7 طرق لإدارة المستندات تساعد فريق المحاسبة الخاص بك على التخطيط المسبق
تعد إدارة المستندات جانبًا لا مفر منه في كل عمل تجاري. ومع ذلك ط، عند البدء من المربع الأول، تكون مهمة تنفيذ نظام إدارة المستندات شاقة - حتى أكثر من ذلك إذا كانت الشركة تنتقل من نظام قائم بالكامل على الورق.
يسمح نظام إدارة المستندات المناسب للأعمال بتخزين المستندات واستردادها، والتعاون بفعالية كفريق واحد، وتنظيم المواد الرقمية والمادية بشكل آمن، وضمان أرشفة السجلات أو التخلص منها في الوقت المناسب. يجب أن يكون هذا النظام قادرًا على التوسع مع الشركة والتكيف مع احتياجاتها المتغيرة باستمرار.
ومع ذلك، إذا تم تنفيذ نظام بدون تصميم مخصص واستراتيجية تكامل ، فمن المحتمل أن تضيع الشركة الوقت والموارد. أحد الأهداف الرئيسية لأي نظام إدارة مستندات هو (عائد الاستثمار). لكي يحدث هذا ، ستحتاج الشركة إلى نظام له منهجية قوية تدعمه.
7 طرق لإدارة المستندات بنجاح
1. تحديد نوع المستند:
تتمثل الخطوة الأولى في تحديد الأنواع المختلفة من المستندات التي تحتاج الشركة إلى إدارتها. يمكن أن يشمل ذلك الاتفاقيات القانونية (مثل اتفاقيات مستوى الخدمة) ووثائق الموارد البشرية والعروض المالية والمزيد.
2. إدارة الوصول:
تحديد من يجب أن يكون له حق الوصول إلى كل نوع مستند وأدواره ومسؤولياته. تساعد هذه الخطوة في ضمان وصول الأفراد المصرح لهم فقط إلى المعلومات الحساسة.
3. التخزين والاسترجاع:
قرر كيفية تخزين المستندات واسترجاعها عند الحاجة. يمكن أن يشمل ذلك مزيجًا من التخزين المادي والأنظمة الإلكترونية، عند تخزين المستندات بشكل صحيح ، يكون استرداد المستندات باستخدام البحث بكلمة أساسية أمرًا سهلاً نسبيًا. يوفر البحث بالاسم أو العنوان أو البائع أو أي كلمة رئيسية أو عبارة بسيطة أخرى قائمة بالمستندات التي تحتوي على تلك الكلمة أو العبارة.
4. تمكين جداول الاستبقاء الآلي
باستخدام نظام إدارة المستندات ، من السهل الحصول على معلومات مثل تاريخ التخزين والفاتورة واستخدام تلك البيانات لبدء سير عمل آلي. من هناك ، تحدد قواعد العمل التي تحددها المدة التي يلزمك فيها الاحتفاظ بأنواع المستندات المختلفة مثل الفواتير والبيانات المالية. يقوم النظام تلقائيًا بمسح المستندات التي لا يتعين على مؤسستك الاحتفاظ بها. يوفر نظام إدارة المستندات أدوات سير العمل لتمكين الاحتفاظ والتدمير في أوقات محددة مسبقًا للحفاظ على امتثال عملك وحمايته من التقاضي.
5. عمليات التدقيق
باستخدام نظام إدارة المستندات ، يكون قسم المحاسبة لديك مستعدًا بشكل أفضل لأنه يمكن استرداد المستندات على الفور من خلال معايير البحث التي تحددها. يتيح ذلك لفريقك الاستجابة بسرعة لطلبات المدقق والحفاظ على قدر أكبر من التحكم في معلومات عملك. يتم تسجيل كل عملية التقاط وإصدار وتعليق توضيحي للمستند من أجل التتبع الكامل ، ويتم تسجيل كل خطوة من خطوات سير العمل من أجل شفافية العملية.
6. سياسات إدارة المستندات
تطوير وتنفيذ سياسات واضحة لإدارة المستندات ، بما في ذلك المبادئ التوجيهية لإنشاء المستندات وتخزينها والوصول إليها والتخلص منها، فمثلا، بدلاً من التبديل بين خزائن الملفات وأدراج المكتب وصناديق البريد الإلكتروني والأماكن الأخرى التي قد يتم فيها تخزين الوثائق، سيوفي لك نظام إدارة المستندات وصولاً سريعًا وآمنًا إلى المستندات في موقع مركزي واحد. يتم التخلص من وقت التحضير للتدقيق بشكل أساسي عند التقاط مستنداتك وتحويلها إلى ملفات PDF قابلة للبحث وتخزينها في مستودع مستندات رقمي.
7. التخلص من المستندات:
حان الوقت للتخلص من الفوضى وتلك الملفات التي تشغل مساحة فقط ومن المحتمل أن تسبب مخاطر المسؤولية. على فريقك أن يبدأ في تحديد جميع المستندات غير الضرورية التي تم اكتشافها أثناء الجرد وربما التخلص منها ، وسينقل هذه المهمة في النهاية إلى مجموعاتهم الخاصة.
استنتاج:
الطريقة التي تخزن بها مستنداتك المحاسبية لها تأثير كبير على قدرتك على التخطيط للمستقبل. عندما يكون من الصعب استرداد المستندات - أو فقدها - فقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشكلات خطيرة أثناء تدقيقك التالي ويحد من قدرتك على إنتاج تحليلات تفصيلية للتكلفة وتخطيط الميزانيات. يجب أن تكون الإدارة الفعالة لوثائق المحاسبة للوفاء بالمتطلبات القانونية والتنظيمية أولوية أساسية لكل قسم محاسبة.
-
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد