النثرية، يمكن أن تكون الشركة عرضة للسرقة.
تضمن إدارة نظام المصروفات النثرية الإشراف وتسهيل إدخال نفقات العمل هذه في نظام مسك الدفاتر الخاص بشركتك، وعلى الرغم من أن المبالغ التي تمر عبر صندوق المصروفات النثرية صغيرة، إلا أن هذه النفقات الصغيرة يمكن أن تتراكم بمرور الوقت، ولا تريد معظم الشركات أن تفقد تلك الخصومات في بياناتها المالية، أو تفقد الرؤية إلى أين يتم إنفاق الموارد.
يُشار عادةً إلى عملية إدارة صندوق المصروفات النثرية الخاص بك باسم "نظام السلف"، هذا شكل من أشكال المحاسبة المالية والسمة الأساسية هي أنه يتم حجز مبلغ ثابت ويتم تجديده بعد إنفاق الأموال، سيأتي هذا التجديد من حساب آخر.
يتضمن إنشاء نظام لإدارة المصروفات النثرية عددًا من العناصر الأساسية، مثل أمين معين لإدارة الحساب، ومصدر للتمويل، وسياسات وإجراءات لإدارة النفقات، والإجراءات المحاسبية لتسوية النفقات.
كيف تعمل المصروفات النثرية؟
المصروفات النثرية هي المبلغ النقدي المستخدم لتسوية النفقات الصغيرة التي تقوم بها الشركات من وقت لآخر، نظرًا لأن تكلفة كتابة الشيكات وتوقيعها ومعالجتها تستغرق الكثير من الوقت، تفضل الشركات الدفع نقدًا على الفور مقابل مبلغ أقل، تحتفظ الشركات بمبلغ صغير من النقد في المكتب تحت سيطرة أمين الصندوق، الذي يحتفظ بشيك على كل معاملة نقدية للإدخالات الصحيحة والمناسبةحفظ السجلات.
مزايا صندوق المصروفات النثرية
يعد الاحتفاظ بمبلغ معين من المال - لنفترض 100 دولار - في متناول اليد في شكل مصروفات نثرية فكرة جيدة، فصندوق نثري صغير يعمل على :
- الحد من الإنفاق التقديري ويمنع عمليات الشراء الصغيرة من التكاثر إلى نفقات سنوية كبيرة
- يسمح للموظفين بإجراء عمليات شراء صغيرة ومصرح بها دون ملء تقرير المصاريف
- يقلل من حاجة المديرين إلى دفع ثمن المشتريات من جيوبهم
- يقلل من إمساك الدفاتر
كيفية إدارة أموال المصروفات النثرية
يضمن تتبع جميع نفقات المصروفات النثرية كجزء من نظام مسك الدفاتر الخاص بك، تسجيل جميع النفقات المخصومة من الضرائب، وتبدأ إدارة أموال المصروفات النثرية بمجرد صرف الشيك الأول لإنشاء تعويم المصروفات النثرية.
على سبيل المثال، إذا كنت قد قررت إنشاء صندوق مصروفات نثرية بقيمة 100 دولار، فسيظهر إدخال دفتر حساب المصروفات النثرية خصمًا قدره 100 دولار إلى صندوق المصروفات النثرية وائتمانًا قدره 100 دولار لحسابك المصرفي. في كل مرة يقوم الوصي الخاص بك بصرف الأموال، سيقوم هو أو هي بملء إيصال بحيث في أي وقت، سيضيف إجمالي الأموال والإيصالات في صندوق المصروفات النثرية ما يصل إلى المبلغ الأولي لصندوق المصروفات النثرية.
نظرًا لأن الرصيد المتبقي في صندوق المصروفات النثرية يصبح صغيرًا جدًا بحيث لا يمكن استخدامه، يجب على أمين الحفظ حساب الإيصالات وتلخيصها واستبدالها بشيك جديد تم تحويله إلى نقد يساوي إجمالي الإيصالات، وعندما يتم صرف الشيك، ستتم إضافة الأموال إلى المصروفات النثرية حتى يتم استعادة مستواه الأصلي.
إذا وجد أمين الحفظ أن صندوق المصروفات النثرية صغير جدًا - هذا هو الحال إذا كان الصندوق بحاجة إلى تجديد كل بضعة أيام - فقد يقوم بزيادة التعويم، ثم يتم تسجيل ذلك في حسابات المصروفات النثرية، من ناحية أخرى، قد يرى أمين الحفظ أن مبلغ الصندوق مبالغ فيه، في هذه الحالة، يجب أخذ فائض المصروفات النثرية من الصندوق وإيداعه في الحساب المصرفي للشركة.
أهمية برنامج إدارة المصروفات النثرية
يواجه النهج التقليدي في إدارة المصروفات النثرية، مجموعة من المخاطر والتحديات، والتي قد تعرقل نجاح إدارة المصروفات النثرية لأي شركة، وبالتالي فإن الاستثمار في برامج إدارة المصروفات النثرية، يعتبر خطوة ناجحة، حيث يمكن لبرنامج إدارة المصروفات النثرية أن يساعد شركتك على تقليل حدوث الأخطاء، وسوء الاستخدام من خلال أتمتة عملية سير العمل حول إدارة المصروفات النثرية، وتوفير مستودع مركزي لتخزين جميع الوثائق المرتبطة.
يضع برنامج إدارة المصروفات النثرية ضوابط لضمان إجراء تسويات المصروفات النثرية بشكل صحيح. وتشمل هذه:
- أتمتة سير عمل تسوية المصروفات النثرية
- التأكد من مراجعة التسويات والموافقة عليها بشكل صحيح
- الحفاظ على الفصل المناسب بين الواجبات
- توفير قوالب موحدة لضمان إدارة أموال المصروفات النثرية بشكل متسق عبر المؤسسة.
- سهولة مراجعة الوثائق والسجلات بسهولة من قبل المدققين الداخليين.
- تسجيل النفقات باستخدام برنامج إدارة المصروفات النثرية، يوفر لفريق الشؤون المالية إمكانية الوصول الفوري إلى نفقات المكاتب في الشركة.
- يسمح نهج إدارة المصروفات النثرية القائم على السحابة، بإدارة أي عدد من حسابات المصروفات النثرية مركزيًا، إنها فعالة بنفس القدر بالنسبة لشركة ناشئة صغيرة أو شركة عالمية.
- يمكن إجراء عمليات فحص آلية للتأكد من أن كل تكلفة مصروفات نثرية تقع ضمن حد محدد، فإذا تم انتهاك الحد، يتم تشغيل التنبيه.
- يمكن مراقبة تكاليف المصروفات النثرية بمرور الوقت، باستخدام البيانات الدقيقة وأدوات إعداد التقارير المتكاملة. يمكن تحديد أي ارتفاعات أو أنماط إنفاق غير عادية والتحقيق فيها.
نصائح عامة لإدارة المصروفات النثرية
تحتاج لإدارة أموال المصروفات النثرية الخاصة بك بنجاح، تتبع هذه النصائح:
- قم بتجديد صندوق المصروفات النثرية، اختر المبلغ المراد صرفه بناءً على النفقات التي تحتاج إلى تغطيتها كل شهر من المصروفات النثرية.
- قم بتحديد حدًا بالدولار أو بعملة بلدك للمشتريات التي يمكن إجراؤها من المصروفات النثرية، سواء كان المبلغ صغيرا أو متوسطة.
- اعمل على إنشاء سياسة المصروفات النثرية، بحيث يجب ذكر جميع التفاصيل المتعلقة بصندوق المصروفات النثرية الخاص بك في سياسة مكتوبة للمصروفات النثرية.
- حدد ما يمكنك شراؤه بالمصروفات النثرية، وذلك من خلال وصف ما يمكن شراؤه بالمصروفات النثرية وما لا ينبغي شراؤه، مع وجود استثناءات.
استنتاج:
إذا كنت تخطط لاستخدام المصروفات النثرية في مشتريات الأعمال الصغيرة مثل البريد واللوازم المكتبية، فقد يكون من المفيد استخدام سجل المصروفات النثرية لتتبع معاملاتك، إن الاحتفاظ بسجلات دقيقة للنفقات النقدية سيكون بمثابة مساعدة كبيرة عندما يحين وقت تسوية حساب المصروفات النثرية الخاص بك.
مواضيع أخرى قد تهمك:
إضافة تعليق جديد