تواجه الكثير من الشركات والمؤسسات باختلاف مجالاتها تحديات كبيرة في إدارة الأصول الخاصة بها بشكل فعال، وهو ما يجعلهم بحاجة إلى وضع خطط منظمة من أجل تحسين إدارة الأصول وتتبعها ومراقبة الموارد المختلفة؛ وذلك كي يتمكنوا من تحسين الكفاءة التشغيلية والإنتاجية.
وفي عصر التحول الرقمي واتجاه الشركات للاعتماد على حلول تقنية مختلفة من خلال استخدام التكنولوجيا لتطوير الكثير من المهام والإدارات، تم توفير حلول تقنية تساعد أصحاب الشركات على تحسين وتطوير إدارة الأصول باحترافية من خلال الاعتماد مجموعة من الأدوات وذلك من أجل تحقيق أقصى استفادة ممكنة منها وتفادي الأخطاء الشائعة في إدارة الأصول.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك ما هي إدارة الأصول، وما هي أكثر الأخطاء الشائعة في إدارة أصول الشركات والمؤسسات، وكيف يمكن حلّها بفعالية من خلال الأنظمة والبرامج الرقمية.
شرح مفهوم إدارة الأصول
إدارة الأصول تتمثل في وضع خطط منهجية بدءًا من وضع الخطط لتحديد الأصول التي تحتاجها الشركة لشرائها والبدء في تشغيلها ومتابعتها وصيانتها حتى لحظة بيعها أو التخلص منها بالطرق المناسبة والاعتماد على أصول جديدة أكثر تطورًا.
وتهدف إدارة الأصول إلى حمايتها عن طريق عمليات الصيانة الدورية ووضع الخطط المناسبة للاستفادة منها بالشكل المناسب مع حاجة الشركة التشغيلية والإنتاجية والعمل على تقليل التكاليف والمخاطر المختلفة. وهو ما يمكن تنفيذه بسهولة في وقتنا الحالي من خلال اعتماد حلول تقنية تتماشى مع أهداف واحتياجات الشركة.
ما هي الأخطاء الشائعة في إدارة الأصول؟
هناك كثير من الأخطاء الشائعة التي تواجهها الشركات أثناء عملية إدارة الأصول وهو ما يؤدي إلى إهلاكها بشكل سريع، وارتفاع التكاليف التشغيلية للشركة، وعدم القدرة على تحسين الكفاءة الإنتاجية في المقابل. ومن أكثر تلك الأخطاء الشائعة في إدارة أصول الشركات والمؤسسات ما يلي:
-
الاعتماد على أنظمة يدوية
واحدة من الأخطاء الشائعة في إدارة الأصول هي الاعتماد على أنظمة لا تحتوي على حلول تقنية بشكل كامل، مما يؤدي لتنفيذ الكثير من المهام بشكل تقليدي أو يدوي، وهو ما يسبب كثير من الأخطاء التي تُفقد الشركات قدرتها على الوصول للبيانات الخاصة بأي أصل بشكل دقيق للوقوف على الحالة التشغيلية ومعرفة الكفاءة المطلوب تحقيقها بشكل كامل، وهو ما يؤدي لإهدار الكثير من الوقت والجهد لتجميع البيانات المطلوبة وتحليلها.
-
إهمال تحديث البيانات
يؤدي إهمال تحديث البيانات إلى فقدان قيمتها وعدم دقتها، وهو ما يؤثر بشكل مباشر على إدارة الأصول من حيث عدم القدرة على التعرف على حالة الأصول المتواجدة من أجل تتبعها واتخاذ القرارات المختلفة بشأنها، سواء كانت بحاجة إلى تحديث أو صيانة أو استبدال. وهو ما يُفقد الشركات الكثير من قدرتها على اتخاذ القرارات الصحيحة وتطوير العمل والأداء وتحسين الكفاءة التشغيلية.
-
غياب الصيانة الدورية
التأخير في تنفيذ مهام الصيانة الدورية والتغاضي عنها في بعض الأحيان يؤدي لكثير من المشاكل في إدارة الأصول، والتي منها حدوث الأعطال المفاجئة والتي قد تسبب تكاليف كثيرة من أجل إصلاح هذه الأعطال، بالإضافة لإهلاك الأصول بمدة زمنية قصيرة، إلى جانب توقف العمليات التشغيلية في بعض الأحيان وهو ما يؤثر على أداء الشركة بسوق العمل.
وتعاني أغلب الشركات من عدم القدرة على متابعة تنفيذ أعمال الصيانة الدورية نتيجة غياب التخطيط في تنفيذ الصيانات الدورية لكل أصل متواجد بالشركة حسب طبيعته والمواعيد الخاصة به، بالإضافة لغياب متابعة الفرق المسؤولة عن تنفيذ تلك المهام.
-
غياب التخطيط الاستراتيجي
إدارة الأصول تحتاج إلى التخطيط لها بشكل جيد، ويقصد بعملية التخطيط هنا وضع خطط تنفيذية تتعلق بحالة كل أصل بدءًا من شرائه والبدء في استخدامه من حيث معرفة العمر الافتراضي الخاص به وكيفية استخدامه لتحقيق الكفاءة التشغيلية المطلوبة والاهتمام بصيانته وتتبع الحالة الدورية لتلك الأصول لمعرفة هل تم تحقيق العائد من الاستثمار المطلوب من الاستخدام ومعرفة الأصول الجديدة التي قد تكون الشركة بحاجة لها لدعم الأصول المتواجدة ودعم نمو الشركة.
كيفية استخدام التكنولوجيا لتجنب الأخطاء الشائعة في إدارة الأصول
تعمل الكثير من الشركات على إيجاد حلول تقنية متطورة لإدارة الأصول بطريقة أكثر كفاءة وفاعلية وذلك من أجل تجنب الأخطاء المتواجدة والعمل على الحد منها وتحسين الكفاءة التشغيلية، وهناك الكثير من الحلول التقنية التي يمكن الاعتماد عليها لتنفيذ ذلك ومنها الآتي:
-
استخدام برامج إدارة الأصول
تعتمد برامج إدارة الأصول على حلول تقنية كثيرة تساعد أصحاب الشركات على تحسين إدارة الأصول والاستفادة منها لتعزيز الكفاءة التشغيلية والإنتاجية وتقليل التكاليف المؤثرة على الشركات بشكل سلبي، وذلك من خلال إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على ملف خاص بكل من الأصول المستخدمة داخل وخارج الشركة.
ويشمل كل ملف منها كل البيانات الخاصة بكل أصل من أول تاريخ الشراء، وبيانات التشغيل، ونوع الموديل، وغيرها من البيانات الأخرى. ومن خلال البرنامج ستتمكن من الوصول لتلك البيانات بسهولة والتي يتم تحديثها تلقائيًا بشكل مستمر مما يُساهم في تتبع الأصول واتخاذ القرارات المختلفة بشأنها.
-
استخدام إنترنت الأشياء (IOT- Internet Of Things)
من خلال الاعتماد على حلول تقنية إنترنت الأشياء ستتمكن من الحصول على بيانات فعلية عن حالة الأصول، وذلك من خلال توصيل أجهزة الاستشعار بالأصول لمراقبتها بشكل لحظي وإرسال التنبيهات في حالة حدوث أي مشكلة أو عطل بشكل مبكر لإجراء الصيانة الفورية وضمان عدم توقف العمليات التشغيلية.
-
التكامل مع الأنظمة المختلفة
تكامل برامج إدارة الأصول مع الأنظمة المختلفة مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يساعد بشكل كبير في تحسين كفاءة إدارة الأًصول والعمليات التشغيلية، والحد من الكثير من الأخطاء الشائعة، وذلك من خلال تدفق البيانات بين تلك الأنظمة بسهولة، وهو ما يوفر رؤية شاملة ودقيقة لكافة جوانب إدارة الأصول.
-
الاعتماد على تقنيات الذكاء الاصطناعي (AI)
حلول تقنية الذكاء الاصطناعي أصبحت أحد أهم الحلول التكنولوجية التي تعتمد عليها الكثير من الشركات في وقتنا الحالي لتحسين إدارة الكثير من المهام ومنها إدارة الأصول.
وتساعد أدوات الذكاء الاصطناعي على تحليل كميات كبيرة من البيانات الخاصة بالأصول وتقديم توجيهات يمكن الاعتماد عليها في وضع الخطط التنفيذية لإدارة الأصول، بالإضافة لقدرتها على التنبؤ المستقبلي بحالة الأصول نتيجة البيانات المُدخلة إليه لتحقيق الاستفادة المُثلى من الاستخدام.
-
الصيانة التنبؤية
تساهم بيانات الصيانة التنبؤية في الكشف عن أي أعطال من المحتمل حدوثها لتفاديها وتجنب توقف العمليات التشغيلية واتخاذ الإجراءات اللازمة. ويتم الحصول على تلك البيانات من خلال استخدام حلول تقنية تساهم في تحليل البيانات جميعها المستخدمة في إدارة الأصول والتي يمكن الحصول عليها من أجهزة الاستشعار وأدوات الذكاء الاصطناعي. وهو بدوره ما يساهم في الحصول على تقارير دقيقة لاتخاذ القرارات المسؤولة عن إدارة المخاطر بشكل استباقي.
ختامًا:
قد يعتقد البعض أن عملية إدارة الأصول هي عملية معقدة، وقد يكون ذلك صحيحًا في حالة غياب التخطيط والتفكير الاستراتيجي الذي يُساهم بشكل كبير في حدوث الكثير من الأخطاء الشائعة، والتي من شأنها التأثير بشكل سلبي ومباشر على زيادة تكاليف الشركة وقلة جودة العمليات التشغيلية والإنتاجية.
ولكن البدء في البحث عن حلول تقنية لتطبيقها في إدارة الأصول يساهم في القضاء على تلك الأخطاء والبدء في تتبع الأصول بشكل دقيق نتيجة توافر البيانات الدقيقة التي تسمح بفهم الوضع الحالي لأصول الشركة أو المؤسسة لوضع الخطط المناسبة واتخاذ القرارات الصحيحة وتحسين الكفاءات التشغيلية والانتاجية وتحقيق النمو المطلوب.
إضافة تعليق جديد