تواجه الشركات مخاطر يومية تتسبب في تعطيل الإنتاج والعمليات التشغيلية، وتتمثل تلك المخاطر في التعطيل المفاجئ لـ آلات العمل المختلفة، أو تقلبات السوق الغير متوقعة، وغيرها الكثير. وتنتج تلك المخاطر نتيجة عدم غياب إدارة المخاطر، وصعوبة تتبع صيانة الأصول، وعدم الاهتمام بالبيانات التي تتعامل من خلالها الشركات بشكل يومي وتحليلها، وهو ما يؤدي إلى عدم القدرة على تقييم التأثير الناتج من المخاطر المختلفة، وصعو. وهو ما أصبح يستدعي ضرورة اتباع طريقة منهجية فعالة للتعامل مع المخاطر اليومية، وتوقعها قبل حدوثها. وذلك من خلال حوكمة المخاطر المؤسسية ERM.

وفي هذا المقال، سنتعرف بشكل تفصيلي على كيف يمكن لأصحاب المؤسسات من حوكمة المخاطر المؤسسية ERM من التخطيط إلى التفعيل. لتسهيل إدارة بلاغات صيانة أعطال الأصول، وإنشاء نظام لصيانتها، واستغلال البيانات المتدفقة لاتخاذ قرارات استراتيجية أكثر فعالية. والقدرة على توقع المخاطر قبل وقوعها. وذلك من خلال الاعتماد على البرمجيات المخصصة لذلك، والتي منها DocSuite Risk Management.

ما المقصود بمصطلح حوكمة المخاطر المؤسسية ERM؟

حوكمة المخاطر المؤسسية ERM، هي عبارة عن إطار يشمل كافة جوانب العمل، يهدف إلى تحديد المخاطر التي من المتوقع حدوثها، وتقييم التأثير الذي قد ينتج عنها، والعمل على اتخاذ قرارات استراتيجية من شأنها إدارة المخاطر بفعالية أكبر. مما يساعد على تعزيز المرونة والقدرة على التكيف مع المتغيرات.

وتعتمد إدارة وتحليل المخاطر على ربط كافة جوانب العمل معاً. ففي السابق كانت الشركات تتعامل مع المخاطر بشكل مجزأ، بمعنى إدارة المخاطر المالية تتم من خلال الإدارة المالية، والمخاطر الأمنية يتم إدارتها من خلال الفرق المختصة بهذا الشأن. ولكن هذا النهج لا يعد ذو فعالية كبيرة، نظراً لأن تلك المخاطر قد تؤثر على بعضها البعض. لذا لا يمكن العمل عليها بشكل منفصل وتجاهل تلك التأثيرات.

وهنا يأتي دور برنامج DocSuite Risk Management، والذي يهدف إلى دمج إدارة مخاطر كافة الأقسام معاً، وتوفير رؤية شاملة للمخاطر التي من الممكن حدوثها، ومدى تأثيرها على كل إدارة.

 خاصةً فيما يتعلق بإدارة الأصول لما لها من تأثير على كل من العمليات الإنتاجية والتشغيلية، والتأثير على قسم المبيعات من حيث التأخر في تلبية طلبات العملاء، مما يؤثر بشكل مباشر أيضاً على خدمة العملاء من حيث تلقى شكاوي نتيجة تأخر الطلبات الخاصة بهم.

خطوات تطبيق نظام ERM فعال

إدارة وتحليل المخاطر المتعلقة بإدارة الأصول ، وتقييم التأثير الناتج عنها يجب أن يعتمد على عدد من الخطوات الأساسية. وذلك لتحقيق الكفاءة والفعالية المطلوبة. وتلك الخطوات هي:

1. تحديد المخاطر

تحديد المخاطر هي أول خطوة يجب العمل عليها للتمكن من إدارتها وتحليلها، وتوفير البيانات الداعمة لأي قرارات استراتيجية يجب اتخاذها. وتتمثل عملية تحديد المخاطر في التالي:
تحديد الأصول التي تعتمد عليها الشركة في العمليات اليومية، على سبيل المثال الآلات والمعدات الحيوية، البنية التحتية، الأنظمة البرمجية.

• معرفة العمليات التشغيلية والإنتاجية التي تعتمد عليها استمرارية العمل.
• ما هي التهديدات المحتمل حدوثها لتلك الأصول؟ حيث قد تتمثل تلك التهديدات في أعطال المعدات، الهجمات السيبرانية، الكوارث الطبيعية، وغيرها).
• الرجوع إلى البيانات والمستندات السابقة، والتي قد تحتوي على أي معلومات عن أي مخاطر سابقة قد تعرضت لها الشركة.

2. تحليل المخاطر وتقييم التأثير

تحليل المخاطر وتقييم مدى تأثيرها، يساهم في اتخاذ قرارات استراتيجية أكثر كفاءة وفعالية. لهذا يجب الاستعانة بأدوات مخصصة تساهم في تحليل البيانات المتاحة بدقة، وهو ما توفره تقنيات DocSuite Risk Management. والتي تتضمن التالي:

• تقديم بيانات وثيقة عن مدى احتمالية وقوع أي خطر، وتصنيفه من حيث كونه شئ متكرر أم من النادر حدوثه.
• تقييم التأثير الذي قد ينتج عن كافة أنواع المخاطر المحتملة، وتوفير بيانات عن مدة حجم الضرر المتوقع حدوثه على الشركة، تأثيره من الناحية المالية، وعلى العمليات التشغيلية، وغيرها من مهام العمل المختلفة.

3. الاستجابة للمخاطر

تتمثل إدارة المخاطر في وضع استراتيجيات من شأنها الاستجابة والتعامل مع تلك المخاطر فور حدوثها، وتتمثل تلك الاستراتيجيات في التالي:

• تجنب المخاطر: وذلك من خلال القدرة على مصدر الخطر المحتمل قبل حدوثه.
• تخفيف المخاطر: وهي استراتيجية تعتمد على تقليل تأثير الخطر على الشركة، على سبيل المثال تنفيذ برامج الصيانة الدورية للآلات والأصول المختلفة، أو تطبيق الإجراءات الأمنية لحماية البيانات من تعرضها للهجمات الإلكترونية.
• نقل المخاطر: والمقصود بها تحويل عبء الخطر وتأثيره إلى طرف ثالث، على سبيل المثال التأمين على الأصول المتمثلة في الآلات والمعدات الثقيلة.

4. المراقبة المستمرة

إدارة المخاطر تتمثل في الاستمرارية في مراقبة المخاطر، ومراجعة خطط الاستجابة الموضوعة، والتأكد من عدم ظهور أي مخاطر جديدة. وتعتمد تلك المرحلة على جمع البيانات وتحليلها، وتقديم التقارير للمسؤولين لدعم أي قرارات استراتيجية يجب اتخاذها. وهو ما يحققه نظام DocSuite Risk Management.

بناء نظام فعال لإدارة وصيانة الأصول من خلال DocSuite Risk Management

حوكمة المخاطر المؤسسية ERM وتطبيقها في مجال صيانة الأصول وتلقي الأعطال، يساهم في تفادي توقف العمليات التشغيلية والإنتاجية، وتعزيز دورة حياة الأصول وحمايتها. وهو ما يمكن تطبيقه بسهولة من خلال DocSuite Risk Management وما توفره من أدوات، تعمل على تحقيق التالي:

1. إنشاء نظام صيانة الأصول

تطبيق منهجية ERM في نظام صيانة الأصول يساهم في توقع الأعطال قبل حدوثها وتقييم التأثير الناتج عنها، وهو ما يساهم في وضع الخطط لمواجهة تلك المخاطر. وهنا يبرز دور DocSuite Risk Management في تحقيق ذلك بسهولة من خلال إنشاء نظام أكثر فعالية، يتمثل في التالي:

• الصيانة الوقائية: وذلك من خلال تحديد جدول زمني لأعمال الصيانة الدورية، يشمل فحص المعدات من حيث قطع الغيار المستخدمة، ضرورة استبدال الأجهزة المستهلكة، وغيرها من مهام الصيانة الدورية.
• الصيانة التنبؤية: تعتمد الصيانة التنبؤية في إدارة المخاطر التي من المتوقع حدوثها، وذلك بناءًا على البيانات الحية من المستشعرات وأجهزة المراقبة. والتي تعمل على تدفق البيانات وتحليلها، ومن ثم توفر رؤى واضحة عن أي أعطال وشيكة الحدوث. وهو ما يساهم في تنفيذ عمليات الصيانة التنبؤية قبل حدوث الخطر، وتفادي توقف العمل.

2. نظام تلقى الأعطال 

• قنوات اتصال متعددة: توفير منصة ذات قنوات اتصال متعددة، تسهم في تسجيل بيانات الأعطال فور حدوثها وإنشاء تنبيهات به.
• تصنيف الاعطال: من خلال DocSuite Risk Management يمكن تصنيف الأعطال من حيث كونها (عالية، متوسطة، منخفضة) وذلك بناءً على تأثيرها على العمليات المختلفة. 
• تحديد المسؤوليات: تعيين مهام كل من المسؤول عن تلقي البلاغات، والمسؤول عن إرسال فريق الصيانة، والمسؤول عن مراقبة ما تم من صيانات.
• أوقات الاستجابة: تحديد أقصى وقت للاستجابة وإصلاح الأعطال، لتفادي أي تأخير من شأنه التأثير على العمليات الإنتاجية.
• نظام التتبع: من خلال واجهة البرنامج، يمكن بسهولة تتبع حالة الأعطال من وقت الإبلاغ وحتى إصلاحه بالكامل. وهو ما يعزز الشفافية ويساهم في تحليل المخاطر المستقبلية.

3. تحليل البيانات الفنية

تمثل البيانات قوة هائلة تساهم في إدارة وتحليل المخاطر، وتقييم التأثير الناتج عنها بسلاسة. وهو ما يدعم اتخاذ قرارات استراتيجية فعالة لإدارة صيانات الأصول وتحقيق أقصى استفادة منها. ويوفر DocSuite Risk Management أدوات تحليل تتسم بالدقة والكفاءة، تعمل على توفير ما يلي:

• سجلات الأعطال: نوع العطل، تاريخه، وقت وتكلفة الإصلاح، قطع الغيار المستبدلة.
• سجلات الصيانة: تاريخ الصيانات بأنواعها، الإجراءات المتخذة، توصيات الصيانة، العمر الافتراضي للأصول.
• بيانات المستشعرات: درجة حرارة الآلات، الضغط، الاهتزاز، معدل استهلاك الطاقة.

ومن خلال تحليل المخاطر لهذه البيانات يمكن بسهولة تحديد الأصول الأكثر عرضة للأعطال، اتخاذ القرارات إما بإصلاحها أو استبدالها. العمل على تحسين جداول الصيانة، توفير مخزون قطع الغيار لتفادي المخاطر الفجائية. بالإضافة للقدرة على تحسين أداء المعدات، وتعزيز العمليات التشغيلية والإنتاجية في المقابل.

ختاماً

حوكمة المخاطر المؤسسية ERM، هي نهج عملي يهدف إلى حماية الشركة خاصةً فيما يتعلق بإدارة الأصول، وتعزيز دورة حياتها، وذلك من خلال تعزيز كفاءة إدارة وتحليل المخاطر، وتقييم التأثير الناتج، واتخاذ قرارات استراتيجية للحفاظ على سير العمل داخل المؤسسات وضمان عدم توقف العمل.

وتنفيذ ذلك يبدأ من الاعتماد على البرمجيات المخصصة لذلك، ومنها نظام DocShite Risk Management. والذي يعمل على ربط كافة إدارات الشركات ببعضها البعض، وإدارة المخاطر المتوقعة ومدى تأثيرها على كل قسم، والقدرة على إنشاء أنظمة لإدارة وصيانة الأصول وأنظمة الصيانة الخاصة بها بمرونة وكفاءة. مما يضمن الاستدامة وتعزيز النمو والنجاح.

برنامج حسابات ومخازن
برنامج erp
برنامج للارشفة
برنامج مطاعم
برنامج عقارات