العمل عن بعد واحد من طرق العمل الحديثة التي أصبحت الكثير من الشركات ومؤسسات الأعمال تتبعها في ظل التحول الرقمي والثورة التكنولوجية الكبيرة. إلا أن هذه الطريقة في العمل تحتاج إلى مزيد من التحكم والإدارة الناجحة من أجل ضمان سير العمل وتحقيق أهدافه بنجاح وفعالية.
ومن خلال برامج HR احترافية أصبح التحكم في العمل عن بعد أكثر سهولة ودقة وإحكامًا من خلال القدرة على تتبع كافة مهام سير العمل للموظفين عن بعد لتحسين بيئة العمل وتوفير الأدوات اللازمة للموظفين كي يتمكنوا من القيام بمهامهم بنجاح دون أي معوقات.
في هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك أهمية الاعتماد على برامج HR في إدارة الموظفين داخل المؤسسة، وما هو دور برامج إدارة الموارد البشرية في تحسين بيئة العمل عن بعد داخل الشركات المختلفة.
أهمية استخدام برامج HR في إدارة الموارد البشرية
أصبح وجود قسم لإدارة الموارد البشرية الآن أمرًا في غاية الأهمية عن ذي قبل لما تقوم به هذه الإدارة من مهام تساهم في تنظيم كل ما يتعلق بالموظفين، ومن هنا أصبح استخدام برامج HR احترافية متكاملة أمرًا ضروريًا لأنها تساعد في عملية التحول الرقمي الذي تتجه الشركات حاليًا لاعتماده بكافة إداراتها.
وترجع أهمية برامج إدارة الموارد البشرية الرقمية إلى ما توفره من مزايا وفوائد للشركات والمؤسسات على احتلاف أحجامها وطبيعة عملها. وفيما يلي مجموعة من أبرز تلك المزايا:
- أتمتة المهام المتعلقة بالبحث عن موظفين جُدد وتصفية المُتقدمين بسرعة وسهولة أكثر عن الطرق التقليدية.
- إنشاء ملفات خاصة بكل موظف بالشركة، يحتوي كل ملف على عقد العمل وكافة الأوراق الخاصة بالتعيين وبيانات الموظف الشخصية وبيانات العمل المختلفة.
- تحديد وتتبع مواعيد الحضور والإنصراف إلكترونيًا لكافة العاملين بسهولة من شاشة واحدة.
- تتبع أرصدة الإجازات المختلفة للموظفين بسهولة من خلال عملية تسجيلها إلكترونيًا وإرفاق الموافقات الخاصة بها بملف كل موظف.
- نظام إلكتروني خاص بتسجيل رواتب الموظفين مع إمكانية تحديد موعد تحويله الشهري عن طريق البنوك، وذلك بعد خصم أي قيم مستحقة أو إضافة أي مكافآت، كل ذلك يتم من خلال الأتمتة الإلكترونية الخاصة ببرامج HR.
- إصدار كافة التقارير المتعلقة بعمل إدارة الموارد البشرية، كتقارير تقييم الآداء، وتقارير المرتبات وغيرها من التقارير المختلفة.
- حفظ كافة بيانات إدارة الموارد البشرية بنظام الحفظ السحابي والذي يوفر أقصى عوامل الأمان للبيانات وحمايتها من التعرض للسرقة أو الفقد أو التلف، مع إمكانية الوصول إليها عند الحاجة في أي وقت ومن أي مكان.
هذا بالإضافة للعديد من المزايا الأخرى التي تتمتع بها نتيجة الاعتماد على واستخدام برامج HR متكاملة واحترافية لتسهيل مهام إدارات الموارد البشرية بما يساهم في توفير الوقت والجهد وتقليل التكلفة.
دور برامج إدارة الموظفين HR في تحسين العمل عن بعد
أصبح العمل عن بعد الآن هو السائد في أغلب الشركات، إلا أن بعض هذه الشركات قد يواجه مشاكل تتعلق بكيفية إدارة الموظفين عن بعد وتتبع أدائهم للمهام الموكلة لهم للتأكد من تأديتهم بالصورة المطلوبة. هذا بالإضافة إلى أن العمل عن بعد يحتاج لتوفير عدد من الأدوات التي تُسهل على الموظفين الوصول بسرعة لبيانات العمل المختلفة والتواصل مع بعضهم البعض بسهولة، وهو ماتقوم به برامج HR الاحترافية بما يساعد على تحسين بيئة العمل عن بعد، وذلك من خلال الآتي:
-
تحديد وتتبع مواعيد العمل
تساعد برامج HR في وضع المواعيد الخاصة بساعات العمل عن بعد لكل الإدارات، حيث يمكنك تحديد ساعات بدء العمل وموعد الانتهاء منه وتسجيله بالبرنامج ومن ثم إرسال تلك المواعيد لكافة الموظفين لإعلامهم بها. ومن من خلال التكامل مع برامج العمل عن بعد سيتمكن الموظفين من تسجيل مواعيد بداية عملهم والانتهاء منها، ومن ثم يتم تسجيلها تلقائيًا بالبرنامج كي تتمكن من تتبعها بسهولة وربطها بنظام الرواتب لتسجيل أي خصومات مستحقة متعلقة بهذه النقطة عند نهاية الشهر.
-
التواصل الفعال
تتيح برامج HR الاحترافية أدوات للتواصل الفعال بين الموظفين وإدارة الموارد البشرية حتى لايواجه الموظفين أي صعوبة في عملية التواصل، وهو ما يؤثر بشكل سلبي على بيئة العمل، وذلك من خلال تطبيق المحادثات المتاح بالبرنامج أو من خلال الرسائل الإلكترونية الداخلية.
وتساعد هذه الأدوات في تلقي أي استفسار من الموظفين والرد عليه بنفس الوقت دون تأخير بما يساهم بشكل كبير في تحسين التواصل أثناء العمل عن بعد.
-
إدارة مهام سير العمل
من خلال برامج HR ستتمكن من تحديد مهام سير العمل للموظفين وإرسالها لهم وتحديد الوقت الزمني للمهام الأكثر أهمية مع إمكانية تتبع تلك المهام بشكل لحظي وتسجيل أي ملحوظات أو مستجدات وإرفاقها بجدول المهام وإرسال تنبيهات للموظفين بتلك المستجدات من خلال الإشعارات الخاصة بالبرنامج.
كما يمكن للموظف من خلال البرنامج تسجيل أي ملاحظات أو مستجدات أيضًا بالجدول في حالة الحاجة لذلك.
-
التدريب عن بعد
في بعض الحالات قد تكون هناك حاجة لتدريب الموظفين، على سبيل المثال في حالة وجود خدمة أو منتج جديد في تلك الحالة يجب تدريبهم على كل ما يخص المنتج أو الخدمة ليتمكنوا من تنفيذ مهامهم المختلفة دون مشاكل. هذا بالإضافة إلى إمكانية عمل تدريبات لتطوير مهاراتهم أيضًا، وكل ذلك من خلال أدوات برامج HR للتدريب عن بعد.
-
عقد الإجتماعات دون تعقيدات
تقوم معظم الشركات بعقد اجتماعات بشكل دوري مثل اجتماعات بداية الإسبوع أو اجتماعات بنهاية كل شهر بالإضافة للاجتماعات الهامة والتي يمكن أن تظهر بشكل مفاجئ دون مقدمات. وتساعد برامج HR على تسهيل تحديد مواعيد تلك الاجتماعات وإرسالها للموظفين المعنيين بالحضورعن بعد، إما من خلال إشعارات البرنامج، أو رسائل البريد الإلكتروني، أو الرسائل النصية القصيرة. ويتم حضور الجميع للاجتماع عن طريق الفيديو والمشاركة بسهولة ويسر دون أي مشاكل أو معوقات.
-
التكامل والربط مع الأنظمة المختلفة
بطبيعة الحال فإن العمل عن بعد يستلزم توفير الأداوات التي تساعد على وصول الموظفين للبيانات والمستندات المختلفة كي يتمكنوا من القيام بمهامهم بسهولة ودون أي مشاكل. ومن خلال تكامل برامج HR مع الأنظمة المختلفة كأنظمة CRM وغيرها من الأنظمة المستخدمة بالشركات يمكن للموظفين الوصول لكل ما يحتاجون إليه من مستندات لإتمام مهامهم دون أي معوقات.
-
إدارة طلبات الإجازات
تتيح برامج HR الاحترافية المتكاملة نظام إدارة طلبات إجازات الموظفين عن بعد والموافقة عليها بسهولة وذلك من خلال توفير نماذج جاهزة لطلبات الإجازة والأذونات يمكن للموظف الوصول إليها وتسجيل الطلب الخاص به ومن ثم إرساله للمدير المباشر من أجل الموافقة عليه ومن ثم يتم إرساله بشكل آلي لإدارة الموارد البشرية من أجل إرفاقه بملف الموظف وتسجيل الطلب بسجل الإجازات الخاص به وخصمه من المدة المحددة له، كل ذلك من خلال الأتمتة الإلكترونية لأدوات البرنامج.
-
تقييم الأداء
من خلال البرنامج ستتمكن من إصدار تقارير تقييم الأداء للموظفين لتتبع كيفية سير العمل عن بعد ومدى تأثيره على إنتاجية الموظف وتأثيره على إنتاجية الشركة؛ للوقوف على أي مشاكل وحلها من أجل العمل على توفير بيئة عمل جيدة أثناء العمل عن بعد.
في الختام:
يمكن القول أن اعتماد الشركات على برامج HR احترافية في إدرة الموظفين والتحكم في العمل عن بعد وتحسينه ساهم في حل العديد من المشاكل والتي كانت تواجهها الشركات عند بدء تتبع تلك الاستراتيجية.
فبرامج إدارة الموارد البشرية ساهمت في تحسين التواصل عن بعد مع الموظفين على كافة الاتجاهات بداية من تتبع مواعيد العمل والمهام وعقد الاجتماعات الهامة وغيرها الكثير من الأمور التي كانت صعبة التحقيق في السابق، ولكن من خلال برامج HR أصبح تتبع تلك الاستراتيجية الآن من الأمور سهلة التحقيق لما توفره من تحسين الإنتاجية على كل من الموظف والشركة، هذا بالإضافة للمزايا الأخرى التي تقدمها برامج الموارد البشرية للشركات المختلفة.
إضافة تعليق جديد