تعد إدارة المستندات جانبًا لا مفر منه في كل عمل تجاري، ومع ذلك، عند البدء من المربع الأول، تكون مهمة تنفيذ نظام إدارة المستندات شاقة - حتى أكثر من ذلك إذا كانت الشركة تنتقل من نظام قائم بالكامل على الورق، علما أن نظام إدارة المستندات المناسب يسمح للأعمال بتخزين المستندات واستردادها، والتعاون بفعالية كفريق واحد، وتنظيم المواد الرقمية والمادية بشكل آمن، وضمان أرشفة السجلات أو التخلص منها في الوقت المناسب. يجب أن يكون هذا النظام قادرًا على التوسع مع الشركة والتكيف مع احتياجاتها المتغيرة باستمرار، كيف ذلك؟ تابع القراءة.
ماهي إدارة المستندات؟
إدارة المستندات هي نظام أو عملية تستخدم لالتقاط وتتبع وتخزين المستندات الإلكترونية مثل ملفات PDF وملفات معالجة النصوص والصور الرقمية للمحتوى الورقي، يمكن أن توفر لك إدارة المستندات الوقت والمال، حيث يوفر أمان المستندات والتحكم في الوصول والتخزين المركزي ومسارات التدقيق والبحث والاسترجاع المبسط، ولإدارة مستنداتها الرقمية والاستفادة من الأمان الإضافي والتحكم في الوصول والتخزين المركزي وخيارات البحث والاسترجاع المبسطة، تستفيد العديد من الشركات من أدوات وأنظمة إدارة المستندات.
ما هي فوائد نظام إدارة المستندات؟
يتيح نظام إدارة المستندات أتمتة عمليات إدارة مستندات المؤسسة، مما يوفر لك ولموظفيك وقتًا ثمينًا، فمن خلال إدارة المستندات الفعالة يمكن:
- استرجاع المستندات المنظمة والموسومة بشكل مناسب بسهولة أكبر - وهو ما يوفر الوقت أيضًا ويقلل أيضًا من الإحباط بين موظفيك وعملائك.
- تحسين التعاون والعمل الجماعي حيث تضمن أنظمة إدارة المستندات لأعضاء الفريق إمكانية الوصول دائمًا إلى أحدث إصدار من المستند.
- التقاط البيانات التعريفية من خلال العمليات الآلية أيضًا والمساعدة في التحقق من صحة مستنداتك والتحقق منها، وتصنيفها، وتحسين سير عمل الموظفين وتعزيز قدرات التعاون.
- تتبع سجل المستند بدءًا من الإنشاء وحتى التحرير والتنزيلات، وتعتبر هذه المعلومات ضرورية لممارسات الامتثال للصناعة والشركات التي يتم تدقيقها.
- عرض المستندات ومشاركتها وتحريرها، من خلال ميزات الأمان المضمنة في تعيين قواعد الوصول والأذونات.
- إجراء نسخ احتياطي للملفات الورقية سابقًا، بالإضافة إلى الملفات الرقمية مثل رسائل البريد الإلكتروني، حتى لا تضيع.
- تحسين الإنتاجية حيث أن استخدام نظام إدارة المستندات يعني أن الموظفين لا يضيعون الوقت في البحث عن الملفات في العديد من أجهزة الكمبيوتر أو التطبيقات أو الأنظمة الأساسية المستندة إلى السحابة.
تساعد إدارة المستندات أيضًا في الحفاظ على:
- السرية مع الفرق والعملاء والشركاء
- كفاءة سير العمل والأنظمة
- الامتثال لمعايير الصناعة والسلطات التنظيمية
طرق لإدارة المستندات بنجاح
يعتبر أحد الأهداف الأساسية لنظام إدارة مستندات هو (عائد الاستثمار)، ولكي يحدث هذا، ستحتاج الشركة إلى نظام إدارة مستندات له منهجية قوية تدعمه، وفيما يلي 7 طرق لإدارة المستندات تساعد فريق المحاسبة الخاص بك على التخطيط المسبق:
1. تحديد نوع المستند
تصف إدارة مستندات الكلمات عملية التقاط وتخزين واسترجاع الإصدارات الإلكترونية من المستندات الورقية سابقًا من خلال ملفات PDF وملفات معالجة النصوص والصور الرقمية، ومن هنا تتمثل الخطوة الأولى لإدارة المستندات في تحديد الأنواع المختلفة من المستندات التي تحتاج الشركة إلى إدارتها، حيث يمكن أن يشمل ذلك الاتفاقيات القانونية (مثل اتفاقيات مستوى الخدمة) ووثائق الموارد البشرية والعروض المالية والمزيد.
2. إدارة الوصول
عند تنفيذ نظام جديد لإدارة المستندات أو تحديث النظام الحالي لديك، يجب عليك أولاً التخطيط لكيفية سير العملية، يجب أن تكون واضحًا بشأن كيفية إضافة المعلومات وتنظيمها وتخزينها واسترجاعها وإدارة الوصول اليها، وذلك من خلال تحديد من يجب أن يكون له حق الوصول إلى كل نوع مستند وأدواره ومسؤولياته، تساعد هذه الخطوة لإدارة المستندات في ضمان وصول الأفراد المصرح لهم فقط إلى المعلومات الحساسة.
3. التخزين والاسترجاع
يجب إداراك كيفية تخزين المستندات واسترجاعها عند الحاجة، ويمكن أن يشمل ذلك مزيجًا من التخزين المادي والأنظمة الإلكترونية، عند تخزين المستندات بشكل صحيح، يكون استرداد المستندات باستخدام البحث بكلمة أساسية أمرًا سهلاً نسبيًا، كما يوفر البحث بالاسم أو العنوان أو البائع أو أي كلمة رئيسية أو عبارة بسيطة أخرى قائمة بالمستندات التي تحتوي على تلك الكلمة أو العبارة.
4. تمكين جداول الاستبقاء الآلي
يتيح استخدام نظام إدارة المستندات سهولة الحصول على معلومات مثل تاريخ التخزين والفاتورة واستخدام تلك البيانات لبدء سير عمل آلي، ومن هناك، تحدد قواعد العمل التي تحددها المدة التي يلزمك فيها الاحتفاظ بأنواع المستندات المختلفة مثل الفواتير والبيانات المالية.
يقوم نظام إدارة المستندات تلقائيًا بمسح المستندات التي لا يتعين على مؤسستك الاحتفاظ بها، كما يوفر نظام إدارة المستندات أدوات سير العمل لتمكين الاحتفاظ والتدمير في أوقات محددة مسبقًا للحفاظ على امتثال عملك وحمايته من التقاضي.
5. عمليات التدقيق
باستخدام نظام إدارة المستندات يكون قسم المحاسبة لديك مستعدًا بشكل أفضل لأنه يمكن استرداد المستندات على الفور من خلال معايير البحث التي تحددها، يتيح ذلك لفريقك الاستجابة بسرعة لطلبات المدقق والحفاظ على قدر أكبر من التحكم في معلومات المستندات، يتم تسجيل كل عملية التقاط وإصدار وتعليق توضيحي للمستند من أجل التتبع الكامل، ويتم تسجيل كل خطوة من خطوات سير العمل من أجل شفافية العملية.
6. سياسات إدارة المستندات
يجب تطوير وتنفيذ سياسات واضحة لإدارة المستندات، بما في ذلك المبادئ التوجيهية لإنشاء المستندات وتخزينها والوصول إليها والتخلص منها، فمثلا، بدلاً من التبديل بين خزائن الملفات وأدراج المكتب وصناديق البريد الإلكتروني والأماكن الأخرى التي قد يتم فيها تخزين الوثائق، سيوفي لك نظام إدارة المستندات وصولاً سريعًا وآمنًا إلى المستندات في موقع مركزي واحد، في حين يتم التخلص من وقت التحضير للتدقيق بشكل أساسي عند التقاط مستنداتك وتحويلها إلى ملفات PDF قابلة للبحث وتخزينها في مستودع مستندات رقمي.
7. التخلص من المستندات
حان الوقت للتخلص من الفوضى وتلك الملفات التي تشغل مساحة فقط ومن المحتمل أن تسبب مخاطر المسؤولية، وبالتالي على فريقك أن يبدأ في تحديد جميع المستندات غير الضرورية التي تم اكتشافها أثناء الجرد وربما التخلص منها، وسينقل هذه المهمة في النهاية إلى مجموعاتهم الخاصة.
استنتاج:
تعد الطريقة التي تخزن بها مستنداتك لاسيما المحاسبية منها لها تأثير كبير على قدرتك على التخطيط للمستقبل، فعندما يكون من الصعب استرداد المستندات - أو فقدها - فقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشكلات خطيرة أثناء تدقيقك التالي ويحد من قدرتك على إنتاج تحليلات تفصيلية للتكلفة وتخطيط الميزانيات، يجب أن تكون إدارة المستندات فعالة للوفاء بالمتطلبات القانونية والتنظيمية باعتبارها أولوية أساسية لكل قسم لاسيما فيما يتعلق بإدارة المستندات المحاسبية.
مواضيع أخرى:
مراجع
1. <<مستقبل برمجيات إدارة الوثائق>>، forbestechcouncil.
2. <<كيفية اختيار النظام الصحيح لإدارة الوثائق>>، techtarget.
إضافة تعليق جديد