ما المقصود بـ نظام إدارة البريد الإلكتروني وأهمية تطبيقه

ما المقصود بـ نظام إدارة البريد الإلكتروني وأهمية تطبيقه في مؤسسات ومنشآت الأعمال المختلفة؟

يعتبر البريد الإلكتروني هو المعيار الفعلي لاتصالات الأعمال عبر المؤسسات في هذا الوقت، تمامًا مثل أي نوع آخر من المعلومات التجارية والسجلات، يجب تضمين نظام إدارة البريد الإلكتروني كجزء من المعايير التنظيمية التي تتناول المعلومات والسجلات والالتزام بها، فما المقصود بـ نظام إدارة البريد الإلكتروني وأهمية تطبيقه في مؤسسات ومنشآت الأعمال المختلفة؟، الجواب في باقي المقال.

ما هو نظام إدارة البريد الإلكتروني؟

يشير نظام إدارة البريد الإلكتروني إلى قيام المؤسسات بالتقاط رسائل البريد الإلكتروني التي ينشئها ويتلقاها الموظفون والاحتفاظ بها وإدارتها بشكل صحيح، كما هو الحال مع سجلات الأعمال الأخرى، يمكن تطبيق مخططات التصنيف وفترات الاحتفاظ وضوابط الوصول لإدارة رسائل البريد الإلكتروني، كما يتيح نظام إدارة البريد الإلكتروني التقاط البيانات الوصفية من رسائل البريد الإلكتروني للسماح للموظفين بإدارة المعلومات والوصول إليها بالأذونات المناسبة.

نظام إدارة البريد الإلكتروني من ناحية أخرى هو نهج منظم لزيادة كفاءة ممارسات البريد الإلكتروني وتقليل الآثار السلبية التي يمكن أن تحدثها معالجة البريد الإلكتروني على إنتاجية الفرد ورضاه الوظيفي، وفي مكان العمل، يمكن أن يؤدي التعامل مع البريد الإلكتروني بشكل غير فعال إلى إهدار قدر كبير من وقت الموظف ويمكن أن يعيق أيضًا الموظفين الآخرين ويؤثر سلبًا على المؤسسة ككل، يمكن أن يمثل التعامل مع البريد الإلكتروني أكثر من 30 في المائة من يوم عمل الموظف، وربما أكثر بشكل ملحوظ إذا لم يتم تحسين سلوكيات التعامل.

أهمية تطبيق نظام إدارة البريد الإلكتروني

أصبح نظام إدارة البريد الإلكتروني جزءًا مهمًا من حياة الشركة، وفيما تسمح رسائل البريد الإلكتروني بالاتصال الأمثل يتيح نظام إدارة البريد الإلكتروني تنظيمًا أفضل للمستندات والرسائل المهمة التي نتلقاها، هذا بالإضافة إلى الفوائد التالية:

1. توفير المزيد من الوقت

يتيح نظام إدارة البريد الإلكتروني توفير الوقت الذي يضيع عادةً في صناديق البريد الوارد، ومع الإدارة السليمة للبريد الإلكتروني، يصبح من السهل التركيز على المهام المهمة بدلاً من التركيز على رسائل البريد الإلكتروني، كما يتيح نظام إدارة البريد الإلكتروني بشكل أفضل تنظيمًا أفضل للمعلومات المهمة، وبالتالي، فبدلاً من البحث دون علم في صندوق وارد مزدحم، نتفهم أهمية إدارة البريد الإلكتروني عندما لا نضيع الوقت في البحث عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة.

2. أرباح أعلى مع نظام إدارة البريد الإلكتروني

تتلقى العديد من المنظمات مئات رسائل البريد الإلكتروني كل يوم، وكل هذه الرسائل تملأ التخزين، وعلاوة على ذلك، فإن التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني هذه يستغرق وقتًا طويلاً، وتحتاج بعض المؤسسات إلى الاحتفاظ بجميع رسائل البريد الإلكتروني ونسخها احتياطيًا على مساحة تخزين أخرى كل يوم، وهذا يضيف تكلفة أكثر.

يقلل نظام إدارة البريد الإلكتروني من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي سيتم التعامل معها وتخزينها، وفي المقابل، يسمح للمؤسسات بإدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أكثر كفاءة وبتكلفة منخفضة بشكل كبير مما يؤكد أهمية إدارة البريد الإلكتروني.

3. زيادة الإنتاجية

يمكنك نظام إدارة البريد الإلكتروني الفعال من تحسين إنتاجيتك بشكل كبير من خلال السماح لك بالعمل بكفاءة أكبر والتركيز على مهامك الأكثر أهمية، فمن خلال الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك منظمًا، ستتمكن من العثور على رسائل البريد الإلكتروني المهمة بسرعة أكبر، مما سيساعدك على إكمال المهام بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

4. تحديد الأولويات

يعمل نظام إدارة البريد الإلكتروني على تحسين قدرتك على التركيز على المهام الأكثر أهمية لديك بشكل كبير، يتيح لك البريد الوارد المنظم التركيز على أولوياتك دون أن تشتت انتباهك باستمرار عن طريق رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة أو غير ذات الصلة، كما يتيح لك هذا التركيز على عملك الأكثر أهمية دون انقطاع، مما يساعدك على العمل بكفاءة وفعالية أكبر.

5. التنظيم وتقليل الفوضى

يمكّنك نظام إدارة البريد الإلكتروني من استعادة الرسائل المهمة عندما تحتاج إليها مباشرة، حيث يساعدك النظام على فرز رسائل البريد الإلكتروني الواردة والتخلص من تشتيت انتباه البريد الإلكتروني على الفور، كما يتيح نظام إدارة البريد الإلكتروني ترتيب كل شيء وتصنيفه إما حسب الموضوع أو مستوى الأهمية، ومن خلال القيام بذلك، فإنك تنقذ نفسك من الضغط الناتج عن فوضى مئات رسائل البريد الإلكتروني.

6. يسمح لمزيد من التخزين

يحول تخزين عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني من تلقي الرسائل التي قد تكون ذات أهمية، ويمكن ذلك أيضًا أن يجعل نظام إدارة البريد الإلكتروني من العمل بكفاءة أقل مما قد يؤدي بدوره إلى إيقافه عن العمل، وبالتالي فنظام إدارة البريد الإلكتروني الفعال لشركتك هو الذي يوفر مساحة كافية عن طريق الاحتفاظ بالرسائل الضرورية فقط، أو الانتقال إلى التخزين السحابي، أو التخلص من الباقي.

7. إدارة حسابات متعددة

يمكنك التحول من حسابات بريد إلكتروني مختلفة في واجهة واحدة باعتمادك نظام إدارة البريد من الإلكتروني، حيث لن تكون هناك حاجة لتسجيل الدخول والخروج من حسابات البريد الإلكتروني، وهو أمر ليس مرهقًا فحسب، بل يضيع الكثير من وقتك، وبالتالي تعد الحسابات المتعددة مفيدة للفرق الصغيرة التي تحتاج إلى تولي أدوار مختلفة مثل الدعم والمبيعات والتحرير.

8. الحماية من الفيروسات

يمكن للفيروسات التي يتم تسليمها عبر البريد الإلكتروني أن تكشف أصول الشركة المهمة، بدءًا من الملكية الفكرية وحتى معلومات العملاء، وبالتالي يمكن أن تكون الخسائر المالية الناجمة حتى عن خرق واحد من هذا القبيل مذهلة، في المقابل يحتوي نظام إدارة البريد الإلكتروني الأكثر تقدمًا على ميزة مكافحة فيروسات مضمنة أو تأتي مرفقة بأداة موثوقة لمكافحة الفيروسات، وهذا يحميك من اختراق الخادم المحلي أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو اختراق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أثناء النقل.

9. التواصل بشكل أكثر فعالية

يمكن أن يساعدك نظام إدارة البريد الإلكتروني على التواصل بشكل أكثر فعالية من خلال تزويدك بموقع مركزي لجميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، مما يسمح لك بتتبع المحادثات بسهولة والبقاء منظمًا، وبالإضافة إلى ذلك، توفر العديد من برامج إدارة البريد الإلكتروني ميزات مثل القوالب والتدقيق الإملائي، والتي يمكن أن تساعدك في إنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية وخالية من الأخطاء.

10. حماية خصوصيتك

يمكن أن يساعدك نظام إدارة البريد الإلكتروني في حماية خصوصيتك من خلال توفير ميزات مثل تصفية البريد العشوائي والتشفير والمصادقة الثنائية، حيث يمكن أن تساعدك تصفية البريد العشوائي في منع رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها من الوصول إلى صندوق الوارد الخاص بك، ويمكن أن يساعد التشفير في الحفاظ على خصوصية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، ويمكن أن تزيد المصادقة الثنائية من صعوبة وصول الأشخاص غير المصرح لهم إلى حسابك.

استنتاج:

يوفر نظام إدارة البريد الإلكتروني للمستخدمين أدوات وميزات متنوعة لأتمتة وتبسيط إدارة رسائل البريد الإلكتروني الكبيرة، وفير ميزات مثل المعالجة الآلية للبريد الإلكتروني وإدارة البريد الوارد وأدوات البحث والاسترجاع، وكلها ميزات من شأنها أن تساعد المستخدمين في تصنيف الرسائل الواردة وتحديد أولوياتها وفرزها بناءً على معايير محددة.