انتشر مؤخرًا مصطلح "الإدارة اللاورقية" وأصبح هو الاتجاه السائد للعديد من المؤسسات والشركات في القطاع الحكومي والقطاع الخاص لتطوير نظام الاتصالات الادارية لإدارة الأقسام المختلفة داخل كل مؤسسة أيًا كان حجمها.
وهناك العديد من البرامج الداعمة لنظام cmms وهو نظام تم برمجته لإدارة المهام المختلفة المتعلقة بسير العمل إلكترونيًا بسهولة، ومن أهم هذه البرامج وأفضلها في إدارة الاتصالات الادارية والارشفة الاكترونية هو برنامج Docsuite.
ولكن قبل التعرف على كيفية تطبيق استخدام برنامج الارشفة Docsuite، يجب أن نتعرف أولًا على ماهي الإدارة اللاورقية؟ وأهميتها وما يمكن أن تضيفه لأي مؤسسة من أجل تطوير نظام الاتصالات الإداري الخاص بها.
ما هي الإدارة اللاورقية؟
الإدارة اللاورقية هي نظام يدعم التحول الرقمي من أجل تطوير نظام الاتصالات الادارية والحد من استخدام المستندات الورقية في كافة المهام والإجراءات المتعلقة بسير العمل وذلك من خلال أتمتة كافة المهام.
فمن خلال استخدام برنامج الارشفة الالكترونية Docsuite والذي يحتوي على عدد من الأنظمة والبرامج لتحويل إدارة مؤسستك لإدارة لاورقية مثل برنامج إدارة المهام للموظفين وكذلك نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد، و نظام الأرشفة الإلكترونية لحفظ كل مستنداتك إلكترونيًا بأمان تام مع إمكانية استخدام أيضًا خاصية التوقيع الإلكتروني للمستندات.
فبرنامج Docsuite عبارة عن برنامج سحابي متكامل يدعم التحول الرقمي ويختص بتطوير الاتصالات الادارية بكافة أشكالها للتحكم في كافة مهام سير العمل من أجل توفير بيئة عمل أفضل للموظفين ومنح كل صاحب عمل متابعة سهلة لإدارة مؤسسته مما يؤثر بشكل إيجابي على الخدمة المقدمة للعملاء.
كما يمكن لأي مؤسسة أو قطاع استخدامه سواء كان حجم العمل داخل المؤسسة كبير أو صغير فهو مناسب لأي صاحب عمل يسعى لتطوير نظام الاتصالات الإداري الخاص به.
أهمية التحول الرقمي للإدارة اللاورقية
كما نعلم جميعًا بأن إدارة المستندات الورقية تكلف المؤسسات الكثير من النفقات والمصاريف المخصصة لشراء الأوراق وكل ما يتعلق بها من أدوات، بالإضافة للحاجة لمساحة كبيرة لتخزين تلك المستندات فيما بعد الانتهاء من التعامل من خلالها وكذلك إهدار الكثير من الوقت والمجهود في إنهاء المعاملات الورقية المختلفة وما يمكن أن تسببه من مشاكل نتيجة الأخطاء التي قد تحدث نتيجة كتابة بيانات خاطئة دون قصد وغيرها من الأخطاء.
لذا فإن استخدامك لبرنامج ارشفة الكترونية مثل برنامج Docsuite سيساعدك في التخلص من العديد من المشاكل التي قد تعوق تطور نجاح مؤسستك فنظام الاتصالات الإداري من Docsuite سيساعدك في كل من:
- مواكبة التطور التكنولوجي والبدء بالتحول الرقمي بسهولة وسرعة لتطوير مهام الاتصالات الادارية داخل المؤسسة.
- الحد من استهلاك الكثير من المصروفات والنفقات الخاصة بالورق والطباعة.
- استخدامك لبرنامج إدارة المهام للموظفين سيمكنك من متابعة مهام سير العمل الخاصة بكل موظف بسهولة ومن مكان واحد.
- برنامج ارشفة الكترونية للاحتفاظ بكافة بيانات المؤسسة بمكان واحد بعيدًا عن إمكانية تعرضها للتلف أو الضياع أو السرقة.
- برنامج صادر ووارد للتحكم في كافة المراسلات داخل وخارج المؤسسة بسهولة وحفظها داخل برنامج الارشفة فيما بعد.
- خلق بيئة عمل سريعة لإنهاء كافة المعاملات والإجراءات في وقتها والتحكم في الاتصالات الادارية بين الموظفين.
كيفية البدء بتطبيق التحول للإدارة اللاورقية
من خلال استخدام أحد أفضل البرمجيات المتعلقة بالتحكم في نظام الاتصالات الادارية cmms وهو برنامج الارشفة والاتصالات الإداري Docsuite والذي صُمم خصيصًا من أجل دعم كافة أشكال تحول الرقمي وأتمتة مهام سير العمل ودعمه لنظام الصادر والوارد للمراسلات.
إذ أن برنامج الارشفة الالكترونية Docsuite يحتوي على لوحة تحكم سهلة الاستخدام تمكنك من استخدام العديد من الأدوات الإدارية والبرامج، مثل:
- برنامج إدارة المهام للموظفين
- برنامج صادر ووارد
- برنامج ارشفة الكترونية
- أداة التوقيع الالكتروني أو التوقيع الرقمي
- نظام الاتصالات الادارية
كل تلك البرامج والتطبيقات تحمل العديد من المزايا والتي من خلال تطبيقها ستتمكن من:
- التحكم في سير العمل من خلال توجيه المعاملات للموظفين تلقائيا من خلال نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد وتحويل كل مستند للمراجعة فيما بعد ومن ثم تخزينه ببرنامج الارشفة.
- تسجيل كافة بيانات المؤسسة المتعلقة بالموظفين أو العملاء وكذلك مراسلات نظام الصادر والوارد وتخزينها داخل نظام الأرشفة الإلكترونية لحين الحاجة إليها مرة أخرى.
- السرعة في اتخاذ القرارات وإنهاء المعاملات عن طريق استخدام أداة التوقيع الالكتروني أو التوقيع الرقمي الخاصة بكل موظف مع إمكانية الاحتفاظ بـ التوقيع الإلكتروني لكل موظف على حدة بنظام الارشفة الالكترونية بسرية تامة.
- إمكانية تحويل واستقبال كافة المراسلات داخل نظام الصادر والوارد ومعالجتها وتخزينها داخل نظام الأرشفة الإلكترونية.
- استخدام أفضل برنامج ارشفة الكترونية مزود بخاصية الأمن السيبراني لحماية مستنداتك.
- تعيين المهام الخاصة بكل موظف والتحكم بها من خلال برنامج إدارة المهام للموظفين.
- من خلال نظام الأرشفة الإلكترونية Docsuite يمكنك إضافة أي عدد من المستخدمين للعمل من خلال البرنامج.
- Docsuite كبرنامج ارشفة الكترونية يمنحك سهولة في البحث عن أي مستند لاستخدامه مرة أخرى أو مراجعته أو طباعته وما إلى ذلك.
-
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
افضل برامج الارشفة الالكترونية
إضافة تعليق جديد