تتعامل جميع المنظمات والمؤسسات مع الكثير من الوثائق الورقية، وكل هذه الوثائق يجب أن تبقى مرتبة بشكل جيد في مكان معين، ولكن ومع السرعة السريعة لتطوير الأنظمة الرقمية، باتت الشركات تمتلك خيارات عديدة لإدارة جميع الأعمال الورقية، وتقليل مخاطر فقدان المستندات المهمة، ولعل أبرز هذه الخيارات نجد نظام إدارة الوثائق، والذي يعد جزءًا مهمًا من كل بنية تحتية للمؤسسة، فما أهمية هذا النظام، وما هي تحديات تنفيذه؟ الاجابة في مقالنا لليوم.
ما هو نظام إدارة الوثائق؟
نظام إدارة الوثائق عبارة عن مستودع مركزي للمستخدمين، يمكن من خلاله البحث في المستندات والوصول إليها وتحديثها بسهولة، حيث يقوم نظام إدارة الوثائق بإدارة التقاط المستندات وتتبعها وتخزينها، مما يتيح لجميع أعضاء الفريق الوصول إلى موقع المعلومات والمحتوى الخاص بمؤسستك من خلال أدوات مثل إصدار المستندات وأتمتة سير العمل، ووضع علامات على البيانات التعريفية وفهرسة المحتوى لسهولة استرجاعها.
أهمية نظام إدارة الوثائق
يشمل تطبيق نظام إدارة الوثائق في مؤسستك الكثير من الفوائد، إلا أن أكثرها شيوعًا هي:
- يوفر نظام إدارة الوثائق لاسيما النظام المستنظ إلى السحابة الثقة التي تحتاجها المؤسسات للعمل عبر المواقع بأقصى قدر من الأمان.
- تحقيق الالتزام بالامتثال حيث يقوم نظام إدارة الوثائق بعمل نسخة احتياطية لبياناتك لضمان أرشفتها بشكل صحيح. التقاط وفهرسة المحتوى الذي يدخل ويخرج من عملك، لتتمكن بسهولة من إدارة رسائل البريد الإلكتروني والفواتير والعقود المهمة وأي مستندات أساسية أخرى.
- يتيح نظام إدارة الوثائق مساحة عمل تعاونية، حيث يمكن للفرق التعاون في المستندات في وقت واحد وفي الوقت الفعلي.
- يسهل نظام إدارة الوثائق العثور على المستندات من خلال تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، حيث تتيح هذه الميزة للفرق إمكانية الاستعلام عن آلاف المستندات بحثًا عن كلمات وعبارات وحتى الأحرف.
كيف يعمل نظام إدارة الوثائق؟
يعمل نظام إدارة الوثائق الإلكتروني في عملية من ثلاث خطوات تتضمن:
1. التقاط المستندات والبيانات
يمكن تخزين المستندات من خلال نظام إدارة الوثائق عن طريق التقاطها أولاً من أي مصدر، وفي أغلب الأحيان، يتم التقاط المستندات الورقية من خلال ماسح ضوئي عالي السرعة.
2. تخزين المستندات المركزي
يعمل نظام إدارة الوثائق بعد مسح المستندات ضوئيًا وفهرستها على تخزينها إلكترونيًا، ىيتمكن العديد من الموظفين من الوصول إلى هذه السجلات الإلكترونية للسماح بمشاركة الملفات والتعاون في الوقت الفعلي.
3. استرجاع وتوزيع الوثائق
يستخدم نظام إدارة الوثائق الإلكترونية وظيفة بحث لاسترجاع المستندات وإحضارها بسهولة بحيث تكون في متناول يدك في أسرع وقت ممكن، كما يسمح نظام إدارة الوثائق أيضًا بمشاركة وتوزيع الملفات عبر البريد الإلكتروني أو التحميل والمشاركة من خلال تطبيق لسهولة التوزيع.
تحديات تنفيذ نظام إدارة الوثائق
تواجه العديد من أنظمة إدارة الوثائق الحالية الكثير من التحديات، دعونا نلقي نظرة عليها، مع حلول لتجنبها:
1. التناسق
يعتبر تخزين الوثائق مشكلة مهمة للمؤسسات، خاصة عندما يكون هناك الكثير منها، حيث يُتوقع من الموظفين استخدام أي طريقة فعالة لحفظ المستند، ضع في اعتبارك أن نظام إدارة الوثائق لا يمكن أن يعمل بدون تناسق، فببساطة، لن يكون من السهل ترك نظام إدارة الوثائق يعمل بشكل مناسب في حالة عدم استكمال المستندات وفهرستها وتنظيمها بشكل منتظم.
الحل:
تخزين الوثائق متناسقة دون ضياعها، يحتاج الى تدريب الموظفين على استخدام نظام إدارة الوثائق جديد قبل تنفيذه، حيث أن يجب يفهم الموظفون جميع مهام سير العمل وميزات النظام لاستخدامه بشكل صحيح، كما يجب على المطورين اتباع عملية واحدة لأنشطة مختلفة، كل هذا سوف يساهم في أتمتة سير العمل.
2. حماية
تحديات نظام إدارة الوثائق عديدة، ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بسرقة البيانات، تصبح الأمور أكثر خطورة، فإلى جانب تدمير النظام المالي، تخاطر الشركة بفقدان سمعتها وعملائها، كما من المتوقع أن يصبح الامتثال التنظيمي أكثر إحكامًا حيث يجب على المنظمات التركيز على القضايا الأمنية.
الحل:
يمكن لنظام إدارة الوثائق الإلكتروني بسهولة وبسرعة تخريب هذا التحدي، حيث يمكن حماية المستندات الإلكترونية بطرق لا تعد ولا تحصى، حيث يمكن تخفيفها باستخدام حل آمن قائم على السحابة، فوفقًا لأبحاث حديثة، غالبًا ما تكون البيئة السحابية الآمنة أكثر أمانًا من الحلول الموجودة داخل الشركة.
3. عدم كفاية التخطيط
يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التخطيط والاستراتيجية المناسبين إلى إعاقة التنفيذ الناجح لنظام إدارة الوثائق، حيث يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التخطيط والاستراتيجية المناسبين إلى إعاقة التنفيذ الناجح لنظام إدارة الوثائق.
الحل:
تحتاج المؤسسات إلى تحديد أهداف واضحة، ووضع خارطة طريق، وتخصيص الموارد الكافية لضمان التنفيذ السلس لنظام إدارة الوثائق.
4. استهلاك الوقت
يؤدي استخدام أنظمة إدارة الوثائق التقليدية التي تعتمد على الأعمال الورقية والتي لا تزال مع الأسف شائعة عبر الشركات، يؤدي استخدامها إلى استهلاك كبير للوقت والطاقة. يعد نقل المستندات يدويًا بين الموظفين غير فعال ومكلف ويعيق التعاون.
الحل:
يساعد تطبيق نظام إدارة الوثائق على تبسيط معالجة المستندات، وتقليل دورة المستندات والسماح للشركات بإكمال المزيد من العمل في وقت أقل، كما يمكن استرداد جميع المستندات الضرورية وتحريرها بسهولة عند الحاجة، يمكنك أيضًا تعيين قيود الأذونات على مستندات معينة والسماح فقط للأفراد المختارين بالوصول لتحرير هذه المستندات وسهولة.
5. الوصول إلى المعلومات
الغرض من نظام إدارة الوثائق هو فرز المعلومات وتخزينها والوصول إليها، ولكن إدارة الوثائق يمكن أن تسبب ضغطًا إضافيًا وارتباكًا عند القيام بها بشكل غير صحيح، كما يكلف العثور على مستند تم حفظه بشكل خاطئ 5 أضعاف تكلفة مستند تم حفظه بشكل صحيح.
الحل:
يعد إنشاء إستراتيجية لتنظيم المستندات باستمرار حتى يتمكن المستخدمون من الوصول الدقيق وفي الوقت المناسب إلى المعلومات عند الحاجة، هو الحل المثالي لإدارة مستندات شركتك بنجاح، وذلك من خلال اعتماد نظام إدارة الوثائق، والذي يوفر مستودع مستندات قابل للفرز رقميًا وقابل للبحث.
6. مشكلة نسخ الوثائق المتعددة
تسبب مشكلة نسخ الوثائق المتعددة ارتباكا في عملك، وذلك بشأن ما إذا كان المستند الذي في يدك هو الإصدار الأخير / الأحدث أم لا، كما قد يكون من المحبط للغاية معرفة أن المستند الذي كنت تعمل عليه لأطول فترة هو نسخة قديمة.
الحل:
يمكن التغلب على هذا التحدي بسهولة باستخدام نظام إدارة الوثائق الرقمي، حيث يحتوي هذا النظام على ميزات يمكنها تتبع جميع التغييرات التي تم إجراؤها على المستند، وإذا كان لديك إذن الوصول المناسب، فسيخبرك أيضًا نظام إدارة الوثائق بمن أجرى التغييرات ومتى، وبهذه الطريقة، ستكون متأكدًا دائمًا من أنك تعمل على أحدث مستند وأن كل فرد في الفريق على نفس الصفحة.
استنتاج:
تنفيذ نظام إدارة الوثائق ليس بالمهمة السهلة وقد تواجهه مجموعة من التحديات كما ذكرناها أعلاه، إلا أنه يمكن تحويل هذه العقبات إلى فرص للنمو، وذلك من خلال تحديد المشكلات المحتملة، وإنشاء خطط إستراتيجية لمعالجتها، والاستفادة من نظام إدارة وثائق فعال وناجح، مع الأخذ في الاعتبار أن الهدف ليس مجرد تنفيذ نظام جديد، بل تنمية عقلية رقمية تفتح الباب أمام التحسين المستمر والابتكار.
مواضيع أخرى قد تهمك:
مراجع
1. <<كيفية إجراء إدارة ذكية للوثائق والبيانات>>، entrepreneur.
2.<<كيفية اختيار النظام الصحيح لإدارة الوثائق>>، techtarget.
إضافة تعليق جديد