ما هو نظام أرشفة DocSuite؟ 

 نظام أرشفة DocSuite هو نظام سحابي متكامل لإدارة الوثائق الإلكترونية والأرشفة والاتصالات الإدارية ودعم التحول الرقمي للشركات، وهو تطبيق حديث ومصمم بتقنيات حديثة تمكنك من التحول من إدارة ورقية إلى إدارة إلكترونية كاملة، يتميز برنامج فكرة للارشفة الالكترونية DocSuite، بالبساطة والمرونة، مما يجعل نظام أرشفة DocSuite، أداة سهلة التطبيق واستثمار ناجح يجمع بين إدارة المستندات الذكية وتنظيم الاتصالات الإدارية وأتمتة الإجراءات.

تم تصميم نظام أرشفة DocSuite من خلال مجموعة من البرامج الذكية التي تهدف إلى تنظيم طريقة إدارة المحتوى الورقي وإجراءات العمليات المختلفة داخل المنظمات، وتوفير اتصالات إدارية أكثر ذكاءً وسلاسة، وتطبيق دليل الإجراءات داخل المنظمة بشكل فعال، يتكامل نظام الأرشفة الإلكترونية DocSuite بسلاسة مع كافة أنظمة المحاسبة، بما في ذلك تلك التي لا تدعم الاتصال والتكامل، لتمكين أتمتة كافة الإجراءات والعمليات المالية، وضمان الدقة  مع إمكانية تصدير البيانات ومشاركتها على شكل ملفات.

خصائص نظام أرشفة DocSuite

برنامج نظام أرشفة DocSuite من مؤسسة فكرة للبرمجيات هو الحل الرقمي الذي يتيح حفظ وتنظيم المستندات والبيانات الرقمية للتخزين طويل الأمد، ويتمتع بهذه الخصائص:

• يتم حماية الأرشيفات بواسطة نظام يشهد على أن المستندات الإلكترونية المخزنة لم تخضع لأي تعديل وأنها قابلة للقراءة تمامًا
• ضمان قابلية قراءة الأرشيف بمرور الوقت من خلال عملية التحكم في قابلية قراءة الأرشيف للتعامل مع مشكلة تقادم وسائط/تنسيقات التخزين
• تسهيل الوصول إلى البيانات الشخصية مع حمايتها من الضياع أو الاختراق المحتمل
• إمكانية التتبع مما يجعل من الممكن معرفة جميع الإجراءات التي تم إجراؤها على مستند.

مميزات نظام أرشفة DocSuite من مؤسسة فكرة للبرمجيات

 
يوفر نظام أرشفة DocSuite من مؤسسة فكرة للبرمجيات مجموعة من المميزات للشركات والمؤسسات:

 
1. إدارة مركزية لجميع الوثائق

 
يتيح نظام أرشفة DocSuite الخاص بنا الحصول على برنامج إدارة المستندات الذي يسمح لك بإدارة أي نوع من المستندات، أو تحريره أو تفويضه أو التوقيع عليه بطريقة مركزية، يقوم برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية بتخزين الملفات الرقمية في مصدر واحد للحقيقة.

 
2. التقاط جميع أنواع المستندات

 
سيتمكن أي مستخدم من خلال نظام أرشفة DocSuite  من تسجيل المستندات في النظام عبر الماسح الضوئي أو الفاكس أو الصور، وسيتم أرشفة هذه في الأرشيف الإلكتروني للأداة، كما يمكنك استخدام ميزات مثل ختم الوقت والتوقيعات الرقمية وسجلات التتبع لتسجيل نشاط المستندات وضمان سلامة البيانات بمرور الوقت.

 
3. إنشاء التقرير  وإمكانية الوصول 

 
يسمح نظام أرشفة DocSuite  بإجراء بحث شامل من خلال استخدام عوامل تصفية متقدمة تسهل اكتشاف وتصنيف المستندات أو الملفات بطريقة معينة من خلال عدة حقول مرتبطة، كما يتيح نظام أرشفة DocSuite  التحكم بسهولة في الوصول إلى المستندات والبيانات للالتزام بمعايير أمان الشركة.

 
4. مناسب لسجلات متعددة

 
يتم إعداد نظام أرشفة DocSuite  لتخزين وإدارة أنواع مختلفة من عمليات التسجيل، وإدارة الملفات، إدارة المحاسبة، والإدارة المساحية أو التسويات، من بين أمور أخرى، كما يتيح لك نظام أرشفة DocSuite  تنظيم ملفاتك الرقمية الشخصية وأرشفتها والنسخ الاحتياطي لها وصيانتها في مجموعة متنوعة من تنسيقات الوسائط. 

5. الحماية المستندية ومعايير الأمن

 
يسمح لك نظام أرشفة DocSuite بالتحكم والإدارة في وصول جميع الأعضاء، مما يسمح لك أيضًا بتوزيع نسخ احتياطية على المستخدمين المختلفين الذين سيؤدون وظائف معينة أثناء هذه العملية، ومن خصائص افضل برامج الارشفة الالكترونية الأخرى تكوين الوصول إلى نظام البيانات عن طريق الشهادة الرقمية أو الهوية الإلكترونية.

 
6. التكامل مع البريد الإلكتروني وإرسال الإخطارات

 
يمكن مزامنة نظام الإيداع والسحب في نظام أرشفة DocSuite مع البريد الإلكتروني مثل Outlook لإرسال التنبيهات أو الإعلامات التي تبلغ عند تسجيل الوصول أو السحب لأي ملف.

 
7. إنشاء المستندات تلقائيًا وحفظها 

 
يتم تكوين نظام أرشفة DocSuite للسماح بإنشاء مستندات Word أو PDF استنادًا إلى قوالب محددة مسبقًا، كما يتمتع برنامج ارشفة الملفات DocSuite بكل إجراءات الحفظ اللازمة  لضمان إمكانية الوصول على المدى الطويل والمصداقية المؤكدة للوثائق القانونية، بما في ذلك السجلات القانونية الموقعة رقمياً.

 
 8. الحماية من فقدان البيانات

 
نظرًا لأن نظام أرشفة DocSuite يوفر تخزينًا شاملاً لجميع المحتوى الرقمي الخاص بك، فإنها توفر أيضًا اتصالًا واحدًا لعمليات النسخ الاحتياطي لضمان عدم فقد البيانات، سواء كان ذلك عطلًا في الأجهزة، أو حادثًا أمنيًا، أو كارثة طبيعية، يوفر لك نظام أرشفة DocSuite على مستوى المؤسسات الأمان والأمان بمعرفة أن بياناتك محمية بالكامل في جميع الأوقات.

9. إدارة الموارد البشرية

يعتبر الاحتفاظ بسجلات الموارد البشرية أمر بالغ الأهمية لشركتك، حيث يفرض قانون حماية البيانات العامة واللوائح الأخرى أنه لا يمكن الاحتفاظ بالسجلات إلا طالما أنها تخدم غرضها، وهذا يعني أيضًا أنه يجب حذف السجلات بشكل آمن خلال فترة زمنية معينة بعد مغادرة شخص ما للشركة، يضمن برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق من مؤسسة فكرة للبرمجيات الاحتفاظ التلقائي بالسجلات لتسهيل إجراءات الموارد البشرية الخاصة بك.

 
استنتاج:

يوفر نظام أرشفة DocSuite  وسيلة للاحتفاظ بالمحتوى الرقمي وتنظيمه على المدى الطويل، ويتضمن عادةً مجموعات من المستندات والتنبيهات ومربعات حوار الدردشة والصور والفيديو والتسجيلات الصوتية والمزيد، وكلها مخزنة رقميًا ومتاحة للبحث عنها والوصول إليها في أي وقت في المستقبل، قد يكون الأرشيف الرقمي بسيطًا مثل محرك الأقراص الثابتة المفهرس، ولكنه عادةً ما يتضمن ميزات متقدمة تضمن سهولة البحث عن البيانات واسترجاعها، حتى عند تضمين كميات كبيرة جدًا من المعلومات.

مواضيع أخرى قد تهمك:

برنامج "فكرة" السحابي لإدارة الأوقاف

استضافة سحابية مع خوادم آمنة

نظام إدارة العضويات للصالات والأندية الرياضية

مراجع:

1.<<نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية لإدارة السجلات>>، openaccessgovernment

2 .<<أهمية تخزين المستندات في العصر الرقمي اليوم>>، citizen

3 . <<ماهو الفرق بين الارشيف الرقمي و الارشيف الالكتروني >>، منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات 

4 . <<الارشفة الرقمية، تنظيم ملفاتك الرقمية الشخصية وأرشفتها>>، فهرس نت