إدارة الموارد البشرية بشكل احترافي داخل المؤسسات والشركات المختلفة واحدة من أكبر التحديات التي تواجه البيزنس بشكل عام. لذلك بدأ الاتجاه بقوة نحو التحول الرقمي في إدارة الموظفين وكافة العمليات الخاصة بهم من خلال برنامج الموارد البشرية الرقمي الذي يجعل إدارة الموارد البشرية أكثر احترافية وتحكم من شاشة واحدة.

في هذا المقال، سوف نشرح لك مفهوم برامج إدارة الموارد البشرية، وما هو دور التحول الرقمي في إدارة الموظفين في تحسين إنتاجية الموظفين وتقليل تكاليف التشغيل وتحقيق أهداف ونمو الشركات والمؤسسات المختلفة، وما هي معايير اختيار أفضل برنامج إدارة الموارد البشرية.

شرح مفهوم برنامج الموارد البشرية

برنامج الموارد البشرية هو برنامج رقمي يعمل على تنظيم عمل إدارة الموارد البشرية داخل أي مؤسسة بشكل إلكتروني كامل دون الحاجة لاستخدام المستندات الورقية أو الطرق التقليدية في إدارة الموارد البشرية، مما يضمن عدم وجود أي أخطاء أو فقدان أي مستندات هامة. فمن خلال برنامج الموارد البشرية يمكنك القيام بتسجيل وتتبع العديد من المهام، مثل الآتي:

1. إنشاء ملف خاص بكل موظف يحتوي على بياناته الأساسية من حيث تاريخ التوظيف وتفاصيل التعاقد وغيرها من البيانات.
2. سجل خاص بكل الإجازات المختلفة لكل موظف كالإجازات المرضي أو إجازات العارضة وغيرها وربطه بملف كل موظف.
3. إدارة رواتب الموظفين والمكافآت أو العمولات الشهرية بسهولة ودقة.
4. إدارة عملية التعيينات والمقابلات.
5. تحديد مهام العمل المختلفة لكل موظف وتتبعها بسهولة.
6. إنشاء التنبيهات المختلفة الخاصة بالتعليمات أو أي رسائل داخلية تخص العمل وإرسالها لكافة الموظفين من خلال تطبيق الهاتف الجوال أو عن طريق الرسائل النصية القصيرة أو رسائل البريد الإلكتروني.
7. تحليل أداء الموظفين عن الفترات الزمنية المختلفة.
8. إصدار التقارير المختلفة كتلك المتعلقة بأداء الموظفين بنهاية كل شهر للتقييم وتقارير الرواتب الشهرية والعمولات وغيرها من التقارير المتعلقة بعمل الموارد البشرية بسهولة وسرعة.

كل تلك المهام بالإضافة للعديد من المزايا الأخرى يمكن الحصول عليها واستخدامها لتوفير أفضل أداء من خلال قسم إدارة الموارد البشرية.

كيف يساعد برنامج الموارد البشرية في تحسين إنتاجية الموظفين؟

واحد من أبرز العوامل المسؤولة عن تقليل الكفاءة الإنتاجية بين الموظفين بشكل كبير هو اتباع الطرق التقليدية في إدارة الموارد البشرية؛ بسبب كثرة الأخطاء الناجمة عن الأخطاء البشرية إلى جانب الوقت والمجهود المبذول في إدارة العمليات المختلفة أو تصحيح الأخطاء الناجمة عن الطرق التقليدية.

لذا فإن استخدام برنامج الموارد البشرية أصبح ضرورة لكافة الشركات لما يقدمه من مزايا عديدة تساهم في تحسين وتطوير إنتاجية الموظفين.

وفيما يلي مجموعة من أهم المزايا والحلول التي يوفرها برنامج الموارد البشرية الاحترافي المتكامل:

1. تقليل الوقت والجهد المبذول في إنهاء المهام بالطرق اليدوية، مما يساعد في إنهاء المهام بشكل أدق وأسرع.
2. أتمتة مهام سير العمل من خلال برنامج الموارد البشرية مما يجعل عملية تدفق المهام سهلة والتواصل بين الأقسام لإنهاء المراجعات أو الموافقات بما لا يتطلب الكثير من الوقت كما كان في السابق.
3. توفير برامج تدريبية للموظفين بما يتناسب مع كل قسم داخل الشركة وما يحتاجه الموظف من مهارات، وذلك من خلال أداة تحليل مهام كل موظف الخاصة بـ برنامج الموارد البشرية المتكامل، فتلك الأداة تساعد في معرفة ما يحتاجه الموظفين من مهارات وخلافه لتطويرها مما ينعكس بشكل إيجابي على تحسين العملية الإنتاجية.
4. التواصل المباشر مع الموظفين من خلال البرنامج والمدراء المباشرين يساهم في تنظيم العمل والتوجيه الصحيح لتنفيذ المهام بشكل جيد.
5. تنظيم العمل عن بعد مع إمكانية تتبع أداء المهام وتنفيذها للموظفين العاملين من خارج الشركة والوصول لكافة المستندات المتعلقة بالعمل.

ما هي عوامل اختيار برنامج الموارد البشرية المناسب لمؤسستك؟

نظرًا لأهمية إدارة الموارد البشرية باعتبارها العنصر الأساسي في اختيار الموظفين وتعيينهم وتوجيههم فيما بعد وكيفية تحديد أدوات التطوير المهني لكل منهم نتيجة تحليل الأداء، وهو ما سوف يساعدك فيه بشكل كامل اختيار برنامج الموارد البشرية الصحيح. لذا فإننا نُذكرك بوجود معايير أساسية يجب اتباعها عند اختيار برنامج الموارد البشرية الذي يلبي احتياجات عملك باحترافية كبيرة تساعد على رفع الكفاءة الإنتاجية وتقليل تكاليف التشغيل داخل المؤسسة أو الشركة.

وفيما يلي أهم الأدوات والحلول الواجب توافرها في البرنامج المناسب لإدارة الموارد البشرية باحترافية:

1. إمكانية إنشاء ملف خاص بكل موظف يحتوي على كافة البيانات والمستندات المتعلقة به.
2. أتمتة مهام التعيينات الوظيفية الجديدة بداية من تحديد المتطلبات الخاصة بكل وظيفة ومن ثم قيام البرنامج بمعالجة بيانات المتقدمين وتحديد الأكثر مناسبة والقيام بتحديد المقابلات.
3. تحديد مواعيد العمل وتتبعها بسهولة لكافة الموظفين لمعرفة مواعيد الحضور والانصراف.
4. إمكانية تعيين مهام سير العمل لكل موظف.
5. سهولة تسجيل طلبات الإجازات لكل موظف من خلال البرنامج والحصول على الموافقة وتسجيلها بالملف الخاص به.
6. حساب الرواتب بسهولة وما يتم إضافته لها من مكافآت أو عمولات.
7. الحصول على كافة التقارير المتعلقة بإدارة الموارد البشرية بسهولة وبأي وقت، مما يمكن أصحاب المؤسسات من اتخاذ القرارات الصحيحة بشكل أكثر دقة ونجاح.
8. تتبع المهام الوظيفية لكل موظف بسهولة من خلال واجهة برنامج الموارد البشرية ومراجعتها بأي وقت.

بالإضافة لتلك العوامل والتي تهتم بطرق الاستخدام الخاصة بالبرنامج، هناك أيضًا عدد من العوامل الأخرى التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند اختيار برنامج الموارد البشرية المناسب لتضمن سير العمل بنجاح وسهولة، ومن تلك العوامل مايلي:

1. دعم واجهة استخدام البرنامج للغة العربية بشكل كامل للحصول على أفضل تجربة استخدام لكافة الموظفين والإداريين.
2. إمكانية تعيين حساب خاص بكل موظف من خلال تعيين اسم مستخدم وكلمة سر لكل منهم، يحتوي على المهام الخاصة به وتحديد إمكانية الوصول للمستندات المتعلقة بمهامه، بالإضافة إلى القدرة على التحكم في صلاحيات الوصول للبيانات والمستندات ومعلومات العمل.
3. توفير خدمات تدريبية من خلال الشركة المنتجة للبرنامج عن كيفية استخدام البرنامج عند شرائه أو عند ظهور أي تحديثات.
4. قابلية برنامج الموارد البشرية المُختار للتحديثات التلقائية والمتواجدة في مثل تلك البرمجيات باستمرار.
5. توافر خدمة الدعم الفني وخدمة ما بعد البيع لحل أي مشكلة قد تظهر عند الاستخدام بسرعة وسهولة.

ختامًا، يمكننا القول إن الاعتماد على وجود برنامج احترافي لإدارة الموارد البشرية لم يعد رفاهية أو خيار مطروح بالنسبة للشركات والمؤسسات التي تسعى إلى النمو بشكل قوي، بل هو أحد أسس الاستثمار الناجح التي أصبحت الشركات تتجه لها نتيجة التحول الرقمي في كل ما يتعلق بإدارات الشركات المختلفة كالتسويق والمبيعات والإدارة المالية وغيرها من مختلف الإدارات.

كل هذا يرجع إلى ما توفره مثل تلك البرامج من تكلفة في الوقت والجهد والمال وتوفير بيئة عامل سلسة وناجحة للموظفين لإتمام المهام الخاصة بهم بدقة وسرعة وتفادي الأخطاء السابقة والتي كانت تكلف الشركات الكثير من الوقت والمال في الكثير من الأحيان، بالإضافة لوجود الأدوات اللازمة لتحليل مختلف البيانات وإصدار تقارير ذات دقة عالية تعتمد على تلك البيانات والتي تساعد المؤسسات والشركات في اتخاذ القرارات الناجحة فيما يتعلق بكافة الأمور المتعلقة بالعمل وتحسين الإنتاجية والتي بدورها تساعد في تحقيق أهداف الشركة وزيادة الأرباح المرجوة.