قد يتسائل بعض أصحاب الشركات عن مدى أهمية تحسين بيئة العمل وما يمكن أن يحدثه من فارق سواء كان ذلك على مستوى الموظفين أو على مستوى العمل وأداء المهام والإنتاجية! وهل استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية يمكنه تحسين بيئة العمل كذلك ورفع الكفاءة الإنتاجية داخل الشركات والمؤسسات والأنشطة التجارية المختلفة؟

وكثير من الأسئلة التي يطرحها مؤسسي الشركات وأصحاب القرار داخل المؤسسات للوصول إلى حلول وأفكار يمكنها إدارة الموارد البشرية باحترافية وتعزيز بيئة العمل بما يساعد على تحقيق أهداف المؤسسة ودعم نموها بنجاح.

في هذا المقال، سوف نشرح لك ما هي أنظمة إدارة الموارد البشرية الخاصة بإدارة الموظفين داخل الشركات، وكيف تعمل، وما دورها وأهميتها في تحسين بيئة العمل بشكل عام ورفع إنتاجية الموظفين.

ما هي أنظمة إدارة الموارد البشرية؟

أنظمة إدارة الموارد البشرية هي برمجيات رقمية يمكنها أداء وإنجاز أكثر من 90% من مهام موظفي إدارة شئون الموظفين داخل الشركات أو المؤسسات اعتمادًا على أحدث التقينات التكنولوجية الحديثة، أهمها الأتمتة الإلكترونية للمهام.

وتوفر برامج إدارة الموارد البشرية مجموعة الأنظمة الرقمية والحلول التي تُسهّل إدارة الموظفين بكفاءة عالية، مثل نظام إدارة الحضور والانصراف، وإدارة مسير الرواتب، وإدارة الإجازات وجداول العمل، ونظام إدارة السُلف والعمولات، وغيرها من الأنظمة التي تعمل بشكل آلي دون حاجة إلى التدخل البشري وتساعد على تحسين بيئة العمل داخل المؤسسة. 

وإذا كانت مهام فريق الموارد البشرية يقوم على العديد من الإجراءات والمهام، والتي منها البحث عن موظفين جدد وتعيينهم وإدارة ملفات العاملين ورواتبهم وإنشاء البرامج التدريبية المختلفة لكافة الموظفين بالشركة، فإن انظمة الاتش آر الاحترافية يمكنها القيام بكل هذا بأقل التكاليف وبدقة شديدة. 

وفي الفقرات التالية في المقال، سوف نكتشف معًا الدور الذي تلعبه هذه البرامج في رفع كفاءة الموظفين وتحسين بيئة عملهم.

أهمية أنظمة إدارة الموارد البشرية في تحسين بيئة العمل

1. تعزيز ثقافة الشركة
2. تنظيم وتحديد مهام سير العمل
3. تعزيز التواصل الداخلي
4. تقليل إهدار الوقت والجهد
5. تحفيز الموظفين
6. توفير برامج تدريبية تناسب كافة الموظفين
7.  تعزيز بيئة العمل عن بعد
8. الاهتمام بصحة وسلامة الموظفين

لأن إدارة الموارد البشرية هي المعنية بكل مايخص الموظفين من أول تعيينهم واستلامهم مهام عملهم وحتى إنهاء خدمتهم أو تقاعدهم عن العمل، فإن تحسين بيئة العمل هي العامل الأساسي للحفاظ على الموظفين والعمل على زيادة كفائتهم الإنتاجية. هذا ما تقدمه لك أنظمة إدارة الموارد البشرية الاحترافية المتكاملة التي توفر مجموعة من التطبيقات والأدوات التي حققت الكثير من الفوائد للشركات، وفيما يلي أهمها:

1. تعزيز ثقافة الشركة

تعمل أنظمة إدارة الموارد البشرية على تعزيز ثقافة الشركة لدى الموظفين من خلال تعريفهم بسياسة الشركة وثقافتها والأهداف المتعلقة بكل جوانب العمل لدى الشركة وتوعيتهم بدور كل منهم في تحقيق تلك الأهداف من خلال المهام المحددة له ومدى ارتباطها بالأهداف.

ويساعد تعزيز ثقافة الشركة لدى الموظفين وتوعيتهم بدور كل منهم بزيادة ولائهم للشركة وتحسين بيئة العمل كي يتمكن كل منهم من تنفيذ دوره بشكل أكثر كفاءة وفعالية.

2. تنظيم وتحديد مهام سير العمل

يساعد تنظيم مهام سير العمل وتحديد المهام الوظيفية لكل موظف وتعريفه بها في تحسين بيئة العمل المحيطة بالموظفين، وهو ما يقدمه لك نظام أتمتة مهام سير العمل الذي توفره لك أنظمة إدارة الموارد البشرية المتكاملة، والتي تساعد في تقليل الوقت والجهد المبذولين في تنفيذ مهام سير العمل المختلفة، بالإضافة لتحديد ساعات العمل وتنظيمها وتتبعها بسهولة.

يساعد هذا التنظيم في تحسين بيئة العمل وتوفير بيئة تساهم في زيادة إنتاجية الموظفين وزيادة الكفاءة الإنتاجية الخاصة بالشركات في المقابل.

3. تعزيز التواصل الداخلي

واحد من الأسباب الهامة التي تساعد في تحسين بيئة العمل هو شعور الموظف بسهولة التواصل مع مديريه أو مديري الموارد البشرية، سواء كان ذلك التواصل بغرض عرض أفكار ومقترحات تفيد العمل، أو بغرض المناقشة حول أي مشكلة تواجه الموظف داخل العمل. وتساعد أنظمة إدارة الموارد البشرية في تعزيز هذا التواصل من خلال الأدوات المتاحة، كقنوات التواصل المتاحة من خلال برمجيات الموارد البشرية كإرسال الإيميلات الداخلية وانظمة الدردشة الداخلية على سبيل المثال.

ويساعد هذا التواصل في تحسين العلاقة بين الموظفين بعضهم البعض على كافة المستويات وتعزيز علاقتهم بالشركة في المقابل بسبب توافر بيئة عمل صحية وجيدة.

4. تقليل الوقت والجهد

اتباع الطرق التقليدية في تنفيذ المهام كان سبب مباشر لزيادة الوقت والجهد المبذول في كل مهمة. ولكن من خلال أتمتة مهام سير العمل وتوفير الأدوات والبرمجيات التي تسمح للموظفين بتنفيذ مهامهم بشكل أسرع وأدق من ذي قبل والتوقف عن القيام بالمهام بالطرق الروتينية، كل ذلك يساعد في تحسين بيئة العمل المحيطة بالموظف مما يساعده على الأبتكار والتركيز على المهام الأكثر أهمية وتنفيذها بأحسن الطرق دون تضييع الوقت في مهام روتينية كما في السابق.

5. تحفيز الموظفين

أكثر ما يساعد الموظف على تنفيذ مهامه والرغبة في تقديم أفضل ما لديه هو الشعور بالتقدير المادي والمعنوي، وهو ما تساعد فيه أنظمة إدارة الموارد البشرية والتي يمكن من خلال الأدوات المتاحة بها تتبع مهام كل موظف على حدة ومعرفة مدى تطوره في تنفيذ مهامه وتحقيق أفضل النتائج الممكنة، مما يساعد في تحديد الموظفين الأكفاء المستحقين للترقية أو لزيادة مرتباتهم نتيجة الاعتماد على البيانات الدقيقة المقدمة من خلال أنظمة إدارة الموارد البشرية.

هذا بدوره يساهم في المقابل في تحسين بيئة العمل نتيجة التحفيز الدائم والعمل على الاهتمام بالجانب الوظيفي لكافة العاملين بالشركة.

6. توفير برامج تدريبية تناسب كافة الموظفين

تساعد البيانات المُقدمة من خلال أنظمة إدارة الموارد البشرية والمتعلقة بالأداء الوظيفي لكافة العاملين بالشركة على تحديد نقاط الضعف والمهارات المطلوب تعزيزها لتنفيذ المهام المتعلقة بالعمل بأفضل أداء. ومن خلال تلك البيانات تقدم تلك الأنظمة اقتراحات بالبرامج التدريبية التي يمكن الاعتماد عليها وتنفيذها لتعزيز مهارات الموظفين وتحسين أدائهم وهو ما يساعد الموظف على تحسين أدائه بشكل أحسن من ذي قبل، بالإضافة لما تقدمه تلك المزايا في تحسين بيئة العمل نتيجة شعور الموظفين بمدى اهتمام الشركة بهم والعمل على تطويرهم بشكل مستمر.

7.  تعزيز بيئة العمل عن بعد

في بعض الأحيان قد يحتاج الموظفون للعمل عن بعد، إما لفترة قصيرة أو عدد معين من الأيام، وقد يكون ذلك نتيجة لظروف شخصية. وحتى تتمكن من تحقيق ذلك وإدارته بشكل مُثمر وناجح يجب تتبع مهام العمل عن بعد للتأكد من تأدية الموظف لمهامه، بالإضافة لتوفير الأدوات والتطبيقات التي تساعده في الوصول لبيانات ومستندات الشركة لتسهيل تنفيذ المهام المختلفة. وهو ما تقدمه لك أنظمة إدارة الموارد البشرية من خلال إمكانية تتبع مهام العاملين عن بعد والتواصل معهم بسهولة.

8. الاهتمام بصحة وسلامة الموظفين

يساعد الاهتمام بصحة وسلامة الموظفين بمكان العمل على تحسين بيئة العمل وتوفير أفضل ظروف محيطة للموظفين، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال الاستعانة بـ أنظمة إدارة الموارد البشرية والتي تعمل على توفير أدوات لتطبيق معايير السلامة بمكان العمل للحد من التعرض للحوادث الوارد التعرض لها، مع توفير برامج طبية وتأمينية للموظفين للعناية بهم.

ختامًا:

في النهاية، يمكننا التأكيد على أن اهتمام الشركات بتحسين بيئة العمل يعد واحد من الاستثمارات التي تعزز من زيادة كفاءة عمل الموظفين، والاحتفاظ بأصحاب الكفاءات والمواهب، وزيادة الإنتاجية لديها بشكل فعال.

وأن تحسين بيئة العمل يساعد على توفير بيئة للعمل الجماعي وزيادة الابتكار والإبداع لدى الموظفين للمساهمة في تحقيق أهداف الشركة والمساهمة في حل المشكلات الوارد التعرض لها بسوق العمل في أي وقت.

ولايمكن أن نغفل دور أنظمة إدارة الموارد البشرية في تحسين بيئة العمل من خلال ما تمتلكه من أدوات تساهم أيضًا في جذب الكفاءات وأصحاب المواهب للعمل بالشركة، بالإضافة لأن توفير بيئة عمل صحية للموظفين يساهم في زيادة أسهم الشركة بسوق العمل وجذب المستثمرين وزيادة العملاء.

لذا يمكننا القول بأن الاستثمار في جانب تحسين بيئة العمل هو استثمار ناجح على كافة المستويات داخل الشركات وليس فقط على مستوى الأفراد العاملين.