الوصف المخصص في كشف الحساب

يعتبر إدارة أموالك وتتبع أموالك أمرًا ضروريًا للحفاظ على الميزانية والحصول على نوعية حياة منظمة وآمنة، وبالتالي قد يكون من الضروري إجراء مراقبة دورية للشؤون المالية للشركة وأنظمة الدفع لضمان تدفق نقدي صحي، وخدمة سريعة لمدفوعاتها والتزاماتها، هنا تكمن مهمة كشف الحساب، والذي يمكن أن يساعدك على إدارة الشؤون المالية للمؤسسة بشكل أفضل، وفي هذه المقالة سنوضح ما هو كشف الحساب ونسلط الضوء على أهميته، تابع القراءة.

ما هو كشف الحساب؟

كشف الحساب هو ملخص دوري لنشاط الحساب مع تاريخ بداية وتاريخ انتهاء، والأكثر شيوعًا هو التحقق من كشوف الحساب، التي تقدم عادةً كشوف حساب شهرية، وبيانات حساب الوساطة، والتي يتم تقديمها شهريًا أو ربع سنويًا. تعتبر فواتير بطاقات الائتمان الشهرية أيضًا كشوف حساب.

يتم إصدار كشف الحساب من قبل البائع للعميل، حيث يسرد جميع المعاملات المالية بين الشركتين خلال فترة زمنية محددة (عادة ، شهريًا)، قد يعكس البيان رصيدًا صفريًا، إذا لم يكن كذلك، فهو بمثابة تذكير للعميل بأن الأموال مستحقة.

فهم كشوف الحساب

يشير كشف الحساب إلى أي ملخص رسمي للحساب تقريبًا، أينما تم الاحتفاظ بالحساب، على سبيل المثال، يمكن إنشاء كشوفات الحساب لأي نوع تقريبًا من الحسابات التي تمثل المعاملات الجارية حيث يتم تبادل الأموال بشكل متكرر، يمكن أن يشمل ذلك حسابات الدفع عبر الإنترنت مثل PayPal وحسابات بطاقات الائتمان وحسابات الوساطة وحسابات التوفير.

عادةً ما تُنشئ شركات المرافق، بالإضافة إلى مزودي خدمة الهاتف والتلفزيون بالاشتراك، كشف الحساب لعملائها والذي يوضح بالتفصيل استخدامهم وأي زيادات خلال دورة الدفع، وعادةً أيضًا ما تسرد هذه البيانات المدينات المدفوعة والأموال الواردة أو الاعتمادات التي يتلقاها صاحب الحساب والرسوم المرتبطة بالحفاظ على الحساب، وعلى سبيل المثال، قد تتكبد أنواع معينة من حسابات التوفير رسوم صيانة منتظمة ما لم يتم الاحتفاظ بحد أدنى معين من الرصيد في الحساب، كما قد تشمل اشتراكات تلفزيون الكابل ضرائب الدولة والرسوم الإضافية الأخرى المضمنة في تقديم الخدمة المنتظمة.

لماذا يعد كشف الحساب مهما؟

يعد كشف الحساب مهمًا عند التحقق من تناسق السجلات في حساب العميل، حيث يمكن للشركة استخدامه للتحقق من أن العميل قد دفع بالفعل جميع المبالغ المستحقة للشركة، وإذا كان هناك أي دفعات مفقودة، فيمكن لمالك الأعمال إرسال تذكير بالدفع إلى العميل، وفي حال كانت هناك رسوم مزدوجة أو مدفوعات مزدوجة تم التقاطها في النظام، فيمكن لصاحب العمل مراجعة جميع المدفوعات والتحقق منها لضمان دقة المعاملات المسجلة.

يمكن أن تخدم كشوفات الحساب أيضًا عدة أغراض مختلفة، من خلال إدراج كل معاملة بين الشركة والعميل، يمكن استخدام كشف الحساب من أجل:

حساب رصيد الحساب المستحق
تذكير العميل بتسوية رصيد حسابه
تجنب النزاعات مع العملاء

هل كشف الحساب فاتورة؟

تمت اختلافات واضحة يين كل من كشف الحساب والفاتورة، وفيما يلي نذكر أهم هذه الاختلافات:

كشف الحساب:

كشف الحساب ليس فاتورة، إنه تقرير صادر عن البائع يتم إرساله إلى العميل، عادةً بتنسيق PDF يتم تسليمه عبر البريد الإلكتروني.

يسجل كشف الحساب المعاملات المالية بين الشركتين خلال فترة زمنية محددة، وعادة ما تكون فترة شهر واحد، ويسرد البيان جميع مبالغ ودفعات الفاتورة، ويشمل أيضًا المبالغ المستردة من البائع أيضًا، وقد يُظهر كشف الحساب مبلغًا لا يزال مستحقًا من قبل العميل.

الفاتورة:

الفاتورة هي مستند مختلف، حيث يتم إصدارها أيضًا من قبل البائع، ولكنها فاتورة لمعاملة واحدة فقط، حيث يتم إدراج كل فاتورة للفترة الزمنية التي يتم توثيقها، بغض النظر عما إذا تم دفعها أم لا، كبند في كشف الحساب، وبهذه الطريقة، يمكن لكل من البائع والعميل معرفة ما إذا كانت الدفعة مفقودة أو ما إذا كان حساب العميل محدثًا.

نموذج كشف الحساب

يتم استخدام كشف الحساب كأداة تحصيل لتذكير العملاء بالمبالغ المستحقة عليهم للمصدر، عادة ما يكون البيان مستندًا مطبوعًا، ولكن يمكن أيضًا يمكن إرساله إلكترونيًا، يتضمن نموذج كشف الحساب عادةً المعلومات التالية:

رقم الفاتورة وتاريخها والمبلغ الإجمالي لكل فاتورة صادرة للعميل خلال الفترة الزمنية.
رقم الائتمان وتاريخ الائتمان والمبلغ الإجمالي لكل اعتماد متنوع صادر للعميل خلال الفترة الزمنية.
تاريخ الدفع والمبلغ الإجمالي لكل دفعة يتلقاها البائع خلال الفترة الزمنية.
صافي الرصيد المتبقي لجميع المعاملات المدرجة. هذا هو المبلغ الإجمالي المستحق للبائع.
قسيمة دفع في أسفل الصفحة يمكن تمزيقها واستخدامها كتحويل إلى البائع.

العلامات الحمراء على كشوف الحساب

قد تكون العناصر الشاذة في كشف الحساب علامة على تعرض الحساب للاختراق، ربما من خلال بطاقة ائتمان أو خصومات مسروقة أو من خلال لصوص الهوية الذين تمكنوا من الوصول إلى معلومات الحساب، قد يكون أصحاب الحسابات قادرين على الاعتراض على هذه الرسوم غير الملائمة وتقديم مطالبة بأنهم لم يجروا عملية الشراء بأنفسهم، لكن مع ذلك تبقى مراجعة بيانات حسابك فور ورودها عادة مالية جيدة يمكنها التقاط هذه العلامات الحمراء قبل أن تتحول إلى كارثة مالية.

فوائد كشوف الحساب الإلكترونية

يوفر الإنترنت للعديد من المؤسسات المالية الراحة والأمان في تعاملاتها المالية، وذلك من خلال الخدمات المصرفية عبر الإنترنت وكشوفات الحساب الإلكترونية لأعضائها، ويقدم كشف الحساب الالكتروني مجموعة من الفوائد مقارنة بالكشف الحساب الورقي التقليدي، ولعل أبرزها:

تعتبر جميع المعلومات المستخدمة من خلال كشف الحساب الإلكتروني محمية ولا يمكن لأي شخص رؤيتها باستثناء صاحب الحساب.
يوفر كشف الحساب الإلكتروني الوقت للشركة والعميل، حيث يمكن إصداره بسهولة، كما يمكن الحصول عليه في أي يوم من أيام الأسبوع، دون الحاجة للانتظار الحصول عليه من البريد.
يساهم استخدام كشف الحساب الإلكتروني في تقليل الفوضى، من خلال التقليل من استخدام كشوف الحساب الورقية، وبالتالي فهو صديق للبيئة.
يمكنك الوصول إلى كشف الحساب مباشرة من خلال الخدمات المصرفية عبر الإنترنت، وهذا يعني أنك لست مضطرًا إلى البحث في الملفات الورقية فقط لمراجعة سجل الدفع أو الإيداع الخاص بك.

استنتاج:

الكشف الحساب بيان ضروري في التعاملات المالية، حيث يوفر معلومات مهمة، بما في ذلك الرسوم التي يتقاضاها البائع، وقائمة الخدمات المقدمة، والأموال المستحقة على العميل، والودائع المقدمة إلى الحساب، وبالتالي يعمل كشف الحساب كأداة مفيدة للبائعين لتذكير العملاء بالمدفوعات المستحقة، وهذا أمر مهم لأن الدفعات في الوقت المناسب من قبل العملاء يمكن أن تحسن التدفق النقدي للبائع، وتسمح للشركة بإنفاق الأموال على الموارد التي تحتاجها للحفاظ على الأعمال.