هل تفتقد مؤسستك لأساليب الاتصال المؤسسي الفعال؟. إذا كانت إجابتك بنعم، فهذا مؤشر على صعوبة في تواصل الموظفين من الأقسام المختلفة مع بعضهم البعض بشكل احترافي، وعدم القدرة على مواكبة التحديثات الهامة داخل العمل، وتضارب في المعلومات والمستندات المتناقلة. وفي عصرنا الحالي، ومع تسارع وتيرة العمل والحاجة لتنفيذ العديد من المهام واتخاذ القرارات بشكل أسرع، أصبح بناء نظام اتصال مؤسسي فعال داخل الشركة من الضروريات، ومن أهم أدوات الاستثمار. فهو ليس مجرد قناة لتبادل المعلومات، ولكن يمكن الإشارة إليه باعتباره العمود الفقري لأي شركة ناجحة تسعى إلى النمو والازدهار، من خلال تحسين التواصل الداخلي، وتعزيز التفاعل، وإدارة الاجتماعات بكفاءة، وغيرها الكثير.
ومن خلال هذا المقال، سنتعرف على أهمية أنظمة الاتصال المؤسسي، وكيف يمكن الاعتماد عليها في بناء نظام اتصال مؤسسي فعال، ووضع السياسات تنظيمية المنوطة به لتحسين الثقافة المؤسسية، وتدريب الموظفين على استخدامها لتعزيز الكفاءة التشغيلية.
ما هو الاتصال المؤسسي؟ وما مدى أهميته؟
الاتصال المؤسسي، هو عبارة عن منظومة متكاملة تهدف إلى نقل المعلومات، وتبادل الآراء، والتنسيق بين الإدارات المختلفة، وتمكين الموظفين من الفهم الجيد لاستراتيجية وأهداف الشركة. وذلك من خلال الاعتماد على أدوات التحول الرقمي والتي منها DocSuite Wall، والتي توفر للمؤسسات مرونة وسرعة في تدفق البيانات، وإدارة المستندات، ومشاركة أي تحديثات أو قرارات جديدة متعلقة بالعمل أو الثقافة المؤسسية للشركة، وسرعة في إنجاز المهام المختلفة واتخاذ القرارات.
وترجع أهمية أنظمة الاتصال المؤسسي، لما يمكن أن تحققه الشركة من مزايا كثيرة ومنها التالي:
- زيادة الإنتاجية والكفاءة: تحسين التواصل الداخلي يساهم في توفير رؤى واضحة للموظفين عن أهداف واستراتيجيات المؤسسة، مما يؤثر بشكل إيجابي على أداء الموظفين، وقدرتهم على ترتيب الأولويات، والعمل بكفاءة أكبر. والقدرة على اتخاذ القرارات بشكل أسرع، وتقليل الأخطاء الناتجة عن سوء الفهم.
- تعزيز مشاركة الموظفين: تعزيز الثقافة المؤسسية لدى الموظفين وإشراكهم في القرارات، يساهم في زيادة شعورهم بالولاء والانتماء ويساهم في تقليل معدل دوران الموظفين، وتوفير بيئة عمل إيجابية. وذلك من خلال نشر القيم والرؤى والأهداف المشتركة.
- تحسين حل المشكلات: تعزيز التفاعل والتواصل الداخلي، يساهم في اكتشاف أي مشاكل متعلقة بالعمل قبل تفاقمها. وهو ما يسهم في إدارة الاجتماعات بكفاءة لاتخاذ القرارات التي من شأنها العمل على حل المشاكل بفعالية.
كيفية بناء نظام اتصال مؤسسي فعال داخل الشركة
بناء نظام اتصال مؤسسي فعال، يبدأ من وضع سياسة المؤسسة التي تحدد كيفية تدفق المعلومات، والاعتماد على نظام مؤسسي يحقق الأهداف الاستراتيجية. وهنا يبرز دور نظام DocSuite Wall، والذي يساعد المؤسسات في بناء نظام فعال يتماشى مع الثقافة المؤسسية. وذلك من خلال التالي:
-
تحديد قنوات الاتصال المختلفة
تتيح واجهة DocSuite Wall قنوات اتصال متعددة تعمل على تعزيز التواصل الداخلي والخارجي أيضاً، وذلك من خلال قنوات الدردشة الداخلية، والربط مع برامج البريد الإلكتروني المستخدم، وتطبيقات العمل التي تعتمد عليها بعض المؤسسات لإدارة مهام سير العمل. ويساهم هذا في مزامنة البيانات وتحديثها بشكل تلقائي. بالاضافة للقدرة على إدارة الاجتماعات الافتراضية بكفاءة واحترافية. ويتم تحديد أي من تلك القنوات سيتم الاعتماد عليها للاتصالات الرسمية، وأي منها للاتصالات الغير رسمية ووضع السياسات المتعلقة بذلك وإعلام الموظفين بها لاتباعها.
-
تحديد سياسة تدفق البيانات والمستندات
الاعتماد على أنظمة إدارة الاتصال المؤسسي يساهم في وضع السياسات المتعلقة بطريقة ادارة تلك الاتصالات، والتعامل معها، وكيفية صياغة الرسائل والمستندات المستخدمة فيها. وذلك لتكون أكثر دقة ووضوحاً، ومراجعتها بناءً على الصيغ التي تقرها سياسة المؤسسة والتأكد من خلوها من أي أخطاء.
-
تعزيز الشفافية
إدارة الاتصالات الفعالة تعمل على تعزيز الشفافية، وذلك من خلال تحديد أي من البيانات التي يمكن مشاركتها مع العملاء أو مع الإدارات المختلفة. والقدرة على تتبع كافة أنواع الاتصالات التي يجريها الموظفين سواء كانت داخلية أو خارجية بشكل لحظي، وذلك للتأكد من الالتزام بذلك.
-
إدارة الملاحظات والمراجعات
يهدف تعزيز التفاعل في إدارة الاتصال المؤسسي، إلى توفير آليات تسهل من تدوين الملاحظات والاقتراحات سواء كانت من المديرين أو الموظفين. وذلك من خلال الاستبيانات، أو إرسال الرسائل المختلفة عبر قنوات التواصل الداخلي. وهو ما يحققه نظام DocSuite Wall، والذي يحتوي على نماذج استبيانات جاهزة الاستخدام، مع إمكانية تعديلها بما يتفق مع سياسة المؤسسة.
-
تحسين كفاءة الاجتماعات
تعاني بعض المؤسسات من عقد اجتماعات دون تحديد أهداف واضحة لها، وهو ما يؤثر على المناقشات والقرارات المتخذة، وعدم تواصل ملاحظات ذات فعالية لما تنتج عنه الاجتماعات.
وهنا يبرز أحد أهم أدوار DocSuite Wall، والذي يساهم في تحسين إدارة الاجتماعات وذلك من خلال التالي:
- تحديد الهدف من الاجتماع قبل انعقاده.
- إرسال موعد الاجتماع والهدف منه، وأي ملاحظات أو مستندات متعلقة بموضوع الاجتماع للتحضير لها بشكل جيد. وذلك من خلال قنوات التواصل الداخلي.
- استلام إشعارات بموافقة كافة المسؤولين عن الحضور في الموعد المحدد.
- الاعتماد على أدوات تدوين ملاحظات الاجتماع، وإرسالها بشكل تلقائي بعد الانتهاء بشكل منظم.
كافة تلك العوامل تساهم في تحقيق الهدف المرجو من كل اجتماع، مع إمكانية تتبع تنفيذ التوصيات المتفق عليها.
-
سياسة إدارة الأزمات
وضع سياسة لإدارة الاتصالات في أوقات الأزمات، هو ما يميز كفاءة مؤسسة عن أخرى. وهو ما يتحقق من خلال تعزيز سياسة الثقافة المؤسسية في إدارة الأزمات، وتوضيح اللوائح المطلوب إتباعها. وذلك من خلال تحديد كيفية التواصل داخليًا، من المسؤول عن إدارة التواصل وإدارة البيانات، وكيفية عقد الاجتماعات العاجلة، وما هي القنوات المسموح باستخدامها في تلك الحالات.
تدريب الموظفين على سياسات الاتصال المؤسسي
وضع السياسات دون تدريب الموظفين لا يكفي لبناء نظام فعال، وتشمل عملية تدريب الموظفين على التالي:
-
نشر السياسات بشكل واضح
إرسال اللوائح والسياسات الجديدة عبر البريد الإلكتروني لا يعد من الطرق الفعالة، مع صعوبة الوصول لتلك المستندات مع مرور الوقت. لهذا يجب التأكد من جعلها متاحة للجميع من خلال المنصات الداخلية، وهو ما يمكن تحقيقه بسهولة من خلال نظام DocSuite Wall والذي يحتوي على قاعدة بيانات مركزية للمستندات والسياسات العامة المتعلقة بالعمل والتواصل.
-
برامج التدريب وورش العمل
الاعتماد على أدوات التحول الرقمي مثل DocSuite Wall في بناء أنظمة الاتصال المؤسسي، يجب أن يتضمن تدريب الموظفين على كيفية استخدامه سواء كان ذلك في إدارة التواصل الداخلي، وإدارة الاجتماعات. وتدريبهم على كيفية استخدام أدوات النظام في التعامل مع المستندات وإدارة مهام سير العمل، بشكل يعمل على تعزيز التفاعل وتحسين الكفاءة التشغيلية.
-
تبادل الخبرات والمعرفة
عقد جلسات يتشارك فيها الموظفين والمديرين ممارساتهم في التواصل ونقل الخبرات، يساهم في تعزيز الثقافة المؤسسية والانتماء.
-
المراقبة والتحسين المستمر
تتبع طريقة عمل نظام الاتصال المؤسسي بعد تطبيقه، ضرورة للتأكد من تحقيق الأهداف المطلوبة من استخدامه. وهو ما يوفره نظام DocSuite Wall، من خلال إمكانية تتبع طرق تواصل الموظفين، والحصول على تقارير لحظية توفر بيانات عن مدى توافق الاستخدام مع السياسات المحددة. بالإضافة لتلقى ملاحظات الموظفين عن مدى فاعلية النظام في تحسين أدائهم وتواصلهم الداخلي، وإدارة الاجتماعات.
ختاماً:
بناء نظام اتصال مؤسسي فعال يعد استثمار في موظفيك، وفي تعزيز الثقافة المؤسسية للشركة مما ينعكس بشكل إيجابي على تحقيق النمو والنجاح. لذلك تأكد من تطبيق سياسة واضحة المعالم لإدارة الاتصال المؤسسي بفعالية، والاستفادة من الأدوات المناسبة لتحقيق ذلك مثل DocSuite Wall. والذي يساهم في تعزيز التفاعل، والتواصل الداخلي، وإدارة الاجتماعات، وخلق بيئة عمل ايجابية. ولا تنسى تدريب الموظفين على كيفية استخدام نظام الاتصال المؤسسي، وتوضيح السياسات التي يجب اتباعها في عمليات التواصل ومتابعتهم وجمع ملاحظاتهم بشكل دوري، للعمل على تحسين نقاط الضعف.
برنامج حسابات ومخازن
برامج محاسبية
نظام ERP المحاسبى
برنامج ارشفة الملفات
برنامج ادارة المطاعم
إضافة تعليق جديد