توفر الأرشفة الالكترونية وسيلة للاحتفاظ بالمحتوى الرقمي وتنظيمه على المدى الطويل. يتضمن عادةً مجموعات من المستندات والتنبيهات ومربعات حوار الدردشة والصور والفيديو والتسجيلات الصوتية والمزيد ، وكلها مخزنة رقميًا ومتاحة للبحث عنها والوصول إليها في أي وقت في المستقبل. قد يكون الأرشيف الرقمي بسيطًا مثل محرك الأقراص الثابتة المفهرس ، ولكنه عادةً ما يتضمن ميزات متقدمة تضمن سهولة البحث عن البيانات واسترجاعها ، حتى عند تضمين كميات كبيرة جدًا من المعلومات.
تتعلق الأرشفة الإلكترونية في المقام الأول بتخزين السجلات التي تم اختيارها، لحفظها بشكل دائم أو طويل المدى نظرًا لقيمتها البحثية الدائمة وكأداة مساعدة للذاكرة، حيث ينتج المستخدمون المزيد والمزيد من المحتوى. هناك العديد من الأسباب للاحتفاظ بهذه المعلومات ، بدءًا من الحاجة العملية لاسترداد السجلات القديمة إلى الاهتمامات الأكثر أهمية مثل الامتثال القانوني والتنظيمي.
توفر الأرشفة الالكترونية وسيلة للاحتفاظ بالمحتوى الرقمي وتنظيمه على المدى الطويل. يتضمن عادةً مجموعات من المستندات والتنبيهات ومربعات حوار الدردشة والصور والفيديو والتسجيلات الصوتية والمزيد ، وكلها مخزنة رقميًا ومتاحة للبحث عنها والوصول إليها في أي وقت في المستقبل. قد يكون الأرشيف الرقمي بسيطًا مثل محرك الأقراص الثابتة المفهرس ، ولكنه عادةً ما يتضمن ميزات متقدمة تضمن سهولة البحث عن البيانات واسترجاعها ، حتى عند تضمين كميات كبيرة جدًا من المعلومات.
يوفر نظام أرشفة DocSuite من مؤسسة فكرة للبرمجيات :
1. إدارة مركزية لجميع الوثائق.
ستكون قادرًا على الحصول على برنامج إدارة المستندات الذي يسمح لك بإدارة أي نوع من المستندات أو تحريره أو تفويضه أو التوقيع عليه بطريقة مركزية.
2. التقاط جميع أنواع المستندات
سيتمكن أي مستخدم من تسجيل المستندات في النظام عبر الماسح الضوئي أو الفاكس أو الصور. سيتم أرشفة هذه في الأرشيف الإلكتروني للأداة.
3. إنشاء التقرير
يسمح برنامج إدارة المستندات بإجراء بحث شامل من خلال استخدام عوامل تصفية متقدمة تسهل اكتشاف وتصنيف المستندات أو الملفات بطريقة معينة من خلال عدة حقول مرتبطة.
4. مناسبة لسجلات متعددة
يتم إعداد أنظمة إدارة المستندات لتخزين وإدارة أنواع مختلفة من عمليات التسجيل. إدارة الملفات ، إدارة المحاسبة ، الإدارة المساحية أو التسويات ، من بين أمور أخرى.
5. الحماية المستندية ومعايير الأمن
ستسمح لك هذه الأنظمة بالتحكم والإدارة في وصول جميع الأعضاء ، مما يسمح لك أيضًا بتوزيع نسخ احتياطية على المستخدمين المختلفين الذين سيؤدون وظائف معينة أثناء هذه العملية.
ومن خصائصه الأخرى تكوين الوصول إلى نظام البيانات عن طريق الشهادة الرقمية أو الهوية الإلكترونية.
6. التكامل مع البريد الإلكتروني وإرسال الإخطارات
يمكن مزامنة نظام الإيداع والسحب مع البريد الإلكتروني مثل Outlook لإرسال التنبيهات أو الإعلامات التي تبلغ عند تسجيل الوصول أو السحب لأي ملف.
7. إنشاء المستندات تلقائيًا
يتم تكوين برنامج إدارة المستندات للسماح بإنشاء مستندات Word أو PDF استنادًا إلى قوالب محددة مسبقًا.
8. الحماية من فقدان البيانات
نظرًا لأن الخزائن الإلكترونية توفر تخزينًا شاملاً لجميع المحتوى الرقمي الخاص بك ، فإنها توفر أيضًا اتصالًا واحدًا لعمليات النسخ الاحتياطي لضمان عدم فقد البيانات. سواء كان ذلك عطلًا في الأجهزة ، أو حادثًا أمنيًا ، أو كارثة طبيعية ، يوفر لك نظام أرشفة DocSuite على مستوى المؤسسات الأمان والأمان بمعرفة أن بياناتك محمية بالكامل في جميع الأوقات.
استنتاج:
قد يكون لفقد المستندات المهمة عواقب وخيمة على عملك:
انخفاض في الإنتاجية - قد يستغرق الأمر ساعات أو أيامًا لاستعادة الملفات المفقودة ، مما يعني أن موظفيك غير قادرين على العمل. كلما فقدت المزيد من المستندات ، زاد وقت توقف عملك عن العمل.
فقدان ثقة العملاء - إذا أضعت الملفات المتعلقة بالمعلومات الشخصية لعملائك ، أو سُرقت الملفات ، فلن يؤثر ذلك على علاقتك بهؤلاء العملاء فحسب ، بل قد تتعرض لغرامة كبيرة .
خرق القانون - إذا فقدت معلومات سرية ، أو تمكن الأشخاص الذين ليس لديهم سلطة من الوصول إليها ، فقد ينتهك عملك اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). هناك العديد من النتائج المحتملة لذلك ، بما في ذلك الملاحقة الجنائية والغرامات الكبيرة .
الإضرار بسمعتك - فقد يؤدي فقدان البيانات إلى اهتمام وسائل الإعلام غير المرغوب فيه وإلحاق الضرر بسمعة عملك.
أسهل طريقة لمنع ذلك هي تأمين مستنداتك عن طريق أرشفتها لدى شركة أرشفة مستندات موثوقة.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد