دليل شامل عن الدورة المستندية

تشير الدورة المستندية إلى المراحل المختلفة التي تمر بها الوثيقة منذ إنشائها وحتى أرشفتها أو تدميرها

المدونة / عام
دليل شامل عن الدورة المستندية
 تعتبر الدورة المستندية هي الخطوة الأولى في دورة المحاسبة، وتمثل خط سير الرحلة المحدد لمستند المحاسبة داخل الشركة، وتبدأ الدورة المستندية بتسجيل كل بيان وعملية تتم بشكل يومي في شكل تسجيل محاسبي، من خلال إثبات قائمة الدخل وقائمة المركز المالي، وتنتهي بالتقارير المالية والضريبية، في هذا المقال سنتعرف على دليل شامل يخص الدورة المستندية، تابع القراءة.
 
 

ما هي الدورة المستندية؟ 

 
الدورة المستندية كما أشرنا هي المرحلة الأولى من الدورة المحاسبية، وهي تمثل الأوعية التي سارت بها الوثيقة منذ صدورها مروراً بجميع مراكز الخدمة، أو مراكز التكلفة التي تؤثر فيها وتتأثر بها.
 
لكي تشكل الدورة المستندية هذا الدور، يجب أن تستوفي الشروط التالية:
 
  •  الرقابة الداخلية على جميع عمليات الشركة.
  • يجب أن تساعد الدورة المستندية في تسهيل العمليات العملية
  • يجب أن تكون المستندات غير معقدة، ومعلوماتها مبسطة وسريعة التسجيل.
  • يجب أن توفر الدورة المستندية جميع البيانات المالية. المستخدمة لتحليل البيانات ودفاتر التسجيل وإعداد البيانات المالية والتقارير.
 
 
الدورة المستندية
 

ما أهمية الدورة المستندية للشركات؟ 

 
تعتبر السجلات المحاسبية أهم دليل على عمل الشركة ووجود عمليات مالية تقوم بها، حيث توفر بيانات موضوعية موثقة ومعترف بها من قبل الجهات الحكومية، ومن هنا تحافظ الدورة المستندية السليمة على حقوق أصحاب المشاريع والمشترين والعملاء مع الشركة مالياً، بالإضافة إلى تقديمها المزايا التالية:
 
تعيين الوظائف بين الإدارات وتحديد مسؤولية كل قسم
  • إذا لم يتم تسجيل العمليات بالوثائق، فغالبًا ما لا يتم التعرف عليها بين الأفراد أو الشركات أو حتى قانونيًا.
  • أيضا الدورة المستندية مصدر مهم للرقابة الداخلية على أعمالها المالية والإدارية.
  • تساعد الدورة المستندية مديري الشركات على اتخاذ قرارات عقلانية.
  • تزيد الدورة المستندية من الترابط والتواصل بين إدارات الشركة وإداراتها.
  •  الدورة المستندية ضرورية في تحديد أرباح الشركة وضرائبها.

 

أهداف الدورة المستندية 

 
 
هناك مجموعة من الأهداف التي تحققها الدورة المستندية، ولعل أبرزها التالي:
 
  • تحديد الأقسام المشتركة في التنفيذ ووظيفتها أو نشاطها.
  • جمع البيانات والتقارير المطلوبة للإدارة العليا والإدارات الأخرى.
  •  دعم الإدارة في اتخاذ القرارات بشكل صحيح وواضح.
  • سهولة الوصول إلى المستندات المطلوبة من قبل الإدارة.
  •  تحديد العلاقة بين الأقسام المختلفة التي تقوم بوظيفة أو نشاط معين.
  • ربط الأقسام التي تؤدي المهام الشائعة معًا ومساعدتها على العمل بدقة.
  • التعرف على حركة المستندات بين الإدارات المختلفة للقيام بنشاط معين.
  •  تحديد توزيع الأصول وصور المستندات بين أقسام المنشأة المشاركة في تنفيذ نشاط معين من أنشطتها.
  • المراقبة الدقيقة لحركة المستندات المحاسبية لجميع الإدارات.
 

مراحل الدورة المستندية 

 
 
يمكن أن تختلف مراحل الدورة المستندية اعتمادًا على بعض العوامل، مثل نوع نظام إدارة الوجهات الرقمية الذي تستخدمه المؤسسة، وعلى الرغم من أن الخطوات قد تختلف، إلا أن المراحل العامة لدورة حياة إدارة المستندات تشمل ما يلي :
 

1. إنشاء الوثيقة

 
المرحلة الأولى من الدورة المستندية هي الإنشاء، يقوم الأشخاص عادةً بإنشاء مستندات جديدة باستخدام برامج معالجة النصوص، وهنا من المهم أن تستخدم الشركة البرنامج المناسب للتعرف الآلي على النصوص (التعرف البصري على الأحرف)، والتقاط البيانات، والمعالجة الإلكترونية للمستندات، هذه الأخيرة التي تساعد المستخدمين على إنشاء مستندات، ومجموعات مستندات جديدة من القوالب وحقول النماذج الشرطية.
 

2. تحرير وفهرسة المستندات وتخزينها

 
تتعلق المرحلة الثانية من نظام الدورة المستندية بالتحرير والتصنيف الإضافي، وذلك حتى يمكن استخدام البيانات الموجودة في المستند لعدة وظائف ويضمن أنه عندما يتم نشر البيانات، سيكون من السهل تحديد موقعها.
 
 يجب تخزين المستندات بشكل آمن لدى موفر التخزين السحابي، أو على خادم داخلي، أو في نظام إدارة المستندات أو إدارة المحتوى، حيث يعد التخزين نشاطًا مستمرًا، فمن خلاله تقوم المؤسسة بتخزين المستندات في أماكن مختلفة اعتمادًا على مكان وجودها في دورة حياتها، وكيفية استخدام المؤسسة لها، ومن يحتاج إلى الوصول إليها.
 

3. مشاركة المستندات وتسليمها

 
بعد التحرير والفهرسة، تتم مشاركة المستند أو تسليمه إلى المستخدم المناسب، سواء كان ذلك للموظفين الداخليين أو قسم معين أو مستخدمين خارجيين مثل العملاء أو المستثمرين، ففي هذه المرحلة من الدورة المستندية تكون الوثيقة نشطة وتفي بالغرض منها، ويجوز للمؤسسة توزيعها داخليًا (مثل مذكرة)، أو إرسالها خارجيًا (مثل عرض مبيعات، أو عرض أسعار، أو عقد)، أو تخزينها في نظام مشاركة الملفات كمواد مرجعية.
 

4. الأرشفة أو الحذف

 
 يمكن للمؤسسات بعد الخطوات السابقة أرشفة المستندات في النظام، حتى يمكن سحبها لأغراض البحث أو في حالة تدقيق الامتثال، وهذا يضمن تخزين المستندات وفقًا للإرشادات المعمول بها وحمايتها من التلاعب والاحتيال، ولتقليل الفوضى وحماية البيانات الحساسة، أيضًا يمكن حذف المستندات غير النشطة أو إتلافها بشكل آمن. 
 
 

ما هي أهم أنواع الدورات المستندية؟ 

 
يمكن تصنيف الدورة المستندية الى مجموعة من الأنواع، وهي:
 

دورة مستندية للمخازن

 
تختص الدورة المستندية للمخازن بمتابعة وتوثيق المعلومات الخاصة بكافة البضائع الموجودة بالمخازن، والعمليات المستندية التي تتم من بيع وشراء، وتهتم بالرقابة على المخازن، والتأكد من مطابقة الأصول الفعلية للورقة المسجلة، والتحقق من المستندات الخاصة بتصدير واستيراد المواد خلال الفترة المحاسبية، بشكل يومي بناءً على إجراءات العمل.
 

الدورة المستندية للمشتريات

 
تهتم الدورة المستندية للمشتريات بمتابعة مستندات المشتريات التي تقوم بها الشركات خلال السنة المالية، وتنقسم إلى نوعين من المشتريات، وهما:
 
مشتريات غير نموذجية: ليس من المخطط شراؤها مقدمًا، أي يتم إعداد المستندات بمجرد طلبها، ومن الأمثلة على ذلك: طلب قرطاسية جديدة للمكتب وإضافة قيمة المال إلى المصاريف الأخرى.
 
مشتريات نموذجية: الشركة معتادة على شرائها بشكل دوري وشبه دائم، وهناك قائمة بهذه المشتريات عند أمين المستودع الذي يحرص على إعداد تقرير بالكميات التي ينقصها توفير المحاسب، لتحديد التكلفة المالية، المخصصة لهم ليتم توريدها إلى المستودعات.
 

دورة مستندية للمبيعات

 
الدورة المستندية للمبيعات مسؤولة عن متابعة مستندات عمليات البيع التي تجريها الشركة خلال السنة المالية، وتعتمد على دراسة آراء العملاء، والطلبات التي يتم تقديمها للشركة للحصول على سلع معينة، والمحاسب المختص. 
 
يتم تجهيز الدورة المستندية للمبيعات باعتماد وثائقها الرسمية، وتسميات الأصناف، حيث تحتوي مستندات المبيعات عادةً على المكونات التالية: الكمية المباعة وسعر الوحدة والسعر الإجمالي، والتفاصيل وطريقة الدفع، كما تتكون هذه الوثائق من أول نسختين من الشركة والثانية للعملاء.
 

استنتاج: 

 
نظرًا لأن المؤسسات تقوم باستمرار بإنشاء مستندات جديدة، يمكن أن تساعد الدورة المستندية في حل هذه المشكلات، وذلك من خلال الإشراف على كل خطوة من رحلة كل مستند للتأكد من عدم فقدان أي شيء، يمكن أن يساعد فهم الدورة المستندية المؤسسات على دمج سير العمل وتحسينه، وتجنب فقدان المستندات والتكرار وأوجه القصور الأخرى.
 
 

مواضيع أخرى قد تهمك:

 
 

مراجع

1. <<نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية لإدارة السجلات>>، openaccessgovernment

2. <<كيفية إجراء إدارة ذكية للوثائق والبيانات>>، entrepreneur

 
 


نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة
التصنيفات