تعتمد المؤسسات التعليمية بما فيها مؤسسات التعليم العالي على بيئة تعتمد على الورق، وتعتمد على المستندات بشكل مكثف، بما فيها أوراق الامتحانات، ونصوص الدرجات، وسجلات الطلاب، وغيرها من الوثائق التي تملأ خزائن الملفات في الجامعات والكليات، وعندما تكون هناك حاجة إلى إحدى هذه المستندات، يمكن أن يكون العثور عليها تحديًا لمن يتعين عليه البحث في جميع خزانات الملفات، على أمل وضع المستند في المكان الصحيح.
يعد حل إدارة المستندات لتفادي هذه التحديات، ضروريًا لمواكبة المتطلبات المتزايدة لإدارة المعلومات والمستندات في مؤسسات التعليم العالي، كيف ذلك؟، هذا ما سنجيب عنه في تتمة المقال، فقط تابع القراءة.
مفهوم إدارة المستندات
تشير إدارة المستندات إلى التقاط المستندات والملفات وتخزينها وتنظيمها واسترجاعها وإدارتها داخل المؤسسة، وبالتالي تعتبر أنظمة إدارة المستندات بمثابة حلول برمجية تسهل الإدارة الفعالة للمستندات طوال دورة حياتها، حيث توفر هذه الأنظمة ميزات مثل التقاط المستندات، والفهرسة، والتحكم في الإصدار، والبحث والاسترجاع، والتعاون، وأتمتة سير العمل، وضوابط الأمان، وإدارة الامتثال.
أهمية برنامج إدارة المستندات للتعليم العالي
يجب أن تكون هناك طريقة أكثر كفاءة وانسيابية للتعامل مع جميع الوثائق في عالم التعليم العالي، وذلك من خلال برنامج إدارة المستندات الرقمي، والذي من شأنه تبسيط عمل الجامعات والمؤسسات، بالإضافة إلى فوائد أخرى نذكر منها:
بيئة حديثة
تستحق بيئة مؤسسات التعليم العالي أكثر من أي مؤسسة أخرى، الأدوات اللازمة لإدارة كميات الأعمال الورقية والعمليات بشكل أكثر كفاءة والتي تستغرق الكثير من الوقت وتعيق خدمة الطلاب، يتم تقديم هذا النوع من البيئة بشكل أفضل من خلال برنامج إدارة المستندات، وهو نظام أساسي قوي ومفتوح لخدمات المحتوى قائم على السحابة.
باستخدام مجموعة من الأدوات القوية، يقدم برنامج إدارة المستندات نطاقًا واسعًا من حلول إدارة المعلومات التي تتكامل بسلاسة مع أنظمتك الحالية، وتوفر كفاءة غير مسبوقة ووفورات في التكاليف ورؤية للعمليات.
زيادة الأمن
يتيح استخدام برنامج إدارة المستندات للتعليم العالي حماية جميع المستندات المهمة للمؤسسات، بما في ذلك المواد البحثية وخطط الدروس ومعلومات الطلاب، وفي حين يمكن للمستخدمين المصرح لهم الوصول بسهولة إلى البيانات الضرورية، فإن المستخدمين غير المصرح لهم محظورون من القيام بذلك.
يتيح لك استخدام برنامج إدارة المستندات في مؤسستك إمكانية تتبع من قام بالوصول إلى مستند ما، وما هي المستندات التي تم عرضها، وما هي التعديلات التي تم إجراؤها عليها. يمكن تتبع المستندات بسهولة، مما يسمح لك بإنشاء تنبيهات تلقائية في حالة الوصول غير المصرح به.
إتقان الملف الرئيسي وتقليل الأخطاء
يسمح برنامج إدارة المستندات للمؤسسات التعليمية بإنشاء ملف رقمي رئيسي واحد للطلاب والموظفين، ولا يؤدي هذا إلى تبسيط العمليات ومشاركة البيانات فحسب، بل إنه يزيد أيضًا من الأمان عبر عناصر التحكم في الوصول وحماية كلمة المرور.
يسمح برنامج إدارة المستندات الإلكتروني لموظفيك الإداريين بالتركيز بشكل أكبر على الكفاءات التي يقودها الطلاب وتحسين تعليمهم من خلال إبعاد المهام الوضيعة عن أيديهم، وأيضًا، كلما قل عدد الأشخاص الذين يتعين عليهم إدخال نفس البيانات وإعادة إدخالها، قلت فرص حدوث أخطاء متكررة مثل كتابة اسم العائلة بشكل خاطئ، وما إلى ذلك.
تبسيط المدفوعات
تتمثل الأهداف الأساسية لبرنامج إدارة المستندات في تبسيط العمليات التي تركز على المستندات، وتحسين الإنتاجية، وتعزيز التعاون بين الفرق، وضمان الامتثال التنظيمي، وحماية المعلومات الحساسة، وتحسين تخزين المستندات واسترجاعها، كما يمكن للموظفين في مؤسسة التعليم العالي ومن خلال برنامج إدارة المستندات البحث بكفاءة عن المعلومات في موقع مركزي، واعتمادًا على التفاصيل، يمكن للإدارات المختلفة قبول المدفوعات ومعالجتها نيابة عن الآخر، مما يبسط العملية برمتها.
الاحتفاظ بالسجلات
يمكن للمرافق التعليمية تبسيط حفظ السجلات باستخدام برنامج إدارة المستندات، مما يلغي الحاجة إلى القيام برحلة إلى غرفة الملفات والبحث في الملفات الورقية، تقوم أنظمة إدارة المستندات أيضًا بالبحث عن سجلات الطلاب والوصول إليها بسرعة وسهولة وأمان، ومن الأهمية بمكان أن تظل معلومات الطلاب الخاصة آمنة وخالية من الوصول غير المصرح به، وعند الضرورة، يمكنك أيضًا مشاركة السجلات بأمان مع الأطراف المصرح لها.
يسمح برنامج إدارة المستندات في مؤسسة التعليم العالي لموظفي إدارة السجلات بالالتزام بجداول الاحتفاظ المناسبة بناءً على أنواع تصنيف المستندات المختلفة، وإرسال الملفات على الفور إلى التخزين خارج الموقع أو للتدمير، كما يساعد برنامج إدارة المستندات في الحفاظ على مؤسسات التعليم العالي منظمة بحيث تعمل بشكل أكثر فعالية وكفاءة.
سهولة الوصول إلى المعلومات الهامة
يتيح استخدام برنامج إدارة المستندات فتح طرق جديدة للعمل وتبادل المعلومات بين الطلاب والمدرسين وأنواع أخرى من أعضاء هيئة التدريس، حيث يعتمد الطلاب على برنامج إدارة المستندات لتحسين فعالية وكفاءة مشاريعهم البحثية ومشاركة المستندات بين أعضاء هيئة التدريس والطلاب والباحثين الآخرين.
زيادة الكفاءة التشغيلية
يعني التحول من استخدام المستندات الورقية إلى استخدام برنامج إدارة المستندات الالكتروني، يعني أن مؤسستك تصبح أكثر كفاءة في طريقة تعاملها مع المستندات، من خلال الوصول الفوري إلى الأعمال الورقية الرقمية، يمكنك بسهولة إرسال واستقبال المعلومات من الطلاب وأولياء الأمور والموظفين وأعضاء هيئة التدريس والإدارة - دون مغادرة مكتبك مطلقًا، سواء كان ذلك في المنزل أو في الحرم الجامعي.
توفير الوقت
يمكن أن يؤدي استخدام برنامج فعال لإدارة المستندات إلى تقليل مقدار الوقت المستغرق للعثور على المعلومات ذات الصلة واستخدامها للبحث بشكل كبير، حيث يصبح كل شيء منظم ومرتب، مما يعني أنك لن تضطر إلى البحث في أكوام كبيرة من المستندات للعثور على المعلومات المحددة التي تحتاجها.
أيضا الاسترداد الرقمي لأي ملف يكون فوريًا من خلال برنامج إدارة المستندات، وكل ما عليك فعله هو إدخال بيانات الاعتماد الخاصة بك وكلمة المرور الآمنة، وسيكون لديك إمكانية الوصول الفوري إلى جميع الملفات التي تحتاج إليها.
إدارة الوصول
تعد إدارة الإصدارات طريقة لتتبع الإصدارات المختلفة من العمل، يتعين على المدارس الاعتماد على أساليب غير فعالة مثل تصفح الملفات الورقية أو البحث في برامج لا نهاية لها لتحديد موقع مستند معين، ولا يعتمد التصميم على واجهة مستخدم مثالية، مما يجعل من الصعب على الموظفين العثور على ما يحتاجون إليه بسرعة، وبدون برنامج إدارة المستندات، سيتعين عليك إدارة المزيد والمزيد من المستندات مما قد يمثل تحديًا.
استنتاج:
تساعد برامج إدارة المستندات في الحفاظ على مؤسسات التعليم العالي منظمة بحيث تعمل بشكل أكثر فعالية وكفاءة، وباستخدام برنامج إدارة المستندات المناسب، مع واجهة سهلة الاستخدام، يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في كيفية تخزين المستندات، ومدى سهولة الوصول إليها، ومدى فعالية استخدامها من قبل موظفي الجامعة.
مواضيع أخرى:
مراجع
1. <<مستقبل برمجيات إدارة الوثائق>>، forbestechcouncil.
2. <<كيفية اختيار النظام الصحيح لإدارة الوثائق>>، techtarget.
إضافة تعليق جديد