تسمى الأدوات أو المعدات التي توفرها الشركات لموظفيها لتساعدهم على إتمام أعمالهم بنجاح الأصول، وبعد أن يستلمها الموظف تصبح عُهدة شخصية. وتحتاج الشركات إلى الحفاظ على أصولها من خلال تسجيل عُهد الموظفين وتتبُع سير العهدة، وتقييمها، وجردها باستمرار، وهو ما يخلق الحاجة إلى وجود برنامج العهد الشخصية الرقمي الذي يتولى كل هذه المهام بذكاء بعيدًا عن الطرق التقليدية في إدارة العهد والأصول.

وبسبب المشاكل الكثيرة التي خلفتها طرق الإدارة التقليدية لأصول الشركات وعهد الموظفين من ضياع للعُهد ومشاكل في الصيانة والمتابعة والإهلاك، لجأت كثير من المؤسسات والشركات إلى التحول الرقمي في إدارة العهد والأصول باستخدام نظام عهدة الموظف الذكي.

في هذه المدونة التعليمية الجديدة على موقعنا، سوف نشرح لك مفهوم العهدة الشخصية، وبعض الأمثلة على عهد الموظفين، وتعريف برنامج العهد الشخصية الرقمي، والمراحل التي تمر بها العهدة.

مفهوم العهد الشخصية

تحتاج الشركات والمؤسسات إلى أشكال وأنواع مختلفة من الأدوات والمعدات اللازمة لتسيير العمل وإنجاز المهام المختلفة التي يقوم عليها عمل هذه الشركات في الأساس، والتي تختلف باختلاف الصناعة أو مجال العمل.

هذه الأدوات تقوم الشركات بشرائها وتسمى الأصول، وتقوم الشركات بتسليمها لموظفين بعينهم حسب تخصصهم والأعمال الموكلة لهم، وهنا يُصبح الأصل عُهدة شخصية للموظف، هو المسؤول عنها ومتابعتها والإبلاغ عن أعطالها ومواعيد الصيانة وغيرها.

وعلى حسب نوع عمل الموظف وتخصص الشركة أو المؤسسة، قد تكون أصول الشركة وعهد الموظفين هواتف ذكية، أو أجهزة لوحية، أو حواسيب محمولة، أو طابعات، أو ماكينات تصوير، أو سيارات، أو معدات وأدوات خاصة بالعمل، أو شاشات.

والكثير من الأصول الخاصة بالشركات والتي يُعهد بها إلى الموظفين من أجل مساعدتهم على إنجاز المهام الموكلة لهم حسب اتفاق العمل.

تعريف برنامج العهد الشخصية

برنامج العهد الشخصية هو نظام سحابي مبني على تقنيات تكنولوجية حديثة تمنح الشركات القدرة على إدارة أصولها وتتبُع عُهد الموظفين بسهولة من شاشة واحدة أينما كانوا وفي أي وقت عبر أي جهاز سواء هاتف جوال أو حاسوب أو تابلت.

يضم نظام عهدة الموظف مجموعة من الأنظمة التي تعمل سويًا بشكل متكامل والتي تسمح بتسجيل الأصول في قاعدة بيانات سحابية، وإنشاء ملف خاص بكل أصل، ومنحه باركود خاص به؛ لتسهيل فحصه وجرده بمجرد مسح الباركود الخاص به.

هذا بالإضافة إلى تسجيل عُهد الموظفين وتتبع سير العهدة من أول دخولها الخدمة واستلامها من قبل الموظف ونهاية بإنتهاء صلاحية تشغيلها وإهلاكها.

ويوفر برنامج العهد الشخصية لأصحاب الشركات تقارير وافية ودقيقة عن الأصول وسير العهد والموظفين.

هذا إلى جانب منظمة الإشعارات والتنبيهات الآلية التي تتولى التذكير بمواعيد صيانة الأصول وقرب إنتهاء صلاحية تشغيلها وضرورة إهلاكها وغيرها من التنبيهات ذات الصلة بأصول وعهد الموظفين.

كل هذا في برنامج واحد يمنحك متابعة قوية وإدارة رقمية احترافية من لوحة تحكم سهلة الاستخدام.

💡 هذا بالفعل ما يوفره لك نظام فكرة لإدارة العهد والأصول الثابتة مع المزيد من المزايا والخصائص الحصرية.

لمزيد من التعمق، إليك أهم الإمكانيات التي يوفرها لك برنامج فكرة لإدارة العهد والأصول الثابتة:

• تسجيل جميع الأصول الثابتة بكافة بياناتها في قاعدة بيانات سحابية.
• تتبع الأصول من خلال الباركود الذكي.
• مراقبة الإجراءات أو العمليات على أي أًصل.
• جرد العهد والأصول بالباركود بمجرد المسح بالهاتف المحمول.
• جرد المكاتب والأقسام والإدارات كاملة بسهولة عبر الباركود كذلك.
• إنشاء سجل كامل بالعهد وحركاتها بين الموظفين والإدارات والأقسام.
• متابعة حالة العهد بسهولة من مكانك ومكان تواجد كل عهدة وتاريخ استحقاق استردادها.
• مراقبة وطباعة بطاقات العهد.
• طباعة التقارير والاستعلام عن العهد بسهولة.
• أمن وسلامة البيانات والنسخ الاحتياطي.

فوائد استخدام نظام عهدة الموظف في إدارة أصول الشركات

يحقق عملك الكثير والكثير من الفوائد بمجرد الاعتماد على برنامج العهد الشخصية الرقمي في إدارة أصول الشركة وتتبُع عُهد الموظفين. بعض هذه الفوائد الأساسية قد يتمثل في الآتي:

• تقليل تكاليف التشغيل بمعدلات تصل إلى 50%.
• الحفاظ على أصول الشركة.
• تسهيل تتبُع أصول الشركة وجردها في أي وقت والاطلاع على أماكن تواجدها والطريقة التي تُستخدم بها.
• الانتباه إلى مواعيد الصيانة والإهلاك دون إغفال.
• تقليل الخسائر الناتجة عن سوء الاستخدام أو الضياع وغيرها.
• التنبؤ بالمخاطر التي قد تتعرض لها الأصول وحلها قبل فوات الآوان.

وغيرها الكثير والكثير من الفوائد التي سوف تكتشفها بنفسك بمجرد إدخال نظام عهدة الموظف في إدارة أصول شركتك وتتبع عهد الموظفين.